Employeur

EXPRESSION LASALLE CENTRE COMMUNAUTAIRE EN SANTE MENTALE

Description de l'entreprise

Expression LaSalle centre communautaire en santé mentale, situé à LaSalle (Montréal), est un centre communautaire en santé mentale qui a pour objectif d’offrir des services thérapeutiques professionnels gratuits en santé mentale à des citoyens de Montréal (âgées entre 18 et 65 ans inclusivement) et les environs. Les thérapies par les arts du Centre (art-thérapie, dramathérapie, musicothérapie, etc.), les ateliers de méditation et de relaxation, les groupes portant sur le thème de l’abus sexuel, ainsi que le counseling verbal, favorisent l’expression personnelle et un mieux-être psychologique et/ou émotif.

Description de l’offre d’emploi

Description du poste : La personne en poste accueille, informe et oriente les usagers actuels et futurs, soutient l’équipe de travail afin qu’elle puisse réaliser ses services thérapeutiques; contribue à la visibilité et au rayonnement du Centre; assure l’exécution de tâches administratives courantes.Principales responsabilitésAccueil : : Agir en tant que premier contact à la réception pour les membres et les visiteurs.Créer un environnement professionnel en offrant un service d’accueil attentionné et chaleureux. Répondre aux demandes de renseignements et faire des suivis (téléphone, courriel) Procéder à l’inscription des membres en fonction des procédures établies. Participer d'une manière globale au bon fonctionnement du Centre.Administration : Planifier et exécuter des tâches administratives.Assister les membres de l’équipe de travail dans l’exercice de leurs fonctions. Effectuer la saisie de données dans la base de données. Mettre à jour et développer des outils de communication interne et externe. Concevoir, composer, rédiger et mettre en page différents documents et rapports. Sur demande, effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences.Profil recherché : Nous encourageons les candidat‧e‧s qui répondent à la majorité des qualifications suivantes à poser leur candidature :Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique, ou en techniques administratives, ou DEP en secrétariat ou combinaison de scolarité et d'expérience. Deux ans d’expérience dans un emploi comparable à titre d’adjoint.e administratif.ve. Excellentes capacités de communication orale et écrite en français et en anglais pour servir notre clientèle anglophone. Expériences pertinentes auprès d’une clientèle adulte en santé mentale.Conditions offertes : Heures prévues : 28 heures/semaine dont un soir par semaine. Lieu de travail : majoritairement en présence (LaSalle) Salaire : 22$ de l’heure Congés payés : statutaires, période des fêtes, maladie, vacances estivales. Participation au régime collectif d'assurance maladie et dentaire du CentreComment postuler : Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature au comité de sélection, par courriel à 2025. Présenter le curriculum vitae et la lettre de motivation au plus tard le vendredi 14 mars dans un seul document (PDF) Inscrire « Candidature – Adjoint.e administratif.ve et responsable de l’accueil » dans l’objet du message.Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureauAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratifDiplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

Assiduité et ponctualitéCapacité à travailler en équipePolyvalence

Langues

Français parlé et écrit - ÉlevéAnglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

30 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Vous êtes une personne à l’écoute, empathique et vous aimez être au service des autres ? Vous cherchez à donner un sens à votre travail, à être proactif tout en faisant partie de la solution? Chez Cogir, nous avons besoin de gens comme vous ! Rejoignez notre équipe dynamique et participez à une communauté où chaque action compte. Ici, vous aurez l’opportunité de vous épanouir dans un emploi stable et gratifiant, en faisant une réelle différence chaque jour.

DESCRIPTION DU POSTE :

La chaleureuse résidence le Jazz Newman située à Lasalle, est à la recherche présentement d'un (e) adjoint (e) à la location qui assumera les taches administratives liées à la location.

Poste permanent à temps partiel, 24 heures par semaine à raison de 3 jours / semaine, de jour de 08h à 17h.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :

• Faire des tâches administratives
• Faire le suivi des prospects et compléter les documents nécessaires à la location
• Recevoir les clients potentiels
• Répondre aux clients actuels sur la tarification et les clauses de contrats de location
• Supporter l'équipe de location
• Émettre des rapports d'activité de location et procéder aux demandes de renouvellement, au besoin

Administration

Assurer un service à la clientèle de haut niveau

Mettre à jour les différents formulaires administratifs

Participer à toute autre tâche connexe requise par votre supérieur immédiat

Produire les rapports requis

Rédiger et transcrire des correspondances

EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS :

1 année d’expérience pertinente sera considérer comme un atout important

Aisance dans l'utilisation d'outils informatiques

Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit

Connaissance des résidences pour aînés, un atout majeur

Connaissance du milieu immobilier (un atout)

DEC en technique administrative ou toute formation pertinente

Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook

LES AVANTAGES :

Salaire à discuter

Stationnement gratuit

Programme de référencement

Possibilité d'avancement

Congés maladie et obligations familiales

Congés sociaux

Programme d'aide aux employés

Vacances

Programme d'accueil et d'intégration

Une équipe accueillante et tissée serrée!

