Les 9 règles du compte rendu parfait

Pour qu’il reflète tout ce qui a été dit et toutes les décisions qui ont été prises en réunion, le compte rendu doit être rédigé dans les règles de l’art. Les voici.

Les comptes rendus sont essentiels à la bonne conduite de tout projet d’équipe. Ils conservent une trace de ce qui a été dit en réunion tout en permettant à tous d’avoir la même compréhension de ce qui a été décidé. Voici donc 9 astuces tirées de A Girls guide to project management.

1. Ne tardez pas à le rédiger

Si vous attendez trop longtemps avant d’écrire votre compte rendu, vous risquez d’oublier des éléments importants. C’est pourquoi mieux vaut le rédiger le plus tôt possible après la réunion. Si vous avez l’impression d’avoir oublié des points importants, avant de rendre la version finale, faites relire votre compte rendu par une autre personne qui était également présente à la réunion.

2. Commencez par un récapitulatif

Même si, au début de la réunion, vous n’avez pas passé en revue les actions de la dernière fois, mettez-les tout de même en début de compte rendu tout en résumant leur progression. Si, par contre, l’action a été achevée, vous n’avez pas à la décrire à nouveau complètement. Ajoutez simplement une ligne mentionnant que toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées.

3. Qui fera quoi et quand

Durant la réunion, vous aurez noté les nouvelles actions à faire et par qui elles devront être exécutées. Dans votre compte rendu, incluez ces actions dans le flux du texte. Rien ne vous empêche également d’inclure, sous forme de tableau, un résumé de ce qui doit être fait, par qui et la date à laquelle une tâche doit être terminée.

4. Notez les présences

Entre les participants qui devaient être présents à la réunion et ceux qui se sont réellement présentés, il y a souvent une différence. Faites une note en haut de votre compte rendu pour indiquer qui a réellement assisté à la réunion et qui s’est désisté à la dernière minute.

5. Ajoutez des images

Si un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping a été utilisé durant la réunion, mettez les liens vers les documents, insérez des copies d’écran ou incorporez des fichiers. Même si la résolution de vos photos n’est pas parfaite, elles peuvent très bien faire l’affaire dans votre compte rendu.

6. Servez-vous d’un modèle standard

Votre entreprise n’a pas de modèle de compte rendu? Créez-en un. Si ce genre de réunion est tenue régulièrement, vous pourrez gagner beaucoup de temps et tout le monde s’y retrouvera plus facilement.

7. Notez les décisions

Toutes les décisions qui ont été prises pendant la réunion doivent être documentées dans le compte rendu. Prenez également note de toute demande de changement de projet qu'elle ait été approuvée ou rejetée.

8. Insérez des tableaux

Les tableaux fonctionnent très bien dans les comptes rendus. Vous faites trois colonnes : numéro, résumé de la discussion et nom de la personne responsable de l’action à accomplir. Cette méthode est vraiment efficace, surtout si votre compte rendu comporte beaucoup d’actions. Évidemment, si la réunion n’est qu’une longue discussion, laissez tomber l’idée du tableau.

9. Ne tardez pas à remettre le compte rendu

Le plus tôt sera le mieux. Envoyez-le au moins avant la prochaine réunion. N’oubliez pas de le remettre également aux personnes qui n’ont pas pu être présentes à la réunion pour qu’elles puissent être au courant de ce qu’elles ont manqué.