La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.)
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivis requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu.
• Participer à l’entretien des aires communes
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles lié aux opérations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.
• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout);
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout ;

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

La Faculté de médecine vétérinaire de l’Université de Montréal a pour mission de répondre aux besoins de la société en formant, selon les plus hauts standards, des médecins vétérinaires et des experts en santé et en bien-être animal, en sécurité alimentaire et en santé publique. En tant qu’institution vétérinaire francophone reconnue internationalement, la Faculté de médecine vétérinaire s’engage à exceller, à innover et à assurer un leadership en santé animale par son enseignement, sa recherche et ses services à la collectivité.La faculté de médecine vétérinaire offrira dès l’automne 2024 un programme décentralisé de formation en médecine vétérinaire à Rimouski. En partenariat avec l’UQAR ce nouveau programme offrira la chance à 24 étudiants de devenir des futurs médecins vétérinaires.Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vousVotre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.Vous aimez être au cœur de l’action.Vous voulez mettre vos compétences au service d’une organisation qui forge la société de demain.Vos défis au quotidienCréer les examens dans un système maison (StudiUM) selon les normes.Effectuer l’entrée de données des notes de cours et en vérifier l’exactitude.Vérifier la qualité du français (clarté, précision, orthographe et syntaxe) et l’esthétique des documents qui sont traités tels que lettres, plans et notes de cours, examens et voir à la mise en page des documents. Voir à la mise à jour des données (saisie, vérification et correction) dans les systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières.Rédiger et mettre à jour les procédures reliées aux activités de son secteur. Participer à la définition des étapes et échéanciers de travail.Assurer l’impression des copies d’examen et leur surveillance, en l’absence de la technicienne en coordination du travail de bureau.Rédiger de la correspondance relative à son travail.Effectuer le classement et l’archivage des dossiers. Participer à la coordination d’événements.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Permanent

CWP Architectural is a leading importer and sales organization selling high-end lumber and veneers to millworkers, woodworkers, and specialty lumber dealers. We work closely with the architect and design community placing our unique one-of-a kind wood products in prestigious projects throughout North America. We are always looking for driven individuals who have a keen sense of entrepreneurship, rigor and grit to join the team. The administrative clerk's role is to assist the traders in their activities and work closely with the logistics coordinator to plan and monitor the road transportation of forest products. They ensure that our operations align with the performance standards and objectives of the US team. This position provides an excellent opportunity to deepen knowledge in the field. Responsibilities Process invoices, payments, and follow up on collections. Coordinate shipments, validate reservations, and follow up with carriers. Monitor inventories and ensure the accuracy of transactions in SAP. Manage documentation related to logistical and administrative operations. Provide administrative support for processing requests and correspondence. Collaborate with the sales and logistics team to ensure smooth operations. Education and Technical Skills College diploma in a related field; Customer service experience (Required); Bilingualism (English and French) (Required); Proficiency in the Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, etc.) (Required); Experience in logistics (Asset); Experience with SAP Business One (Asset); Experience with international clients (Canada, United States) (Asset); Experience in lumber and / or pallet wood (Asset). What We Offer You The opportunity to be part of an entrepreneurial culture that encourages initiative.  McGill St Laurent Comprehensive group insurance and the option to contribute to a retirement savings plan (REER); A vacation policy starting on your first day; A public transit incentive program; Career development opportunities (formal and informal mentoring, participation in industry conferences and professional organizations, tutoring services to learn French, etc.); A beautiful office with a gym, recreation room, locker rooms, and showers.   __________________________     CWP Architectural importe et distribue des bois exotiques et des placages de bois aux menuisiers, ébénistes et négociants de bois spécialisés. Nous travaillons en étroite collaboration avec les architectes et les artisans pour que notre sélection de bois uniques se retrouve dans les projets les plus prestigieux d'Amérique du Nord. Nous sommes toujours à la recherche de personne motivée et dévouée ayant un fort sens de l'entrepreneuriat et de la persévérance afin de joindre notre équipe. Le commis administration assiste les traders dans leurs activités et collabore étroitement avec le coordonnateur logistique pour planifier et superviser le transport routier des produits forestiers. Elle s’assure que nos opérations respectent les normes de performance et les objectifs de l’équipe américaine. Ce poste offre une excellente occasion d’approfondir ses connaissances dans le domaine. Fonctions et responsabilités Traiter les factures, les paiements et assurer le suivi des recouvrements. Coordonner les expéditions, valider les réservations et assurer le suivi avec les transporteurs. Suivre les inventaires et assurer l’exactitude des transactions dans SAP. Gérer la documentation liée aux opérations logistiques et administratives. Offrir un soutien administratif pour le traitement des demandes et de la correspondance. Collaborer avec l’équipe de vente et logistique pour assurer un bon déroulement des opérations. Formation et connaissances techniques Diplôme d’études collégial dans un domaine connexe ou expérience significative (Essentiel); Expérience au service à la clientèle (Essentiel); Bilinguisme (Essentiel); Maitrise de la suite Office (Excel, Word, Outlook, etc.) (Essentiel); Expérience en logistique (Atout); Expérience avec SAP Business One (Atout); Expérience avec une clientèle internationale (Canada, États-Unis) (Atout); Expérience dans le bois d’œuvre et / ou bois de palettes (Atout). Ce que nous t’offrons L’opportunité de prendre part à une culture entrepreneuriale qui encourage l’initiative. McGill St Laurent  ; Une assurance collective complète et la possibilité de contribuer à un programme de REER; Une politique de vacances dès ton arrivée; Un programme d’incitatif pour le transport en commun; Une possibilité de développement de carrière (mentorat formel et informel, participation aux conférences de l'industrie et aux organisations professionnelles, service de tutorat pour apprendre le français, etc.); Un magnifique bureau avec un gym, une salle récréative, des vestiaires et des douches.   Powered by JazzHR

Le titulaire de ce poste est responsable de la gestion des services juridiques et du secrétariat corporatif. Il planifie, organise, dirige et contrôle les activités de sa direction. Il en assure l'opérationnalisation en fonction des meilleures pratiques et conformément aux ententes contractuelles, aux lois et réglementation en vigueur et des processus du système de management de la qualité. Il devra également jouer un rôle au niveau des activités de litige, assurer un support au niveau de la rédaction, analyser et rechercher selon le besoin et, plus particulièrement, dans le domaine du droit de la construction, du droit civil, du droit administratif et du droit commercial / corporatif. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Assurer l'alignement des services juridiques avec les valeurs et les orientations stratégiques globales de l'organisation;Gérer l'ensemble des activités juridiques et en fonction des objectifs et des orientations de GCR;Établir les ressources humaines et matérielles requises suivant le cadre budgétaire pour sa direction;Soutenir, former et superviser les employés sous sa direction;Agir à titre de secrétaire corporatif lors des réunions du conseil d'administration;Assurer les suivis réglementaires avec la RBQ et faire les représentations nécessaires pour requérir des ajustements et modifications à la réglementation;En collaboration avec son équipe, fournir les avis juridiques nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation et soutenir le comité de direction pour toutes questions législatives et réglementaires;Représenter l'organisation dans tout litige de nature juridique et faire valoir les droits de l'organisation;Assurer le suivi des changements légaux, règlementaires et jurisprudentiels pouvant affecter l'organisation et de proposer les changements requis;Agir en tant qu'expert‐conseil au sein de l'organisation dans l'application de lois et règlements auxquels elle est assujettie;Siéger à différents comités internes ou externes, reliés à sa fonction;Toutes autres tâches connexes.PROFIL DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES Être titulaire d'un baccalauréat en droit et être membre du Barreau du Québec avec en droit avec dix ans d'expérience dans un rôle similaire. Toute autre combinaison de formation et d'expérience sera considérée;Expérience dans le secteur de la construction résidentielle, idéalement dans le domaine de l'inspection de bâtiment sera considérée comme un atout;Expérience en gestion;Efficace, axé sur les résultats et possédant de solides habiletés relationnelles;Démontrer et promouvoir une grande capacité d'adaptation aux changements;Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie;Avoir un sens politique et des aptitudes pour la négociation;Maîtriser la communication orale et écrite.