STATUT D'EMPLOI :

Permanent : temps partiel

L'HORAIRE DE TRAVAIL :

Jour

Description de l'offre d'emploi

Employeur

ESCI INC

Description de l'entreprise

Usinage, machinage, engrenage

Description de l’offre d’emploi

Travail général de bureau : répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées, classement, payables, recevables, etc.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Chef de file dans le domaine de l’ingénierie de la donnée, Groupe Civitas Inc. met au service de ses clients son savoir-faire en arpentage, en ingénierie, en science du bâtiment et en géomatique grâce à l’expertise de ses professionnels chevronnés. Nous sommes en mesure d’offrir à nos clients un service clé en main qui leur permet de concrétiser leurs projets les plus ambitieux.

Afin de soutenir la croissance de l’entreprise, Groupe Civitas souhaite trouver une personne dynamique et professionnelle pour occuper le poste de réceptionniste au bureau de Montréal.

Chez Groupe Civitas Inc., toutes les fins de semaines sont de longs weekends car nous travaillons 4 jours par semaine tout au long de l’année. L’horaire de travail est de 35 heures réparties sur 4 jours, soit du lundi au jeudi.

L’expérience employé chez Groupe Civitas Inc. c’est :

• Un environnement de travail dynamique et chaleureux
• L’opportunité de travailler sur des projets stimulants et variés
• Un régime complet d’assurances collectives
• Un régime REER-RPDB avec participation de l’employeur
• Une entreprise qui encourage la formation continue et la conciliation travail et vie personnelle
• Des vacances annuelles incluant des congés additionnels durant le temps des fêtes
• Une rémunération compétitive
• Des bureaux spacieux et lumineux
• Gymnase gratuit dans l’édifice
• Borne de recharge pour véhicules électriques disponible sur place

Responsabilités :

• Répondre aux appels et courriels, et diriger les communications vers les bonnes ressources
• Prendre en note les informations requises pour les soumissions et les transmettre au bureau approprié
• Collecter et valider les informations nécessaires à l’ouverture des mandats
• Recevoir les clients et visiteurs et veiller à la satisfaction continue de la clientèle
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents administratifs
• Coordonner l’envoi et la réception des courriers et colis et gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau
• Collaborer avec les différents départements afin d’optimiser la coordination des opérations
• Effectuer toutes autres tâches connexes

Qualifications :

• DEP en administration, secrétariat ou l’équivalent
• 2 à 3 années d’expérience dans un poste similaire
• Orienté vers le service à la clientèle et les résultats
• Solides aptitudes interpersonnelles et attitude positive
• Capacité à travailler sous pression et à efficacement gérer les priorités
• Grand sens de l’organisation, de rigueur et souci du détail
• Une excellente maîtrise de Microsoft Office
• Très bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit

Employeur

CENTRE DENTAIRE LE RIVERAIN INC.

Description de l’offre d’emploi

• Gestion de l'agenda de la clinique.
• Facturation et paiements.
• Suivi des comptes à recevoir.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Attestations d'études professionnelles (AEP), Administration, commerce et informatique - Soutien administratif dans le secteur de la santé et des services sociaux.

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

12 heures

Date de fin d'emploi

3 août 2026

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Temporaire

Adjoint.e administratif.ve

Smurfit Westrock, avec plus de 100 000 employés, offre des solutions d’emballage en carton pour le consommateur qui donnent à nos clients un net avantage sur le marché mondial.

L’installation de Candiac est une usine œuvrant dans la niche d’emballages spécialisés à haute valeur ajoutée. Elle emploie près de 230 personnes.

Tâches et responsabilités :

Sous la Directrice administrative, son rôle est de soutenir la paie, l’administration et l’approvisionnement.

Administration :

• Effectuer la facturation pour nos clients ainsi que répondre à toutes demandes en lien avec ces derniers ;
• Créer les comptes clients ;
• Effectuer les envois quotidiens pour Fedex ;
• Vérifier les sacs de production et facturer le département de prépresse ;
• Effectuer l’envoi de colis ;
• Accueillir les visiteurs et réceptionner les colis ;
• S’occuper des documents pour les visites externes.

Approvisionnement :

Réceptionner et organiser le matériel dans le magasin ;

Vérifier les commandes et le stockage des produits ainsi que de la marchandise ;

Effectuer l’inventaire hebdomadaire ;

À l’aide de la méthodologie Kanban, préparer les commandes et créer les étiquettes ;

Faire les suivis de la facturation au niveau d’item en rupture, en surplus etc.

Paie :

Entrer les horaires de travail, dans le système de paie, pour les employés syndiqués ;

Apporter du soutien à la paie quotidiennement avec le classement et le système de paie ;

Effectuer la paie, en cas d’absence ou de vacances, au niveau des poinçons des employés syndiqués, des fichiers d’ajustement de la paie et sa fermeture hebdomadaire.

