Gestion des courriels, apanage des adjointes

Fini le temps où les secrétaires devaient imprimer le courrier électronique de leur supérieur immédiat pour leur simplifier la vie chaque matin en entrant au bureau…

L’avenir appartiendrait désormais aux assistantes capables de lire les courriels de leurs patrons, pense Alexandra Samuel, vice-présidente aux médias sociaux à Vision Critical et auteure sur le blogue du Harvard Business Magazine, qui explique aux patrons ce qu'ils peuvent déléguer ou non.

Une preuve de confiance

D’abord, convenons-le toute de suite, plusieurs supérieurs hiérarchiques hésiteront longtemps avant de donner libre accès à leurs messages à leurs secrétaires. Sans parler de la difficulté qu’auront les assistantes qui seront les premières à tenter le coup au bureau.

Mais si vous faites partie de ces assistantes exceptionnelles envers qui votre patron a une entière confiance, vous êtes la candidate toute désignée pour accomplir cette tâche ! Il faut par ailleurs être à la fois ouverte et respectueuse, car vous aurez sans doute l’occasion de lire des messages plus personnels. Votre discrétion sera de mise.

Ça y est ! Votre patron dit « oui »

Comment procéder alors ? Les services de messagerie Gmail ou Outlook sont bien conçus à cet effet. Par exemple, Outlook permet à votre patron de contrôler quels messages vous pourrez voir ou non. Convenez aussi d’un protocole de réponse. Pour être plus prudente, demandez à votre patron de vous écrire un message type que vous pourrez réutiliser à votre guise.

Bref, soit vous accédez directement à la boîte de réception de votre chef, soit vous lisez ses messages qu’il vous transmettra automatiquement. Vous devenez ainsi son filet de sécurité ! N’hésitez jamais à attirer son attention quand il y a des messages importants. Assurez-vous aussi de parcourir ses pourriels, car un message de grande importance pourrait s’y trouver par mégarde.