Ce court texte apparaissant à la fin de chaque message est un outil de communication très profitable. Votre signature sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la publicité aussi pour votre compagnie ou à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos messages.
Vous pouvez ainsi créer votre propre signature personnalisée. Celle-ci peut comprendre un texte, des images, votre carte de visite, un logo ou même une image.
Signature professionnelle
Le site Arobase vous conseille d’être sobre. Pour être efficace, mieux vaut faire court.
L’idéal serait de ne pas dépasser 4 lignes, pour un maximum de 70 caractères par ligne (au-delà, vous vous exposez à des retours à la ligne malvenus).
Pensez à mettre votre nom, votre fonction, le nom de votre société, l’adresse de votre travail, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Par exemple :
Mme Audrée Martel
Secrétaire de direction
Adresse de la Société
Tel : 514-514-514
Fax : 514-514-514
Cell. : 514-514-514
La signature personnelle
La signature personnelle impose moins de contraintes. Vous pouvez vous lâcher un peu, inclure par exemple une citation, un dessin et changer automatiquement de signature à chaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d’un logiciel de messagerie).
Côté informations pratiques, n’oubliez pas de faire figurer :
Vos numéros de téléphone, votre identifiant Skype, votre page Facebook, ou même l’adresse de votre album photo, ou de votre blog personnel.
Comment créer votre signature
Créer une signature est une action très simple et qui peut s’avérer réellement profitable pour vous et votre entreprise. Il y a une technique pour entrer une signature différente pour chaque boîte courriel. Sur Windows, il vous suffira de la créer dans l’onglet «Signature», que vous trouverez dans «Outils», puis «Options».
Enfin, pour une boîte Gmail, il faut trouver la roue dentée en haut à droite de l’écran, en cliquant cela vous emmènera directement vers les sections «Paramètres», «Général», puis «Signature». Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications, au bas de la page.
Voici comment procéder dans Outlook.
Ouvrez une fenêtre de courriel. Dans l’onglet Message, cliquez sur le menu déroulant Signature. Choisissez l’option Sélectionner la signature à modifier, puis Nouveau.
Dans la fenêtre Nouvelle signature, entrez un titre pour nommer votre signature, par exemple : Signature officielle.
Rédigez votre signature sous Modifier la signature. Pensez aux information que vous voulez inclure: titre, numéro de téléphone, entreprise, adresse…
Vous pouvez choisir la police et la couleur de votre choix dans la fenêtre, ou encore personnaliser votre signature dans Word et la copier-coller dans la zone de texte.
La barre de mise en forme de la fenêtre permet aussi d’insérer des liens et des images, comme le logo de votre entreprise. Et puisque nous sommes à l’ère des médias sociaux, pourquoi ne pas ajouter les logos de Facebook, Twitter, etc. et leurs liens vers vos comptes? C’est aussi possible!
Adresse de courriel et signature par défaut
Toujours dans la même fenêtre, sélectionnez l’adresse de messagerie liée à la signature que vous venez de créer. Vous pouvez avoir une signature différente pour chaque compte, si vous le désirez.
Pour que votre signature s’ajoute automatiquement à tous vos courriels, choisissez la signature de votre choix dans Nouveaux messages. Même processus pour les Réponses/Transferts.
Enregistrez votre nouvelle signature en cliquant sur OK.
Pour ajouter une image
Vous pouvez inclure une image dans votre signature, si elle est disponible publiquement sur le Web. Par exemple, si vous voulez insérer le logo de votre entreprise, accédez au site Web de celle-ci et faites un clic droit sur le logo pour copier l’adresse de l’image.
Si l’image que vous souhaitez utiliser n’est pas encore en ligne, vous pouvez l’importer dans un site Web, un blog ou un site d’hébergement d’images.
Après avoir copié l’adresse de l’image, revenez à la page Paramètres et cliquez sur «Insérer une image», au-dessus de la zone de saisie de la signature.
