Que révèlent vos courriels?

Avec les courriels et les sms sont nés les incompréhensions virtuelles. Votre patron fait-il preuve d’impatience lorsqu’il ponctue sa requête d’un point d’exclamation? Que sous-entendent les points de suspension du client qui écrit «Si vous avez le temps...»? Combien de fois vous-êtes vous énervée à cause d’un message texte mal compris?

Comme adjointe, vous jonglez sans cesse avec la communication écrite virtuelle. Vous envoyez 20 ou 30 courriels par jour, discutez avec votre patron et vos collègues via la message interne de l’entreprise et échangez quelques sms avec vos amis. Voici comment vos interlocuteurs interprètent vos messages.

Le point d’exclamation

A proscrire dans le milieu professionnel. Il est généralement révélateur d’une forme d’impatience ou d’énervement, parfois de surprise. A moins d’être associé à une phrase définitivement positive, il doit être réservé aux proches. Exemple: «J’ai bien noté votre rendez-vous Monsieur Diaz!» sera compris comme «Elle me reproche d’avoir appelé plusieurs fois, elle n’a pas de temps à m’accorder si j’ai des questions.»

Les points de suspension

Ils sont parfois utiles lorsque l’on fait plusieurs suggestions et que l’on veut signifier qu’il existe encore d’autres options et que notre liste n’est pas exhaustive. Mais associés à une phrase banale, ils se chargent en sous-entendu, rendant possibles toutes les interprétations. Exemple: «Je ne serai pas présente demain...» pourra conduire vos interlocuteurs à penser :
- Elle part en vacances
- Elle me signifie que je n’ai pas intérêt à lui envoyer de travail supplémentaire
- Elle laisse planer le doute, a-t-elle quelque chose à cacher?

Les majuscules

Halte aux majuscules à outrance. Souvent utilisées pour appuyer sur un mot, elles peuvent vous desservir en donnant un ton agressif à vos propos. Mieux vaut utiliser l’italique lorsque vous voulez mettre en exergue une idée. Exemple: «Pourrez-vous me donnez les raisons de votre prise de rendez-vous?» sera mieux accueilli que «Pourrez-vous me donnez les RAISONS de votre prise de rendez-vous?». Et vous aurez tout autant souligné le fait que vous avez besoin de toutes les raisons données par le médecin de famille pour que votre patient soit envoyé faire des radios, par exemple.

La typographie

Les jolies polices toutes rondes et enfantines sont un plaisir pour les yeux mais une véritable bombe professionnelle. Comment être prise au sérieux lorsque l’on écrit en «Fontdinerdotcom Sparkly» (rien que le nom est un régal). Privilégiez une police lisible, comme Arial, Georgia, Times New Roman, Courier New ou Verdana. Oubliez les caractères gras, et gardez une taille de police correcte, 12 par exemple. Attention, la taille 48 produira le même effet qu’un mot en masjuscule. Abstenez-vous.

Et vous, vous est-il arrivé de mal comprendre un message?