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Comment trouver un emploi de secrétaire médicale
Florence Tison
27 janvier 2020
Bon à savoir
6 minutes à lire
3 936
S’il y a un domaine où on recherche de la main-d’œuvre, c’est celui de la santé. Avez-vous déjà songé à devenir secrétaire médicale ou agente administrative dans le milieu de la santé? Voici tout ce qu'il faut savoir pour y faire carrière!
La secrétaire médicale s’occupe de la transcription des rapports des médecins, mais pas seulement! Les tâches des professionnels en soutien administratif en milieu médical sont incroyablement variées, comme l’explique Julie Brosseau, chef de service de la dotation externe au CIUSSS Centre-Sud de l’Île de Montréal.
« Le personnel œuvrant en secrétariat et au niveau administratif peut travailler en milieu hospitalier, dans des centres administratifs, auprès de gestionnaires, au sein d'équipes cliniques et administratives et même côtoyer nos différentes clientèles. »
Ça vous intéresse? Tant mieux! Il y a d’immenses besoins à combler dans les hôpitaux, CISSS et CIUSSS, en région comme à Montréal. Secrétaires médicales et adjointes administratives préparez vos C.V.!
« On embauche 2500 employés par année, et on est près de 17 000! indique Julie Brosseau. Au niveau du soutien administratif, ça peut tourner entre 400 et 500 embauches par an. »
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Julie Brosseau (à droite) et l'équipe de planification de la main d'oeuvre du CIUSSS Centre-Sud de l’Île de Montréal.[/caption]
Il n’y a pas que des secrétaires médicales dans le domaine de la santé. Voici des postes qui pourraient vous intéresser!
«Nous avons des agentes administratives de classe 1 à 4, explique Julie Brosseau. Le premier niveau est le plus important. Ce sont des personnes qui jouent des rôles clés dans les équipes.. »
Il y a deux secteurs possibles pour les agentes administratives :
1. Secteur administratif
«Ce peut être une personne qui exerce un rôle administratif, souligne Julie Brosseau, par exemple qui travaille dans l’équipe de recrutement ou aux finances sans faire de secrétariat. »
2. Secteur secrétariat
Les tâches varient selon l’établissement, mais Julie Brosseau et Maude Comtois, agente de gestion du personnel au CISSS Montérégie-Est, nous donnent quelques exemples : « tenir l’agenda, la rédaction de procès verbaux et la transcription de notes, » énumère Julie Brosseau.
Maude Comtois poursuit : « l’accueil, la prise de rendez-vous, la gestion de courrier, le classement, l’entrée de données, le service à la clientèle, et le support à l’équipe. Nos agentes administrative sont constamment en contact humain. »
Si la secrétaire médicale peut s'occuper de tâches semblables à celles d'une agente administrative, elle s'attelle surtout à la transcription médicale.
« C’est sûr que les secrétaires médicales ont moins de contacts directs avec les patients, affirme Maude Comtois. Les secrétaires médicales vont faire tout ce qui est pointu médicalement et de la transcription médicale, ou un mélange des deux. »
Eh! oui, même dans le domaine de la santé, on retrouve des secrétaires juridiques qui travailleront au contentieux en collaboration avec les avocats.
Si certains postes d’agentes administratives dans le domaine de la santé peuvent être accessible avec un diplôme d’études secondaires et quelques années d’expérience en secrétariat médical, la plupart des postes de secrétaires médicales exigent une formation plus spécifique.
« On a beaucoup d’agentes administratives, mais les secrétaires médicales, c’est particulier », estime Julie Gauthier, chef de service, planification de main d’œuvre et dotation au CISSS de Chaudière-Appalache.
Voici les différentes options de formation qui s’offrent à vous, selon votre niveau d’éducation.
1. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et aucune expérience
Il vous faut un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, suivi d’une attestation de spécialisation professionnelle (ASP).
2. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et de l’expérience en secrétariat
Vous devez tout d’abord faire reconnaître vos apprentissages comme équivalents à ceux d’une personne qui aurait un DEP en secrétariat.
