Quelle est la définition d’une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative est une professionnelle qui assure le soutien administratif d’un service, d’un département ou d’une direction. Ses missions sont variées et dépendent du secteur d’activité et de la taille de la structure au sein de laquelle elle travaille : entreprises privées, organismes publics, associations, écoles, hôpitaux, cabinets d’avocats, banques, etc.Elle peut exercer son métier dans un bureau, à domicile ou en télétravail, selon les possibilités offertes par l’employeur et les outils informatiques disponibles.

En quoi consiste le travail d’adjointe administrative ?

Une adjointe administrative peut s’occuper de beaucoup de choses, comme le montre cette liste de tâches :

• La réception et le traitement du courrier, des appels téléphoniques et des courriels
• La rédaction, la révision, la mise en forme et l’envoi de documents (lettres, rapports, factures, devis, etc.)
• La gestion des agendas, des rendez-vous, des réunions et des déplacements
• La tenue des registres, des dossiers et des bases de données
• Le classement et l’archivage des documents
• L’inventaire et la commande des fournitures de bureau
• La vérification et le paiement des factures
• La location d’espaces pour l’entreprise, et l’organisation d’événements
• Le suivi des budgets et des indicateurs de performance
• L’accueil et l’orientation des visiteurs
• La coordination avec les autres services et les partenaires externes

Quel est le salaire d’une adjointe administrative ?

Le salaire d’une adjointe administrative varie selon le niveau d’expérience, le type de contrat, le secteur d’activité et la région. Les adjointes administratives commencent en moyenne leur carrière avec un salaire annuel allant de 43 000 à 50 000 dollars. À l’échelle intermédiaire, le cap des 50 000 dollars est franchi, leur permettant de toucher de 52 000 à 58 000 dollars. Et si elles deviennent séniores et sont parfaitement bilingues, elles peuvent espérer toucher jusqu’à 63 000 dollars dans de grandes villes, où elles gagnent en moyenne 10 000 dollars de plus qu’en région à cette étape de leur parcours professionnel. Le salaire d’une adjointe administrative peut également être bonifié par des primes, des commissions ou des avantages sociaux, selon les modalités de son contrat de travail.

Quels sont les avantages sociaux d’une adjointe administrative ?

Les avantages sociaux d’une adjointe administrative dépendent, tout comme son salaire, du type de contrat, du secteur d’activité et de la structure employeur. Ils sont souvent négociables lors de l’embauche ou de l’évaluation annuelle.

Voici une liste d’avantages sociaux dont une adjointe administrative peut bénéficier :

• Un régime d’assurances collectives (santé, dentaire, vie, invalidité, etc.)
• Un régime de retraite ou de pension
• Une participation de l’employeur à des achats de REER
• Des congés payés (vacances, maladie, fériés, etc.)
• Des services de télémédecine
• Des formations continues ou des possibilités de perfectionnement
• Des remboursements de frais de transport, de stationnement ou de sport
• Des rabais ou des services gratuits auprès de certains partenaires
• Des services d’aide psychologique ou des conseils financiers
• La possibilité de réaliser son travail de manière hybride ou en télétravail
• Une reconnaissance du travail et des opportunités de carrière

Quel diplôme faut-il avoir pour être adjointe administrative ?

Les adjointes administratives doivent obtenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat pour pouvoir travailler. Le DEP est une formation de niveau secondaire d’une durée de 1485 heures de cours, stages inclus. Il s’étire sur trois sessions à temps plein ou 13 mois. La formation est offerte dans près d’une centaine d’établissements à travers le Québec, en français comme en anglais. Cette formation permet d’acquérir les compétences de base du métier, comme la maîtrise des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation et de gestion de courriels, la rédaction et la correction de documents, la gestion de l’information et la communication professionnelle.

En plus d’un diplôme, une adjointe administrative doit également avoir une bonne maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit, ainsi qu’une connaissance des normes et des règles propres au secteur d’activités dans lequel elle évolue.

Quels sont les horaires de travail d’une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative travaille généralement à temps plein, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Elle peut toutefois être amenée à faire des heures supplémentaires en cas de besoin ou de surcharge de travail, ou même des quarts de soir ou de nuit dans certaines structures. Elle peut également avoir des horaires flexibles, selon les modalités de son contrat de travail, selon ce qu’elle négocie avec sa direction, et les besoins de l’employeur.

Quels sont les avantages et les inconvénients du métier d’adjointe administrative ?

Voici quelques avantages du métier d’adjointe administrative :

• Polyvalence : une adjointe administrative touche à différents aspects de l’administration et de la gestion
• Dynamisme : ce travail demande de la créativité, de l’initiative et de la résolution de problèmes
• Valorisation : une adjointe administrative contribue au bon fonctionnement et à la réussite des organisations, en plus de développer des relations professionnelles et humaines avec ses collègues, les clients et les partenaires
• Évolution : le métier d’adjointe administrative offre de nombreuses opportunités d’emploi et de carrière

Inconvénients du métier d’adjointe administrative:

• Stress : le métier d’adjointe administrative exige de la rigueur, de la réactivité et de la discrétion
• Pression hiérarchique : cela implique de respecter les consignes et les échéances
• Exposition : les adjointes administratives sont plus que d’autres exposées aux conflits, aux plaintes et aux urgences
• Sédentarité : ce métier peut entraîner des troubles musculosquelettiques ou visuels

Quelles sont les qualités d’une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative doit posséder certaines qualités pour exercer son métier, qualités qu’elle peut avoir acquises au cours de sa formation, ou bien développées au fil de ses années de travail.

