Adjoint ou adjointe juridique à un syndic adjoint ou une syndique adjointe et à un avocat ou une avocate

Au Barreau du Québec, on met tout en place pour faciliter la recherche d’un juste équilibre chez nos talents. Que ce soit entre vie personnelle et professionnelle, entre mission et passion, entre nouveaux défis et paix d’esprit.

Travailler au Barreau du Québec, c’est évoluer dans un environnement sain tout en contribuant à la mission de protection du public du Barreau :

• Conciliation travail-vie personnelle
• Travail hybride
• Avantages sociaux compétitifs

Trouvez votre juste équilibre. Postulez et rejoignez une équipe humaine, dynamique et engagée.

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un (1) poste permanent syndiqué d’adjoint ou d’adjointe juridique à un syndic adjoint ou à une syndique adjointe et à un avocat ou une avocate au Bureau du syndic

Horaire de travail :

33.75 heures/semaine

Lieu de travail :

Québec

Date d’entrée en poste :

Dès que possible

Échelle salariale annuelle :

De 42 654 $ à 60 935 $

RESPONSABILITÉS CLÉS

L’adjoint ou l’adjointe au syndic adjoint ou à la syndique adjointe et à l’avocat ou l’avocate à la conciliation assiste ces derniers en effectuant l’ensemble des tâches administratives et de gestion de dossiers au Bureau du syndic.

Les responsabilités clés INCLUENT :

Tâches de secrétariat général

Assure, si le ou la titulaire est basé(e) au Bureau du syndic à Québec, la réception générale, filtre et transmet les appels et note les messages selon le calendrier établi et reçoit les plaignants qui se présentent à la réception avec ou sans rendez-vous;

Ouvre les dossiers, en effectue le classement et la mise à jour, effectue les rappels, voit à leur épuration et procède à leur fermeture ainsi qu’à leur archivage;

Reçoit les appels téléphoniques des plaignants ou plaignantes et des avocats ou avocates, assure également la transmission des messages, des courriers électroniques et des urgences aux syndics adjoints ou syndiques adjointes et aux avocats ou avocates;

Assure, le cas échéant, le suivi de la signification des huissiers;

Ouvre le courrier et effectue la saisie au système informatique des informations pour la numérisation des documents relatifs aux dossiers et en effectue la numérisation;

Grave des copies de CD-ROM, prépare le contenu de clés USB, produit des présentations POWERPOINT et crée des tableaux dans EXCEL, notamment pour la gestion de dossiers complexes.

Tient les agendas de délais, entre autres, sur les suivis de dossiers, les auditions, les prescriptions, les rendez-vous, les autres échéances;

Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, mémoires, divulgations de la preuve, rapports, etc., dans le traitement des dossiers;

Prépare et effectue la vérification préliminaire de conformité du dossier disciplinaire (plainte, requête en radiation provisoire, divulgation, préparation et/ou montage des cahiers d’autorités, incluant le boudinage et la liste de pièces);

Soutient, le cas échéant, les syndics adjoints ou syndiques adjointes à la préparation des différentes procédures au Tribunal des professions (comparutions, requêtes en prorogation de délai, requêtes en appel), du mémoire d’appel, des cahiers d’autorités. Appelle les témoins dans certains dossiers disciplinaires pour établir une date d’audition commune;

Assure en collaboration et sous supervision des syndics adjoints ou syndiques adjointes, la préparation des documents suivants :

• Les dossiers à être transmis au Greffe de révision;

• Les rapports au Fonds d’indemnisation;

• Les documents nécessaires aux prises de possession;

• Les dossiers de réinscription;

Remplace les autres adjoints ou adjointes juridiques aux syndics adjoints ou syndiques adjointes ou à la conciliation de façon occasionnelle durant leur absence (ex. : prise d’appel, dictées, etc.) et effectue toute autre tâche demandée par l’un ou l’autre de ses supérieurs immédiats ou supérieures immédiates.

Tâches en support à l’avocat ou l’avocate à la conciliation

Procède à une analyse de conformité, notamment en regard de l’urgence à apporter aux dossiers et procède à la recherche et à la cueillette d’informations à cette fin (plumitifs, Canada 411, Google, etc.);

Donne l'avis verbal de conciliation;

Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, rapports, avis et entente dans le traitement des dossiers;

Assure, en collaboration et sous supervision de l’avocat ou l’avocate à la conciliation, la préparation des rapports de conciliation et des dossiers d’arbitrage, incluant la préparation et photocopie des annexes.

Autres tâches

Effectue toute autre tâche requise par ses supérieurs immédiats ou supérieures immédiates.

Formation

Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent.

Formation juridique et/ou expérience dans le domaine juridique (un atout).

Expérience

Trois (3) ans d’expérience dans un emploi similaire dans l’organisation actuelle ou dans un secteur d’activités similaires.

Habiletés

Excellente maîtrise du français écrit et parlé;

Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé;

Être orienté vers les clients;

Maîtriser la communication interpersonnelle;

Faire preuve d’initiative;

Posséder un sens des responsabilités;

Faire preuve de rigueur;

Savoir gérer son temps et les priorités;

Faire preuve d’autonomie et de débrouillardise;

Maîtrise intermédiaire de Windows et de la suite Microsoft Office;