Les 5 attributions des meilleures assistantes

Être organisée, méticuleuse, rigoureuse et efficace, voilà les qualités pour devenir une bonne adjointe. Mais comment améliorer son efficacité pour devenir l’adjointe dont personne ne pourrait se passer? Laura Stack, experte en productivité, vous partage ses suggestions.

· Trier les courriels. Gérez consciencieusement les courriels de votre patron. Tout d’abord, effacez le courrier indésirable puis transférez les messages qui ne lui sont pas destinés, répondez aux courriels lorsque vous en connaissez la réponse, classez tout le matériel de lecture non urgent (bulletins d’informations, etc.) dans un dossier personnel et enfin transférez les messages importants directement à votre patron ou marquez-les par un drapeau (Outlook 2003).

· Gérer l'agenda. Prenez les rendez-vous et organisez les déplacements. Il est important de bien gérer l’agenda de votre patron en prenant en note les heures de bureau au cours desquelles il sera disponible pour des réunions. Vous pourrez ensuite rentrer son calendrier dans Outlook et prendre les rendez-vous en temps réel. Assurez-vous que votre patron vous mette en copie dans les courriels qui impliquent une prise de rendez-vous.

· Faire barrage. Assurez-vous que votre patron ne soit pas inutilement interrompu. Seules certaines questions nécessitent une intervention directe de sa part. Beaucoup d’autres peuvent être attendre ou transférées à quelqu’un d’autre.

· Remplacer. Assistez aux réunions à la place de votre patron lorsque celui-ci est occupé par une autre tâche et que vous pouvez répondre aux besoins de la rencontre (bonne compréhension du contenu de la réunion, capacité à répondre aux questions, etc.).

· Collaborer. Prenez en charge une partie des tâches de votre patron que vous êtes en mesure d’effectuer. En plus d’alléger l’agenda de votre patron (qui vous en sera très certainement reconnaissant!), vous apprendrez à occuper d’autres fonctions et élargirez ainsi votre champ d’expertise.