Conditions de travail :

Rémunération concurrentielle

Horaire de jour pour 40 heures par semaine

Assurances collectives complètes

Régime de retraite avec participation de l’employeur

Assurance vie et invalidité

Programme d’aide aux employés

Programme de reconnaissance

Ambiance agréable et milieu de travail hautement stimulant

Employeur soucieux de la santé et de la sécurité

Formation continue

Une équipe de direction engagée dans les valeurs de respect, d’intégrité, de responsabilité et d’excellence de Smurfit Westrock

Cafétéria à prix modique disponible sur place

Stationnement disponible (Vous devez avoir accès à un véhicule, car les transports en commun sont difficilement accessibles)

Borne pour véhicule électrique

Profil :

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en bureautique / secrétariat ;

Expérience de 1 à 2 dans un poste similaire ;

Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

Maîtrise intermédiaire de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour différentes communications avec les clients et le corporatif ;

Bonne connaissance de la Suite Office;

Connaissance du système de paie Workforce (un atout) ;

Sens de l’organisation et gestion des priorités ;

Aimer le travail d’équipe.

Smurfit Westrock est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous nous efforçons de créer et de maintenir une main-d’œuvre diversifiée où chacun se sent valorisé, respecté et inclus.

Smurfit Westrock ne fait aucune discrimination basée sur la race, la couleur, la religion, l’origine nationale ou ethnique, le sexe, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’orientation sexuelle, l’identité de genre ou de toute autre base protégée par la Loi.

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.)
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivis requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu.
• Participer à l’entretien des aires communes
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles lié aux opérations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.
• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout);
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout ;

Employeur

CLINIQUE AUDITIVE STE-DOROTHEE INC.

Description de l'entreprise

Clinique en santé auditive. Médecin ORL, Audiologie et Audioprothésiste.

Description de l’offre d’emploi

La secrétaire médicale en santé auditive travaille en étroite collaboration avec le médecin ORL, l'audiologiste et l'audioprothésiste. Vous êtes une personne dynamique avec un très bon sens de l'organisation. Vous aimez l'aspect administratif, bureautique et le service à la clientèle. Vous aimez faire le traitement des dossiers patients, recevoir les appels téléphoniques et fixer/confirmer les rendez-vous des patients.

Pour ce qui est de l'aspect administratif, vous aurez entre autres à faire la réception des colis et le suivi des commandes. Pour ce qui est de l'aspect bureautique, vous aurez plus précisément à vous assurer d'une bonne tenue des dossiers patients : numérisation, documents requis et classement. Pour ce qui est de la portion service à la clientèle, vous aurez à accueillir les patients sur place en personne ainsi qu'au téléphone et par courriel. Faire le suivi des appels biannuels.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat médical

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Assiduité et ponctualité
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

INSTITUT CULTUREL AVATAQ INC.

Description de l'entreprise

C’est sur l’assise de l’Institut culturel Avataq que s’appuie aujourd’hui la vigoureuse culture des Inuits. Depuis sa création en 1980, Avataq (comme on appelle l’Institut) s’est bâti une réputation solide en tant que chef de file culturel au Canada et à l’étranger. Son but est d’assurer que la culture et la langue inuites continuent de s’épanouir, de sorte que les futures générations bénéficient du riche patrimoine transmis par nos ancêtres dans toute leur sagesse.

Description de l’offre d’emploi

TECHNICIEN(NE) EN DOCUMENTATION - BUREAU UQAUSIRNIK PIJUNARSAIVIK

L’Institut culturel Avataq est un organisme à but non lucratif dont la mission est la protection et la promotion de la langue et la culture des Inuit du Nunavik. Sous la supervision de la curatrice, le/la registraire assume les responsabilités reliées à la gestion et à la conservation des collections d’art et de biens culturels d’Avataq. Avataq a entrepris la refonte de son département de la langue inuktitut. À cet effet, le Bureau Uqausirnik Pijunarsaivik sera établi comme unité de travail spéciale au sein de l'Institut culturel Avataq jusqu'à ce que le Bureau devienne une entité autonome, et agisse en tant qu'autorité linguistique officielle du Nunavik. Sous la direction du directeur et la supervision du directeur adjoint du Bureau Uqausirnik Pijunarsaivik, le technicien en documentation compile, trie l'information et prépare les documents pour les ateliers de terminologie inuktitut et le Bureau Uqausirnik Pijunarsaivik.

Responsabilités :

• Classer et archiver le matériel réalisé dans le cadre du processus des ateliers de terminologie inuktitut.
• Produire tous les travaux réalisés dans le cadre du processus des ateliers de terminologie inuktitut, en vue de les transformer dans des formats pour la publication : ex. : notamment des livres et du matériel pédagogique.

Qualifications requises :

• Expérience en archivistique et/ou en recherche et classification de données.
• Expérience en formation.
• Bilinguisme (français/anglais – parlé/écrit).
• Connaissances de base en édition et en graphisme.
• Souci du détail, sens des responsabilités et autonomie.
• Solide expérience et bonne connaissance de la culture, de la langue et de l’identité inuit.
• Rigueur et professionnalisme.
• Disponibilité à voyager au Nunavik et/ou ailleurs.

