Adjointe administrative : connaissez-vous bien votre rôle?

Ne pas être avare de votre temps ni de votre énergie…  Voilà la clé d’un partenariat harmonieux entre vous et votre gestionnaire.

Le moyen infaillible de rendre  votre gestionnaire heureux, selon Pratically Perfect, c’est de ne pas faire de trop grandes promesses, mais de livrer plus que ce qui est attendu. En effet, dans un premier temps, l’adjointe doit remplir ses promesses, mais elle a aussi le devoir de penser à tout travail supplémentaire qu’elle pourrait faire pour délester son gestionnaire de sa charge de travail. Évidemment, vous n’avez pas à vous rendre malade, mais faire des efforts pour en donner toujours un peu plus mettra un sourire dans le visage du gestionnaire avec qui vous faites équipe.  

Vous avez une liste de choses à faire, certes, mais avez-vous aussi la liste des tâches de votre patron? Êtes-vous au courant de ce qu'il doit accomplir avant la fin de la journée, de la semaine ou du mois? Tentez d’avoir accès à sa liste afin de pouvoir garder une trace précise de ce qu’il doit faire et de pouvoir lui rappeler quand les délais deviennent trop serrés. De cette façon, vous pouvez réorganiser les réunions si besoin est ou simplement empêcher quiconque de l’interrompre pendant qu’il s’affaire à sa tâche.

La proactivité sera toujours la clé

La proactivité est une compétence indispensable dans bien des domaines, mais elle l’est encore plus quand il est question de gestion. Vous devez être à jour dans toutes vos tâches afin que votre patron n’ait pas à vous gérer. Aussi, si le bureau rencontre un problème électrique, si l’imprimante brise ou si un autre appareil fait défaut et que vous êtes en mesure de le gérer, faites-le. C’est de cette façon que vous deviendrez indispensable aux yeux de votre gestionnaire.

 

Encore une fois, n’ayez pas peur de dépasser les attentes que votre supérieur a envers vous. Prenez l’habitude de toujours lui demander s’il y a autre chose que vous puissiez faire avant de rentrer de chez vous à la fin de la journée. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire le jour même, vous pouvez traiter son besoin en rentrant au bureau le lendemain matin.

Retournez chaque appel, répondez à chaque courriel

 

Cela va sans dire, mais lorsque vous êtes débordée de travail, il peut être difficile de répondre à chaque message, en particulier si vous recevez des tonnes de messages de votre gestionnaire tous les jours. Pourtant, pour qu’il soit heureux, vous devez absolument répondre à tous, tous, tous les messages, et ce, même si c'est simplement pour dire que vous avez reçu son message et que vous y travaillez. Je sais que cela prend du temps, mais garder votre supérieur au courant fait en sorte  qu’il n’est pas obligé de vous pourchasser pour avoir votre réponse et qu’il sait que vous vous occupez de tout.

 

N'attendez pas qu'on vous dise quoi faire

 

N'attendez pas qu'on vous dise quoi faire. Si quelque chose génère du stress chez votre patron ou que c’est une perte de temps inutile pour lui, faites en sorte de remédier à la situation. Une bonne relation de travail entre vous et votre patron est rendue possible si, et seulement si, ce dernier n’est pas obligé de vous gérer. Bien sûr, vous devez vous réunir quotidiennement pour que vous soyez tous les deux synchrones, mais, au quotidien, vous devez anticiper ses besoins et veiller à ce que tout se déroule bien autour de lui.

Il doit vous considérer d’égal à égal

 

C'est important en tant qu'adjointe. Votre patron doit vous voir comme son égale, et non pas comme sa servante. Il se peut que votre patron pense que vous n’êtes pas aussi importante que ses autres employés, mais vous devez lui faire voir que vous êtes égale à lui dans tous les domaines (même s’il est le PDG de l’entreprise). Vous avez le droit d'être entendue. Vous apportez énormément de valeur à l'organisation, et votre exécutif doit vous respecter pour cela! Vous et votre patron êtes des partenaires de travail qui doivent viser le même objectif. et c’est seulement ainsi que vous pouvez avancer ensemble en harmonie.