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) adjoint (e) à la direction des affaires juridiques et secrétariat de l’Ordre qui assurera un soutien administratif de haut niveau à l’équipe juridique et au secrétariat corporatif de l’organisation.

Faites partie du changement!

L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec dans leur pratique quotidienne.

Nos valeurs, soit l’agilité, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, le pragmatisme, l’innovation et le courage vous interpellent? Évoluez dans notre organisation en pleine évolution. Vous intégrerez une équipe formée de gens passionnés et compétents qui demeurent unis derrière une mission commune : la protection du public.

En tant qu'adjoint(e) de direction, vous serez au cœur des processus décisionnels de l'Ordre en :

Coordination du conseil d'administration et des comités

Préparer et organiser les réunions du conseil d’administration (CA) et des comités sous sa responsabilité (calendrier, convocations, documentation)

Assurer le suivi des décisions et des résolutions du CA

Coordonner la documentation officielle et veiller à sa conformité

Gérer les communications avec les administrateurs et les membres des comités

Organiser différents événements (retraites du CA, formations des administrateurs)

Soutien à la direction des affaires juridiques

Filtrer et prioriser les demandes adressées à la direction

Gérer l'agenda et coordonner les activités de la directrice selon les priorités

Préparer les documents et présentations pour les diverses instances

Assurer la liaison entre la direction et les autres départements

Coordination des processus et gestion documentaire

Participer aux projets de la direction

Assurer le respect des délais et échéanciers des dossiers prioritaires

Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des documents officiels

Rédiger et réviser divers documents administratifs et juridiques

Développer et optimiser les procédures administratives de la direction

Travailler à l’Ordre c’est :

Faire partie d’une équipe à échelle humaine où la collaboration est une valeur clé.

Évoluer dans un environnement stimulant et un climat collégial.

Bénéficier d’un soutien pour votre développement professionnel.

Intégrer une culture qui valorise l’agilité, le pragmatisme, le courage, l’esprit d’équipe et l’innovation.

Assurances collectives payées à 100 % pour le plan individuel + contribution de 5 % de l’employeur à votre régime de retraite.

Horaire flexible : semaine de 35 h + possibilité de télétravail selon les besoins.

Ce profil vous ressemble?

Formation : DEC en technique juridique, bureautique ou administration

Expérience : Minimum 5 ans dans un rôle similaire, notamment dans le cadre de différents comités ou de conseils d’administration

Langues : Excellente maîtrise du français (oral et écrit), capacité à communiquer en anglais afin d’échanger avec différentes instances à travers le Canada

Technologie : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint)

Atouts : Expérience en milieu juridique, en secrétariat corporatif ou au sein d’un Ordre professionnel

Compétences clés : Autonomie, initiative, rigueur, gestion efficace des priorités, excellence en communication

Capacité d’adaptation : Habileté à travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) adjoint (e) à la direction des affaires juridiques et secrétariat de l’Ordre qui assurera un soutien administratif de haut niveau à l’équipe juridique et au secrétariat corporatif de l’organisation.Faites partie du changement!L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec dans leur pratique quotidienne.Nos valeurs, soit l’agilité, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, le pragmatisme, l’innovation et le courage vous interpellent? Évoluez dans notre organisation en pleine évolution. Vous intégrerez une équipe formée de gens passionnés et compétents qui demeurent unis derrière une mission commune : la protection du public.En tant qu'adjoint(e) de direction, vous serez au cœur des processus décisionnels de l'Ordre en : Coordination du conseil d'administration et des comitésPréparer et organiser les réunions du conseil d’administration (CA) et des comités sous sa responsabilité (calendrier, convocations, documentation)Assurer le suivi des décisions et des résolutions du CACoordonner la documentation officielle et veiller à sa conformitéGérer les communications avec les administrateurs et les membres des comitésOrganiser différents événements (retraites du CA, formations des administrateurs)Soutien à la direction des affaires juridiquesFiltrer et prioriser les demandes adressées à la directionGérer l'agenda et coordonner les activités de la directrice selon les prioritésPréparer les documents et présentations pour les diverses instancesAssurer la liaison entre la direction et les autres départementsCoordination des processus et gestion documentaireParticiper aux projets de la directionAssurer le respect des délais et échéanciers des dossiers prioritairesMaintenir un système efficace de classement et d'archivage des documents officielsRédiger et réviser divers documents administratifs et juridiquesDévelopper et optimiser les procédures administratives de la directionTravailler à l’Ordre c’est : Faire partie d’une équipe à échelle humaine où la collaboration est une valeur clé.Évoluer dans un environnement stimulant et un climat collégial.Bénéficier d’un soutien pour votre développement professionnel.Intégrer une culture qui valorise l’agilité, le pragmatisme, le courage, l’esprit d’équipe et l’innovation.Assurances collectives payées à 100 % pour le plan individuel + contribution de 5 % de l’employeur à votre régime de retraite.Horaire flexible : semaine de 35 h + possibilité de télétravail selon les besoins.Ce profil vous ressemble?Formation : DEC en technique juridique, bureautique ou administrationExpérience : Minimum 5 ans dans un rôle similaire, notamment dans le cadre de différents comités ou de conseils d’administrationLangues : Excellente maîtrise du français (oral et écrit), capacité à communiquer en anglais afin d’échanger avec différentes instances à travers le CanadaTechnologie : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint)Atouts : Expérience en milieu juridique, en secrétariat corporatif ou au sein d’un Ordre professionnelCompétences clés : Autonomie, initiative, rigueur, gestion efficace des priorités, excellence en communicationCapacité d’adaptation : Habileté à travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement

