Soyez fière de vos accomplissements et assurez-vous que votre candidature reflète tout ce que vous avez appris avance sur Executive Secretary Magazine Tae Lee, fondatrice et présidente-générale de TRAVO, un outil de planification de voyage pour les professionnels administratifs.
En tant que gestionnaire, Tae Lee a eu l’occasion de travailler avec de nombreuses adjointes administratives qui étaient des maîtres de l’apprentissage. En plus d’être d’excellentes coordonnatrices, rédactrices, planificatrices de voyage et influenceurs technologiques, ses adjointes sont toujours demeurées humbles, parfois même trop. Comment faire pour se faire valoir efficacement pour un emploi? Tout commence par la candidature.
Curriculum vitae
Mettez toujours à jour votre curriculum vitae. Si vous postulez sur une nouvelle position, ce sera peut-être votre seule chance de vous faire connaître positivement.
- Restez dans la simplicité: utilisez une police comme Helvetica, Arial ou Sans Serif.
- Limitez-vous à une page: soulignez vos plus grands accomplissements.
- Utilisez du papier de qualité.
- Envoyez un curriculum vitae soigné: pas de détails inutiles. Allez droit au but.
- Utilisez des mots d’action forts : des mots comme « implanter », « créer », « mener », etc.
Références
Après votre résumé, vous devriez inclure des références. C’est la seconde partie la plus importante de votre candidature. Voici qui vous devriez préférablement inclure:
- Votre ancien patron: Si vous avez travaillé dans une petite compagnie, ça devrait être votre gestionnaire précédent. Idéalement, une lettre de recommandation soulignant vos qualités pourrait beaucoup vous aider.
- Vos collègues adjointes ou secrétaires. Ces références peuvent montrer que vous travaillez bien en équipe. Les secrétaires sont souvent les points focaux d’une équipe, d’un département ou d’une compagnie.
- Vos autres collègues : un bon mot d’une personne d’un autre département peut signifier que vous avez une facilité avec les autres. Une adjointe peut être à la base de l’implantation d’un nouveau système, et certains employés peuvent être très négatifs face au changement.
Des exemples de vos écrits
La rédaction est une des plus importantes compétences que doivent maîtriser les adjointes professionnelles. Voici quelques exemples à envoyer:
- Communications avec des clients. Une adjointe est souvent la voix de son patron. Ce dernier doit pouvoir compter sur elle pour bien communiquer. N’hésitez pas à envoyer un exemple de communication bien menée.
- Intelligence émotionnelle. Parfois, une adjointe devra annoncer une mauvaise nouvelle ou communiquer une information délicate. La manière de le faire, et de calmer le client s’il y a lieu, est primordiale.
- Articles ou publications. Incluez une copie de tout article ou publication qui peuvent être pertinents.
Compétences techniques
Dernier point, mais non le moindre : soyez certaine d’inclure une liste de vos connaissances techniques.
- Microsoft Office. Certaines personnes pourraient croire que cette compétence va de soi pour n’importe quel adjointe. Toutefois, il y a une différence entre un utilisateur expérimenté ou pas…
- Procès-verbal. Une adjointe sera souvent appelée à faire un procès-verbal des réunions. Plusieurs outils peuvent vous aider, mais Tae Lee apprécie particulièrement Minute, qui divise la réunion en trois éléments: agenda, documents et notes.
- Coordination d’événements. Créer un événement et coordonner les divers éléments qui s’y rattachent est un défi en soi. N’hésitez pas à montrer ce que vous savez faire.
- Organisation de voyages. Plusieurs adjointes devront un jour ou l’autre organiser un voyage d’affaires pour plusieurs personnes. Pas toujours facile selon les dates données et le budget alloué! Montrez votre plus belle réussite.
Les adjointes sont souvent les héroïnes méconnues du milieu du travail, mais vous n’avez pas à l’être. Soyez fière de vos accomplissements et partagez-les… Surtout en recherche d’emploi!