Informations additionnelles :

• Emploi permanent à temps plein.
• Salaire compétitif basé sur l’expérience et plusieurs avantages sociaux – avantages supplémentaires pour les bénéficiaires de la CBJNQ.
• Date limite pour postuler : 18 février 2025.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Avataq respecte l’équité en matière d’emploi.

Soumettre sa candidature à :

Michel Patry, Chef de bureau
4150, Ste-Catherine O. Suite 320
Montréal, Québec H3Z 2Y5
Fax : 514 989-8789
Courriel : parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

La Faculté de médecine vétérinaire de l’Université de Montréal a pour mission de répondre aux besoins de la société en formant, selon les plus hauts standards, des médecins vétérinaires et des experts en santé et en bien-être animal, en sécurité alimentaire et en santé publique. En tant qu’institution vétérinaire francophone reconnue internationalement, la Faculté de médecine vétérinaire s’engage à exceller, à innover et à assurer un leadership en santé animale par son enseignement, sa recherche et ses services à la collectivité.La faculté de médecine vétérinaire offrira dès l’automne 2024 un programme décentralisé de formation en médecine vétérinaire à Rimouski. En partenariat avec l’UQAR ce nouveau programme offrira la chance à 24 étudiants de devenir des futurs médecins vétérinaires.Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vousVotre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.Vous aimez être au cœur de l’action.Vous voulez mettre vos compétences au service d’une organisation qui forge la société de demain.Vos défis au quotidienCréer les examens dans un système maison (StudiUM) selon les normes.Effectuer l’entrée de données des notes de cours et en vérifier l’exactitude.Vérifier la qualité du français (clarté, précision, orthographe et syntaxe) et l’esthétique des documents qui sont traités tels que lettres, plans et notes de cours, examens et voir à la mise en page des documents. Voir à la mise à jour des données (saisie, vérification et correction) dans les systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières.Rédiger et mettre à jour les procédures reliées aux activités de son secteur. Participer à la définition des étapes et échéanciers de travail.Assurer l’impression des copies d’examen et leur surveillance, en l’absence de la technicienne en coordination du travail de bureau.Rédiger de la correspondance relative à son travail.Effectuer le classement et l’archivage des dossiers. Participer à la coordination d’événements.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Permanent

Travailler chez

LJV CPA

signifie bien plus que de travailler pour un simple cabinet comptable. La jeunesse de notre équipe apporte un vent de fraîcheur ainsi qu'une touche humaine à tous les projets de nos collaborateurs. Nous sommes un cabinet à l'écoute de sa clientèle, toujours à la disposition et à la hauteur de ses gens et également en mesure d'offrir un service personnalisé, compréhensible et prévisible.

Le cabinet comptant désormais plus de 50 professionnels est en pleine croissance et nous sommes présentement à la recherche d'un(e)

adjoint(e) administratif(ve).

Joins-toi à nous !

En intégrant notre équipe, plusieurs avantages s’offrent à toi!

• Horaire allégé durant la période estivale ;
• Un accès à une gamme complète d'assurances collectives ;
• Un accès à des avantages sociaux sur mesure à tes besoins ;
• Un accès direct aux associés qui te feront évoluer professionnellement ;
• Un employeur qui a à cœur la santé et le bien-être de son équipe ;
• La chance de contribuer au succès du cabinet et à son développement ;
• Salaire compétitif ;
• Heures supplémentaires rémunérées ;

De la formation continue.

Responsabilités

L’adjoint(e) administrative s’occupe de divers aspects de l’administration des dossiers. Elle / Il a un grand sens de l’organisation afin d’effectuer le suivi et classement des dossiers, de bien connaître les types de demandes des clients et d’y répondre efficacement.

Ces tâches administratives requièrent de la rigueur ainsi qu’un excellent sens de la communication avec les différents intervenants.

Prendre en charge la gestion documentaire des documents entrants ainsi que ceux transmis aux clients via notre portail ;

Accompagner les clients dans l’obtention des autorisations et de la documentation nécessaires à l’ouverture des mandats du cabinet (audit, compilation, impôts, etc.) ;

Imprimer les états financiers ainsi que les déclarations fiscales et prendre un rendez-vous pour l’associé, si nécessaire ;

Assurer la mise à jour continue des informations des clients dans la base de données et classer adéquatement la documentation ;

Répondre aux demandes des différents intervenants et en assurer le suivi ;

Veiller à la gestion et à la destruction sécurisée des documents ;

Effectuer toute autre tâche connexe liée au volet administratif.

Passionné(e) par le service à la clientèle ;

Diplôme en technique de secrétariat ou dans un domaine connexe ;

Au moins trois ans d'expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve), idéalement dans un cabinet comptable ;

Excellentes compétences organisationnelles et capacité de planification ;

Rigueur dans l’exécution des tâches et gestion efficace des priorités ;

Bonne maîtrise de l’environnement Office 365 et facilité à apprendre de nouveaux logiciels ;

Excellentes habiletés interpersonnelles et bon entregent ;

Bonne communication orale et écrite en français ;

Esprit d’équipe.

Devenez un actif pour la collectivité!

Faites partie de l’équipe de la CDPQ et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois.es en créant un monde plus durable.

