Secrétaire de notaire, « de vraies responsabilités »

Cette adjointe a passé une quarantaine d'années comme secrétaire de notaire.

Fière et passionnée par son travail de secrétaire de notaire, Johanne Pellerin a souhaité partager son quotidien. Avec son témoignage, elle espère donner envie à d’autres secrétaires d'investir le secteur du notariat qui manque d’adjointes.

«Dispersons la vision d’un homme à lunettes assis derrière une pile de dossiers tous en poussière, sourit-elle. Aujourd’hui, l’image du notaire n’est plus la même que dans les années 70!»

En 39 ans, Johanne dit n’avoir jamais regretté son travail. Elle est devenue secrétaire de notaire par hasard, parce que sa voisine a évoqué un jour ce métier.

Ce qu’elle apprécie par-dessus tout dans ce métier, ce sont les responsabilités. «J’aime entreprendre les démarches nécessaires pour bâtir mon dossier et l’acheminer étape par étape pour le notaire. Je suis fière de moi lorsque le dossier se passe bien et que les clients et les intervenants sont contents de la tournure des événements. En tant que secrétaire de notaire, j’ai une grande marge de manœuvre!» Elle dit aussi apprécier particulièrement rendre service aux autres.

Pénurie de secrétaires

«Il y a de la place pour des secrétaires de notaires d’autant que, présentement, nous souffrons d’une pénurie, signale Johanne. En effet, un notaire est toujours à la recherche d’une bonne secrétaire dans le domaine notarial. Lorsqu’il perd la sienne, tout son monde chavire.»

Pour cette adjointe aguerrie, cet emploi est donc un poste de responsabilités. Avec une secrétaire, le notaire trouve un véritable bras droit. Une alliée dans laquelle il doit avoir une confiance absolue puisqu’elle recueille tous les renseignements nécessaires, rassemble les documents pertinents pour une transaction, fait le suivi du dossier, obtient des rendez-vous pour la signature des divers documents, procède à la publication des actes, voit aux déboursés, et s'occupe de la correspondance.

La rapidité est de mise

«C’est un travail de qualité que nous devons fournir, recevoir la clientèle et bien la servir comme si chaque personne avait un dossier unique dans notre bureau.» Le métier demande une bonne maîtrise de la technologie, au vu des délais d’exécution de plus en plus courts. La publication des actes se fait en ligne et les agents d’immeubles ont des délais plus étroits. La secrétaire joue alors un rôle primordial. «Vous devez être l’intermédiaire entre toutes les parties afin de recueillir toutes les données d’un dossier. Votre patron doit pouvoir se reposer sur vous tout en faisant son travail de juriste.»

Les qualités requises pour une secrétaire de notaire, en plus des qualités fondamentales, sont d’être minutieuse, respecter les délais imposés, posséder de l’entregent, avoir un sens logique pour composer avec plusieurs intervenants ainsi que de la diplomatie.

Le revers de la médaille

Si elle apprécie énormément son métier, Johanne reconnaît qu’il y a parfois des moments difficiles. «Vous avez les frustrés, les mécontents, les nez en l’air qui nous en font quelquefois baver, car, pour eux, nous nous contentons de remplir les blancs d’un formulaire pour un document légal. Combien de fois ai-je dû répéter tout ce qu’un notaire doit faire pour un dossier. Pour le prix d’un dossier, leur responsabilité civile est beaucoup plus élevée, il n’y a pas de place à l’erreur.»

Certains dossiers sont également plus épineux, parce qu’ils mettent en jeu des successions par exemple. «Pour moi, lorsqu’il y a de l’argent en jeu, il n’y a plus vraiment de famille, et ce depuis que le monde est monde», ajoute Johanne, fataliste.

La rémunération suit-elle les importantes responsabilités? «Tout dépend, si vous travaillez dans le domaine privé ou public, combien d’années d’expérience vous possédez, etc., souligne Johanne. Mais je peux dire qu’on gagne bien sa vie!»