Une journée type dans la vie d’une adjointe

Nos lectrices racontent leur journée type d'adjointe. Est-ce que la vôtre ressemble aussi à cela?

Un élément majeur est ressorti de vos réponses, chères lectrices : les adjointes et les secrétaires ne chôment pas!

Aussi, il semble que les journées se suivent, mais ne se ressemblent pas. Comme l'indique Lily Gagnon en parlant de ses tâches quotidiennes : « Je crois que c'est faire un peu de tout, sauf ce que j'avais prévu! ».

Alors, à quoi ressemble la journée type d'une adjointe?

Adjointe administrative

« Nous ne chômons pas, écrit Catherine Mathieu. Outre les tâches basiques telles que la gestion de la boîte de courriels et du calendrier du directeur général, il y a la planification des séances de CA des diverses entités dont on a la gestion en plus de l'entreprise où je travaille, la gestion du bureau, et le soutien aux ressources. Mes journées passent et ne se ressemblent pas. »

Quoi d'autre? Voici quelques tâches typiques de l'adjointe énumérées par Sab Noel et Andrée Bellefeuille.

• Courriels
• Fax, appels et messages vocaux
• Préparation d'expéditions
• Facturations détaillées
• Dossiers prioritaires
• Diriger les clients
• Impressions diverses
• Participations à des comités de travail et rencontres statuaires
• Effectuer des paiements

... Sans oublier les tâches connexes et autres urgences, et « le tout entrecoupé de multiples demandes de supérieurs, collègues ou subalternes, » spécifie Andrée Bellefeuille.

Une grande dose d'imprévu semble en effet s'ajouter aux journées de travail des adjointes administratives! « J'ai appris à ne jamais planifier une journée de travail lorsque mon patron est absent, illustre Catherine Mathieu, car je sais que je ne serai pas en mesure de faire ce que j'avais planifié. »

En milieu juridique

Les adjointes juridiques ne semblent pas profiter d'une tranquille routine, comme nous le mentionne Claudine Element : « Les journées typiques, ça n'existe pas! » et Eveline Desjardins : « La seule chose qui est typique dans ma journée, c'est mon arrivée et mon départ. »

Néanmoins, Nathaniele Marchand nous dresse une liste des tâches typiques dans l'étude notariale où elle travaille. « Ça bouge énormément, » souligne-t-elle.

• Gestion des dossiers, appels, correspondances, courriels, agendas et sommes en fidéicommis
• Coordination des rendez-vous
• Recherche et mise en page d'actes
• Soumissions aux clients
• Vérification des dossiers immobiliers
• Comptabilité de base et facturation

« Et tout le reste, ajoute Nathaniele Marchand, car je suis la seule adjointe juridique de l'étude. »

En litige, Anne-Marie Leroux écrit : « dans mes plages horaires de travail, je fais cinq choses en même temps et le suivi des dossiers de litiges. »

En milieu scolaire

Il semblerait que le milieu scolaire n'est pas de tout repos, comme l’affirme Natacha Rhéaume : « On ne s'ennuie jamais en tant que secrétaire d'école. » La routine n'est pas plus au rendez-vous : « Euh, c'est quoi une journée typique? se demande Marjolaine Durocher. À part faire les absences des élèves, ça change toujours. »

Suzy Bissonnette et Annie Pelletier ont toutefois tenté d'établir la liste des tâches qui reviennent le plus souvent en milieu scolaire.

• Absences et retards des élèves et du personnel
• Gestion des appels et des courriels
• Accueil des parents
• Élèves blessés ou malades
• Boîtes à lunch
• Factures
• Réception des commandes
• Allez chercher les élèves dans leur classe quand ils doivent s'absenter
• Suivi avec la direction et le service des ressources humaines
• Création et modification des horaires d'élèves et d'enseignants
• Support informatique
• Sanctions

« Et ça, c'est une journée tranquille, » conclut Suzy Bissonnette.

Dans le milieu de la santé

Serait-ce moins stressant de travailler avec les médecins? Du côté de Mélanie English, il ne semble y avoir que du bonheur : « Je travaille avec des médecins. Mon travail est très diversifié et super intéressant! J'adore ce que je fais! »

Les secrétaires médicales ont tout de même du pain sur la planche si on en croit le commentaire de Véro DG : « On ne chôme pas! Les journées passent vite. »

Véro DG nous détaille ses tâches lors d'une journée donnée dans une centrale de rendez-vous d'hôpital.

• Traiter les urgences et autres situations
• Gestion de courriels tout au long de la journée
• Prendre la ligne téléphonique et documenter correctement les conversations
• Combler les horaires des médecins spécialistes
• Impression des horaires
• Ajout de clinique ou annulation