Entrevue : quelles questions pour un poste de secrétaire de direction?

Dans un précédent article, nous avons présenté quelques-unes des questions spécifiques aux adjointes qui sont fréquemment posées en entrevue. Pour que vous soyez fin prête lors de votre prochain entretien, voici d’autres exemples de questions auxquelles vous risquez de devoir répondre avec brio, notamment si vous êtes secrétaire de direction. Certaines peuvent aussi s'appliquer à un poste d'adjointe administrative.



- Quelles sont vos fonctions actuelles en tant qu'adjointe administrative ?

- Quelles sont les qualités les plus importantes à avoir en tant qu'assistante de direction ?

- Comment évaluez-vous vos compétences en informatique ?

- Possédez-vous de l’expérience en gestion d’agenda ?

- Comment procédez-vous pour répondre aux courriels ?

- Comment priorisez-vous les tâches lorsque vous soutenez administrativement plusieurs personnes ? Avez-vous mis en place un système en particulier ?

- Lorsque vous êtes en charge de la logistique d’une réunion, comment procédez-vous ?

- Comment gérez-vous les informations confidentielles ?

Pour chacune de ces questions, l’essentiel est d’y répondre en soutenant vos arguments à l’aide d’exemples concrets, de situations que vous avez vécues au cours de votre carrière. Il s’agit de montrer que vous possédez les qualifications requises. Ainsi, à la question concernant la gestion d’agenda, n’oubliez pas de mentionner (si cela est vrai bien sûr!) que, précédemment, vous deviez jongler avec plusieurs agendas et ce, à travers divers fuseaux horaires.

Autre exemple : en ce qui a trait à l’informatique, soulignez vos compétences de façon concrète : vous êtes à l’aise sur les sites de médias sociaux? Vous savez créer des présentations PowerPoint et des rapports à l’aide de diagrammes, de tableaux croisés, etc.? Mentionnez-le! Vous devez démontrer vos profondes connaissances des logiciels de la suite MS Office et votre désir d’apprendre de nouvelles compétences.

Que faire si vous n’avez pas d'expérience, ni dans la fonction ni dans le secteur ? Identifiez vos « compétences transférables », c’est à dire les aptitudes recherchées par le recruteur que vous avez développées dans un autre secteur d’activité et expliquez clairement l’analogie.