Toute bonne adjointe administrative qui se respecte maîtrise très bien son français et, dans bien des cas, son anglais également ; elle démontre des aptitudes administratives, elle a de l’entregent et se montre sympathique avec les clients. Mais entre être une bonne adjointe et une irremplaçable perle rare, We assist you affirme qu’il y a un pas à franchir, et ce pas se décline en cinq qualités bien précises.
1. Elle est une bombe d’efficacité et sait reconnaître ses priorités
Une adjointe, comme son nom l’indique, est constamment au service des autres. Tout le monde a besoin d’elle, tout le temps. Évidemment, elle n’a pas de super-pouvoirs, alors elle ne peut pas répondre aux besoins de tous en même temps. Toutefois, si elle est capable de garder la tête hors de l’eau, en évaluant rapidement ce qui presse et ce qui peut attendre, elle possède déjà un don qui n’est pas donné à tous, et cela s’appelle : savoir fixer ses priorités.
Conseil
L’efficacité, ça se développe. Chaque matin, consultez votre liste de choses à faire. Les demandes de votre gestionnaire, de votre supérieur ou des collègues de votre département devraient passer en premier.
On apprend aussi beaucoup par observation. Vous admirez particulièrement une collègue pour sa grande efficacité? Étudiez sa méthode de travail. Tranquillement, votre acuité à discerner les urgences des choses qui peuvent attendre s’aiguisera et vous deviendrez une pro de l’efficacité.
2. Elle est une tombe de discrétion et un monument de loyauté
C’est bien connu, comme les adjointes sont en plein centre de l’action, elles savent beaucoup de choses sur les clients, les supérieurs, les collègues, les dossiers chauds. Les bonnes secrétaires conservent une attitude neutre et professionnelle. Elles savent se taire ou partager seulement les informations pertinentes.
3. Elle travaille dans le plaisir et sourit généreusement
Ça fait la plupart du temps partie de sa définition de tâches : oeuvrer pour faciliter le travail de son supérieur et de ses collègues. En s’engageant, l’adjointe doit donc être disposée à apporter son soutien. Si elle ne peut faire elle-même une tâche, elle ne dit pas « Ce n’est pas mon travail de faire ça », elle trouve plutôt le moyen de déléguer la tâche à une tierce personne s’il le faut. Bref, elle assume ses responsabilités sans passer son temps à se plaindre.
4. Elle comprend l’entreprise pour laquelle elle travaille
En comprenant bien le secteur de travail de l’entreprise, sa mission et ses objectifs à courts, moyens et longs termes, l’adjointe peut mieux faire son travail. Elle est davantage en mesure de savoir comment ses compétences administratives peuvent faire avancer l’organisation et améliorer les méthodes de travail à l’interne et parfois même à l’externe.
5. Elle apprend facilement et rapidement
Une adjointe est véritablement une perle quand elle a le vif désir de continuer à apprendre et de ne pas limiter ses connaissances techniques. La technologie évolue à la vitesse de l’éclair, alors une bonne adjointe maîtrise rapidement les nouveaux logiciels. Des programmes de comptabilité et systèmes CRM aux applications de gestion du temps ou aux réseaux sociaux : une adjointe qui sait les utiliser, et qui est même en mesure de former ou d’aider d’autres collègues, vaut son pesant d’or pour une entreprise.