VotrerôleÀ titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.Vos responsabilitésSoutien administratif de la directionGérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherchesPréparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernéeAssurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établiesRépondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandéeRédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de sessionCoordonner certaines activités liées aux réunionsAssurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signaturesAssurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changementsRédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organismeSoutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiersFaire la rédaction de comptes-rendusEffectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archivesFaire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des financesSoutien aux enseignementsPréparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivagePrévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeursPréparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiverSoutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontresFournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comitésSoutien au développement de la directionConcevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublementsFaire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la directionNous offronsUn poste régulier syndiqué à temps plein (35 h / semaine)Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolaritéUn lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)Avantages : 4 semaines de vacances après un an de service13 jours fériés, payés et chômésJusqu’à 10 jours de congé maladieMode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent)Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeurProgramme de soutien aux étudesProgramme d'aide aux employés et à votre familleActivités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…)Stationnement disponible pour auto ($) et véloService de cafétéria, café étudiantRabais dans nos restaurants et chez des partenairesInformationMme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000Vos forcesPosséder un excellent sens de l’organisation et de la planificationAvoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueurDémontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche clientFaire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmesPosséder un bon esprit de synthèseAtoutsLa connaissance des logiciels Ultima, Coba et VirtuoVous détenezUn diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentesUne expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignementUne excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écritUne excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe ProUne connaissance du moteur de recherche SphinxLa citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règlePour vous joindre à l’équipeVous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante  : [email protected], au plus tard le5 mars 2025.Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Besoin urgent :

Maîtres d’œuvre en arpentage technique et foncier dans les secteurs commercial, industriel et institutionnel depuis plus de 60 ans, Arsenault arpenteurs-géomètres (AAG) est le reflet du dévouement et la compétence de son équipe au service de ses clients. L’équipe est composée d’arpenteurs-géomètres, de technologues et techniciens en géomatique / arpentage, ainsi que des techniciens juridiques.

Nous sommes présentement à la recherche d’un contrôleur (se). Le poste est permanent à temps plein (40 h / sem.) et est basé à Montréal (arrondissement Côte-des-Neiges–Notre-Dame-de-Grâce).

Responsabilités :

Relevant des deux directeurs de AAG et en collaboration avec la Directrice en Finance et la Directrice en Ressources Humaines, vous serez responsable de planifier, organiser, diriger et contrôler toutes les activités liées à l’aspect financier et administratif de l’entreprise incluant les activités reliées à la paie soit :

• Suivre les procédures comptables selon la législation, les méthodes d’établissement et de comptabilisation du prix de revient et des procédures de contrôle interne ;
• Implanter et adhérer aux procédures de contrôle interne ;
• Préparer les états financiers et les dossiers de vérification ;
• Assurer la préparation et la gestion des budgets établis et effectuer des projections financières afin de conseiller la direction ;
• Soutenir l’audit annuel et assurer la liaison avec les auditeurs externes ;
• Assurer la gestion des comptes à payer, des comptes à recevoir et de la paie en instaurant des procédures et des systèmes de contrôle ;
• Allouer les ressources financières nécessaires à la mise à œuvre des politiques et des programmes de l’organisation et établir les contrôles administratifs et financiers ;
• Gérer la paie et l’administration des congés, REER, et les changements qui affectent les employés ;
• Apporter un support à la gestion des projets et à l'établissement des coûts des travaux ;
• Projets spéciaux, analyse des comptes et la rédaction de rapports sont d'autres éléments clés liés au poste ;
• Superviser deux employés.

Qualifications recherchées :

BAC en comptabilité ;

Être membre en règle de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA) obligatoire ;

Minimum de 5 années d’expérience dans un rôle de contrôleur ;

Expérience de l’analyse des données financières, de la présentation des états financiers, de la réconciliation et du soutien à l’équipe de gestion ;

Expérience en gestion et en traitement de la paie ;

Expérience en gestion de personnel ;

Très bonne communication en français et en anglais ;

Excellentes compétences sur Excel (niveau avancé) et systèmes informatiques. Acomba (un atout) ;

Autonome, rigoureux et organisé ;

Démontre un leadership d’influence et une habileté en gestion de changement.

Intéressé à joindre notre équipe ? Nous vous invitons à envoyer votre candidature à Catriona Hazen via courriel à [email protected] avant le 23 mars 2025. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

À noter que le genre masculin est utilisé pour alléger le texte.

Personne qui accomplit des travaux reli s la gestion des ressources humaines financi res et mat rielles ou de lapprovisionnement. Elle assume des responsabilit s li es lorganisation du travail et la planification de lex cution de travaux complexes caract re administratif tels que la cueillette et lanalyse de donn es.

Elle peut galement tre responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celuici. Elle est responsable des activit s du personnel de bureau de la direction.

Doit d tenir un dipl me d tudes coll giales (DEC) en administration g n rale en techniques de comptabilit et de gestion en techniques de bureautique ou dans une autre discipline coll giale appropri e dune cole reconnue par le minist re comp tent ou un dipl me d tudes coll giales (DEC) combin un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d tudes coll giales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combin e de l exp rience pertinente au domaine vis .

Cet emploi comprend galement les personnes qui d tiennent un certificat d tudes coll giales en techniques administratives.

Person who performs work related to the management of human financial and material resources or procurement. She assumes responsibilities related to the organization of work and the planning of the execution of complex administrative work such as the collection and analysis of data.

She may also be responsible for the administrative functioning of her environment and sees to its internal and external relations. She is responsible for the activities of the managements office staff.

Must hold a college diploma (DEC) in general administration accounting and management techniques office automation techniques or another appropriate college discipline. a school recognized by the competent ministry or a diploma of college studies (DEC) combined with a relevant undergraduate university certificate or a relevant attestation of college studies (AEC) of eight hundred hours or more combined with experience relevant to the field targeted.

This job also includes people who hold a college certificate in administrative techniques.

Profil

DDoit d tenir un dipl me d' tudes coll giales (DEC) en administration g n rale, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline coll giale appropri e d'une cole reconnue par le minist re comp tent ou un dipl me d tudes coll giales (DEC) combin un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d tudes coll giales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combin e de l exp rience pertinente au domaine vis . Cet emploi comprend galement les personnes qui d tiennent un certificat d' tudes coll giales en techniques administratives. En l absence de candidature poss dant le DEC, un candidat poss dant un secondaire cinq ou une attestation d tudes coll giales dans un domaine connexe pourra tre consid r titre d agent administratif classe un. L chelle salariale applicable sera celle r pondant son niveau de scolarit .

• Must hold a Diploma of Collegial Studies (DCS) in general administration, office automation or another appropriate college discipline from a school recognized by the relevant ministry, or a Diploma of Collegial Studies (DCS) combined with a relevant undergraduate university certificate, or a relevant Attestation of Collegial Studies (ACS) of eight hundred hours or more combined with experience relevant to the field concerned. This job also includes people with a college certificate in administrative techniques. In the absence of a candidate with a DEC, a candidate with a Secondary 5 diploma or an attestation of collegial studies in a related field may be considered as a class one administrative agent. The applicable salary scale will be that corresponding to the candidate's level of education.
• Trois (3) ans d'exp rience dans le r seau de la sant et des services sociaux constituent un atout ; Un minimum de 2 ans d'exp rience en planification d'horaire du personnel; Ma trise de l'anglais et du fran ais ( crit et parl ), l'inuktitut est un atout; Connaissance approfondie des logiciels courants, internet, bureautique, microsoft office; Grande capacit d'adaptation et bonnes mani res; Grande autonomie, esprit d'initiative, sens de l'organisation et des responsabilit s.
• Three (3) years of experience in the Health and Social Services network is an asset; A minimum of 2 years experience in staff scheduling Must be fluent in English and French (written and spoken), Inuktitut is an asset; Thorough knowledge of the current software, internet, office automation, microsoft office; Great adaptability and good manner; Great autonomy, initiative, organization skills and sense of responsibility.

