Comment rédiger une lettre de présentation de secrétaire

Augmentez vos chances de décrocher un emploi d’adjointe avec une lettre de présentation à votre image. On vous dit tout sur la lettre de motivation!

Marianne Lemay, directrice culture et marque chez Cangaroo, nous aide à rédiger la lettre de présentation idéale pour une adjointe. « La lettre de présentation sert à se vendre, à vendre l’idée qu’on a besoin de vous, mais sans vous surestimer. » D'accord, on en prend bonne note!

La lettre de présentation ou motivation accompagne le CV sans répéter ce qu’il contient. Elle devrait être adaptée à tout poste auquel on postule, donc personnalisée à chaque fois.

« Nous recevons très souvent des lettres de présentation non adaptées, qui semblent provenir d'un " modèle " de lettre trouvé en ligne et utilisé à toutes les sauces, qui comporte de vieilles informations qui n’ont aucun lien avec le poste », énumère Chanel Lauzon, conseillère au recrutement chez ZSA. « Le message que vous envoyez alors, c’est que vous êtes une personne sans minutie, sans souci du détail, et j’en passe! »

(Pssst! Pour les secrétaires médicales, nous avons justement un article qui vous permet de rédiger une lettre de présentation parfaite!)

Utile ou non, la lettre de présentation?

La lettre de présentation est-elle vraiment nécessaire?

« L’absence d’une telle lettre ne vous empêchera certainement pas d’obtenir un entretien d’embauche si vous avez un profil intéressant pour le poste convoité », souligne la conseillère Chanel Lauzon. « Sans être nécessaire, dites-vous que c’est toujours une bonne façon de démontrer votre intérêt en appuyant votre candidature d’une lettre personnalisée. »

Selon la recruteuse Myriam Lapierre, mieux vaut envoyer une lettre de présentation seulement lorsqu'elle est demandée.

« Il ne faut pas inclure de lettre de présentation lorsque l’affichage n’en demande pas. Non seulement il y a de fortes chances qu’elle ne soit pas lue, mais elle risque également de vous nuire.  Pire encore? Insérer une lettre de présentation non demandée dans le corps du courriel d’envoi de candidature. Un courriel ne devrait jamais être si long! »

Préparation à la rédaction

Emploi Québec a plusieurs conseils pour vous avant de rédiger votre lettre de présentation.

•    Gardez votre CV et l’offre d’emploi à portée de main.


•    Informez-vous sur l’entreprise : sa taille, ses activités, sa clientèle, ses projets…


•    Vous devriez trouver tout ce dont vous avez besoin sur le site de l’employeur.


•    Remarquez surtout les sections « À propos », ou encore « Notre mission » sur le site pour vous en inspirer lors de la rédaction. Selon Marianne Lemay, il est important de « parler sur le ton que l’entreprise utilise ».


•    Réfléchissez à ce qui vous intéresse dans l’offre d’emploi, et comment vos compétences et expériences peuvent vous mettre en valeur, sans répéter le contenu de votre cv.


•    Notez bien le nom et le titre de la personne à qui vous devez envoyer votre candidature.

La rédaction de la lettre de présentation

De quoi parle-t-on, dans une lettre de présentation? « Ce que je privilégie, c’est de parler de soi et de notre motivation, explique Marianne Lemay, mais aussi de ce en quoi ça va aider l’entreprise qu’on soit là. »

N’hésitez pas à montrer votre sens de l’humour à travers le ton de la lettre, si toutefois ça vous représente! La clé, c’est de « vraiment montrer notre personnalité », estime Marianne Lemay.

On attend d’une secrétaire qu’elle écrive bien, alors révisez-vous! Le logiciel Antidote peut vous donner un fier coup de main.

1er paragraphe

Dans le premier paragraphe de votre lettre, expliquez pourquoi vous vous intéressez à ce poste, et pourquoi à cette entreprise. C’est le moment de mettre à profit ce que vous avez trouvé sur le site de l’entreprise.

2e paragraphe

Le deuxième paragraphe sert à parler de vous, et donc à détailler « en quoi vous allez bien avec le poste et l’entreprise par rapport à vos expériences, sans répéter votre cv », souligne Marianne Lemay.

Vantez-vous sans trop en mettre, par exemple en expliquant comment vous avez acquis certaines qualités reliées au poste que vous convoitez.

3e paragraphe :

Le troisième paragraphe sert à exposer concrètement ce que vous pouvez apporter à l’entreprise en abordant les besoins de l’employeur.

Conclusion

« Vous pouvez finir avec quelque chose d’enjoué, indique Marianne Lemay. Vous pouvez même oser mettre un point d’exclamation quelque part! »

Trois conseils pour ne pas répéter votre CV dans votre lettre de présentation

Trop de candidats régurgitent les informations de leur CV dans leur lettre de présentation. Ce n’est pas la meilleure chose à faire.

