5 astuces d'organisation d'une assistante de direction

Assistante de direction, l'auteure du site PA-Privé rappelle que son poste nécessite de solides compétences en termes d'organisation, de coordination et de planification.

Qu'il s'agisse de travailler sur un dossier important ou de coordonner un événement, les qualités requises ne sont pas forcément les mêmes, selon l'assistante de direction.

Prioriser et gérer son temps

Une bonne secrétaire de direction devrait avant tout être capable de gérer son temps, tout en gardant un espace suffisant pour les requêtes urgentes, demandées à la dernière minute. La clé du succès, selon l'auteure, peut résider simplement dans le fait de rédiger quotidiennement une liste, en priorisant les tâches selon leur importance et leur degré d'urgence. Ceci est un premier astuce.

Des notes efficaces

Si vous êtes assistante de direction, vous prenez sans cesse des notes. Mais lorsque vous le faites, êtes-vous réellement efficace? Deuxième conseil, prenez soin de noter toutes les informations suivantes :

• Le nom de la personne
• Un courriel ou un téléphone où la joindre
• Ce qu'elle souhaite (un rendez-vous avec votre patron, par exemple)
• Ses délais ou la date qu'elle envisage
• Les détails ou la raison de la demande
• Tout détail annexe : des documents sont-ils nécessaires, une autre personne doit-elle être prévenue, etc.

Un panier « à faire »

Troisième astuce : avoir un espace réservé pour les choses à faire dans la journée. Cela vous permettra, en un seul coup d'oeil, d'évaluer les choses qu'il vous reste à faire. Un tel panier sera également l'endroit idéal pour recevoir tout dossier supplémentaire ou demande urgente à traiter. Ainsi vos collègues n'abandonneront pas un dossier distraitement sur un coin de votre bureau. Ça évite que vous ne le retrouviez que dans les jours suivants!

Désignez des jours pour vos tâches

Pour plus d'efficacité, effectuez certaines de vos tâches systématiquement les mêmes jours. À ce titre, une certaine routine est importante dans le travail d'une secrétaire de direction. Nettoyez votre bureau le vendredi, archivez vos documents le mercredi, etc. Ce quatrième astuce d'organisation vous aidera ainsi à éviter les oublis intempestifs et à dégager du temps pour les dossiers importants et les urgences.

Utilisez un code couleur

Le dernier astuce d'organisation concerne l'identification des dossiers à l'aide d'un code de couleurs. Si utiliser des tas de couleurs vous agace, contentez-vous d'une palette basique : rouge pour les urgences, bleu pour le tout-venant, vert pour les dossiers au long cours. Si vous aimez avoir des tas de couleurs vives partout sur votre bureau, n'hésitez pas! Vous pouvez identifier les dossiers de votre patron, marquer les documents par spécialité ou département, etc.