Education

Doit d tenir un dipl me d' tudes coll giales (DEC) en administration g n rale, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline coll giale appropri e d'une cole reconnue par le minist re comp tent ou un dipl me d tudes coll giales (DEC) combin un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d tudes coll giales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combin e de l exp rience pertinente au domaine vis .

À propos d’Abbott

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

Être à l’emploi d’Abbott

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez  :

• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

L’OCCASION À SAISIR

La division Nutrition d’Abbott est à la recherche d’une personne pour occuper le poste d’adjoint ou adjointe de direction à son siège social de Montréal. Le ou la titulaire du poste aura la chance de jouer un rôle clé dans l’entreprise en aidant le directeur général ou la directrice générale, et en apportant son soutien à l’équipe de direction pour les tâches administratives et divers projets.

Cette personne sera essentielle au succès de l’équipe, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes, en gérant les priorités et en améliorant l’efficacité des processus. Elle sera appelée à gérer des horaires complexes et à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion. En tant que partenaire de confiance, le ou la titulaire du poste doit pouvoir anticiper les besoins, fixer les priorités et favoriser la collaboration, ayant ainsi une incidence majeure sur la réussite globale de l’équipe.

TÂCHES ASSOCIÉES AU POSTE

Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’à l’équipe de la haute direction.

Faire les vérifications nécessaires lors de l’exécution des tâches administratives ponctuelles afin d’assurer l’exactitude de l’information (par exemple  : rapports, factures, communications, tableaux, graphiques, dossiers).

Préparer, ou améliorer au besoin, des présentations PowerPoint et d’autres documents de haute qualité destinés à des publics internes et externes.

Prendre en charge la correspondance (lire, analyser et acheminer la correspondance, rédiger des communications et fournir des réponses dans les temps requis).

Gérer un calendrier complexe, ce qui implique d’organiser des réunions, de régler les conflits d’horaire et de planifier l’horaire en vue des engagements futurs.

Assurer la logistique des réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à ce que les suivis soient faits afin que les choses progressent.

S’occuper des réservations de voyage (vols d’avion, chambres d’hôtel et itinéraires détaillés).

Traiter les dépenses dans les délais requis, à l’aide des systèmes d’Abbott. Respecter les procédures de demande d’achat, les exigences de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité, les directives de l’entreprise relatives à l’image de marque et les procédures en matière d’impression et de photocopies (au besoin).

Fournir un service de qualité et faire preuve de professionnalisme dans toutes les interactions.

Prévoir et satisfaire les besoins du directeur général ou de la directrice générale et de son équipe, afin de garantir le bon déroulement des activités quotidiennes.

Simplifier les processus administratifs afin de soutenir plus efficacement le directeur général ou la directrice générale.

Coordonner et tenir à jour certains fichiers du service, conformément aux exigences de l’entreprise et du gouvernement.

Utiliser et bien comprendre la suite Microsoft Office, d’autres logiciels d’affaires, le site Web du Service mondial des voyages d’affaires et les systèmes de gestion du rendement des employés (au besoin).

Coordonner l’intégration des nouveaux employés et leur installation dans les locaux.

Former d’autres adjoints administratifs ou adjointes administratives, et coordonner le travail avec ces personnes, au besoin.

COMPÉTENCES REQUISES

Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe (programme d’une durée de 3 ans).

Au moins 5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif ou adjointe administrative pour un directeur général ou une directrice générale, un vice-président ou une vice-présidente, ou encore un directeur ou une directrice.

Excellentes compétences informatiques : MS Office, Teams, SAP.

Capacité à interagir avec des partenaires internes et externes afin de bâtir et d’entretenir des relations d’affaires mutuellement avantageuses.

Esprit stratégique et capacité à effectuer de nombreuses tâches simultanément, dans le respect des échéances, même lorsque celles-ci entrent en conflit.

Excellentes aptitudes en communication, notamment aptitude à bien écouter, à poser des questions et à communiquer efficacement.

Compétences exceptionnelles en communication, à l’oral et à l’écrit, notamment capacité à transmettre de l’information de façon concise et efficace.

Grand souci du détail et excellent sens de l’organisation, ce qui implique de jongler avec de multiples priorités simultanément.

Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, permettant de bâtir des relations à tous les échelons de l’organisation.

Capacité à travailler sous pression.

Gestion efficace du temps, autodiscipline et concentration.

Grande précision et excellentes aptitudes pour effectuer des suivis.

Fiabilité et ponctualité.

Capacité à traiter des renseignements confidentiels.

Bonne maîtrise de l’anglais, car le travail exige de parler en anglais 50 % du temps avec des partenaires ou des collègues à l’extérieur du Québec et du Canada.

Suivez vos aspirations professionnelles chez Abbott pour diverses opportunités dans une entreprise qui peut vous aider à construire votre avenir et à vivre votre meilleure vie. Abbott est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de la diversité des employés.

About Abbott

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

Working at Abbott

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to :

Career development with an international company where you can grow the career you dream of.

A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune.

A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists.

THE OPPORTUNITY

Working from our Montreal Head Office in Abbott’s Nutritional Products Division, an exciting opportunity has arisen to play a pivotal role in supporting the General Manager and providing administrative and project assistance to the leadership team.

The Executive Assistant is integral to the success of our team, ensuring seamless execution of daily operations, managing priorities, and enhancing efficiency through skilled management of complex schedules and discretion in handling sensitive information. Acting as a trusted partner, this role anticipates needs, coordinates priorities, and fosters collaboration, making a meaningful impact on the team’s overall success.

WHAT YOU’LL DO

Provide day-to-day executive administrative support to the General Manager and Senior Leadership Team.

Apply appropriate due diligence ensuring accuracy in completing ad-hoc administrative tasks (e.g., reports, invoices, communications, tables, charts, files).

Prepare and refine high-quality PowerPoint presentations and materials for internal and external audiences.

Manage correspondence by reading, researching, and routing inquiries, drafting communications, and ensuring timely responses.

Manage a complex calendar by arranging meetings, resolving scheduling conflicts, and proactively planning for upcoming commitments.

Coordinate meeting logistics, prepare agendas, take minutes, and track follow-up actions to ensure accountability and progress.

Organize and coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and detailed itineraries.

Process expenses and ensure timely completion, using Abbott’s systems. Observe purchasing and requisition procedures, Corporate Security and Privacy Rules, Corporate Branding Guidelines, and Copy Center procedures (if applicable).

Provide support while ensuring quality service and professionalism at every interaction.

Anticipate and address the needs of the GM and team, ensuring seamless daily operations.

Streamline administrative processes to enhance efficiency across the GM’s office.

