Secrétaire : la diplomatie fait-elle partie de vos cordes?

La secrétaire est la porte d’entrée du bureau, la plaque tournante, la référence, le point d’ancrage, le bureau d’information touristique. Bref, c’est elle qui doit répondre aux questions et aux besoins de tout un chacun en plus d’essuyer les surplus d’émotion et les sautes d’humeur de tout un chacun. Si vous voulez durer dans le métier, vous n’avez pas le choix : vous devez ABSOLUMENT développer la diplomatie.

Réfléchissez avant de parler

Tournez votre langue sept fois avant de parler. Quel proverbe ennuyeux?! Mais nécessaire et essentiel. Surtout pour vous! Quand un haut dirigeant exige un rendez-vous avec votre gestionnaire dont l’agenda est surchargé — et que d’attendre la semaine prochaine est loin d’être l’option souhaitée —, vous devez savoir réagir avec tact et diplomatie. C’est loin d’être simple. Ça prend de l’entraînement. La situation est corsée et peut être particulièrement stressante. Prenez du recul et réfléchissez aux priorités. Soyez stratégique.

Apprenez à connaître les gens

Les diplomates de profession sont les personnes cultivant le plus leurs réseaux. Ils apprennent à connaître leur monde et les assistantes doivent faire la même chose. Comprenez ce qui se passe autour de vous, mesurez le stress que vit chacun et développez votre sens des priorités tout en déterminant celles du bureau. Avec ces informations, vous serez plus diplomate dans vos choix et dans vos communications. Vous devez être au courant de tout ce qui se passe et de tous les jeux de coulisse.

Choisissez vos batailles

Être diplomate, ce n’est pas uniquement de choisir les mots et le moment pour intervenir. C’est aussi savoir quand s’abstenir. Vous devez choisir vos conflits, savoir vous en retirer au bon moment, savoir quand exécuter une tâche sans rouspéter et quand maintenir vos positions sans fléchir. Si un conflit est inévitable, voici quelques trucs pour garder votre tact :
* Tenez-vous-en aux faits.
* Restez concentrée sur l’enjeu et non sur la personne et tout ce qui vous ennuie.
* Décidez l’issue que vous désirez et ce que vous voulez accomplir dans la démarche.
* Ne levez pas le ton.
* Si vous n’êtes pas d’accord, ayez en main des ressources qui appuient votre position (je préfère procéder de telle façon, voici pourquoi).

Voir la diplomatie comme une surcharge de travail est une erreur tactique. Cependant, c’est elle qui vous permettra de communiquer avec n’importe qui en toute situation, même les plus stressantes. Cette habileté est grandement recherchée et reconnue par les dirigeants. Développez-la et vous serez très populaire chez les gestionnaires.

Source : AssitantEdge