Adjointe Administrative

Description du poste

En tant qu’adjointe administrative ou adjoint administratif du directeur principal des opérations, vous aurez la responsabilité de gérer les besoins administratifs quotidiens du directeur des opérations de même que les principales composantes administratives de l’unité d’affaires ou des unités d’affaires. Le professionnalisme et l’aptitude à gérer son temps et à s’organiser sont des attributs très importants pour ce poste.

Responsabilités spécifiques :

Les responsabilités de l’adjointe administrative comprennent généralement, mais sans s’y limiter, les tâches suivantes :

• Coordonner l'organisation de réunions / séminaires et événements spéciaux (virtuels, au bureau ou hors site)
• Support aux affaires syndicales – veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies conformément à la convention collective
• Aider et soutenir l'engagement des employés et les initiatives communautaires
• Établir et maintenir les relations d’affaires (internes et externes)
• Préparer les documents et les présentations nécessaires dans le cadre des réunions opérationnelles, syndicales et stratégiques, assister aux réunions et effectuer les suivis s’y rapportant
• Produire des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels lorsque nécessaire
• Créer et maintenir le système de classement
• Supporter le suivi du budget
• Soutenir l'équipe des opérations au besoin (participation aux comités locaux délégués par le directeur des opérations ; exigences administratives pour la formation des employés)
• Administration des programmes de reconnaissance des employés
• Saisie de données et entretien de la base de données de l'organisation, assurant un haut niveau de précision
• Aider à gérer l'agenda de l'équipe de direction, planifier les rendez-vous, les réunions et les revues d'affaires
• Aider à coordonner et faciliter le recrutement, l'orientation et l'intégration des nouveaux employés dans l'entrepôt
• Aider à la compilation et au suivi de la paie - système de gestion du temps et des présences ADP
• Effectuer des analyses sur les retards et les absences
• Aide à la commande de fournitures / gestion des inventaires de fournitures
• Participer à tout autre projet visant à soutenir l'équipe et l'organisation.

Expérience minimale requise :

• Nécessite généralement plus de 3 ans d’expérience connexe

Compétences et aptitudes :

• Expérience dans les domaines administratif, comptable et de gestion souhaitée
• Excellente maîtrise de la suite MC Office et Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, TEAMS, etc.)
• Aptitude démontrée à gérer plusieurs projets et tâches à la fois, tout en assurant le respect des échéanciers
• Connaissance de ADP, Workday, SAP Ariba est un atout
• Expérience de la collaboration avec les syndicats
• Capacité d’apprentissage de nouveaux logiciels et systèmes informatiques
• Valeurs prédominantes d’esprit d’équipe, d’intégrité, de respect et de confidentialité
• Sens aigu du détail, de l’atteinte de l’excellence et de l’efficacité
• Dynamique, avec des compétences interpersonnelles et organisationnelles supérieures
• Approche proactive et autonome
• Le titulaire de ce poste fournira un soutien quotidien aux clients internes et / ou externes à l’extérieur du Québec et / ou des États-Unis. Par conséquent, il / elle doit maîtriser l’anglais parlé et écrit. Veuillez noter que le nombre de postes nécessitant des compétences en anglais a été limité dans la mesure du possible.

Niveau de carrière – IC Business Support – B3

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Notre fourchette de salaire de base pour ce poste :

39,100 - $65,100