Assistant.e administratif.ve (Direction fonctionnelle)

• Assiste la directrice sur ses mandats, en fonction des priorités de l'unité. Assure la coordination et le suivi des dossiers administratifs, des activités et des projets qui lui sont confiés;
• Apporte son soutien aux différentes sections de l'unité;
• Gère l'agenda et le courriel de la directrice;
• Trie, filtre et analyse les demandes d'informations internes et externes, et en assure le suivi;
• Assure le bon cheminement des dossiers dans les instances de Polytechnique;
• Contribue à la définition des besoins fonctionnels et techniques pour divers projets;
• Rédige la correspondance et divers documents;

Comité de gestion :

• Organise et coordonne les différentes réunions du comité de gestion de l'unité. Contribue à la préparation de la documentation. Assiste aux réunions et assure le suivi des décisions;

Gestion des ressources humaines :

• Assiste la directrice dans les volets administratifs de la gestion de ressources humaines de l'équipe;
• Participe à l'accueil et à l'intégration du personnel de l'unité en collaboration avec les gestionnaires de l'unité;

Gestion financière :

• En collaboration avec la directrice, prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement;
• Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;

Gestion matérielle :

• Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
• Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;

Autres activités connexes :

• Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements de nature sociale ou de rayonnement).

Exigences

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales (DEC) ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience

• Minimum de huit (8) années d'expérience pertinentes.

Aptitudes et qualités recherchées

• Connaissances approfondies de différents logiciels tels que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Maîtrise de la préparation de présentations PowerPoint.
• Excellentes habiletés rédactionnelles en français et en anglais.
• Connaissance des processus de suivi budgétaire.
• Grandes habiletés de communication et de collaboration.
• Grandes qualités interpersonnelles et esprit d'équipe.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Compétences organisationnelles avancées.
• Esprit d'initiative et capacité à résoudre des problèmes.

Rémunération

Classe 12 (de 53 466 $ à 90 526 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 23 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
• Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
• Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

• Emploi régulier.
• Temps complet - 5 jours/semaine.

Les entrevues auront lieu au mois de janvier.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture via Secrétaire-inc.

À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mercredi 4 décembre, 17h.