• Organisation : une adjointe administrative doit savoir planifier, prioriser et coordonner ses tâches, ainsi que gérer les imprévus et les urgences.
• Communication : une adjointe administrative doit savoir s’exprimer clairement, à l’oral et à l’écrit – et idéalement dans les deux langues officielles, ainsi que faire preuve d’écoute, de diplomatie et de courtoisie.
• Autonomie : une adjointe administrative doit savoir travailler seule, prendre des initiatives et des décisions, tout en respectant les directives et les procédures.
• Esprit d’équipe : une adjointe administrative doit savoir travailler en collaboration avec les autres services et les partenaires externes
• Discrétion : une adjointe administrative doit savoir respecter la confidentialité des données et des documents, ainsi que la vie privée des personnes
• Curiosité : une adjointe administrative doit se tenir informée des évolutions technologiques, réglementaires et sectorielles, ce qui nécessite souvent de la formation continue.

Quels sont les acquis professionnels d’une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative peut faire valoir différents acquis professionnels pour se démarquer sur le marché du travail, faire évoluer sa carrière ou changer de métier. Ces atouts doivent être mis en valeur dans son curriculum vitae, sa lettre de motivation, son portfolio ou son entretien d’embauche.

• Compétences techniques : une adjointe administrative maîtrise les outils informatiques, les logiciels de bureautique, les normes de rédaction et de présentation des documents, les méthodes de classement et d’archivage, les principes de comptabilité et de gestion, etc.
• Compétences transversales : une adjointe administrative développe des compétences techniques ou personnelles transférables à d’autres métiers ou secteurs, comme la gestion comptable, mais aussi celle du temps, du stress et des priorités. Elle peut aussi avoir acquis une grande aisance avec l’anglais des affaires, tout comme la résolution de problèmes, la communication, la gestion de projets, ou encore les ressources humaines.
• Expérience professionnelle : une adjointe administrative acquiert de l’expérience dans différents domaines d’activité, comme le juridique, le médical, le financier, le public, etc., ce qui lui permet de connaître les spécificités, les règles et les acteurs de chaque secteur.
• Réseau professionnel : une adjointe administrative établit des relations professionnelles et humaines avec des directeurs, collègues, clients, fournisseurs, partenaires, bénévoles, etc. Une excellente occasion de se faire connaître, recommander, aider ou même recruter.

Quelles sont les perspectives d'emploi d'une adjointe administrative au Québec ?

Selon le gouvernement du Québec, les détentrices d’un DEP en secrétariat ont un taux de placement de 77,1%. Le métier d’adjointe administrative est effectivement en demande au Québec, notamment en raison des départs à la retraite. Le taux de chômage dans ce métier est de 2,8 %, ce qui est inférieur à la moyenne provinciale de 5,5 %.

Les perspectives d’emploi varient toutefois selon les régions du Québec, en fonction de la démographie, de l’économie et de la structure des emplois. Voici un aperçu des perspectives d’emploi par région, selon le site IMT en ligne.

• Montréal : les perspectives d’emploi sont favorables, avec un nombre de postes à pourvoir supérieur au nombre de chercheurs d’emploi. Le taux de placement des diplômés du programme d’adjointe administrative est de 93 %.
• Québec : les perspectives d’emploi sont bonnes, avec un équilibre entre le nombre de postes à pourvoir et le nombre de chercheurs d’emploi. Le taux de placement des diplômés du programme d’adjointe administrative est de 91 %.
• Régions : les perspectives d’emploi sont relativement bonnes dans la majorité des régions du Québec, de 77% dans Chaudière-Appalaches, à 88% dans celle de Laval. Par contre, elles sont limitées dans la région du Saguenay-Lac-Saint-Jean (66%), du Bas-Saint-Laurent (60%) et de la Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine (55 %), et presque nulles dans le Nord-du-Québec.

Quelles formations supplémentaires peut aller chercher une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative peut améliorer ses compétences et se spécialiser dans certains domaines en suivant des formations supplémentaires. En décrochant une attestation d’études collégiales (AEC), un programme d’une durée allant de 2340 à 2 385 heures, dont 1 725 heures de cours spécialisés, stages inclus, une adjointe administrative acquiert une spécialisation dans un domaine particulier, comme le juridique, le médical, la rédaction et la révision, la comptabilité, l’anglais des affaires, ou encore la gestion de projets. Ces formations lui permettent d’élargir son champ d’action, d’assumer davantage de responsabilités et de gagner en autonomie. Elles peuvent également lui ouvrir des opportunités de carrière dans différents secteurs d’activité.

À quelles carrières peut prétendre une adjointe administrative ?

Une adjointe administrative peut évoluer au sein de son organisation ou vers d’autres fonctions en fonction de son expérience, de sa formation et de ses intérêts. Elle peut accéder à des postes divers, comme par exemple :

• Coordinatrice administrative : elle supervise alors une équipe d’adjoints administratifs
• Commis comptable, ou technicienne comptable : en se formant en comptabilité, l’adjointe administrative devient une personne-ressource en matière financière et prévisionnelle de la structure. Une technicienne comptable a toutefois plus de responsabilité qu’une commis comptable.
• Directrice administrative : elle gère tout le personnel administratif de la structure et devient une spécialiste en RH
• Adjointe de direction : elle devient le bras droit de ses supérieurs et la responsable de leurs horaires, déplacements et dépenses, en plus d’être en charge de la confection de leurs dossiers, ainsi que de certains projets.

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