Secrétaires : ces 7 qualités indispensables!

Vous désirez vous distinguer au travail ? Imitez les meilleures, comme le suggère l’auteure du blogue Musings of a high-level executive assistant.

1. Elles sont diplomates et ont bon tempérament

La diplomatie est un don qui permet de communiquer des informations sans que personne ne perde la face ou ne soit inconfortable. C’est aussi avoir le don de se sortir de situations délicates sans que personne ne s’en rendre compte (sauf vous). C’est une qualité difficile à acquérir, mais avec un peu de pratique et en étant consciente de l’environnement et des gens qui vous entourent au bureau, vous y arriverez. Avoir bon tempérament veut tout simplement dire, qu’en général, vous devriez éviter d’avoir des sautes d’humeur au bureau. Lorsque vous vivez des frustrations, assurez-vous de bien de les communiquer, c’est-à-dire de façon claire, directe, et surtout, en essayant le plus possible de mettre vos sentiments de côté.

2. Elles observent et apprennent

Vaut mieux avoir l’air stupide et ne rien dire que de dire n’importe quoi et confirmer notre méconnaissance. Au cours de votre carrière, vous réaliserez que très peu de gens se donneront la peine de vous guider et de vous aider à évoluer. Vous devrez prendre votre développement professionnel en main. L’une des meilleures méthodes pour apprendre dans un milieu de travail est d’observer. Beaucoup. Observez les personnes qui ont plus d’expérience que vous, prenez exemple sur les meilleurs, et surtout, prenez des notes lorsqu’ils font des erreurs. De cette façon, vous n’aurez pas besoin de faire vous-même ces erreurs pour avancer.

3. Elles sont proactives, mais n’outrepassent pas l’autorité

Il est toujours important d'être efficace et d'anticiper les besoins, mais gardez à l'esprit qu'il est tout aussi important de ne pas marcher sur l'autorité de quiconque. Bien qu'il puisse sembler logique pour vous de faire quelque chose à la place de quelqu'un d'autre, la plupart du temps, vous n’avez connaissance que d’un élément d'information, sans avoir une vision globale du projet. Si vous occupez une nouvelle position, anticipez les besoins qui sont «prudents», et demandez-vous toujours si vous pouvez faire quelque chose de plus afin d’aider votre patron ou équipe.


4. Pour elles, chaque tâche est importante et urgente

Parce que les choses changent rapidement et que tout le monde est tellement occupé en général, apprendre à jongler avec plusieurs tâches en même temps est la clé du succès. Certaines tâches descendront de plus en plus bas sur la liste des priorités, mais cela ne veut pas dire qu’elles doivent être oubliées. Elles devraient tout de même être supervisées ou mentionnées ponctuellement à votre patron.

5. Elles ont leur travail à cœur et elles le font bien

Il n’y a rien de pire que d'avoir une secrétaire ou une adjointe qui ne se soucie pas de son travail et qui ne veut pas changer. Même si vous êtes forcée de travailler sur un projet qui ne vous intéresse pas, obligez-vous à faire de votre mieux. Évidemment, c’est impossible d’être enthousiaste pour chaque tâche, mais c’est tout de même plus rassurant pour votre patron de voir que vous vous souciez de votre travail et que c’est important pour vous d’être professionnelle. Il sera plus facile pour lui de vous faire confiance par la suite.

6. Elles comprennent l’importance des mises à jour et des suivis

Terminer un projet n’est, en fait, que la première étape. Par la suite, il est primordial de veiller à ce que les autres membres de l’équipe obtiennent l'information, n'aient pas de questions. Il faut également vous assurer que votre patron est au courant de ce qui se passe, de ce qui ressort du projet. Vous devez également aviser les clients concernés, s’il y en a, et vous assurer qu’ils sont satisfaits.

7. Elles apprennent les règles et connaissent les exceptions

Il existe des règles pour tout, explicites ou non-dites, et pour chaque règle, il y a généralement une exception. Ces règles peuvent toutefois changer, et les exceptions changent tout aussi souvent. Apprendre ces règles est une autre compétence que vous aurez à parfaire. Maîtriser ces règles vous permettra de naviguer plus facilement à travers la politique de bureau, la culture de l’organisation, l'ancienneté de vos collègues, ainsi que votre vie personnelle.