Comment créer un carnet d’adresses?

Un nouveau patron qui amène avec lui sa liste de contacts, un système de répertoire défaillant qu’il faut remettre à jour: vous êtes nombreuses à avoir dû refaire entièrement un carnet d’adresses pour le bon fonctionnement de votre entreprise.

Que vous deviez vous atteler à cette nouvelle tâche ou mettre à jour votre ancien carnet, voici quelques astuces en fonction des logiciels que vous utilisez.

Outlook

Le Carnet d'adresses Outlook est un ensemble de carnets d'adresses ou de listes d'adresses, créé à partir de vos dossiers de contacts Outlook. Pour créer un nouveau carnet d’adresses, allez dans l’onglet Fichier, puis dans Informations, cliquez sur Paramètres du compte. Un onglet Carnets d’adresses vous apparaît, vous pouvez alors cliquez sur Nouveau. Vous n'aurez plus qu’à choisir entre deux types de carnets d’adresses: normal, ou à l'aide d'un service d'annuaire Internet (LDAP).

Vous souhaitez ajouter des personnes supplémentaires? Créez un contact pour cette personne dans vos Contacts Outlook. Une fois le contact enregistré, les modifications sont reflétées dans le carnet d'adresses. Bon à savoir: vous pouvez importer des personnes enregistrées sur un autre ordinateur, voire sur une tablette ou le téléphone mobile de votre patron.

Excel

Excel est le logiciel parfait pour stocker des contacts que vous pourrez ensuite exporter selon les besoins de l’entreprise. Affichez une nouvelle feuille de calcul, enregistrez-la dans Mes documents en créant un nouveau dossier que vous intitulerez Carnet d’adresses. Nommez également votre feuille Excel. Dans Type de fichier, choisissez Classeur Excel (prenant en charge les macros). Enregistrez et c’est parti!

Placez-vous dans la première ligne. Dans la colonne 1, tapez Nom, dans la 2, Prénom, dans la 3, Adresse, et ainsi de suite. Elargissez les colonnes pour les parties Adresse et Courriels par exemple. Une fois que chaque case a la taille qui convient, sélectionnez la ligne 2, allez dans Affichage, Figer les volets puis Figer la ligne supérieure.

Mettez en forme votre première ligne (gras, couleur, etc). Allez dans Edition, Trier et Filtrer, et sélectionnez Filtrer. A côté de Nom, vous pourrez alors vérifier que le tri s’effectue bien de A à Z. Rentrer vos contacts. Vous pourrez retrouver un tutoriel complet ici.

Sur le site de Microsoft, vous pourrez également retrouver comment importer des fichiers dans Outlook à partir d’Excel.

Comment partager vos contacts?

Vous voulez que certains contacts soient accessibles à toute l’entreprise? Allez dans Dossiers publics, puis Tous les dossiers publics. Avec le bouton droit de la souris, faites apparaître un menu contextuel dans lequel vous optez pour Nouveau dossier.

Cliquez sur Éléments, Contact dans le menu déroulant, sous l'intitulé Contenu du dossier, puis nommez le dossier. Cliquez sur OK pour terminer la création.

Pour importer les contacts, allez dans votre dossier Contacts, puis choisissez Copier Contacts. Dans la fenêtre Copier le dossier, sélectionnez le nom de votre nouveau dossier partagé, puis cliquez sur OK.

Si vous avez un nuage (Cloud) interne à l’entreprise, vous pouvez également utilisez ce biais-là pour partager vos contacts.

Les carnets d’adresses à télécharger

Carnet d’adresses. Carnet d'adresses est très simple d'utilisation. Il peut affecter une photo, envoyer un e-mail ou visiter le site de vos contacts! Ce programme intègre un numéroteur téléphonique afin d'appeler votre correspondant directement en cliquant sur son numéro de téléphone.

Eurothink Adresses. Importation et exportation de fichiers d’adresses au format TXT, saisie simple et rapide des adresses, 5 champs divers auto paramétrable, gestion arborescence et illimitée des moyens de communication (téléphone, fax, email, site Web, divers), système de recherche multicritère très puissant, impression d’étiquettes et d’enveloppes, visualisation et exportation au format HTML, personnalisation de l’interface, etc …

Free Address Book. Un carnet d'adresses destiné aux professionnels souhaitant mieux organiser leurs listes de contacts. Vous pouvez ainsi entrer des adresses, numéros de téléphone, mobile, fax, noms d'entreprise, pays, villes, adresses Web ainsi que les adresses email de vos partenaires et contacts. Par la suite, Free Address Book vous donne la possibilité d'ajouter des photos à chacun de vos contacts ainsi que d'imprimer des listes de vos collaborateurs ou les détails les concernant.

Publisher. Envie de créer un répertoire papier? Publisher propose différents formats accessibles pour regrouper tous vos contacts. Vous n’avez qu’à choisir votre carnet parmi les nombreux modèles existants et à les télécharger.

Vous avez créer un carnet d’adresses efficaces, vous avez de bonnes astuces, faites-nous en part!