Ensuite:
Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical de 450 heures, soit environ six mois ou quatre à temps complet. Notez bien : « Il y a des ASP plus courts qu’on ne veut pas reconnaître », indique Julie Gauthier.
Ou
Attestation d’études collégiales (AEC) en transcription médicale d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein. Le titre du diplôme peut varier selon les cégeps, selon Julie Gauthier : « L’AEC est très spécifique aux collèges, chacun développe sa propre spécialisation. »
3. Si vous êtes titulaire d’un DEP en secrétariat ou travail de bureau
Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical de 450 heures, soit environ six mois.
Ou
Attestation d’études collégiales en transcription médicale (AEC) d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein.
Ou
Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique. Plusieurs cégeps ont un programme DEP-DEC permettant de raccourcir le DEC en faisant reconnaître des acquis du DEP.
Les étapes varient bien sûr d’une institution à l’autre. Nous avons demandé au CISSS de Chaudière-Appalache, au CISSS de la Montérégie-Est et au CIUSSS du Centre-Sud de l’Île de Montréal de nous expliquer leur processus, et voici comment ils fonctionnent lors de l’embauche de secrétaires médicales.
1. Tri des CV
2. Pré-entrevue téléphonique
3. Entrevue de groupe
4. Tests d’entrée
5. Vérification des références et des antécédents judiciaires
6. Bilan médical
7. Offre conditionnelle d’embauche
La candidate n’accède que très rarement à un poste permanent dès l’offre conditionnelle d’embauche. « Ça commence par des remplacements, indique Julie Gauthier, mais il y a tellement de besoins que les gens travaillent et que les secrétaires médicales font de la transcription chez eux en temps supplémentaire! »
Tous les établissements de santé font passer des tests aux candidates pour des postes de remplacement en secrétariat médical. Et il y a beaucoup de tests, souvent sept pour une seule candidate!
« Dans le domaine du secrétariat, c’est pour le secrétariat médical qu’il y a le plus de tests, mentionne Maude Comtois, agente de gestion du personnel au CISSS Montérégie-Est. Il faut vraiment bien se préparer pour les différents tests. »
Voici certains tests qu’on pourrait vous demander de passer.
C’est l’un des tests les plus importants, qui juge principalement l’expression écrite, la correction et l’orthographe. « On exige d’avoir une réussite au niveau avancé en français, » souligne Julie Gauthier. La note de passage est le plus souvent établie à 70%.
« Il est important de connaître la terminologie et les abréviations », indique Julie Gauthier. Pour réviser, le site du Larousse médical est tout indiqué.
Ce test se fait à l’aide d’un logiciel de transcription et des écouteurs. Il s’agit de taper un rapport que dicte un médecin.
Ce test concerne l’entrée de données et le classement des dossiers médicaux.
La plupart des institutions exigent un niveau intermédiaire à ces deux tests. Le test de Word peut par exemple comporter un test à choix de réponse, des exercices de rédaction et de mise en page.
Selon les institutions, on demande entre 40 et 60 mots par minute.
Les postes d’agentes administratives requièrent généralement moins de tests que les postes de secrétaires médicales.
Dans les milieux publics et privés confondus, le salaire moyen d’une secrétaire médicale est établi à un minimum de 20,76 $ et à un maximum de 23,22 $, selon le site Avenir en santé du Gouvernement du Québec. Selon Neuvoo, on parle d'un salaire médian de 19,25 $ (basé sur 350 salaires).
Voici les échelles de salaire horaire dans le milieu public, pour la période allant d’avril 2019 à mars 2020 :
20,76 $ à 23,22 $
Classe 1 : 20,90 $ à 24,22 $
Classe 2 : 20,76 $ à 23,22 $
Classe 3 : 20,20 $ à 21,55 $
Classe 4 : 19,73 $ à 20,22 $
La secrétaire médicale s’occupe de la transcription des rapports des médecins, mais pas seulement! Les tâches des professionnels en soutien administratif en milieu médical sont incroyablement variées, comme l’explique Julie Brosseau, chef de service de la dotation externe au CIUSSS Centre-Sud de l’Île de Montréal.
« Le personnel œuvrant en secrétariat et au niveau administratif peut travailler en milieu hospitalier, dans des centres administratifs, auprès de gestionnaires, au sein d'équipes cliniques et administratives et même côtoyer nos différentes clientèles. »
Ça vous intéresse? Tant mieux! Il y a d’immenses besoins à combler dans les hôpitaux, CISSS et CIUSSS, en région comme à Montréal. Secrétaires médicales et adjointes administratives préparez vos C.V.!
« On embauche 2500 employés par année, et on est près de 17 000! indique Julie Brosseau. Au niveau du soutien administratif, ça peut tourner entre 400 et 500 embauches par an. »
[caption id="attachment_89389" align="alignnone" width="500"]
Julie Brosseau (à droite) et l'équipe de planification de la main d'oeuvre du CIUSSS Centre-Sud de l’Île de Montréal.[/caption]Les carrières en soutien administratif dans le domaine de la santé
Il n’y a pas que des secrétaires médicales dans le domaine de la santé. Voici des postes qui pourraient vous intéresser!
Agente administrative
«Nous avons des agentes administratives de classe 1 à 4, explique Julie Brosseau. Le premier niveau est le plus important. Ce sont des personnes qui jouent des rôles clés dans les équipes.. »
Il y a deux secteurs possibles pour les agentes administratives :
1. Secteur administratif
«Ce peut être une personne qui exerce un rôle administratif, souligne Julie Brosseau, par exemple qui travaille dans l’équipe de recrutement ou aux finances sans faire de secrétariat. »
2. Secteur secrétariat
Les tâches varient selon l’établissement, mais Julie Brosseau et Maude Comtois, agente de gestion du personnel au CISSS Montérégie-Est, nous donnent quelques exemples : « tenir l’agenda, la rédaction de procès verbaux et la transcription de notes, » énumère Julie Brosseau.
Maude Comtois poursuit : « l’accueil, la prise de rendez-vous, la gestion de courrier, le classement, l’entrée de données, le service à la clientèle, et le support à l’équipe. Nos agentes administrative sont constamment en contact humain. »
Secrétaire médicale
Si la secrétaire médicale peut s'occuper de tâches semblables à celles d'une agente administrative, elle s'attelle surtout à la transcription médicale.
« C’est sûr que les secrétaires médicales ont moins de contacts directs avec les patients, affirme Maude Comtois. Les secrétaires médicales vont faire tout ce qui est pointu médicalement et de la transcription médicale, ou un mélange des deux. »
Secrétaire juridique
Eh! oui, même dans le domaine de la santé, on retrouve des secrétaires juridiques qui travailleront au contentieux en collaboration avec les avocats.
Formation nécessaire pour travailler en secrétariat médical
Si certains postes d’agentes administratives dans le domaine de la santé peuvent être accessible avec un diplôme d’études secondaires et quelques années d’expérience en secrétariat médical, la plupart des postes de secrétaires médicales exigent une formation plus spécifique.
« On a beaucoup d’agentes administratives, mais les secrétaires médicales, c’est particulier », estime Julie Gauthier, chef de service, planification de main d’œuvre et dotation au CISSS de Chaudière-Appalache.
Voici les différentes options de formation qui s’offrent à vous, selon votre niveau d’éducation.
1. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et aucune expérience
Il vous faut un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, suivi d’une attestation de spécialisation professionnelle (ASP).
2. Si vous avez un diplôme d’études secondaires et de l’expérience en secrétariat
Vous devez tout d’abord faire reconnaître vos apprentissages comme équivalents à ceux d’une personne qui aurait un DEP en secrétariat.
Ensuite:
Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical de 450 heures, soit environ six mois ou quatre à temps complet. Notez bien : « Il y a des ASP plus courts qu’on ne veut pas reconnaître », indique Julie Gauthier.