À la CDPQ  :

• On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale.
• On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.
• On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés d’expert.e.s généreux de leur savoir.
• On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission.

Description d'emploi

Membre de la première vice-présidence, Affaires juridiques, conformité et secrétariat, la personne titulaire est basée à Montréal et travaille en étroite collaboration avec les parajuristes et avocats de la CDPQ.

Elle démontre rigueur et professionnalisme et favorise la collaboration et le travail d’équipe. Elle effectue la prise de besoin, prépare les documents ou coordonne la préparation des documents relatifs à l’administration juridique, la constitution, la modification ou la dissolution des filiales et structures de détention internes de la CDPQ et assure la conservation de leurs archives.

En soutien à l’avocat en investissement, elle agit comme personne pivot pour les équipes internes dans les dossiers d’investissements où elle est appelée à contribuer.

Ce que vous ferez

Contribuer à l’analyse et à la gestion de l’information corporative sur les filiales et structures de détention de la CDPQ, incluant certaines à l’extérieur du Québec ;

Participer aux projets ou initiatives soutenus par l’équipe, notamment en ce qui a trait à la création de filiales ou de structures de détention ou aux réorganisations internes ;

Coordonner la prise de besoin auprès des diverses parties prenantes et préparer l’ensemble des documents relativement à l’administration juridique, la création, la dissolution ou la modification des filiales ou en coordonner la préparation auprès de conseillers externes ;

Coordonner, orienter et superviser les mandats confiés aux avocats externes qui agissent pour le compte de la CDPQ de façon à ce que les documents soumis sauvegardent les droits et les intérêts de la CDPQ et de ses filiales ;

Assurer l’archivage et la mise à jour des documents pertinents, dont les livres corporatifs, et saisir les données à l’aide des outils technologiques internes et sur les bases de données externes, comme celle du Registraire des entreprises ;

Collaborer à la création de modèles de résolutions, de délégations et de documents légaux standards et s’assurer de leur mise à jour ;

Effectuer des recherches juridiques à l’aide de diverses bases de données ;

Obtenir des signatures, notarisation ou légalisation tout en s’assurant de la conformité des signatures avec les documents corporatifs pertinents ;

Répondre aux demandes d’information formulées par toute équipe de la CDPQ en lien avec les filiales et structures de détention de la CDPQ.

Ce que vous êtes

Rigueur et souci du détail;

Grand sens de la collaboration et du travail en équipe;

Sens de l’organisation et des priorités et capacité à gérer plusieurs demandes en parallèle;

Flexibilité et optimisme;

Professionnalisme et courtoisie;

Discrétion;

Autonomie.

Ce que vous apportez

Détenir l’une ou l’autre de ces formations ou expériences pertinentes  :

Détenir un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente à titre de parajuriste, incluant en droit des sociétés (Loi sur les sociétés par action du Québec, Loi sur la publicité légale des entreprises); et

Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique juridique, en technique de secrétariat, bureautique ou d’un domaine connexe; ou

Diplôme d’études universitaires (Baccalauréat ou certificat) dans une discipline liée aux sciences humaines avec un profil axé sur le droit ; ou

Toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;

Excellente maitrise de la suite Microsoft Office, plus spécifiquement Outlook, Word, PowerPoint et Excel;

Connaissance des applications Englobe, DocuSign ou Visio, un atout; Excellente communication orale et écrite en français;

Maîtrise de l’anglais

à l’écrit.

Interactions fréquentes en anglais à l’oral et à l’écrit avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec tels que des fournisseurs de services, des cabinets avocats, des pairs, des banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit et agences de crédit, etc.

Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre la CDPQ !

Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.

La CDPQ offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre vous intéresse et même si votre candidature ne correspond pas à toutes les exigences du poste, n’hésitez pas à appliquer ou à nous contacter!

La CDPQ s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour l’ensemble de ses employé.e.s. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.

La CDPQ représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.

Description du poste

Le titulaire de ce poste est responsable de la gestion des services juridiques et du secrétariat corporatif. Il planifie, organise, dirige et contrôle les activités de sa direction. Il en assure l'opérationnalisation en fonction des meilleures pratiques et conformément aux ententes contractuelles, aux lois et réglementations en vigueur et des processus du système de management de la qualité. Il devra également jouer un rôle au niveau des activités de litige, assurer un support au niveau de la rédaction, analyser et rechercher selon le besoin et, plus particulièrement, dans le domaine du droit de la construction, du droit civil, du droit administratif et du droit commercial / corporatif.

