Adjoint Administratif / Adjointe Administratif

Description du poste

Logient est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour un client basé à Montréal. La personne aura la responsabilité de soutenir le gestionnaire dans la planification et la coordination des activités de gestion. Elle effectue la production de divers documents, participe à l'organisation logistique de différents événements. Également, elle contribue à diverses tâches administratives reliées à la gestion interne, assure la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers liés aux différents secteurs. Le poste consiste à seconder un gestionnaire et à fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire. Au besoin, la personne assure le soutien administratif requis auprès d'autres ressources de votre unité. Elle collabore à la coordination, la planification et la priorisation des activités de gestion. Elle est appelée à interagir avec un grand nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d'autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d'activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs des gestionnaires.

Responsabilités principales :

• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information provenant des différents secteurs.
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (suivi des ventes, tableau de bord, suivi des comptes de dépenses, gestion d'inventaire et de matériel, évaluations de rendement, etc.).
• Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, de ses appels, de ses courriels et de son courrier.
• Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion. Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
• Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.).
• Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts).

Compétences :

• Communiquer de manière efficace.
• Maîtriser les relations interpersonnelles.
• Planifier et coordonner.
• S’adapter aux situations, débrouillardise.

Connaissances et aptitudes requises :

• Un minimum de trois ans d’expérience pertinente en soutien administratif.
• Connaissance du français nécessaire.
• Maîtrise de l'anglais de niveau avancé en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d'interactions avec des partenaires ou membres et clients anglophones.
• Maîtrise de la Suite Office 365 (intermédiaire avancé).