Guide de survie pour secrétaire débordée

Être dans le jus, dans le rush… Peu importe l’expression utilisée, il est difficile d’échapper au stress et de garder son sang-froid quand on vit une période de pointe au bureau. Comment réagir à cette vague déferlante de priorités et ne pas se laisser submerger ? Nous avons glané sur le site cadremploi.fr quelques pistes de solutions pour vous :

Surtout pas de panique. Vous êtes débordée, tout est urgent et vous ne savez plus où donner de la tête ? D’abord, respirez par le nez, ce n’est surtout pas le moment de céder à la panique ! Vous avez besoin de vous recentrer pour être en mesure de livrer la marchandise. Concentrez-vous plutôt sur l’essentiel. Faites-le vide autour de vous, mettez de côté toutes les tâches qui peuvent attendre et et qui risquent de vous ralentir.

Sachez discriminer. Pour voir la lumière au bout du tunnel, vous devez d’abord bien identifier vos priorités, distinguer les vraies urgences des fausses et ne pas perdre une seule minute de votre précieux temps. Établissez la liste des choses à faire en fonction de leur degré d’urgence, de leur importance et du délai que vous avez pour les livrer, et tenez-vous-en à cela ! Votre patron vous a demandé de rendre le rapport avant l’heure du lunch, cela devient votre priorité numéro un. En hiérarchisant vos tâches, vous garderez davantage de contrôle sur votre journée et arriverez à mieux gérer le stress des échéanciers serrés.

Allez à l’essentiel. Le mot d’ordre pour se tirer d’affaires en période de pointe est de s’en tenir à l’essentiel. Évitez de vous empêtrer dans les fleurs du tapis. Oubliez donc les tergiversations sur des détails, l’excès de minutie et les fignolages inutiles. Sachez mettre votre perfectionnisme de côté pour éviter les retards coûteux.

Apprenez à dire non. Vous êtes déjà coincée dans le temps, ce n’est surtout pas le moment de vous lancer dans une nouvelle tâche. Une collègue vous demande votre collaboration dans un dossier ? Informez-la de vos priorités et offrez-lui votre aide dès que vous aurez régler toutes vos urgences.

Halte à la procrastination. Pour répondre le plus efficacement possible aux urgences dans votre travail, vous devez impérativement être disciplinée dans la gestion de vos tâches courantes et maximiser en amont votre emploi du temps. Évitez de remettre à plus tard les choses qui peuvent être faites rapidement en période d’accalmie. Les secousses sismiques des dossiers urgents seront ainsi plus faciles à gérer !