Responsabilités principales

• Assurer l'alignement des services juridiques avec les valeurs et les orientations stratégiques globales de l'organisation;
• Gérer l'ensemble des activités juridiques en fonction des objectifs et des orientations de GCR;
• Établir les ressources humaines et matérielles requises suivant le cadre budgétaire pour sa direction;
• Soutenir, former et superviser les employés sous sa direction;
• Agir à titre de secrétaire corporatif lors des réunions du conseil d'administration;
• Assurer les suivis réglementaires avec la RBQ et faire les représentations nécessaires pour requérir des ajustements et modifications à la réglementation;
• En collaboration avec son équipe, fournir les avis juridiques nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation et soutenir le comité de direction pour toutes questions législatives et réglementaires;
• Représenter l'organisation dans tout litige de nature juridique et faire valoir les droits de l'organisation;
• Assurer le suivi des changements légaux, réglementaires et jurisprudentiels pouvant affecter l'organisation et proposer les changements requis;
• Agir en tant qu'expert-conseil au sein de l'organisation dans l'application de lois et règlements auxquels elle est assujettie;
• Siéger à différents comités internes ou externes, reliés à sa fonction;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil des compétences et qualifications requises

• Être titulaire d'un baccalauréat en droit et être membre du Barreau du Québec avec dix ans d'expérience dans un rôle similaire. Toute autre combinaison de formation et d'expérience sera considérée;
• Expérience dans le secteur de la construction résidentielle, idéalement dans le domaine de l'inspection de bâtiment, sera considérée comme un atout;
• Expérience en gestion;
• Efficace, axé sur les résultats et possédant de solides habiletés relationnelles;
• Démontrer et promouvoir une grande capacité d'adaptation aux changements;
• Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie;
• Avoir un sens politique et des aptitudes pour la négociation;
• Maîtriser la communication orale et écrite.

Un rôle clé en soutien aux relations de travail ✨

Tu cherches un poste où ton sens de l’organisation, ta rigueur et ta maîtrise des outils technologiques feront une réelle différence ? Rejoins notre équipe en tant que coordonnateur

• trice administratif
• ve en relations de travail et contribue au bon déroulement des activités liées aux négociations collectives et à la gestion des dossiers stratégiques.

Ton rôle au quotidien :

Assurer la coordination et le suivi des négociations collectives

Analyser et compiler des données essentielles en relations de travail

Concevoir des rapports, tableaux de bord et présentations pour faciliter la prise de décision

Optimiser les processus grâce aux outils technologiques et assurer une gestion documentaire efficace

Notre missionConcevoir, construire et gérer de manière responsable des logements durables adaptés aux besoins de la population étudiante au Québec.Travailler avec nous !Travailler à UTILE, c’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employé

• es un milieu professionnel épanouissant !Notre histoireUTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître par son expertise sur la question du logement étudiant. À travers une structure composée de plusieurs entités légales OBNL, UTILE opère actuellement un parc immobilier comptant plus de 600 appartements en opération et compte plus de 1700 logements en développement.Le mandatFaisant partie intégrante d'une équipe dynamique pour qui la collaboration et le respect sont des valeurs fondamentales, vous aurez notamment à participer activement à des dizaines de transactions annuellement ainsi que supporter la conformité corporative d'une vingtaine d'entités sans but lucratif. Nous recherchons une personne à l'aise dans un environnement innovant et en constante évolution capable d'agilité, d'initiative et de créativité pour travailler sur plusieurs demandes à la fois.Ce que nous offrons !Poste permanent à temps plein;Horaire flexible;Horaire hybride (présentiel les lundis, les mardis et jeudis);Digital nomade : télétravail possible quatre (4) semaines par année;Onze (11) fériés payés;Assurances collectives;Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;Ordinateur et téléphone fournis et / ou remboursés;Quatre (4) semaines de vacances sur une base annuelle;Cinq (5) congés personnels;Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;Esprit de collaboration;Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!TâchesPréparer, rédiger et réviser différents documents de nature juridique;Réviser les documents et actes pour s’assurer qu’ils soient conformes aux processus internes;Participer activement aux transactions de financement et immobilières (par exemple, coordonner les agendas de clôture en collaboration avec les autres parties prenantes, coordonner la signature des documents juridiques);Participer au processus de vérification diligente des transactions immobilières (par exemple, gérer des salles de données virtuelles pour les documents de vérification diligente, identifier certaines clauses dans les contrats, etc.);Maintenir les bases de données du service des affaires juridiques à jour;Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des informations relatives aux entreprises publiées dans le Registre des entreprises du Québec;Rédiger, réviser et mettre en page les résolutions et autres documents en vue des CA et comités;Effectuer diverses recherches en droit immobilier et corporatif, y compris les recherches simples de titres au Registre foncier et des recherches sur différents thèmes juridiques;Effectuer des recherches dans différents registres (Registre des entreprises, Registre foncier, RDPRM, SOQUIJ, Infolot, etc.);Effectuer une veille juridique et collecter les renseignements pertinents aux activités de l’organisation;Participer à la mise en place de systèmes et de processus d'amélioration continue au sein du service des affaires juridiques;Assurer un suivi de la facturation des cabinets externes;Assurer le suivi des différents dossiers en cours;Effectuer certaines tâches de nature cléricales lorsque requis;Réaliser toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du services des affaires juridiques;Au moins 4 ans d’expérience dans un cabinet de notaire ou un cabinet d’avocats comme parajuriste en droit corporatif et / ou en droit immobilier;Expérience dans la coordination de transactions immobilières ou de financement un atout;Formation en secrétariat juridique (DEP), technique juridique (DEC), certificat en droit ou toute autre qualification, formation ou expérience pertinente sera prise en considération;Entregent et capacité à développer de bonnes relations;Capacité à évoluer dans un environnement en changement, en pleine croissance et en phase de structuration;Minutie, rigueur, souci du détail;Grande capacité à établir des priorités et à organiser son travail, avoir le sens de l’initiative;Curiosité et intérêt pour apprendre et avoir des tâches variées et nouvelles;Capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois;Discrétion et fiabilité;Excellente qualité rédactionnelle, en français (en anglais un atout).

