Adjointe du chef de la direction - Executive Assistant to the CEO

ADJOINT(E) À LA DIRECTION DU PDG

Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) hautement qualifié(e) et polyvalent(e) pour assurer un soutien principal à notre Chef de la direction tout en apportant un soutien occasionnel à notre Chef du personnel. Venez rejoindre notre équipe !

DESCRIPTION :

L'Adjoint(e) du Chef de la direction jouera un rôle crucial dans le soutien des opérations quotidiennes du Chef de la direction. Cette personne sera responsable de la gestion de l'agenda du Chef de la direction, de la coordination des communications internes et externes, ainsi que de l'exécution de diverses tâches administratives. Le / la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), organisé(e), axé(e) sur les détails et capable de maintenir la confidentialité.

RESPONSABILITÉS :

• Superviser la gestion complète de l'agenda du Chef de la direction, y compris la planification et la coordination des réunions, des rendez-vous et des déplacements, tout en garantissant ses engagements personnels et en assurant l'administration de ses affaires personnelles. Anticiper de manière proactive les éventuels conflits et les résoudre efficacement pour garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Agir en tant que point de contact principal pour les parties internes et externes, gérant à la fois la correspondance professionnelle et personnelle. Traiter les demandes avec professionnalisme et discrétion.
• Préparer, éditer et relire des documents, rapports et présentations. Maintenir des dossiers organisés pour un accès facile.
• Organiser et coordonner diverses réunions, événements, y compris la préparation d'ordres du jour et la collecte de documents pertinents.
• Servir de point de contact principal pour nos membres du conseil d'administration, en les aidant avec leurs besoins logistiques.
• Gérer le calendrier corporatif en collaboration avec le Chef du personnel et le Chef de la direction.
• Gérer et traiter les rapports de dépenses du Chef de la direction, en veillant à leur précision et à la conformité avec les politiques de l'entreprise.
• Assurer la liaison, diriger et collaborer avec d'autres Adjoints de Direction et administrateurs de l'entreprise pour assurer une coordination sans faille.
• Gérer des informations sensibles avec la plus grande discrétion, en maintenant la confidentialité dans les affaires professionnelles et personnelles.
• Assister le Chef de la direction dans divers projets en effectuant des recherches, en préparant des résumés et en fournissant un soutien administratif.

QUALIFICATIONS :

• Éducation postsecondaire dans un domaine pertinent.
• Expérience avérée en tant qu'Adjoint(e) à la direction, de préférence avec une expérience auprès de cadres supérieurs.
• Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite MS Office.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et s'adapter aux priorités changeantes.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marché, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d'excellents avantages sociaux incluant :

• Plan d'assurance groupe (3 plans différents)
• Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(e) ou un(e) docteur(e) 24 / 7)
• Programme d'aide aux employés
• Programme de formation et développement professionnel
• Programme de mentorat
• Programme de dîner santé, à un coût très raisonnable
• Un comité social actif
• Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Café, espresso et thé gratuits

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.

EXECUTIVE ASSISTANT TO THE CEO

Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development, and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial, and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development, and construction of remarkable buildings.

We are seeking a highly skilled and adaptable Executive Assistant to provide primary support to our CEO while also offering occasional support to our Chief of Staff. Come join our team!

DESCRIPTION :

The Executive Assistant to the CEO will play a crucial role in supporting the CEO in day-to-day operations. This individual will be responsible for managing the CEO's schedule, coordinating internal and external communications, and handling various administrative tasks. The ideal candidate is proactive, organized, detail-oriented, and capable of maintaining confidentiality.

RESPONSIBILITIES :

• Oversee comprehensive calendar management for the CEO, including scheduling and coordination of meetings, appointments, and travel arrangements, while also managing personal commitments and overseeing the administration of his personal affairs. Proactively anticipate potential conflicts and resolve them efficiently to ensure seamless daily operations.
• Act as the primary point of contact for internal and external stakeholders, managing both professional and personal correspondence. Handle inquiries with professionalism and discretion.
• Prepare, edit, and proofread documents, reports, and presentations. Maintain organized records for easy access.
• Arrange and coordinate various meetings, off-sites and events, including preparing agendas and gathering relevant materials.
• Serve as the primary point of contact for our Board members, assisting with their logistical needs.
• Manage the corporate calendar alongside the Chief of Staff and the CEO.
• Manage and process expense reports for the CEO, ensuring accuracy and compliance with company policies.
• Liaise, lead and work with other company Executive Assistants and administrators to ensure seamless coordination.
• Handle sensitive information with the utmost discretion, maintaining confidentiality in both professional and personal matters.
• Assist the CEO in various projects by conducting research, preparing summaries, and providing administrative support.

QUALIFICATIONS :

• Post-secondary education in a relevant field
• Proven experience as an Executive Assistant, preferably supporting C-level executives.
• Exceptional organizational and time management skills.
• Strong written and verbal communication skills in French and English
• Proficient in MS Office suite
• Ability to handle multiple tasks simultaneously and adapt to changing priorities.
• High level of professionalism and discretion

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as :

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24 / 7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• Healthy lunch program at a very reasonable cost
• An active social & wellness committee
• Free access to modern gym facilities, personal training and group classes
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.