Adjoint administratif

Adjoint administratif

Vous souhaitez prendre part à ce défi ? Voici la description de la personne que nous cherchons. Est-ce VOUS ?

Projets, Infrastructures et systèmes de transports en commun

L’adjoint administratif joue un rôle essentiel, car il agit en véritable personne-ressource de confiance au sein de l’équipe de Projets, infrastructures et systèmes de transport en commun (PIST). Relevant du directeur exécutif (DE) PIST, la principale responsabilité de l’adjoint administratif est de se positionner en tant que bras droit, facilitateur et soutien administratif de la direction dans leurs différents dossiers.

Le titulaire du poste collabore au quotidien avec les membres pluridisciplinaires de la direction afin de maintenir une bonne cohésion au sein de l’équipe. Il connaît tous les dossiers de l’équipe, est le gardien de l’agenda du DE PIST.

À quoi ressemblent vos journées de travail ?

Chaque journée a sa couleur, mais voici un sommaire des principales actions que vous devrez réaliser dans l’exercice de vos fonctions :

• Planifier et organiser l’agenda du DE PIST;
• Agir en tant que personne-ressource et redistribuer les informations pertinentes auprès de la direction exécutive et des membres de l’équipe;
• Répondre, acheminer et faire le suivi des courriels, des appels téléphoniques, du courrier, des documents et des messages;
• Collaborer avec les adjointes administratives de la direction, travailler en équipe, remplacement et partager la charge de travail;
• Rédiger ou assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres et des documents pour la direction, dont les ordres du jour, comptes-rendus, présentations, etc.;
• Concevoir et maintenir à jour un système de classement des dossiers stratégiques de la direction en s’arrimant au système corporatif;
• Organiser les rencontres ou réunions de l’équipe, relire, corriger et faire approuver les dossiers pour le conseil d’administration et ses comités;
• Gérer les urgences et les imprévus rencontrés par le DE et les membres de l’équipe;
• Effectuer des tâches administratives courantes pour le DE, telles que : faire le compte de dépenses, coordonner les activités d’équipes et assurer un suivi des tâches diverses;
• Faire la reproduction de documents;
• Réaliser des tâches connexes selon les besoins de la direction et de l’organisation;
• Interagir avec les adjoints administratifs des autres services de l’organisation.

Ce profil est le vôtre ?

Expérience :

Minimum de 5 années d’expérience pertinente.

Compétences et aptitudes :

• Faire preuve d’autonomie et d’initiatives;
• Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe;
• Démontrer de la rigueur dans les suivis d’échéanciers de dossiers;
• Avoir une capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités;
• Habileté à communiquer avec l’ensemble de l’organisation;
• Posséder une capacité d’adaptation et se montrer flexible;
• Entretenir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de diplomatie dans ses communications;
• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français;
• Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, plus précisément, Word, Outlook, Excel et PowerPoint.

Scolarité :

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat / bureautique ou dans un domaine connexe.

Ce qui vous attend

• Emploi temporaire (12 mois) à temps plein, 37,5 heures par semaine;
• Gamme complète d’avantages sociaux;
• De beaux défis liés au transport collectif et à la mobilité durable ;
• Formule de travail flexible intégrant le télétravail ;
• Être partie prenante du développement d’une nouvelle organisation;
• Et plus encore !

Qui sommes-nous ?

Nous sommes l’Autorité régionale de transport métropolitain (ARTM), une organisation issue de la nouvelle gouvernance des transports collectifs de la grande région de Montréal.

Notre mission ?

Dans une perspective de développement durable et de cohésion régionale, l’Autorité planifie, organise, finance, développe et fait la promotion du transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal afin d’offrir une expérience de mobilité simple, intégrée, fluide et efficace.

L’ARTM, c’est la mise en commun des compétences de professionnels engagés envers la mission de l’organisation. Nous relevons en équipe, dans un climat de respect et de collaboration, les défis inhérents au développement d’une vision unifiée du transport collectif au service de la population.

Bon à savoir

• Seules les personnes dont les candidatures ont été retenues seront contactées.
• Dans un souci d’inclusion et d’ouverture à la diversité, l’ARTM souscrit aux principes de l’accès à l’égalité en emploi et encourage toute personne engagée, motivée et intéressée à prendre part à notre mission à manifester son intérêt.

Nous désirons bâtir des équipes solides, constituées de gens compétents et passionnés, et ce, sans égard au genre, à la nationalité, l’origine ou la condition physique.

L’ARTM s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant où la créativité collective est continuellement mise à profit !

Venez faire une différence avec nous ! Au plaisir de vous rencontrer.