Sommaire du poste :

Sous la responsabilité de ressources humaines, le (la) titulaire rédige, produit et fait le suivi de divers documents. Il (elle) contribue à l’efficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste.

Responsabilités :

• Effectue et reçoit des appels;
• Assiste les ressources humaines dans leurs fonctions;
• Rédige et prépare divers documents, la correspondance ;
• Maintient à jour le registre des documents en circulation et effectue les suivis;
• Tient à jour et entre les données dans le logiciel et imprime les rapports ;
• Effectue l’ouverture de dossiers et le classement des documents;
• S’assure de communiquer les informations importantes aux différents départements;
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• 3 à 5 ans d'expérience dans le rôle d’adjoint administratif
• Excellente maîtrise de la suite Office
• Organisation du travail
• Bonne maîtrise du français écrit
• Aisance avec l’anglais écrit et parlé
• Avoir de la facilité à exécuter plusieurs tâches en même temps
• DEP, DEC ou BACC en administration ou bureautique

Travailler pour Le Glenmount :

• Acquérir de l’expérience en travaillant avec une clientèle diversifiée et multiculturelle;
• Profiter de nombreuses opportunités de formation et d’apprentissage;
• Faire partie d’une équipe qui vise plus haute qualité de service;
• Bénéficier d’un horaire flexible selon votre rythme de vie.

Description de poste

Employeur

GESTION DES COPROPRIETES INC.

Description de l'entreprise

GDC Gestion est une entreprise innovatrice, spécialisée en gestion immobilière en forte croissance. Notre équipe dynamique cherche des talents pour participer à la croissance et acquérir une riche expérience en gestion de copropriété et dans le secteur immobilier en général. Notre mission est d’assurer la conservation et le développement du parc immobilier de nos clients et le confort des résidents. Nous développons constamment des nouvelles procédures et technologies pour améliorer le service fourni et l’efficacité interne. Un horaire flexible et une possibilité de travail à distance avec nos outils de collaboration virtuelle sont également offerts. Les initiatives créant de la valeur pour nos clients et notre entreprise et l’esprit entrepreneurial sont fortement encouragés et dûment récompensés.

Emploi pour ressortissants ukrainiens

Cette offre d'emploi provient d'un employeur qui est disposé à recruter des Ukrainiens et Ukrainiennes fuyant la guerre.

Description de l’offre d’emploi

• Soutien administratif aux gestionnaires dans le service aux clients.
• Préparation de Rapports de Gestion.
• Tenue de dossiers internes.
• Préparation et gestion des communications internes et externes.
• Soutien à la clientèle: Réponse et gestion des appels et courriels des clients.
• Gestion du courriel externe et interne.
• Toute tâche administrative connexe et raisonnable nécessaire aux opérations de l’entreprise.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif

Langues

• Français parlé et écrit - Moyen
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description du poste

Chef de file dans le domaine de l’ingénierie de la donnée, Groupe Civitas Inc. met au service de ses clients son savoir-faire en arpentage, en ingénierie, en science du bâtiment et en géomatique grâce à l’expertise de ses professionnels chevronnés.

Chez Groupe Civitas Inc., toutes les fins de semaines sont de longs weekends car nous travaillons 4 jours par semaine tout au long de l’année.

L’horaire de travail est de 35 heures réparties sur 4 jours, soit du lundi au jeudi.

L’entreprise souhaite ajouter une nouvelle personne à son équipe de Science du bâtiment afin de soutenir la croissance du département et ainsi répondre à la demande grandissante de ses clients.

L’expérience employé chez Groupe Civitas Inc. c’est :

• L’opportunité de travailler sur des projets stimulants et variés
• Un environnement de travail dynamique et chaleureux
• Une rémunération compétitive
• Des vacances annuelles incluant des congés additionnels durant le temps des fêtes
• Un horaire de travail sur 4 jours
• Une politique de télétravail hybride
• Un régime complet d’assurances collectives
• Un régime REER-RPDB avec participation de l’employeur
• Une entreprise qui encourage la formation continue et la conciliation travail et vie personnelle

Responsabilités :