Gestionnaire RH - Administration - hybride Vous avez une expérience de gestionnaire en ressources humaines combiné à la gestion des opérations ?   Vous souhaitez jouer un rôle central, collaborer à des projets variés et possédez une influence positive et mobilisatrice ?  Cet employeur, en pleine croissance et respecté pour son expertise, recherche un leader dynamique pour gérer l'administration et assurer le bon fonctionnement des activités du bureau. Vous collaborerez concrètement à la gestion des ressources humaines notamment en assurant les activités liées à la dotation, l'intégration des employés, aux évaluations de rendement et à l'organisation d'événements. De plus, vous jouerez un rôle de gestion, de support et d'encadrement auprès du bureau et des membres de l'équipe.  COMPÉTENCES RECHERCHÉES  : Formation universitaire en administration, ressources humaines ou dans un domaine relié ;CRHA, un atout ;Expérience démontrée dans un rôle de gestionnaire RH et des opérations ;Expérience en gestion d'équipes ;Maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit ;Bonnes capacités organisationnelles et sens des priorités ;Dynamisme et excellentes qualités relationnelles ;Professionnalisme, autonomie et sens de la discrétion ;Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office.L'emploi du masculin n'est utilisé que pour alléger le contenu. CE DÉFI VOUS INTÉRESSE? Nous espérons vous rencontrer rapidement!  Veuillez nous transmettre votre candidature aussitôt que possible à l'adresse :  [email protected], en précisant le numéro de référence :  25-0087P. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Cependant seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons aux principes d'égalité en matière d'emploi. Des services de coaching professionnel sont disponibles, frais en sus. CNESST - Numéro de permis : AP-2000442

Notre mission

Concevoir, construire et gérer de manière responsable des logements durables adaptés aux besoins de la population étudiante au Québec.

Travailler avec nous !

Travailler à UTILE, c’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employés un milieu professionnel épanouissant !

Notre histoire

UTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître par son expertise sur la question du logement étudiant. À travers une structure composée de plusieurs entités légales OBNL, UTILE opère actuellement un parc immobilier comptant plus de 600 appartements en opération et compte plus de 1700 logements en développement.

Le mandat

Faisant partie intégrante d'une équipe dynamique pour qui la collaboration et le respect sont des valeurs fondamentales, vous aurez notamment à participer activement à des dizaines de transactions annuellement ainsi que supporter la conformité corporative d'une vingtaine d'entités sans but lucratif. Nous recherchons une personne à l'aise dans un environnement innovant et en constante évolution capable d'agilité, d'initiative et de créativité pour travailler sur plusieurs demandes à la fois.

Ce que nous offrons !

• Poste permanent à temps plein;
• Horaire flexible;
• Horaire hybride (présentiel les lundis, les mardis et jeudis);
• Digital nomade : télétravail possible quatre (4) semaines par année;
• Onze (11) fériés payés;
• Assurances collectives;
• Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
• Ordinateur et téléphone fournis et / ou remboursés;
• Quatre (4) semaines de vacances sur une base annuelle;
• Cinq (5) congés personnels;
• Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
• Esprit de collaboration;

Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!

Tâches

• Préparer, rédiger et réviser différents documents de nature juridique;
• Réviser les documents et actes pour s’assurer qu’ils soient conformes aux processus internes;
• Participer activement aux transactions de financement et immobilières (par exemple, coordonner les agendas de clôture en collaboration avec les autres parties prenantes, coordonner la signature des documents juridiques);
• Participer au processus de vérification diligente des transactions immobilières (par exemple, gérer des salles de données virtuelles pour les documents de vérification diligente, identifier certaines clauses dans les contrats, etc.);
• Maintenir les bases de données du service des affaires juridiques à jour;
• Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des informations relatives aux entreprises publiées dans le Registre des entreprises du Québec;
• Rédiger, réviser et mettre en page les résolutions et autres documents en vue des CA et comités;
• Effectuer diverses recherches en droit immobilier et corporatif, y compris les recherches simples de titres au Registre foncier et des recherches sur différents thèmes juridiques;
• Effectuer des recherches dans différents registres (Registre des entreprises, Registre foncier, RDPRM, SOQUIJ, Infolot, etc.);
• Effectuer une veille juridique et collecter les renseignements pertinents aux activités de l’organisation;
• Participer à la mise en place de systèmes et de processus d'amélioration continue au sein du service des affaires juridiques;
• Assurer un suivi de la facturation des cabinets externes;
• Assurer le suivi des différents dossiers en cours;
• Effectuer certaines tâches de nature cléricale lorsque requis;
• Réaliser toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service des affaires juridiques;