Coordinate and maintain departmental files, as assigned, in compliance with corporate and government regulations.

Use and understand Microsoft Office Suite and other business-specific software, including the Corporate Travel website and employee performance management systems (as applicable).

Coordinate new employee office set-ups and onboarding.

May train / coordinate work with other administrative assistants.

REQUIRED QUALIFICATIONS

College, three-year diploma (Office Administration or related field).

Minimum 5 years of experience as an Administrative Assistant to a GM, VP or Director.

Strong computer skills : MS Office, Teams, SAP.

Liaise with internal and external stakeholders to build and maintain positive, mutually beneficial relationships.

Ability to think strategically and multi-task while able to meet conflicting deadlines.

Excellent communication skills with the ability to listen actively, ask questions and communicate effectively.

Exceptional written and verbal communication skills, with the ability to convey information concisely and effectively.

Outstanding organizational skills and attention to detail, with the ability to manage multiple priorities simultaneously.

Strong interpersonal skills with the ability to build relationships across all levels of the organization.

Ability to work under pressure.

Excellent time management skills, self-discipline and focus.

Excellent accuracy and follow-up skills.

Reliable / Dependable / Punctual.

Ability to handle confidential information.

The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

Votre rôle

À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilités

Soutien administratif de la direction

Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches

Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée

Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies

Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée

Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session

Coordonner certaines activités liées aux réunions

Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures

Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements

Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme

Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers

Faire la rédaction de comptes-rendus

Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives

Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances

Soutien aux enseignements

Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage

Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs

Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver

Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres

Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)

Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités

Soutien au développement de la direction

Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements

Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction

Nous offrons

Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h / semaine)

Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolarité

Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

4 semaines de vacances après un an de service

13 jours fériés, payés et chômés

Jusqu’à 10 jours de congé maladie

Mode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur

Programme de soutien aux études

Programme d'aide aux employés et à votre famille

Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…)

Stationnement disponible pour auto ($) et vélo

Service de cafétéria, café étudiant

Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information

Mme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000

Vos forces

Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification

Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur

Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client

Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes

Posséder un bon esprit de synthèse

Atouts

La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo

Vous détenez

Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes

Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement

Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit

Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro

Une connaissance du moteur de recherche Sphinx

La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante  : a , au plus tard le 5 mars 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

ENGLISH VERSION FOLLOWS

Secrétaire corporatif adjoint.e

Emplacement : Montréal

Télétravail : hybride

Chez SHORE & Associés, membre d'Auray , nous sommes une équipe de recruteurs dévoués et spécialisés dans le domaine juridique. Nous avons une excellente compréhension du marché, autant les besoins des employeurs, que celui des candidats. Nous proposons des services sur mesure et personnalisés pour vous aider à trouver la meilleure opportunité enlignée à vos objectifs de carrière et nous possédons l'expertise et le réseau nécessaires pour vous mettre en contact avec les bonnes personnes. Nous sommes plus que de simples recruteurs - nous sommes vos partenaires de confiance dans votre parcours de carrière juridique. Merci de démontrer votre intérêt en appliquant sur nos postes.

A PROPOS DE NOTRE CLIENT ET LE POSTE

Notre client, Alto – TGV (train à grande vitesse), va jouer un rôle important dans la progression et l’avancement du Canada ! Alto est le projet de train à grande vitesse et l'autorité contractante qui reliera Toronto et la ville de Québec et est un projet du gouvernement du Canada. Alto travaille avec un partenaire privé pour faire avancer le développement de ce projet palpitant qui bénéficiera les Canadiens en leur donnant un nouveau mode de transport ferroviaire de passagers.

La personne qui occupera le poste de secrétaire corporatif adjoint.e rendra compte au secrétaire corporatif et directrice principale de l'éthique et de la conformité. Cette nouvelle fonction créée au sein de la Société permettra de travailler en étroite collaboration avec le conseil d'administration, la direction générale et tous les services de la Société sur les questions de gouvernance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérer le calendrier annuel des réunions du conseil d'administration et de ses comités et superviser la planification des réunions.
• Aider à la préparation des documents pour les réunions du conseil d'administration et de ses comités et assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux et les résolutions.
• Mettre à jour les registres de l'entreprise et les registres des procès-verbaux.
• Coordonner la préparation et le dépôt de plusieurs rapports que la Société est tenue de produire (y compris le rapport annuel).
• Aider à la planification de l'assemblée annuelle publique de la Société.
• Superviser le programme d'intégration et de formation continue des membres du conseil d'administration.
• Gérer le budget du conseil d'administration et recommander l'approbation des dépenses correspondantes.
• Contribuer à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la mise à jour des politiques relatives à la gouvernance d'entreprise en tenant compte des meilleures pratiques ainsi que des exigences législatives et opérationnelles de la Société.
• Assurer une collaboration étroite avec le président du conseil d'administration, les présidents des comités du conseil d'administration, le président-directeur général et les autres dirigeants de la Société.
• Superviser les cadres de gouvernance internes et conjoints spécialement conçus pour le projet.
• Assurer le secrétariat des forums de gouvernance internes et multidisciplinaires du projet.
• Contribuer à la réalisation des objectifs du secrétariat corporatif.

EXIGENCES

Diplôme en droit et membre en règle du Barreau du Québec ou d'une autre province canadienne.

Minimum 8 ans d'expérience pertinente dont 5 ans en secrétariat corporatif au sein d'une grande entreprise ou d'une société d'État.

Grande capacité d'initiative et de prise en charge des dossiers, proactivité dans l'identification des problèmes et la recherche de solutions, à l'aise dans le travail autonome et la priorisation des dossiers.

Capacité d'analyse et de synthèse.

Excellente capacité d'adaptation aux changements.

Solides compétences en matière de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Rigueur, minutie et souci du détail.

Sens aigu du professionnalisme et de la discrétion.

Bilinguisme (français et anglais).

AVANTAGES DU POSTE

L'ensemble des avantages sociaux dès le premier jour

Salaire compétitif

Politique de travail hybride

Faire partie d'un nouveau projet passionnant en transport pour les Canadiens

Un suivi sera effectué seulement pour les candidatures retenues.

L’utilisation du masculin a pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

Ceci est un mandat exclusif avec SHORE & Associés, membre d’Auray, et toutes applications seront redirigées vers celle-ci.

Assistant Corporate Secretary

Location : Montreal

Work from home : Hybrid

At SHORE & Associates, member of Auray, we are a team of experienced and dedicated recruiters who specialize in the legal field. We have a deep understanding of the market and the needs of both employers and candidates. We offer tailored and personalized services to help you find the best match for your career goals and we have the expertise and the network to connect you with the right opportunities. We are more than just recruiters; we are your trusted partners in your legal career journey. We thank you for your interest in applying to our positions.

CLIENT AND ROLE OVERVIEW

Our client, Alto – HFR (High Frequency Rail), is an exciting part of moving Canada forward! Alto is the high frequency train project and contracting authority that will connect Toronto and Quebec City and is a project on behalf of the Government of Canada. Alto works with a private partner to advance the development of the exciting project and bring the benefits of new passenger rail to Canadians.