• Effectuer l’ouverture des mandats en sciences du bâtiment et préparer les offres de services
• Rédiger les différents types de documents et effectuer des tâches de type cléricales
• Participer à la rédaction / révision de rapports
• Assurer un suivi auprès de la clientèle pour chaque projet
• Voir au respect des dates de livraison et de la facturation des projets
• Soutenir le directeur dans la réalisation de son travail administratif
• Coordonner les agendas de travail pour l’ensemble de l’équipe de science du bâtiment.
• Maintenir les fiches techniques détaillant les différentes composantes d’un bâtiment

Profil recherché :

• DEP ou DEC en administration
• Minimum de trois (3) années d’expérience en administration
• Formation ou expérience dans le domaine du bâtiment est un atout
• Orienté vers le service client et les résultats
• Solides aptitudes interpersonnelles
• Autonomie et sens des responsabilités
• Rigueur, minutie et sens du détail
• Excellente maîtrise de la Suite Office, particulièrement Word et Excel
• Très bonne maîtrise du français
• Être légalement autorisé à travailler au Canada

Ce poste vous intéresse?

Alors, faites-nous parvenir votre candidature par courriel au [email protected].

À propos de nous

Chef de file dans le domaine de l’ingénierie de la donnée, l’arpentage, la géomatique, de l’ingénierie et de la science du bâtiment, Groupe Civitas Inc. est une entreprise multidisciplinaire, composée de professionnels chevronnés reconnue partout au Canada. Nous sommes en mesure d’offrir à nos clients un service clé en main qui leur permet de concrétiser leurs projets les plus ambitieux.

Groupe Civitas Inc. prône un environnement de travail inclusif et équitable. À cette fin, nous avons mis sur pied notre programme d’accès à l’égalité en emploi pour augmenter la diversité au sein de notre entreprise.

Nous offrons une assistance aux personnes handicapées ou ayant une limitation fonctionnelle tout au long du processus d’embauche afin de rendre celui-ci accessible à tous.

Description de poste :

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) dédié(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal soutiendra les opérations quotidiennes, gérera l'inventaire et assurera une coordination logistique fluide, contribuant ainsi à l'efficacité et au succès global de notre entreprise.

Responsabilités :

• Planifier et coordonner les livraisons avec les clients et les partenaires logistiques.
• Veiller au respect des calendriers de livraison et gérer tout défi logistique.
• Maintenir la communication avec les fournisseurs et les clients concernant le statut des commandes.
• Traiter et résoudre les demandes et problèmes des clients.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la saisie de données, le classement et la tenue de dossiers.
• Aider à la préparation des factures, des bons de commande et d'autres documents.
• Gérer les appels téléphoniques et les courriels, en offrant un excellent service à la clientèle.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données des clients.
• Effectuer des saisies comptables de base (QuickBooks).

Exigences :

• Bilinguisme en français et en anglais.
• Diplôme d'études collégiales ou équivalent; une formation supplémentaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un plus.
• Expérience préalable dans un rôle similaire, de préférence dans l'industrie florale ou de grossiste.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps solides.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à travailler dans un environnement au rythme rapide et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Attention aux détails et attitude proactive.

Si vous êtes une personne dynamique, organisée et axée sur le service à la clientèle, nous serions ravis de vous rencontrer.

Rejoignez notre équipe et contribuez à créer des expériences exceptionnelles pour nos clients !

Compétences :

• Communication efficace
• Compétences interpersonnelles
• Résolution de problèmes
• Gestion du temps
• Travail d'équipe
• Attitude positive

Description du poste

Le titulaire du poste assistera le contrôleur régional pour la responsabilité comptable de l’ensemble de l’entreprise. Il relèvera du directeur général et aura à interagir régulièrement avec le contrôleur régional et les autres membres de la direction.

Ce que nous vous offrons :

• Un environnement de travail dynamique et collaboratif.
• Possibilité de développement professionnel au sein d’une entreprise en croissance.
• Avantages sociaux compétitifs incluant assurances, congés payés et régime d’épargne retraite.
• Programmes de reconnaissance pour valoriser vos contributions.
• Réductions dans les hôtels Marriott et Hilton.