Plutôt que d’être une copie conforme de votre CV, en version un peu plus narrative, votre lettre de présentation pourrait offrir des détails alléchants sur vous que votre CV ne fait pas, explique Fast Company.

1- Faites de belles phrases, bien construites

Vous avez la liberté d’écrire ce que vous voulez. Alors, ne continuez pas à lister vos exploits comme sur un CV! Profitez-en pour expliquer pourquoi vous êtes le fit parfait avec l’entreprise en vous basant sur votre expérience.

Exemple: Au lieu d’écrire « J’étais chargée de gérer les budgets de fournitures de bureau », vous devriez utiliser l’espace à votre disposition pour préciser ce que la tâche vous a permis de développer. « Durant le processus d’achat de fournitures de bureau pour chaque département, j’ai pu acquérir une connaissance approfondie de tel ou tel logiciel - et je suis aussi devenue une experte en négociation entre divers fournisseurs. »

2- Mettez en avant vos compétences, pas votre enthousiasme

Vous ne voulez pas que le recruteur ait loupé quoi que ce soit concernant vos talents. Essayez de dégager deux ou trois compétences clés sur lesquelles vous souhaitez mettre l’accent (relisez la description du poste ainsi que votre CV).

Ensuite, pour chaque compétence, pensez à des projets spécifiques qui lui sont associés, ou bien à des réalisations, et des tâches qui sont directement reliées à votre expertise dans ce domaine précis.

La façon la plus efficace de procéder est d’inclure une phrase, après votre présentation, comme « Voici comme candidate ce que je peux apporter : xxx… ». C’est là que vous détaillerez vos compétences et la façon dont celles-ci pourront bénéficier à l’entreprise.

3- Partagez une anecdote

Voilà votre chance d’aller au-delà de l’énumération de vos qualités et de partager un peu de votre histoire et de votre personnalité. Souvenez-vous : les recruteurs veulent embaucher des gens, pas des robots. Greffer une petite histoire personnelle dans votre lettre pourra ajouter un côté plus humain! Plus vous retenez leur attention, plus vous avez de chances d’être convoquée en entrevue.

Bien sûr, cette anecdote doit être liée à l’emploi que vous convoitez. Par exemple, vous avez découvert votre passion pour la vente dès votre enfance en vendant de la limonade devant votre maison. Ou bien, c’est une récente expérience de bénévolat qui a fait jaillir la fibre d’adjointe en vous.

Exemple: Quand j’étais plus jeune, tout ce que je voulais c’était être l’une de ces personnes qui répondent au téléphone dans les bureaux. Heureusement, mes objectifs de carrière sont devenus un peu plus concrets avec les années, même si j’aime encore répondre à la clientèle et aider les gens, deux passions qui font de moi la parfaite secrétaire pour le poste que vous désirez pourvoir.

Bref, vous voyez l’idée?

Les mots-clés pour ajouter de la valeur à votre lettre de présentation

Au-delà du fait que votre lettre de présentation doit être irréprochable tant sur l’orthographe que sur la construction des phrases, elle doit aussi impérativement contenir des mots-clés et des verbes d’action. Il s’agit d’une astuce payante pour capter l’attention des recruteurs et passer la rampe lors du tri initial par les robots recruteurs.

Plus vous utilisez des mots-clés et plus vous apparaîtrez dans les recherches comme une candidate incontournable à rencontrer. Les mots-clés sont ni plus ni moins que des mots qui décrivent vos compétences et les qualifications qui font de vous la meilleure personne pour répondre aux exigences du poste.

Exemple de mots-clés :

• Connaissance approfondie du chiffrier Excel;


• Expertise en gestion d’événements;


• Expérience en formation de personnel.

De leur côté, les verbes d’action vous positionnent comme une battante, une personne qui a des solutions à offrir à l’employeur. Ils démontrent votre capacité à réussir. Par exemple, des mots comme « accompli », « développé », « géré » et « manipulé » accompagnent bien vos compétences au travail.

Thebalancecareers.com a d’ailleurs publié un texte éclairant sur le sujet. Voici donc quelques exemples de verbes d’action à utiliser dans votre prochaine lettre de motivation :

A

Atteindre, accomplir, agir, adapter, analyser, rédiger, évaluer, assister, conseiller

C

Compiler, combiner, communiquer, coordonner, contribuer, créer, collaborer

T

Transformer, tester, transférer, traduire

I

Initier, inspirer, inventer, induire, instaurer, imaginer, investir

O

Organiser, ouvrir, oser, observer, orienter, organiser

N

Négocier, naviguer, nécessiter, noter, nourrir

Au moment de l’envoi par courriel

« Assurez-vous d’abord que — malgré que l’adresse courriel ne semble pas être associée à un employé précis — il n’y ait pas d’autres indications sur la personne qui recevra le message », insiste la recruteuse Myriam Lapierre.