The person holding the position of Assistant Corporate Secretary at Alto will report to the Corporate Secretary and Senior Director, Ethics and Compliance. This new role created within the Corporation will provide the opportunity to work closely with the Board of Directors, senior management and all departments of the Corporation on governance and corporate secretarial issues.

RESPONSIBILITIES

Manage the annual calendar of meetings of the Board of Directors and its committees and oversee meeting planning.

Assist in the preparation of materials for meetings of the Board of Directors and its committees and attend meetings to draft minutes and resolutions.

Update corporate registers and minute books.

Coordinate the preparation and filing of several reports that the Corporation is required to produce (including the annual report).

Assist in planning the Corporation’s annual public meeting.

Oversee the onboarding and continuing education program for members of the Board of Directors.

Manage the budget of the Board of Directors and recommend approval of related expenses.

Contribute to the development, implementation and updating of policies related to corporate governance reflecting best practices as well as legislative and operational requirements of the Corporation.

Ensure close collaboration with the Chair of the Board of Directors, the Chairs of the committees of the Board of Directors, the Chief Executive Officer and other executive officers of the Corporation.

Oversee internal and joint governance frameworks specifically designed for the project.

Act as secretary of internal, cross-functional project governance forums.

Contribute to achieving the goals and objectives of the Corporate Secretariat.

QUALIFICATIONS

Law degree and Member in good standing of the Quebec Bar or the bar of another Canadian province.

Minimum 8 years of relevant experience of which 5 years in corporate secretariat work within a large company or Crown corporation.

Great capacity for initiative and taking charge of files, proactive in identifying issues and finding solutions, comfortable working independently and prioritizing files.

Analytical and synthesis skills.

Excellent ability to adapt to changes.

Strong communication skills, both oral and written.

Rigor, thoroughness and attention to detail.

Strong sense of professionalism and discretion.

Bilingualism (French and English).

BENEFITS AND PERKS

Full set of benefits start on day 1

Competitive salary

Hybrid work policy

Being part of an exciting new project in transportation for Canadians

Please note that only candidates selected for interviews will be contacted.

Please note that this is an exclusive mandate with SHORE & Associates, member of Auray, and that any resumes sent directly to the client will be redirected for review and consideration.

Adjoint juridique - Secrétariat corporatif

Vous souhaitez travailler au sein d’une équipe dynamique où prônent respect, leadership  et bien-être de ses employés ?

Excellente opportunité pour un adjoint juridique désirant travailler auprès de la haute direction d’une grande entreprise internationale dont le siège social est à Montréal.

N’attendez plus ! Une rémunération concurrentielle ainsi que d’excellents avantages sociaux sont offerts par cet employeur de choix.

Postulez sans tarder !

VOTRE RÔLE  :

À titre d’adjoint juridique de cette entreprise, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de la haute direction.

Vos principales responsabilités incluront notamment :

• Coordonner les conseils d’administration, les diverses réunions et formations et préparation des documents requis ;
• Gérer le support informatique ainsi que la plateforme web pour les réunions du conseil ;
• Effectuer le classement des documents, le téléchargement des questionnaires et la compilation des résultats en maintenant les informations à jour ;
• Coordonner les présentations en effectuant le classement des documents de réunions vers la plateforme web ;
• Participer aux diverses réunions en soutenant le département du secrétariat général ;
• Gérer les ordres du jour et les réunions en assurant le suivi des résultats (minutes) ;
• Assurer un support aux diverses transactions de fusions et acquisitions ;
• Apporter un soutien administratif aux membres de l’équipe selon les besoins.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

DEP en secrétariat juridique ou DEC en techniques juridiques ;

Expérience à titre d’adjoint / technicien juridique ;

Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office ;

Connaissance du logiciel Diligent Boards un atout ;

Proactivité et bonne gestion des délais ;

Bonne gestion des priorités et professionnalisme.

L’emploi du masculin n’est utilisé que pour alléger le contenu.

CE DÉFI VOUS INTÉRESSE? Nous espérons vous rencontrer rapidement !

Veuillez nous transmettre votre candidature aussitôt que possible à l’adresse :   [email protected] , en précisant le numéro de référence :   24-0286P.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Cependant seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons aux principes d’égalité en matière d’emploi.

Des services de coaching professionnel sont disponibles, frais en sus.

CNESST – Numéro de permis : AP-2000442

Poste à laval - technicienne comptable + paye CCQ

À propos de l’entreprise :

Notre client est une entreprise bien établie à Laval, reconnue pour son environnement de travail agréable et son équipe dynamique. Dans le cadre de sa croissance, il est à la recherche d’un(e)

technicien(ne) comptable

ayant une connaissance en

paie CCQ

pour se joindre à son équipe.

Responsabilités principales :

Effectuer le

cycle comptable complet

jusqu’aux écritures de fin de mois.

Préparer et

traiter la paie de 60 employés CCQ , en assurant la conformité aux normes en vigueur.

Gérer les

déductions à la source, rapports de taxes et remises gouvernementales .

Effectuer les

conciliations bancaires

et préparer les rapports financiers.

Assurer le suivi et le contrôle des

comptes payables et recevables .

Collaborer avec l’équipe de gestion pour

suivre les coûts des projets

et produire des analyses financières.

Préparer et participer aux audits annuels et au processus de fin d’année.

Contribuer à l’amélioration des

processus comptables et au contrôle interne .

Profil recherché :

DEC ou DEP en comptabilité

ou toute autre formation équivalente.

Minimum de 3 ans d’expérience

dans un poste similaire.

Expérience en

paie CCQ

essentielle).

Bonne maîtrise des logiciels comptables et de la suite

Microsoft Office (Excel avancé un atout) .

Connaissance des normes fiscales et comptables applicables.

Autonomie, rigueur et excellent sens de l’organisation.

Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents départements.

Avantages :

Salaire concurrentiel selon l’expérience.

Environnement de travail

stimulant et convivial .

Possibilités d’avancement et de développement professionnel.

Assurances collectives et autres avantages.

Vous souhaitez évoluer au sein d’une entreprise dynamique et mettre à profit vos compétences en comptabilité et paie CCQ ?

Postulez dès maintenant !

Horaire : Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Poste à laval - technicienne comptable + paye CCQ

À propos de l’entreprise :

Notre client est une entreprise bien établie à Laval, reconnue pour son environnement de travail agréable et son équipe dynamique. Dans le cadre de sa croissance, il est à la recherche d’un(e) technicien(ne) comptable ayant une connaissance en paie CCQ pour se joindre à son équipe.

Responsabilités principales :

• Effectuer le cycle comptable complet jusqu’aux écritures de fin de mois.
• Préparer et traiter la paie de 60 employés CCQ , en assurant la conformité aux normes en vigueur.
• Gérer les déductions à la source, rapports de taxes et remises gouvernementales .
• Effectuer les conciliations bancaires et préparer les rapports financiers.
• Assurer le suivi et le contrôle des comptes payables et recevables .
• Collaborer avec l’équipe de gestion pour suivre les coûts des projets et produire des analyses financières.
• Préparer et participer aux audits annuels et au processus de fin d’année.
• Contribuer à l’amélioration des processus comptables et au contrôle interne .

