Les 7 forces du savoir-être professionnel dans le domaine administratif

Pour se démarquer face à des recruteurs, mais aussi pour se voir apprécié à son travail et obtenir de bonnes références, les compétences techniques seules ne suffisent pas. Quelles sont les qualités que nous pouvons travailler pour faire la différence ?

Ce sont nos aptitudes relationnelles, nos valeurs et nos comportements, et non nos seules compétences, qui nous permettent de mener à bien nos tâches quotidiennes, en administration comme dans d’autres secteurs d’activité.

De plus, même si on n’en a pas toujours conscience, les employeurs accordent beaucoup d’importance à ces soft skills (ou qualités humaines) pour s’assurer de notre fiabilité et de notre efficacité.

En voici donc sept que nous pouvons développer pour nous tailler une carrière à la hauteur de nos ambitions !

1. Le sens de l’organisation

La capacité d’organisation est la première compétence qu’on recherche pour un emploi administratif ou bureautique. Que deviendrait un ou une secrétaire qui ne sait pas planifier ni prioriser ses tâches ? Gérer l’accueil, répartir les appels téléphoniques, gérer les courriers et les courriels, organiser des rencontres, rédiger des lettres, des factures, s’occuper de l’archivage des dossiers … Les tâches à gérer sont nombreuses et nécessitent une bonne coordination si on ne veut pas être stressé au quotidien… ni stresser ses responsables !

2. L’intelligence émotionnelle

Même si elle ne se résume pas à cela, l’intelligence émotionnelle consiste essentiellement à maîtriser ses émotions. Or, un travail de secrétaire ou d’adjoint peut mettre les nerfs à rude épreuve, surtout lorsqu’on a une patronne comme Miranda Priestly dans Le diable s’habille en Prada, ou bien comme La Baronne dans Cruella. Bien que ces personnages soient assez caricaturaux, il n’est pas rare de rencontrer des gestionnaires au comportement confrontant. Alors, si on n’arrive pas à contrôler ses émotions (peur, tristesse, irritation, etc.), on risque de tout faire de travers, voire de traîner sa mauvaise humeur au-delà du bureau. Ce qui n’est bon ni pour soi, ni pour ses proches, ni pour sa carrière.

3. La capacité d’adaptation

Héraclite d’Ephèse l’a dit : « Rien n’est permanent, sauf le changement ». C’est d’autant plus vrai dans le monde du travail où, tout à coup, l’humeur de son directeur, d’un collègue ou d’un client peut changer, ou encore l’entreprise gérer une crise. Bref, notre environnement de travail nous pousse à relever des défis au quotidien. Et c’est seulement en ayant une facilité d’adaptation qu’il est possible d’évoluer, quitte à faire face à ses peurs et ses erreurs, à penser en termes de solutions et non de problèmes, et en s’armant d’une grande flexibilité mêlée à une bonne dose de patience.

4. Le sens de la communication

Un bon secrétaire se doit d’être un excellent communicateur. Une communication qui ne se résume pas seulement à la parole, car bien communiquer avec ses collègues implique de choisir les bons canaux de communication (courriel, appel téléphonique, textos, face à face, etc.) selon la situation. Un bon communicateur est capable de transmettre l’information de manière sûre, calme et claire, tout en étant suffisamment charismatique pour que les gens aient envie de suivre son idée. Cela ne fait pas de lui un manipulateur, mais une personne qui sait ce qu’elle fait, qui est à l’écoute et qui peut épauler les autres.

5. L’esprit d’initiative

Contrairement à ce que certains peuvent penser, les journées d’un secrétaire ou d’un adjoint ne se ressemblent pas automatiquement. Chaque situation peut apporter son lot de défis, comme le fait d’être chargé de l’organisation d’un team building ou d’un congrès de l’entreprise. Il faut dès lors choisir une destination, réserver l’hébergement et les transports, organiser des activités et des repas. Il va donc de soi qu’on est amené à prendre des décisions et à se montrer proactif. Par conséquent, surtout si on nourrit des ambitions professionnelles, il est crucial de refléter l’image d’une personne fiable et autonome à laquelle on pourrait confier une mission sans avoir à donner des instructions détaillées ni à surveiller étroitement.

6. La polyvalence

Selon l’activité de l’entreprise, un secrétaire ou un adjoint peuvent être amenés à accueillir les clients, à planifier les rendez-vous, à effectuer des saisies comptables, à organiser des évènements, ou encore à penser la décoration intérieure du bureau. Il faut dire que la base-même du métier d’assistant est d’être multitâche pour satisfaire toutes les attentes d’une direction qui souhaite déléguer un maximum de tâche. Il n’est donc pas étonnant que cette personne doit démontrer une grande polyvalence et être capable de porter plusieurs chapeaux.

7. L’aisance relationnelle

Que l’on soit assistant administratif, secrétaire médical, assistant logistique ou secrétaire de direction, on est toujours au contact des autres. Il faut donc témoigner en tout temps de la gentillesse et de la cordialité, particulièrement lorsqu’on occupe une fonction en lien avec le public. Il est également nécessaire de savoir comment entretenir de bons liens avec fournisseurs et clients. De plus, on a tout intérêt à être en bon termes avec le personnel de l’entreprise qui nous emploie et les gestionnaires avec lesquels on interagit en permanence. Les qualités relationnelles sont donc la clé de voûte pour jouer son rôle à la perfection ; et pourquoi pas accéder plus facilement à une promotion !