adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l’offre d’emploi

La Municipalité de Rivière-Ouelle est à la recherche d’une personne proactive, dynamique et qui aime le travail d’équipe pour combler le poste d’adjointe administrative.

RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité du directeur général et greffier-trésorier, la personne titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

Gestion administrative

• Accueillir les contribuables et les visiteurs au comptoir de la réception;
• Recevoir les appels, noter les renseignements afin d’assurer le suivi des dossiers, des requêtes ou des plaintes et donner les informations pertinentes ou les référer aux personnes concernées;
• Dépouiller et acheminer le courrier aux différents services;
• Répondre aux demandes de renseignements des professionnels;
• Préparer, rédiger et produire, à l’aide des outils informatiques requis tels que Word, Excel et PowerPoint, des lettres, des procès-verbaux, documents, listes, tableaux et présentations;
• S’occuper de toute la logistique du bureau municipal (approvisionnements, ouverture et fermeture du bureau, préparation des salles pour les réunions, etc.);
• Encaisser les paiements au comptoir en utilisant le système informatique de comptabilité;
• Faire la réservation des salles, le suivi auprès des clients et du responsable des salles municipales;
• Remplir les demandes de permis et les transmettre aux requérants;
• Tenir à jour le site internet de la municipalité;
• Envoyer des courriels et effectuer la numérisation de divers documents;
• Effectuer le classement, l’archivage et la recherche de divers documents;
• Exécuter toute autre tâche connexe demandée.

Soutien en comptabilité

• Exécuter certains travaux de comptabilité afin que les règles en matière de comptabilité et l’échéancier fixé pour les travaux en cours de réalisation soient respectés.

EXIGENCES

• DEP, AEC ou DEC en administration, comptabilité, secrétariat ou en bureautique;
• Connaissance de la comptabilité et du logiciel PG Megagest (un atout);
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Une expérience dans le domaine municipal sera considérée comme un atout;
• Capacité de rédaction et très bonne connaissance du français écrit et parlé;

Note : en l’absence d’un diplôme approprié, une expérience de travail significative pourra être reconnue à titre d’équivalence répondant aux exigences.

AUTRES QUALITÉS REQUISES

• Capacité de travailler en équipe;
• Faire preuve d’empathie, discernement, tact et courtoisie;
• Capacité d’organisation, polyvalence, débrouillardise et autonomie;
• Connaissance du français parlé et écrit;
• Aptitude à communiquer;
• Faire preuve de discrétion et d’intégrité.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Horaire à temps complet - 35 heures par semaine;
• REER collectif;
• Rémunération et avantages sociaux compétitifs.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent