Secrétaire : 6 conseils avisés

Devenez une secrétaire exemplaire en suivants ces 6 conseils, tirés du site Musings of a high-level executive.

1. Si vous vous plaignez, offrez une suggestion en même temps (ou mieux encore, offrez-en 3). Si vous avez une plainte ou un problème, vous devez également avoir 3 bonnes suggestions pour y remédier. Plus souvent qu'autrement, votre patron approuvera votre demande, surtout si vous prenez le temps d’expliquer la situation.

2. Utilisez le nom et la réputation de votre patron, mais à bon escient. Vous vous retrouvez parfois dans une situation où vous avez besoin d’utiliser le nom et la réputation de votre patron. Par exemple, lorsque vous avez besoin de faire une réservation pour repas au restaurant le plus populaire en ville. Dans ce type de situation, la gentillesse fonctionne souvent beaucoup mieux que le snobisme. Essayez de faire la réservation en premier, et si on vous refuse, utilisez le nom et la position de votre patron afin d’obtenir ce que vous voulez.

3. Étiquetez les postes téléphoniques «lignes 1 , 2, 3 , 4… ». Si le téléphone de votre patron a plusieurs lignes, marquez-les numériquement. Lorsque 2 lignes sont en attente et que vous êtes sur une autre ligne, il est beaucoup plus facile de dire «prenez la 1» à votre patron.

4. Favorisez de bonnes relations avec vos collègues. Utilisez vos intérêts personnels afin de créer de bonnes relations avec vos collègues. Si vous êtes une adepte de lecture, apportez des livres au bureau afin de les prêter à vos collègues. Ou des DVD. Vos relations de travail en bénéficieront.

5. Sachez trouver les bons fournisseurs de services. En tant qu'adjointe, vous devez probablement utiliser les services de sous-traitants. Les meilleurs fournisseurs sont ceux qui se surpasseront et qui vous offriront d’en faire plus pour satisfaire vos besoins. Lorsque vous en avez trouvé un, récompensez-le en faisant appel à ses services le plus souvent possible.

6. Ayez une tenue de rechange. Vous travaillez en jeans ? Pensez à garder au bureau un pantalon noir. Il vous sera parfaitement utile si vous êtes amenée à apporter un dossier à de gros clients à l'extérieur ou à vous rendre à un séminaire en urgence. Ou si votre café a tenu à tout prix à rencontrer vos pantalons, ce matin...