Le rôle des secrétaires juridiques a énormément évolué ces dernières années. Mais aujourd’hui, quelles sont les compétences clés pour être à leur meilleur?
Aujourd’hui, le rôle des secrétaires juridiques est devenu bien plus complexe, puisqu’elles supervisent davantage les activités entre les avocats et leurs clients dans des procédures judiciaires.
Voici donc les 10 compétences professionnelles à acquérir pour être une bonne secrétaire juridique, selon Live About.
1. Bien connaître la technologie
Bien souvent, la plupart des avocats n’ont ni le temps ni l’expertise nécessaires pour bien utiliser les outils technologiques disponibles au bureau. Ils se fient donc à leur secrétaire pour effectuer diverses tâches technologiques telles que la création de feuilles de calcul, les feuilles de temps, la gestion des factures, et plus encore.
Par conséquent, les secrétaires qui maîtrisent une grande variété d’applications informatiques auront plus de chance d’avancement de carrières.
2. Compétences interpersonnelles
Les secrétaires juridiques interagissent quotidiennement avec les avocats, les parajuristes, le personnel, les clients, les fournisseurs, etc. En plus des contacts face-à-face, les secrétaires doivent communiquer par e-mail, vidéoconférence et téléphone.
C’est pourquoi il est essentiel pour une secrétaire de détenir des compétences interpersonnelles et en communication.
3. La communication écrite
Les secrétaires juridiques sont souvent responsables de la rédaction de correspondances, de notes de dossier en plus de la relecture des documents juridiques pour les plaidoiries, les mémoires, etc.
La rédaction fait donc partie intégrante du métier de secrétaire juridique. Celles qui développent de solides compétences en rédaction seront indispensables pour les avocats qu’elles assistent.
4. Compétences organisationnelles
Les secrétaires juridiques doivent conserver de nombreux dossiers papiers et électroniques, suivre plusieurs échéances, tenir à jour des calendriers, planifier des réunions, organiser des événements et plus encore.
C’est pourquoi il est important de détenir des compétences organisationnelles pour gérer efficacement un cabinet d’avocats ou le service juridique d’une entreprise.
5. Compétences en transcription
Les compétences en transcription sont essentielles à la pratique du secrétariat.
De solides compétences en grammaire, en orthographe, en vocabulaire en plus de la compréhension de la terminologie juridique sont essentielles. Comme mentionné plus haut, les secrétaires doivent aussi maîtriser les applications de traitement de textes et l’équipement utile à la transcription.
6. Être attentive aux détails
Le souci du détail est essentiel dans la pratique juridique. Si vous écrivez par exemple 600 000 $ au lieu de 60 000 $ dans une offre de règlement, cela pourrait coûter un client à votre entreprise.
L’attention portée aux détails est donc importante dans presque toutes les tâches du secrétariat, de la rédaction et de la relecture de documents, par exemple.
7. Être familière avec les documents juridiques et leur terminologie
Quelle est la différence entre une secrétaire et une secrétaire juridique? La secrétaire juridique connaît tout ce qui concerne le droit et les procédures judiciaires. Elle a aussi la capacité de créer des actes de procédure, des documents juridiques et des documents transactionnels.
8. Travail d’équipe
Le travail d’équipe est essentiel au rôle des secrétaires dans la prestation de services juridiques. Dans plusieurs contextes de pratique, les secrétaires doivent faire équipe avec des avocats, des parajuristes, des commis au dossier, des fournisseurs, etc.
Les secrétaires juridiques les plus efficaces savent comment s’entendre avec leurs collègues et comment collaborer avec d’autres personnes pour effectuer un travail.
9. Être multitâches
La plupart des secrétaires juridiques travaillent sur plusieurs dossiers en même temps. Celles-ci savent jongler avec plusieurs affectations à la fois en plus d’être capable de prioriser certaines tâches. Aujourd’hui, dans un cabinet, il n’est pas rare de voir une personne qui effectue le travail de trois personnes simultanément.
10. Compétences en recherche
Les secrétaires juridiques effectuent de nombreuses recherches sur le web pour différentes tâches telles que la recherche d’information sur des clients et sur la concurrence.
Aussi, plusieurs secrétaires juridiques, en particulier celles qui travaillent dans des petits cabinets, exercent des fonctions de parajuridiques y compris la recherche juridique, la vérification des citations et la recherche en jurisprudence.
