Techniques d'organisation: des secrétaires témoignent!

Savoir s’organiser, qu’on soit hyper méticuleuse ou un brin désordonnée, est une priorité pour une adjointe. Dossiers pressés, anciens documents à archiver, suivi… Les papiers à trier ne manquent pas et on est vite perdu devant la charge de travail!

Comment prioriser les urgences et ne pas perdre de temps? Des secrétaires vous donnent leurs astuces.

Lydie Guay utilise la méthode GTD de David Allen. Elle a imprimé son diagramme d’organisation et le conserve à portée de main.

Catégoriser ses actions

La première étape consiste à noter et regrouper en catégories toutes les actions qu'elle doit poser. «J'ai donc toujours un bloc-note avec moi!» Ensuite, elle suit le programme.

Que ce soit un courriel reçu qui demande une réponse, un appel à effectuer, une directive de son patron, les notes inscrites dans son bloc-note, tout est analysé selon le diagramme et transcrit ou transféré dans ses tâches selon les catégories suivantes : Actionnable, En attente, Projet, Réunion et Un jour/Peut-être. «Si je dois faire une tâche à une date précise, je la planifie directement à mon agenda! Je n'oublie donc jamais rien et tout est fait dans les temps.»

À son arrivée le matin, elle consulte brièvement son agenda et ses tâches en instance afin de planifier sa journée. Lydie consulte ensuite l'agenda de son gestionnaire pour préparer les dossiers dont il aurait besoin en cours de journée.

Organiser les courriels de son patron

Lydie traite également les courriels de son boss. Elle possède un dossier contenant les sections: Documents de réunion, À traiter, Divers et Rapports, dans lesquels elle classe les courriels qui ont dû être imprimés. Les courriels qui demeurent dans sa boîte de réception sont organisés selon les couleurs de drapeaux. Les drapeaux rouges étant les nouveaux courriels que son patron doit consulter, les drapeaux verts signifient qu’il doit faire un suivi, quant aux drapeaux blancs ils sont le signal qu’il délègue la tâche à Lydie.

«Concernant l'organisation de mon bureau physique, tout est rangé dans le classeur. Sur mon bureau, je conserve les dossiers dont j'ai besoin en cours de journée et une fiche dans laquelle je rapatrie la documentation nécessaire pour effectuer les choses à faire dans ma liste de tâches. J'ai également un panier dans lequel je mets les dossiers que mon patron doit récupérer et le dossier contenant ses courriels. Ils sont donc toujours au même endroit, il peut les récupérer à tout moment. »

Ce que Lydie apprécie par dessus tout est d’avoir un bureau rangé, propre, avec chaque chose à sa place. «J'aime également que mes tâches soient catégorisées, de cette façon tout est clair!»

Organisation simplifiée

Marie-France Therrien utilise trois plateaux: urgent, à faire, en attente/suivi. Si le document ne va pas dans ces bacs, il est alors classé. «La chose la plus importante est de toujours garder vide le bac de ce qui est prioritaire pour la compagnie, souligne-t-elle. Pour le reste des tâches, il faut savoir gérer les priorités correctement. »

Un document est emprunté par un collègue ou par le patron? Marie-France glisse une fiche de sortie à la place du dossier pour le retrouver facilement.

Côté tâches, «j’utilise beaucoup Outlook pour les rappels» et une check-list pour éviter les oublis.

Pour les dossiers eux-mêmes, chacune de vous a son organisation propre. Selon votre mémoire et vos habitudes de travail, vous aurez tendance à utiliser des notes audio, des étiquettes ou des mémos. Marie-France privilégie les codes couleurs. «Je suis plutôt visuelle… Chacune a une signification pour moi!» Le jaune représentera ainsi une information à valider, le bleu une donnée à compléter, etc.