Responsabilités du poste

• Conciliation mensuelle des dépôts de tous les comptes de banque pour la conciliation bancaire.
• Préparation et conciliation du Daily Report pour chaque hôtel.
• Préparer les écritures de fin de mois (courus, ajustements, décomptes d’inventaire, factures interco, etc.) et les soumettre au Contrôleur régional pour approbation selon l’échéancier établi.
• Comptes payables (entrer les factures dans le système, préparer les paiements par virement ou par chèque, classer les factures, faire les suivis avec les fournisseurs).
• Comptes recevables (création des comptes clients, mise en place des DB, préparer et envoyer les factures groupe et DB, faire des suivis réguliers sur le Aging, documenter les étapes de collection, saisir les paiements reçus).
• Gestion de l’encaisse (décomptes de caisse, préparer, balancer et effectuer les dépôts bancaires, faire du change, initier les virements entre comptes).
• Paie (entrer la paie, effectuer les entrées de journal pour la paie, configurer les bénéfices taxables et déductions, etc.).
• Préparer et effectuer les remises des frais aux franchiseurs et à la compagnie de gestion.
• Montage de la documentation requise pour les auditeurs externes et / ou vérificateurs.
• Mettre à jour le ACTFOR avec les données actualisées.
• Préparer et effectuer les remises gouvernementales (TPS, TVQ, taxe d’hébergement, MEV, Sommaire Relevé 1, autres droits / taxes) dans les délais prescrits.
• Tenir à jour les registres externes (i.e. déclarations des salaires CNESST, Registre des Entreprises, permis, etc.).
• Encadrer, de concert avec le directeur de la réception, le personnel d’audition de nuit.
• Remplir les demandes de subvention, s’il y a lieu.
• Maintenir un système de classement et d’archivage ordonné.
• Faire appliquer les contrôles internes et procédures comptables de la compagnie de gestion à travers l’entreprise et prendre part à leur implantation.
• Participer à l’exercice annuel de planification budgétaire.
• Prendre part aux décomptes mensuels et annuels d’inventaire.
• Répondre aux questions d’ordre comptable des employés et des cadres de l’hôtel.
• Préparer et distribuer les rapports financiers et les statistiques de performance à la demande du Contrôleur régional ou du Directeur Général.

Compétences & Qualités

• 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral).
• Solide maîtrise des outils informatiques, en particulier Excel.
• Rigueur, sens de l’organisation et attention au détail.
• Bon jugement et capacité à gérer les priorités de manière efficace.

À propos d'Urgo Hotels Canada

Urgo Hotels Canada est un chef de file dans la gestion hôtelière, avec une expérience de plus de quatre décennies.

Grâce à un partenariat stratégique avec Hersha Hospitality Management (HHM), nous avons renforcé notre présence avec plus de 235 hôtels en Amérique du Nord, dont 17 au Québec.

Rejoignez une équipe qui valorise l'excellence, la collaboration et l'entrepreneuriat pour créer des expériences mémorables pour nos clients.

• Autonome, faire preuve d'initiative et de bon jugement.
• Rigoureux, très organisé et professionnel.
• Connaissance en hôtellerie un atout.
• Excellente connaissance d’Excel (très avancé).

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Employeur

Carrefour jeunesse-emploi (CJE) de Verdun

Description de l'entreprise

Le Carrefour jeunesse-emploi de Verdun est un organisme sans but lucratif qui vise l’intégration en emploi, le retour aux études, la persévérance scolaire et l’autonomie sociale des jeunes et des adultes de 15 à 35 ans de Verdun et de L’Île-des-Sœurs.

Description de l’offre d’emploi

Le Carrefour jeunesse-emploi (CJE) de Verdun est un organisme sans but lucratif ayant pour mission d’accompagner les personnes de 15 à 35 ans qui habitent à Verdun et à L’Île-des-Sœurs dans leur épanouissement professionnel, personnel et social en vue d’assurer leur bien-être au sein de la collectivité. Pour y arriver, le CJE de Verdun offre des services-conseils, de la formation et une variété d’activités en fonction des besoins spécifiques de chacun, peu importe sa situation socioéconomique.

Tâches :

• Accueillir les personnes qui se présentent et leur offrir un excellent service à la clientèle.
• Répondre au téléphone et acheminer les appels aux conseiller.ère.s.
• Remplir les formulaires pour la prise des rendez-vous.
• Exécuter, à la demande des conseiller.ère.s, d’autres tâches de bureau, notamment photocopies, envoi de télécopies, envoi de courriels, traitement de texte, etc.
• Saisir des données à l’ordinateur (CV, lettres de présentation, etc.).
• Donner des renseignements d’ordre général à la clientèle.