Profil recherché :

DEC ou DEP en comptabilité ou toute autre formation équivalente.

Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Expérience en paie CCQ (essentielle).

Bonne maîtrise des logiciels comptables et de la suite Microsoft Office (Excel avancé un atout) .

Connaissance des normes fiscales et comptables applicables.

Autonomie, rigueur et excellent sens de l’organisation.

Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents départements.

Avantages :

Salaire concurrentiel selon l’expérience.

Environnement de travail stimulant et convivial .

Possibilités d’avancement et de développement professionnel.

Assurances collectives et autres avantages.

Vous souhaitez évoluer au sein d’une entreprise dynamique et mettre à profit vos compétences en comptabilité et paie CCQ ? Postulez dès maintenant !

Horaire :

Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Notre client, un cabinet bien établi de Montréal, est à la recherche d'un Adjoint juridique en litige compétent pour se joindre à notre équipe dynamique dans le secteur du litige. En tant qu'Adjoint juridique en litige, vous serez chargé de gérer les agendas et les dossiers des clients, de préparer et de réviser divers documents juridiques, et de coordonner avec différents intervenants.

Responsabilités

• Assurer une gestion efficace des agendas et des échéanciers
• Gérer et suivre rigoureusement les dossiers des clients en garantissant leur confidentialité
• Préparer, réviser et formater les documents juridiques, y compris les procédures, pièces, autorités, lettres et autres correspondances
• Effectuer les démarches nécessaires auprès des tribunaux et des administrations
• Coordonner avec divers intervenants, y compris les clients, les huissiers, les sténographes et les avocats adverses
• Accomplir des tâches administratives, y compris l'ouverture et la fermeture des dossiers, la recherche de conflits, la saisie des heures, la facturation, les notes de crédit, les comptes de dépenses et le classement
• Assumer toute autre tâche liée aux fonctions selon les besoins

Avantages du poste :

Salaire de base + boni;

Assurances collectives + REER avec contribution employeur;

Horaire d'été : Tous les vendredis PM de congé de juillet à août;

Trois (3) semaines de vacances + 8 jours personnels;

Horaire de 33,75 heures / semaine;

Plusieurs activités sociales : ''foodtruck'', Bingo, Party de Noël;

Collation sur place

Exigences du poste :

Mode hybride : 1 journée à la maison;

Bilinguisme (français / anglais) pour communiquer efficacement avec les partenaires;

Minimum de 3 années d'expérience comme adjoint juridique en litige;

Robert Half est la première et la plus grande firme de solutions de gestion des talents spécialisées au monde, qui met en relation des chercheurs d'emploi hautement qualifiés avec des opportunités au sein de grandes entreprises. Nous offrons des solutions de placement contractuel, temporaire et permanent dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des technologies, du marketing et de la création, et du soutien administratif et à la clientèle.

Robert Half vous met dans la meilleure position pour réussir. Nous vous donnons accès aux meilleurs emplois, à une rémunération et à des avantages sociaux compétitifs, ainsi qu'à des formations en ligne gratuites. Tous les candidats répondant à des offres d’emploi au Canada doivent être autorisés à y travailler.

Seules les descriptions de postes situés au Québec apparaissent en français.​

Robert Half, 2025. Numéro de permis du Québec AP-2000503. En cliquant sur « Postuler maintenant », vous acceptez les conditions d’utilisation de Robert Half .

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) adjoint (e) à la direction des affaires juridiques et secrétariat de l’Ordre qui assurera un soutien administratif de haut niveau à l’équipe juridique et au secrétariat corporatif de l’organisation.

Faites partie du changement!

L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec dans leur pratique quotidienne.

Nos valeurs, soit l’agilité, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, le pragmatisme, l’innovation et le courage vous interpellent? Évoluez dans notre organisation en pleine évolution. Vous intégrerez une équipe formée de gens passionnés et compétents qui demeurent unis derrière une mission commune : la protection du public.

En tant qu'adjoint(e) de direction, vous serez au cœur des processus décisionnels de l'Ordre en :

Coordination du conseil d'administration et des comités

Préparer et organiser les réunions du conseil d’administration (CA) et des comités sous sa responsabilité (calendrier, convocations, documentation)

Assurer le suivi des décisions et des résolutions du CA

Coordonner la documentation officielle et veiller à sa conformité

Gérer les communications avec les administrateurs et les membres des comités

Organiser différents événements (retraites du CA, formations des administrateurs)

Soutien à la direction des affaires juridiques

Filtrer et prioriser les demandes adressées à la direction

Gérer l'agenda et coordonner les activités de la directrice selon les priorités

Préparer les documents et présentations pour les diverses instances

Assurer la liaison entre la direction et les autres départements

Coordination des processus et gestion documentaire

Participer aux projets de la direction

Assurer le respect des délais et échéanciers des dossiers prioritaires

Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des documents officiels

Rédiger et réviser divers documents administratifs et juridiques

Développer et optimiser les procédures administratives de la direction

Travailler à l’Ordre c’est :

Faire partie d’une équipe à échelle humaine où la collaboration est une valeur clé.

Évoluer dans un environnement stimulant et un climat collégial.

Bénéficier d’un soutien pour votre développement professionnel.

Intégrer une culture qui valorise l’agilité, le pragmatisme, le courage, l’esprit d’équipe et l’innovation.

Assurances collectives payées à 100 % pour le plan individuel + contribution de 5 % de l’employeur à votre régime de retraite.

Horaire flexible : semaine de 35 h + possibilité de télétravail selon les besoins.

Ce profil vous ressemble?

Formation : DEC en technique juridique, bureautique ou administration

Expérience : Minimum 5 ans dans un rôle similaire, notamment dans le cadre de différents comités ou de conseils d’administration

Langues : Excellente maîtrise du français (oral et écrit), capacité à communiquer en anglais afin d’échanger avec différentes instances à travers le Canada

Technologie : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint)

Atouts : Expérience en milieu juridique, en secrétariat corporatif ou au sein d’un Ordre professionnel

Compétences clés : Autonomie, initiative, rigueur, gestion efficace des priorités, excellence en communication

Capacité d’adaptation : Habileté à travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement

Vous avez le développement de votre carrière à cœur et voulez maximiser votre expertise?

Vous aurez l’autonomie de gérer vos propres comptes, l'occasion de développer votre esprit d’analyse et serez appuyé dans votre formation en continu à l’aide de plusieurs programmes en assurance-vie, tel que les cours LOMA.

Nous sommes à la recherche d'un.e analyste, administration collective. En rejoignant notre équipe, votre rôle principal sera d’assurer la gestion des encaissements et des versements conformément aux conditions des traités et de valider la portion administrative des réclamations.

