Le domaine du secrétariat permet d’envisager une multitude d’horizons différents. Voici celui d’une adjointe occupant un poste stratégique!
Margo Baptista est à la tête du Secrétariat de la gouvernance de l’Université Grant MacEwan à Edmonton en Alberta. Elle fournit un soutien administratif, de liaison, de supervision et de secrétariat au conseil des gouverneurs et au président afin de leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités organisationnelles et gouvernementales.
ExceptionalEA a dressé le portrait de cette femme jouant un rôle de premier plan dans l'orientation et le soutien de la bonne gouvernance de l’institution.
À quoi ressemble vos journées?
Je me lève autour de 5 h 30 pour aller promener mon chien Molly. Je saute ensuite dans la douche, je m’habille et je déjeune. J’en profite pour jeter un coup d’oeil à mon agenda de la journée et pour mettre à jour mon message vocal du bureau. Puis, j’embrasse mon mari et je pars pour le bureau.
Que faites-vous en arrivant au bureau?
Je ne suis pas une buveuse de café, alors j’ai tendance à me mettre au travail dès mon arrivée au bureau. Je consulte mes courriel et commence à m’acquitter de mes tâches. La journée type est remplie de réunions, de tâches administratives et de gestion du processus de gouvernance du conseil et de ses différents comités. Je passe aussi beaucoup de temps à régler toutes sortes de petits et gros problèmes.
Vous travaillez combien d’heures par jour?
J’arrive au bureau autour de 7 h 30/8 h et je quitte entre 5 h et 5 h 30. Nous avons très souvent des réunions qui commencent à 7 h 30, alors j’arrive plus tôt ces jours-là.
À quoi ressemble votre heure de lunch?
J’apporte mon propre lunch tous les jours. Souvent, il contient un sandwich, un yogourt et un fruit. Parfois, j’apporte des restants de la veille ou un repas congelé que je fais chauffer. La plupart du temps, je mange à mon bureau, sauf l’été durant lequel j’essaie de sortir un peu pour profiter du soleil.
Travaillez-vous en dehors des heures de travail?
Oui, je suis toujours en service.
Qu’est-ce que vous aimez le plus dans votre travail?
Travailler avec le personnel et les membres du conseil. J’aime promulguer des conseils sur les principes de gouvernance et résoudre les problèmes de gouvernance.
Vous arrive-t-il de dire « non »?
Je dis « non » quand la tâche ou le problème à régler n’a pas de bon sens. Toutefois, je réfléchis avant de refuser de collaborer, et je n’hésite pas à communiquer mon raisonnement et mes arguments.
Quel est votre outil de travail le plus utile?
Mons calendrier. Toute ma vie est dans mon calendrier numérique, et j’en utilise chacune des fonctions : rendez-vous, rappels, tâches, etc. J’y réserve aussi des plages de temps pour me permettre de me concentrer sur des sujets qui nécessitent une réflexion ou une recherche plus approfondie.
Quels conseil donneriez vous à une femme qui retourne au travail après son congé de maternité?
Gardez l’esprit ouvert à toutes les possibilités. Présentez-vous, faites de votre mieux, posez beaucoup de questions et apprenez.
Et quel conseil donneriez-vous aux nouveaux gestionnaires sur la meilleure façon de travailler avec une adjointe?
Donnez beaucoup d’informations à votre adjointe en n’hésitant pas à mettre en contexte afin qu’elle puisse comprendre dans quelle situation s’inscrivent les tâches qu’elle a à accomplir et comment cette situation s’inscrit dans le portrait global. Bien souvent, même la plus petite tâche peut avoir d’énormes répercussions sur le fonctionnement de toute une organisation.
Et à celles qui visent une promotion?
Soyez prête à investir le temps et l'énergie nécessaires pour apprendre et progresser. Soyez flexible.Trouvez des moyens de vous améliorer continuellement. Prenez des risques. Souvent, les meilleures expériences d'apprentissage sont celles qui vous ont semblé effrayantes aux premiers abords. Écoutez - soyez attentive à la personne qui est devant vous et écoutez ce qu'elle a à dire avant d'émettre votre opinion.
Enfin, trouvez votre passion, impliquez-vous dans les choses qui vous inspirent. Créez votre propre destin en développant une passion pour l'apprentissage dans tous les aspects de votre vie.
Se construire une trajectoire professionnelle solide
Dans un monde en constante évolution, les adjointes doivent avoir une approche structurée et...
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