« Par exemple, dans mon cas, l’affichage de poste demande d’envoyer la candidature à Myriam Lapierre, à l’adresse montreal@zsa.ca. C’est donc évident que vous pouvez m’adresser le message, à moi, et que je suis un peu embêtée lorsque l’entête se limite à Madame, Monsieur. S’il n’y a aucune indication concernant le nom de la personne qui recevra le courriel, alors on y va avec un terme classique incluant le féminin et le masculin. »

Tout dépendant du mode d’envoi des candidatures, un peu plus de rédaction peut être nécessaire. Si c’est par courriel, pensez à écrire un message d’accompagnement qui contient les éléments suivants :

•    Pourquoi le poste vous intéresse;


•    Comment vous en avez entendu parler;


•    Vous envoyez donc votre CV;


•    Vous avez hâte d’avoir des nouvelles.

« Ce message-là, c’est ce qui vous fait remarquer, insiste Marianne Lemay. Ça montre votre personnalité dès le départ. »

Vous joignez votre CV et la lettre de présentation au courriel, et le tour est joué!

Pas toujours lue?

Attention : votre lettre ne sera peut-être pas lue du tout.

Certaines entreprises reçoivent plus de 500 candidatures par semaine, et beaucoup d’entre elles ont un système de filtrage des CV par mots-clés. Les lettres qui les accompagnent sont rarement lues.

« Seulement si le CV est intéressant! indique Marianne Lemay. Le CV est à côté, on le lit avant, et 70% du temps on ne lit pas la lettre. »

Quoi qu’il en soit, la lettre demeure importante : si votre CV passe l’étape de la sélection, il est très probable que le recruteur lise votre lettre de présentation pour confirmer sa prise. À vous de l’appâter avec une lettre parfaite… et à votre image!

5 erreurs à ne pas commettre dans sa lettre de présentation

1. Répéter son CV

« Une erreur qu’on fait souvent, c’est de répéter ce qu’on dit dans le CV, indique Marianne Lemay. Ça ne sert à rien! »

2. Le modèle tout prêt

« Ne prenez pas de lettre de présentation toute faite, met en garde Marianne Lemay. La lettre sert à montrer qui vous êtes. Vous pouvez prendre un template pour les paragraphes, mais le texte doit venir de vous. Ça doit montrer votre personnalité. »

3. Toutes les compétences requises

On doit à tout prix éviter d’écrire dans sa lettre que l’on possède toutes les compétences requises pour un poste, comme Marianne Lemay le lit souvent. « Ce n’est pas vrai! »

Tentez plutôt de mentionner des compétences qui ne sont peut-être pas présentes dans l’offre d’emploi, mais qui sont recherchées chez une adjointe.

4- Fautes

On s’attend à ce qu’une adjointe maîtrise bien la langue. Toute bonne impression s’effondre à la première faute d’orthographe, de grammaire ou même de frappe.

5- Salutations distinguées

Marianne Lemay trouve l'expression "salutations distinguées" un peu  "awkward " en 2019. Il y a des manières plus… disons, modernes de clore une lettre de présentation, sans nécessairement écrire « Bye! », rigole-t-elle.

Dans le domaine financier, on peut très bien écrire « cordialement ». Dans un domaine plus créatif, on peut se permettre d’être nous aussi plus créatives.

Exemple de lettre de présentation

Voici un modèle de lettre de présentation fourni par Emploi Québec. Nous vous conseillons fortement de ne pas reprendre le contenu en entier, mais plutôt de vous inspirer du format.

« À force de lire des lettres qui sont toutes pareilles, les gens ne les lisent plus! maintient Marianne Lemay. À quoi bon les ouvrir ? »

Montréal, le 10 avril 2010

Monsieur Roger Simard
Directeur des ressources humaines
Entreprise X.Y.Z.
324, boulevard des Tulipes
Montréal (Québec)  H8H 2R5

Objet : Demande d’emploi

Monsieur,

À la suite de notre conversation téléphonique du 9 avril dernier, je désire vous offrir mes

services à titre d’adjointe administrative. Vous trouverez, ci-joint, mon curriculum vitæ.

Comme vous le constaterez à la lecture de celui-ci, j’ai une formation liée à l’administration et à la bureautique et plusieurs années d’expérience pertinente. Je suis bilingue et je travaille aisément avec les différents logiciels mentionnés dans mon CV. Enfin, par mon dynamisme, mon esprit d’équipe et ma disponibilité, je pourrai remplir efficacement les tâches qui me seront confiées.

J’ai visité le site Internet d’Entreprise X.Y.Z., ce qui m’a permis d’en apprendre davantage sur les produits et services que vous offrez à votre clientèle. Je souhaite occuper un poste au sein de votre entreprise, qui favorise une approche innovatrice en matière de service à la clientèle et qui est reconnue pour son dynamisme.

Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma candidature et je demeure disponible pour vous rencontrer.

Je vous prie de recevoir, Monsieur, mes meilleures salutations.

Sophie Lapointe
123, rue des Ormes
Montréal (Québec)  H8H 2H2
514 555-1212
Courriel : sophie.lapointe@courriel.com