Responsabilités principales

Gestion des encaissements

• Gérer la réception des fichiers, via une boite commune
• Remettre les fichiers / détails aux départements concernés
• Maintenir un fichier de suivi
• Effectuer des écritures pour la comptabilité
• Utiliser un système de gestion maison et le logiciel Excel
• S’assurer que chacun des encaissements respecte les ententes de réassurance
• Saisir les transactions de paiements dans le système GRC

Validation de la portion administrative des réclamations collectives

Vérifier que les comptes sont en règle et les primes à jour

Vérifier l’éligibilité de l’assuré en vertu du traité concerné

Valider que les conditions de réassurance sont respectées et conformes au traité légal

Maintenir un fichier de suivi

Service à la clientèle

Apporter le soutien requis à la clientèle interne et externe

Communiquer avec les clients advenant des écarts et identifier des solutions appropriées

Expérience et formation

DEC en administration, ou options équivalentes

Connaissance avancée d’Excel (formules, tableaux croisés dynamiques, etc.)

Connaissance de la suite Office (Outlook, Word)

Expérience en assurance / réassurance, un atout

Qualités et aptitudes

Rigueur et souci du détail

Sens de l’organisation / gestion du temps

Esprit d’équipe et de collaboration

Facilité de communication (français et anglais, parlés et écrits - Société en Ontario et Dallas)

Groupe Optimum c’est aussi :

Travailler dans une entreprise familiale québécoise aux valeurs bien ancrées

Travailler dans un groupe financier international

Avoir facilement accès à la haute direction

Travailler dans des équipes multidisciplinaires et dynamiques

Travailler dans un environnement convivial

Avoir des horaires flexibles et un mode de travail hybride

Souscrire à une assurance collective, un PAE (incluant la télémédecine) et un régime de retraite

Se faire rembourser partiellement son abonnement de sport (ou ses frais de transport en commun)

Optimum Réassurance Inc.

Offrir un service de proximité et des solutions adaptées aux clients est au cœur de tout ce que nous faisons. Nous établissons d’importants partenariats à long terme avec nos précieux clients afin de développer un avenir mutuellement profitable avec eux.

Nous sommes un réassureur vie et santé proposant la gamme complète de services pour l’assurance individuelle et collective ainsi qu’un pionnier et le chef de file de la réassurance voyage. Nous offrons une expertise technique, des solutions sur mesure et de la capacité de réassurance.

Depuis 1973, nous servons nos clients à travers le Canada de nos bureaux à Montréal, Québec et à Toronto, Ontario. Notre notation de solidité financière est « A » (Excellent) avec une perspective stable et nous sommes le seul réassureur au Canada contrôlé par des intérêts canadiens.

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) adjoint (e) à la direction des affaires juridiques et secrétariat de l’Ordre qui assurera un soutien administratif de haut niveau à l’équipe juridique et au secrétariat corporatif de l’organisation.

Faites partie du changement!

L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec dans leur pratique quotidienne.

Nos valeurs, soit l’agilité, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, le pragmatisme, l’innovation et le courage vous interpellent? Évoluez dans notre organisation en pleine évolution. Vous intégrerez une équipe formée de gens passionnés et compétents qui demeurent unis derrière une mission commune : la protection du public.

En tant qu'adjoint(e) de direction, vous serez au cœur des processus décisionnels de l'Ordre en :

Coordination du conseil d'administration et des comités

Préparer et organiser les réunions du conseil d’administration (CA) et des comités sous sa responsabilité (calendrier, convocations, documentation)

Assurer le suivi des décisions et des résolutions du CA

Coordonner la documentation officielle et veiller à sa conformité

Gérer les communications avec les administrateurs et les membres des comités

Organiser différents événements (retraites du CA, formations des administrateurs)

Soutien à la direction des affaires juridiques

Filtrer et prioriser les demandes adressées à la direction

Gérer l'agenda et coordonner les activités de la directrice selon les priorités

Préparer les documents et présentations pour les diverses instances

Assurer la liaison entre la direction et les autres départements

Coordination des processus et gestion documentaire

Participer aux projets de la direction

Assurer le respect des délais et échéanciers des dossiers prioritaires

Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des documents officiels

Rédiger et réviser divers documents administratifs et juridiques

Développer et optimiser les procédures administratives de la direction

Travailler à l’Ordre c’est :

Faire partie d’une équipe à échelle humaine où la collaboration est une valeur clé.

Évoluer dans un environnement stimulant et un climat collégial.

Bénéficier d’un soutien pour votre développement professionnel.

Intégrer une culture qui valorise l’agilité, le pragmatisme, le courage, l’esprit d’équipe et l’innovation.

Assurances collectives payées à 100 % pour le plan individuel + contribution de 5 % de l’employeur à votre régime de retraite.

Horaire flexible : semaine de 35 h + possibilité de télétravail selon les besoins.

Ce profil vous ressemble?

Formation : DEC en technique juridique, bureautique ou administration

Expérience : Minimum 5 ans dans un rôle similaire, notamment dans le cadre de différents comités ou de conseils d’administration

Langues : Excellente maîtrise du français (oral et écrit), capacité à communiquer en anglais afin d’échanger avec différentes instances à travers le Canada

Technologie : Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint)

Atouts : Expérience en milieu juridique, en secrétariat corporatif ou au sein d’un Ordre professionnel

Compétences clés : Autonomie, initiative, rigueur, gestion efficace des priorités, excellence en communication

Capacité d’adaptation : Habileté à travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement

Veuillez postuler sur Isarta.com :

: / / isarta.com / emplois / ?utm_source=IND&job=109389

• Répondre et diriger les appels téléphoniques
• Organiser l'agenda de la direction générale et planifier les rendez-vous
• Confirmer les présences des réunions du conseils d'administration avec les membres
• préparer la salle pour les réunions du c.a.
• développer et maintenir un système de classement
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
• Faire les commandes de bureau pour la direction et les employés
• Fournir des informations et répondre aux questions du personnel
• préparer des mémos pour les résidents et les membres du personnel
• Gérer les statistiques d'hébergement et faire des rapports trimestriels
• Tenir à jour la liste des résidents pour faire la collecte de fond de Noel
• Coordonné la formation du personnel
• Superviser la réceptionniste
• Effectuer des tâches administratives telle que classement, rédaction de rapport, photocopie, reliure et la numérisation
• Assurer le service à la réception et remplacement du temps de diner de la réceptionniste
• Répondre aux demandes de renseignement par courriel, téléphone et / ou en personne
• Faire les visites aux nouveaux résidents et leurs présenter les règlements, remettre un sondage de satisfaction aux départ de ceux-ci
• Tenir le registre des inventaires des articles promotionnels

COMPÉTENCE RECHERCHÉS :

Expérience à titre d'adjointe à la direction serait un atout

connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau

Maîtrise les logiciels Excel, word, power point, Outlook, Mailchimp, Hubspot, Zeffy (Simplyk), Zapier, Stripe, Wordpress, Canva, Teams et zoom

Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail

Excellentes compétences de communication écrite et verbale du français et de l'anglais

Excellente compétence organisationnelle

être discrète et avoir du jugement

Diplôme d'études collégiales, une qualification supplémentaire en tant qu'adjointe administratif ou secrétariat serait un atout

Poste à temps plein

du lundi au vendredi de 9h à 17h, 40 heures par semaine

Salaire 20$ de l'heure

Veuillez postuler sur Isarta.com :

: / / isarta.com / emplois / ?utm_source=IND&job=109389