Ou
Attestation d’études collégiales (AEC) en transcription médicale d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein. Le titre du diplôme peut varier selon les cégeps, selon Julie Gauthier : « L’AEC est très spécifique aux collèges, chacun développe sa propre spécialisation. »
3. Si vous êtes titulaire d’un DEP en secrétariat ou travail de bureau
Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical de 450 heures, soit environ six mois.
Ou
Attestation d’études collégiales en transcription médicale (AEC) d’une durée de 975 heures, soit 43 semaines à temps plein.
Ou
Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique. Plusieurs cégeps ont un programme DEP-DEC permettant de raccourcir le DEC en faisant reconnaître des acquis du DEP.
Processus d’embauche des secrétaires médicales en CISSS et CIUSSS
Les étapes varient bien sûr d’une institution à l’autre. Nous avons demandé au CISSS de Chaudière-Appalache, au CISSS de la Montérégie-Est et au CIUSSS du Centre-Sud de l’Île de Montréal de nous expliquer leur processus, et voici comment ils fonctionnent lors de l’embauche de secrétaires médicales.
1. Tri des CV
2. Pré-entrevue téléphonique
3. Entrevue de groupe
4. Tests d’entrée
5. Vérification des références et des antécédents judiciaires
6. Bilan médical
7. Offre conditionnelle d’embauche
La candidate n’accède que très rarement à un poste permanent dès l’offre conditionnelle d’embauche. « Ça commence par des remplacements, indique Julie Gauthier, mais il y a tellement de besoins que les gens travaillent et que les secrétaires médicales font de la transcription chez eux en temps supplémentaire! »
Les tests d’embauche
Tous les établissements de santé font passer des tests aux candidates pour des postes de remplacement en secrétariat médical. Et il y a beaucoup de tests, souvent sept pour une seule candidate!
« Dans le domaine du secrétariat, c’est pour le secrétariat médical qu’il y a le plus de tests, mentionne Maude Comtois, agente de gestion du personnel au CISSS Montérégie-Est. Il faut vraiment bien se préparer pour les différents tests. »
Voici certains tests qu’on pourrait vous demander de passer.
Test de français
C’est l’un des tests les plus importants, qui juge principalement l’expression écrite, la correction et l’orthographe. « On exige d’avoir une réussite au niveau avancé en français, » souligne Julie Gauthier. La note de passage est le plus souvent établie à 70%.
Test de terminologie médicale
« Il est important de connaître la terminologie et les abréviations », indique Julie Gauthier. Pour réviser, le site du Larousse médical est tout indiqué.
Test de transcription médicale
Ce test se fait à l’aide d’un logiciel de transcription et des écouteurs. Il s’agit de taper un rapport que dicte un médecin.
Test de classement
Ce test concerne l’entrée de données et le classement des dossiers médicaux.
Test de Word et Excel
La plupart des institutions exigent un niveau intermédiaire à ces deux tests. Le test de Word peut par exemple comporter un test à choix de réponse, des exercices de rédaction et de mise en page.
Test de vitesse de frappe
Selon les institutions, on demande entre 40 et 60 mots par minute.
Les postes d’agentes administratives requièrent généralement moins de tests que les postes de secrétaires médicales.
Le salaire d’une secrétaire médicale
Dans les milieux publics et privés confondus, le salaire moyen d’une secrétaire médicale est établi à un minimum de 20,76 $ et à un maximum de 23,22 $, selon le site Avenir en santé du Gouvernement du Québec. Selon Neuvoo, on parle d'un salaire médian de 19,25 $ (basé sur 350 salaires).
Voici les échelles de salaire horaire dans le milieu public, pour la période allant d’avril 2019 à mars 2020 :
Secrétaire médicale
20,76 $ à 23,22 $
Agente administrative
Classe 1 : 20,90 $ à 24,22 $
Classe 2 : 20,76 $ à 23,22 $
Classe 3 : 20,20 $ à 21,55 $
Classe 4 : 19,73 $ à 20,22 $
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