L’art de rédiger un courriel professionnel

Les règles essentielles

•  Évitez les anglicismes e-mail ou mail (comme nos amis français) pour privilégier les termes courriel, courrier électronique ou messagerie électronique.

•  Oubliez les binettes (émoticônes), les polices fantaisistes, les fonds d’écran colorés et les abréviations que l’on réservera à nos échanges entre amis.

•  Il est mal vu d’écrire un mot ou une phrase en majuscule, cela donne l’impression de crier ou d’être agressif. Si vous désirez mettre l’accent sur un mot ou une phrase, utilisez le caractère gras ou une couleur différente.

•  Le souligné est réservé aux liens hypertextes. Pour mettre en évidence ce que vous auriez souligné, vous pourriez utiliser le caractère gras ou insérer votre texte entre parenthèses ou entre guillemets.

•  Afin de garder l’esprit professionnel de votre courriel, évitez l’abus de gras et de couleurs.

•  Un courriel ne doit pas être interminable, ce n’est pas une lettre. Si vous en avez trop long à dire, optez pour une lettre que vous joindrez à votre courriel.

Le destinataire

•  Prenez toujours le temps de vérifier l’adresse du destinataire. Rien de plus gênant que de transmettre des informations personnelles à un tiers sans rapport.

•  Le champ « À » est l’endroit pour indiquer les adresses de tous les destinataires principaux.

•  Le champ « Cc » pour « Copie conforme » est destiné aux personnes qui n’ont pas à répondre à votre courriel, mais que vous voulez tenir informées du contenu de celui-ci.

•  Le champ « Cci » est pour les « Copie conforme invisible » vous indiquerez ici les destinataires qui ne seront visibles que par vous.

•  Afin d’éviter de transmettre un brouillon, prenez l’habitude d’indiquer les adresses des destinataires qu’après avoir terminé et révisé votre courriel.

Les pièces jointes

•  Compresser les fichiers joints trop lourds, afin d’en limiter le temps de téléchargement.

•  Lorsque vous joignez un document à votre courriel, n’oubliez pas d’en informer votre destinataire.

•  N’oubliez pas de bien joindre votre document.

•  Une fois joint à votre message, vérifiez, en l’ouvrant, que c’est bien le document que vous désirez faire parvenir au destinataire. Qui n’a jamais envoyé le mauvais document à la mauvaise personne?

•  Évitez les anglicismes : Vous trouverez en pièces jointes ou en fichiers joints (et non pièces attachées ou en attachement).

L’objet

•  L’objet de notre courriel ne doit pas être interminable, limitez-vous à 5 ou 8 mots, soyez clair, précis et bref.

•  Si vous répondez à un courriel, vérifiez que l’objet du message est toujours à propos, sinon adaptez-le au contenu de votre courriel. Cela vous aidera à classer votre courriel et surtout à la recherche ultérieure. Vous pourriez également supprimer les messages antérieurs qui ne sont pas pertinents.

La formule d’appel

•  La formule d’appel doit être la même que celle que vous auriez utilisée sur une lettre formelle.

•  Madame et Monsieur s’écrivent en toutes lettres et sont suivis d’une virgule.

•  Cependant, si vous précédez le Madame ou Monsieur d’un bonjour, vous devrez mettre une virgule après le Bonjour et un point avec le titre de civilité : Bonjour, Madame. (Il est toutefois admis d’omettre cette virgule dans l’appel d’un courriel.)

•  Si vous ne connaissez pas le destinataire précis, indiquez l’un sous l’autre :

•  Madame,

•  Monsieur,

Le message

•  Votre message doit être court, précis et bref. Encore une fois, si vous en avez trop long à dire, rédigez une lettre que vous pourrez joindre à votre courriel.

•  Votre courriel ne doit pas contenir plus de 4 paragraphes.

•  Chaque paragraphe ne doit pas comporter plus de 5 ou 6 lignes.

•  Rédiger un paragraphe par sujet ou par idée.

•  Évitez certains anglicismes : À la suite de notre conversation téléphonique (et non suite à) ou comme convenu (et non tel que convenu).

La formule de politesse

•  Meilleures salutations,

•  Salutations distinguées,

•  Cordialement,

•  Respectueusement,

•  Merci de votre collaboration,

•  Au plaisir de vous rencontrer,

•  Merci!

•  Bonne journée!

•  Bonne fin de journée!

La signature

•  Votre signature doit comporter votre nom, votre titre, le nom de l’entreprise, ainsi que son adresse postale, ses numéros de téléphone et de télécopieur.

•  Il ne faut jamais insérer sa signature manuscrite numérisée en raison des risques