adjoint administratif/adjointe administrative

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

La Faculté de médecine est une institution d’avant-garde dont la vocation d’enseignement et de recherche repose sur une participation active à l’avancement du savoir et de la maîtrise des compétences pour l’amélioration des soins de santé. Parmi les valeurs et les principes qui l’animent : l’innovation, le respect, l’engagement social, la responsabilité, le partenariat patient, la santé et le bien-être.

Raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous avez une passion pour la gestion des opérations administratives et des dossiers étudiants.
• Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
• Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
• Vous voulez mettre vos compétences au service d’une organisation qui contribue à forger la société de demain.

Défis au quotidien

• Coordonner les opérations administratives, financières et matérielles et veiller à la gestion des dossiers étudiants et des ressources humaines au sein de l’équipe.
• Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir votre gestionnaire dans la réalisation de son mandat, incluant des tâches de mise en page, de rédaction, de création de contenu, de prise de note, de révision, de gestion d’agenda, de classement et d’archivage.
• Informer, conseiller et accompagner la clientèle étudiante sur tous les aspects administratifs et techniques de leurs études en conformité avec les directives, règlements pédagogiques et autres normes institutionnelles.
• Effectuer la gestion de l’emploi du temps de l’équipe de direction en fonction des demandes et des priorités et veiller à l’organisation et au bon déroulement des rencontres virtuelles ou présentielles.
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux.
• Soutenir le personnel enseignant dans la réalisation de certaines activités quotidiennes; participer à la préparation des examens, distribuer, recueillir et analyser les formulaires d’évaluation de l’enseignement.
• Collaborer à l’analyse des pratiques administratives et à l’émission de recommandations créatives afin de les bonifier ou les améliorer.
• Participer à la mise en place de ces nouvelles façons de faire.

Pour réussir dans ce rôle

• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques en bureautique, en administration, en comptabilité ou diplôme universitaire pertinent à la fonction.
• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
• Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.

Davantage d'information sur le poste

• Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à l’interne pour faciliter la recherche d’emploi avec le titre utilisé sur le marché.
• Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine.
• Date d’entrée en fonction : dès que possible.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

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