Les cinq forces d’une adjointe juridique

Travailler pour des avocats n'est pas simple... Voici 5 forces essentielles pour être une super adjointe juridique!

Dans mon quotidien, je me sens comme une pieuvre. Avec autant de responsabilités, je dois faire preuve de certaines forces. En voici donc cinq que je considère comme de bons atouts. Il y en a certainement beaucoup d’autres, mais ce serait trop long de toutes les nommer.

1. Gestion des priorités

En travaillant pour plusieurs avocats, je reçois toutes sortes de demandes au cours d’une journée, et ce, principalement par courriel en raison du travail à distance. Je ne peux donc par exemple traiter mes courriels en partant du premier reçu, un par un. Si le dernier courriel reçu est urgent, il sera complété trop tard si je suis cette logique.

Je ne peux pas non plus seulement lire les objets des courriels, vu que les intitulés ne stipulent pas toujours leur caractère prioritaire. Donc, je dois lire une partie de tous les messages, afin d’en évaluer l’importance ou le délai.

Dans ma spécialité, je considère comme urgent de notifier une procédure (selon du délai), de réserver une sténographe (puisqu’elles sont parfois très occupées, selon leur langue d’usage), ou toute autre demande avec un court délai.

2. Adaptabilité

Depuis que j’ai commencé en tant qu’adjointe juridique, j’ai eu différents jumelages d’avocats. Je me suis ainsi aperçue qu’ils ont tous une manière de travailler propre à eux. Il faut être capable de s’y adapter. Voici quelques points qui peuvent varier d’un procureur à l’autre :

1. Autonomie : certains préfèrent faire presque tout eux-mêmes, alors que d’autres me demandent plus de tâches.
2. Boîte de courriels : la création des sous-dossiers, la conservation des courriels, etc.
3. Classement : classement et enregistrement des courriels, impression ou non des dossiers, classement et conservation des dossiers papier, etc.
4. Demande de tâches : certains le font plus par courriel, d’autres par téléphone ou en personne (moins populaire depuis la pandémie, comme mentionné plus haut).

3. Confidentialité

Comme je travaille en responsabilité professionnelle, les dossiers sur lesquels je travaille sont hautement confidentiels. Certains d’entre eux sont aussi confidentiels à l’interne, c’est-à-dire que les employés n’ont pas le droit d’avoir accès au dossier pour diverses raisons, donc des murs sont créés pour leur en bloquer l’accès.

Alors, je dois chaque jour me rappeler et appliquer la règle bien connue de ne pas envoyer un courriel trop rapidement : ne pas se tromper de destinataire, de pièce jointe, ou mettre quelqu’un en cc au lieu d’en cci!

4. Organisation

Je n’ai pas eu le choix de me créer un système pour gérer ma charge de travail. Avant la pandémie, mon bureau était organisé avec des pochettes et des plateaux pour chaque avocat avec lequel je travaillais pour déposer le courrier entrant/sortant, les documents à signer/réviser et le classement.

Mais le monde a changé depuis. Comme nous évoluons maintenant en paperless, mon système est devenu entièrement virtuel. Je dirais que le plus important, à mon niveau, maintenant, c’est la manière dont je gère mon Outlook. Je me fais des sous-dossiers « À faire » par patron, dans lesquels je glisse les demandes qu’ils m’envoient. Une fois les tâches complétées, j’ai des sous-dossiers pour chacun des dossiers centraux (divisés par avocat, et en ordre alphabétique de clients). Je glisse tout dedans : les tâches faites, mes conversations, mes preuves d’envois, etc. De cette façon, si on me pose plus tard des questions à propos d’une tâche réalisée, j’ai tout à portée de main.

5. Rigueur et minutie

Je me fais souvent demander de relire des lettres et des procédures, ou bien d’en rédiger. Je trouve qu’il est très important de se relire (lors de la rédaction) et de vérifier les informations au dossier. Une erreur dans le nom d’une partie, ou un chiffre, peuvent faire la différence.

Petite astuce : même en mode paperless, je recommande de relire et réviser des lettres ou des procédures en version papier, car on y voit plus facilement les erreurs.

J’ajoute que ce n’est pas non plus seulement lors de la rédaction ou de la révision qu’il faut être minutieux, mais dans tout contexte.

À bientôt pour d’autres astuces!