Adjoint Administratif

Description du poste

Le Syndicat de copropriété Les Dauphins-sur-le-Parc recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve). C'est le deuxième plus grand syndicat de copropriété au Québec servant les copropriétaires des 417 unités, près de 900 résidents, 200 stationnements intérieurs, une galerie commerciale et 15 à 17 employés qui gèrent environ 4 millions de dollars par année et beaucoup de sinistres. Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour seconder la Directrice générale. C'est une fonction relevant d'une direction générale et le poste est disponible maintenant. En plus de faire preuve d'autonomie, d'excellentes qualités interpersonnelles, de discrétion, la personne doit être à l'aise de travailler avec des gens de tous les échelons ainsi qu'avec des clients très variés et exigeants.

Informations sur le poste

Où : le Plateau Mont-Royal (Montréal) face au Parc Lafontaine

Type d'emploi : Temps plein - 35 à 40 heures par semaine

Vos principales responsabilités

• Soutien administratif, organisationnel et comptable
• Répondre au service à la clientèle (appels, courriels, réception des visiteurs)
• Rédiger et transmettre divers communiqués et correspondances
• Réserver des services, des visites ou des inspections et effectuer des suivis
• Préparer les bons de services pour les travaux des surintendants et facturation des frais
• Gérer la réservation des ascenseurs pour les déménagements
• Gérer l'inventaire des articles en bureautique et de la papeterie
• Veiller à l'application des bonnes pratiques de gestion
• Assurer la gestion documentaire et mettre à jour les registres
• Gérer le registre des clés programmées
• Assister dans la gestion des sinistres
• Traiter les demandes de transmission d'informations pour les transactions
• Gérer les permis de rénovation
• Assumer l'organisation administrative des assemblées générales (AGA)

Profil recherché

• Diplôme en secrétariat, administration, gestion ou tout domaine connexe
• Expérience pertinente d'au moins 10 ans en soutien administratif de haut niveau
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé
• Sens de l'organisation, rigueur, polyvalence et autonomie
• Aisance avec les outils bureautiques et la gestion documentaire numérique
• Bonnes compétences en service à la clientèle et en communication

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement stimulant et collaboratif
• Un rôle clé avec des responsabilités variées
• Une opportunité de contribuer activement à la gestion et au bon fonctionnement du plus gros syndicat de copropriété

Intéressé(e) ?

Postulez en soumettant votre CV, une lettre de motivation ainsi que vos attentes salariales.

Compétences requises

• Organisation et gestion des priorités
• Communication écrite et verbale de haut niveau
• Service à la clientèle et diplomatie
• Gestion documentaire et archivage
• Maîtrise des outils bureautiques
• Autonomie et initiative
• Rigueur et souci du détail
• Polyvalence et adaptabilité
• Discrétion professionnelle
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément