Les incontournables compétences d’une secrétaire de direction

Véritable pilier, la secrétaire de direction joue un rôle exigeant mais ô combien déterminant dans le succès d’une entreprise. Partie prenante des plus grandes décisions, la secrétaire de direction détient au surplus une formation universitaire.

Quelles sont ces compétences qui rendent la secrétaire de direction si indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise? Richard Arnott fait le point dans Executive Secretary Magazine.

La bosse des affaires. Pour mener à bien son mandat et atteindre le succès, tout dirigeant d’entreprise doit pouvoir compter sur une équipe compétente. Au cœur de cette équipe, se trouve la secrétaire de direction.

Une excellente écoute. La capacité d’écoute et les habiletés de communication de la secrétaire de direction représentent sa compétence numéro 1. Il ne s’agit pas ici d’écouter tout ce qui se dit, mais plutôt de savoir séparer le bon grain de l’ivraie.

Efficace et efficiente en tous temps. Les dirigeants sont des gens occupés qui doivent pouvoir compter sur le travail non seulement efficace, mais efficient de leur secrétaire de direction. Un travail efficient permet d’atteindre les objectifs voulus, en temps voulu, alors qu’un travail efficace consiste à le faire correctement, la première fois.

Exit les problèmes. La secrétaire de direction doit savoir quand et comment régler les situations problématiques, au fur et à mesure que celles-ci se présentent, tout en impliquant activement le personnel concerné dans les diverses étapes du processus de résolution.

Planificatrice hors-pair. La planification est un des aspects les plus cruciaux du travail de secrétaire de direction. À ce titre, vous ne faites pas que planifier votre travail; vous planifiez aussi celui de vos patrons.

Leader positive. Peu importe votre position dans l’entreprise, où le niveau de hiérarchie de vos patrons, vous devez en tout temps pouvoir reconnaître le moment opportun pour exercer votre influence, selon les sept tactiques d’influence (consultation, persuasion rationnelle, échange, flatterie, coalition, recours à un niveau supérieur et pression).