Comment chercher et trouver la bonne secrétaire

Le processus d’embauche doit se faire selon les règles de l’art, sinon il peut s’avérer fort coûteux : prix d’affichage, temps passé à rédiger l’annonce, à sélectionner les CV, les entretiens…

Pour éviter de se tromper, il est important de suivre les bonnes étapes. En voici 5 élaborée par le site Chef d’entreprise :

Rédaction de l’offre

Tout premier contact avec votre future secrétaire, votre annonce doit viser la bonne cible Si elle est bien rédigée, elle attirera les bonnes candidates et éliminera du même coup celles qui ne correspondent pas à vos besoins.

Pour vous aider dans votre rédaction, analyser le poste à pourvoir, donnez un caractère formel aux missions qui seront conférées et définissez les compétences recherchées. Puis, détaillez les caractéristiques de votre entreprise. Posez-vous la question : « En quoi mon entreprise se distingue des autres ? » Mieux vous présenterez votre entreprise, plus vous attirerez les profils intéressants.

Points-clés à respecter :
*Vouvoyez les candidates
*Évitez les phrases discriminantes
*Choisir un titre précis qui correspond parfaitement au poste à pourvoir

L’affichage de votre annonce

L’utilisation de babillards d’offres d’emploi est incontournable. Le meilleur canal de diffusion est celui qui vous permettra de toucher votre cible : les réseaux sociaux, la cooptation et les sites Web comme Secrétaire-inc. N’hésitez pas à utiliser les moyens qui ne coûtent rien comme les réseaux de vos collaborateurs. Un ami, un membre de leur famille, un ancien collègue pourrait répondre à vos besoins.

Autre moyen : créer un page « carrière » sur votre site Web. Vous pourrez y déposer vos offres d’emploi.

Les babillards d’offre d’emploi restent la méthode la plus courante pour diffuser les offres. Il y a les sites généralistes (Jobboom, Workopolis, Indeed, Emploi Québec...) et les sites spécialisés (Secrétaire-inc, Adminjobs.ca). De son côté, LinkedIn est conseillé surtout si vous cherchez des profils très spécialisés.

Sélection des CV

Vous devez consacrer le temps nécessaire pour lire et analyser les CV reçus. Si vous avez reçu très peu de CV, redoublez de minutie. Si, au contraire, la pile de CV n’en finit plus, vérifiez d’abord les informations-clés telles que le nombre d’années d’expérience, les langues parlées et écrites, la formation… Puis, concentrez votre attention sur les compétences réelles de la candidate.

Les informations sur un CV ne sont pas toutes exactes, c’est pourquoi certaines vérifications s’imposent. À observer :
*Cherchez les incohérences de parcours ou de dates,
*Faites une recherche sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou Viadeo,
*L’accord de la candidate étant nécessaire, attendez l’entretien d’embauche pour contacter un ancien employeur.

L’entretien d’embauche

Très important : il ne s’agit pas d’une discussion de salon, vous devez être parfaitement préparé. Vous devez poser les bonnes questions et rester objectif.

D’abord, élaborez une grille sur laquelle seront notées les compétences-clés et une échelle de notation. Elle pourra vous servir d’aide mémoire au moment de faire votre choix.

Votre objectivité

Ne vous fier qu’à votre première impression est l’une des principales sources d’erreurs d’évaluation. Alors, restez le plus objectif possible.

Pour vous aider dans votre processus, n’enchaînez pas les rendez-vous un à la suite de l’autre. Fatigué, vous ne pourrez pas rester à l’écoute des candidates et de ce qu’elles ont à offrir.

Points importants :

Laissez la parole aux candidates. Si vous parlez trop, elle décèleront vos attentes et répondront en fonction de celles-ci.

Tentez d’analyser la personnalité et les compétences de votre interlocutrice.
Demandez à la candidate ses attentes salariales.

Les tests de savoir-faire

C’est la dernière étape du processus d’embauche. Un test de compétence permet de mettre les candidates en situation réelle. Une candidate capable de vendre sa salade, c’est bien, mais si elle peut prouver ses compétences, c’est encore mieux. Le test ne doit être ni trop long ni trop court et être adapté au poste à pourvoir. Il n’est pas question de valider toutes ses compétences, mais surtout de les mettre en action parce que entre les diplômes, l’expérience et le potentiel de la candidate, il n’y a pas toujours de corrélations directes.