Qualifications

• Au moins 4 ans d’expérience dans un cabinet de notaire ou un cabinet d’avocats comme parajuriste en droit corporatif et / ou en droit immobilier;
• Expérience dans la coordination de transactions immobilières ou de financement un atout;
• Formation en secrétariat juridique (DEP), technique juridique (DEC), certificat en droit ou toute autre qualification, formation ou expérience pertinente sera prise en considération;
• Entregent et capacité à développer de bonnes relations;
• Capacité à évoluer dans un environnement en changement, en pleine croissance et en phase de structuration;
• Minutie, rigueur, souci du détail;
• Grande capacité à établir des priorités et à organiser son travail, avoir le sens de l’initiative;
• Curiosité et intérêt pour apprendre et avoir des tâches variées et nouvelles;
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers à la fois;
• Discrétion et fiabilité;

Excellente qualité rédactionnelle, en français (en anglais un atout).

Description du poste

Nous recherchons un(e) Directeur(trice) Administration & Finance expérimenté(e) pour prendre en charge la gestion financière et administrative d’une entreprise du secteur de la construction. Ce rôle clé implique la supervision des finances, de la comptabilité, des processus administratifs et la participation à la stratégie d’entreprise.

Responsabilités principales

Superviser la gestion financière, incluant les comptes recevables (50M$), la trésorerie et les états financiers.

Assurer le suivi et la collection des comptes clients, incluant les quittances et les réclamations de caution.

Superviser la conciliation bancaire, les remises fiscales et les obligations comptables mensuelles, trimestrielles et annuelles.

Élaborer et mettre en œuvre les politiques comptables et les procédures de contrôle interne.

Travailler en étroite collaboration avec la direction pour optimiser la santé financière et stratégique de l’entreprise.

Superviser une petite équipe administrative et financière.

Assurer la conformité avec les réglementations en vigueur, notamment en matière de dénonciations contractuelles et d’hypothèques légales.

Participer à la gestion des assurances (biens, automobiles, responsabilités) et aux négociations des termes de renouvellement.

Assurer le lien avec les institutions financières, les vérificateurs et les assureurs.

Accompagner la transition vers un nouveau logiciel financier.

Profil recherché

Expérience de 5 à 10 ans dans un rôle similaire.

Expérience dans le secteur de la construction ou domaine connexe (un atout).

Connaissance des règlements CCQ et des dénonciations de contrat (un plus).

Forte capacité d’analyse et de gestion des priorités.

Excellente maîtrise d’Excel et des outils financiers.

Leadership affirmé et capacité à travailler de manière autonome.

Français courant, anglais fonctionnel (7 / 10).

Votre

rôleÀ titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilitésSoutien administratif de la direction

Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches

Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée

Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies

Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée

Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session

Coordonner certaines activités liées aux réunions

Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures

Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements

Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme

Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers

Faire la rédaction de comptes-rendus

Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives

Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances

Soutien aux enseignements

Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage

Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs

Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver

Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres

Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)

Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités

Soutien au développement de la direction

Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements

Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction

Nous offrons

Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h / semaine)

Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolarité

Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

4 semaines de vacances après un an de service

13 jours fériés, payés et chômés

Jusqu’à 10 jours de congé maladie

Mode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur

Programme de soutien aux études

Programme d'aide aux employés et à votre famille

Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…)

Stationnement disponible pour auto ($) et vélo

Service de cafétéria, café étudiant

Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

InformationMme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000

Vos forces

Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification

Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur

Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client

Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes

Posséder un bon esprit de synthèse

Atouts

La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo

Vous détenez

Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes

Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement

Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit

Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro

Une connaissance du moteur de recherche Sphinx

La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Pour vous joindre à l’équipeVous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante  :

au plus tard le

5 mars 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Votre rôle

À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilités

Soutien administratif de la direction

• Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches.
• Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée.
• Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies.
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée.
• Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session.
• Coordonner certaines activités liées aux réunions.
• Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures.
• Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements.
• Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme.
• Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers.
• Faire la rédaction de comptes-rendus.
• Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives.
• Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances.

Soutien aux enseignements

• Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage.
• Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs.
• Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver.
• Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres.
• Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance).
• Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.
• Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités.

Soutien au développement de la direction

• Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements.
• Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction.

Nous offrons

• Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h / semaine).
• Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolarité.
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke).

Avantages :

• 4 semaines de vacances après un an de service.
• 13 jours fériés, payés et chômés.
• Jusqu’à 10 jours de congé maladie.
• Mode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent).
• Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent).
• Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur.
• Programme de soutien aux études.
• Programme d'aide aux employés et à votre famille.
• Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…).
• Stationnement disponible pour auto ($) et vélo.
• Service de cafétéria, café étudiant.
• Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires.

Information

Mme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000

Vos forces

• Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification.
• Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur.
• Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client.
• Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes.
• Posséder un bon esprit de synthèse.

Atouts

• La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo.

Vous détenez

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes.
• Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement.
• Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit.
• Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro.
• Une connaissance du moteur de recherche Sphinx.
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle.

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante : [email protected], au plus tard le 5 mars 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.