Adjoint administratif

Description de poste

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Description de l'emploi

La personne qui, sous la supervision du gestionnaire de projets, assume de façon responsable les tâches de nature administrative notamment : la saisie de données des coûts d’un projet (main-d’œuvre, produits utilisés, véhicules, etc.). Également, elle sera appelée à collaborer avec les gestionnaires au niveau de l’ensemble de la facturation et de l’inventaire de certains produits. En terminant, elle aura à participer à la gestion des courriels et appels entrants en lien avec les demandes clients, de les concilier et d’effectuer un suivi auprès des gestionnaires et du client.

Tâches comptables

• Effectuer l’entrée de données tels que les heures de la main-d’œuvre, le coût des produits utilisés pour chaque projet ainsi que les coûts reliés aux véhicules (kilométrage et contrôle routier) (Coût de revient).
• Calculer, préparer et émettre des documents associés aux comptes, tels que des factures, des relevés d’inventaire, des états de compte et d’autres relevés financiers en utilisant des systèmes informatisés et manuels.
• Calculer les coûts des matériaux, les frais généraux et autres dépenses à partir des estimations, des devis et des listes de prix.

Support à l’équipe de direction

• Supporter les gestionnaires - chargés de projets dans leur facturation.
• Collaborer à la facturation pour le département de l’entretien paysager.
• Collaborer à la gestion de l’inventaire de certains produits et en faire les commandes lorsque nécessaire.

Service à la clientèle

• Recevoir les clients au bureau et les diriger vers les bonnes personnes.
• Gestion du courrier, des courriels et des appels entrants. Répondre aux demandes d’information des clients et entretenir de bons rapports avec ceux-ci.
• Prendre contact avec les clients pour obtenir des informations supplémentaires sur leurs demandes.

Autres tâches

• Effectuer d’autres tâches connexes, telles que le traitement de texte, la tenue de dossiers et du classement.
• Contribuer à répondre aux différentes demandes de nos bannières-association (APPQ, Groupex, ACQ, RBQ…).