Les formations n’existent pas pour devenir adjointe de direction. Bien sûr, on peut faire une technique en bureautique au cégep, mais est-ce suffisant pour assister de main de maître les grands dirigeants d’entreprise?
S’il est si difficile de synthétiser le métier d’adjointe de direction dans un cours collégial ou universitaire, c’est certainement parce qu’il consiste à faire plein de tâches mélangées et qu’il nécessite d’adopter un certain état d’esprit.
Voici, pigée sur Jungle live, la liste de ce que doit et ne doit pas faire une adjointe de direction.
Elle doit…
Être polyvalente
Comme l’adjointe de direction a pour mandat de supporter son gestionnaire et, par le fait même, toute son équipe d’employés, elle doit faire preuve d’une grande capacité d’adaptation et de souplesse. Bien souvent, elle doit mettre son nez partout : les finances, les ressources humaines, l’événementiel, le management…
Aimer et tout connaître de l’entreprise
Pour exceller dans son travail, l’adjointe de direction doit aimer l’entreprise pour laquelle elle travaille. Ses valeurs, ses idéaux, sa façon de voir la vie doivent correspondre à celles de son gestionnaire.
Être débrouillarde, autonome, dynamique
L’objectif principal de toute bonne adjointe de direction est d’avoir le désir constant de délester son gestionnaire du poids de ses responsabilités. Concrètement, cela veut dire de gérer les éventuels problèmes avec le plus de réactivité et de bon sens possible. Souvent, il faut savoir lire entre les lignes et anticiper les besoins.
Être ouverte à l’apprentissage quotidien
La plupart du temps, pour une adjointe de direction, les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Chaque journée comporte sa mission particulière. Une adjointe peut être amenée à faire toutes sortes de choses pour lesquelles elle n’est pas formée. C’est pourquoi, elle ne doit pas avoir peur d’apprendre et de se développer sans cesse.
Elle ne doit pas…
Se laisser ensevelir
Comme la fonction d’adjointe de direction comporte des centaines de micro-tâches, celle qui occupe un tel poste doit être capable d’organiser son temps entre les petites et grandes tâches, prioritaires ou non, pour ne pas devenir débordée.
Prendre les critiques personnellement
Comme l’adjointe de direction est souvent le coeur d’une entreprise, celle vers qui tout converge, elle peut avoir tendance à prendre les choses trop à coeur. Elle doit au contraire, toujours être neutre et optimiste. En clair, cela signifie qu’elle ne doit pas prendre les critiques pour des attaques personnelles, mais, au contraire, toujours les utiliser pour trouver des solutions.
Montrer sa mauvaise humeur
Oui, la charge de travail d’une adjointe de direction est impressionnante. Elle doit travailler vite et bien. Mais ce n’est pas tout, elle a aussi la responsabilité d’entretenir une ambiance de bureau conviviale. En affichant sa mauvaise humeur, elle peut affecter tout le bureau. C’est pourquoi, l’adjointe de direction doit aussi bien souvent tenir le rôle du rayon de soleil du bureau.
Ne pas jouer à la mère
Bien sûr, l’adjointe de direction doit faire preuve de bienveillance et être une bonne oreille pour toute l’équipe. Elle doit toutefois user de son intelligence émotionnelle pour faire la part des choses entre exprimer ce qui ne fonctionne et gronder comme une maman.
Faire cavalier seul
Pour faire avancer les choses au sein de l’entreprise, l’adjointe de direction doit être en mesure de prendre le pouls des différents collaborateurs. La confiance doit être partagée entre toute l’équipe. L’idée maîtresse derrière cette mise en garde est d’avancer ensemble vers un objectif commun.