Exigences :

• Expérience dans le domaine.
• DEP en secrétariat ou formation en lien avec le poste.
• Bonne connaissance d’internet et des logiciels MS Office.
• Très bon français écrit.
• Excellent jugement.
• Professionnalisme, discrétion et grande courtoisie.
• Bilinguisme obligatoire (français / anglais). (Une partie de notre clientèle est anglophone et allophone et la personne secrétaire-réceptionniste doit être en mesure de communiquer avec ces personnes en anglais)

Horaire de travail :

Les mercredis de 9h à 16h30 (7 heures / semaine), ainsi qu’effectuer des remplacements sporadiques lorsque notre secrétaire-réceptionniste à temps plein doit s’absenter ou prendre ses vacances (sur semaine, principalement de jour et occasionnellement le mardi soir, à raison d’environ 45 jours par année au total).

Salaire offert :

Selon l’échelle salariale de la convention collective (entre 19,08$ et 25,67$ de l’heure)

Date prévue d’entrée en fonction :

Novembre 2024

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

7 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Description de poste

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

Le campus de Trois-Rivières, en Mauricie de la Faculté de Médecine offre, depuis 2004, la formation complète en médecine, en région à mi-chemin entre les deux principaux pôles urbains de la province: Montréal et Québec. Il vous propose un encadrement personnalisé dans un environnement privilégié, situé au cœur d’une région dynamique. Nos finissantes et finissants ont poursuivi leur parcours un peu partout au Canada dans diverses spécialités: médecine de famille, psychiatrie, anesthésiologie, pédiatrie, urologie.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous avez une passion pour la gestion des opérations administratives et des dossiers étudiants.
• Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
• Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
• Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices.
• Vous voulez mettre vos compétences au service d’une organisation qui contribue à forger la société de demain.

Vos défis au quotidien

• Coordonner les opérations administratives ou matérielles qui vous sont confiées et participer aux différentes opérations facultaires relatives à la gestion des études et de la recherche.
• Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir votre gestionnaire dans la réalisation de son mandat, incluant des tâches de mise en page, de rédaction, de création de contenu, de prise de note, de révision, de gestion d’agenda, de classement et d’archivage.
• Veiller à l’organisation et au bon déroulement des rencontres, incluant certaines activités spéciales (colloques, collation des grades), et gérer les horaires en fonction des priorités et des urgences.
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques en bureautique, en administration, en comptabilité ou diplôme universitaire pertinent à la fonction.
• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
• Une aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.

Notre promesse d'employeur

• Un taux horaire entre 25,81 $ à 33,65 $ en fonction de votre expérience.
• Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue.

Davantage d'information sur le poste

• Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à l'interne pour faciliter la recherche d'emploi avec le titre utilisé sur le marché.
• Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine.
• Une organisation du travail en mode hybride pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle.
• Lieu de travail : Campus de Trois-Rivières, en Mauricie.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description de l'offre d'emploi

Employeur

ANA ARCHITECTURE INC.

Description de l'entreprise

Notre firme ANA Architecture, fondée en 1982, offre des services professionnels en architecture et en aménagement intérieur dans les domaines de l’institutionnel, du commercial, de l’industriel et du résidentiel. Nous avons bâti au fil des ans une réputation basée sur l’écoute des besoins de nos clients, le respect des programmes, des budgets et des échéanciers des projets et à répondre aux attentes de nos clientèles dans les secteurs public et privé. De plus, notre firme fait partie des collaborateurs précieux de nombreux établissements scolaires situés à la grande région de Montréal.

Description de l’offre d’emploi

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) et en comptabilité pour soutenir la gestion quotidienne de notre firme située au Marché Central et l’exécution des tâches administratives.

Tâches :

• Préparation des factures/paiements et gestion des comptes recevables et payables
• Tenue des livres de comptabilité (incluant le logiciel Sage)
• Assistance à la préparation et à la révision de documents de présentation (ex. offres de services, matériels de promotion, rapports)
• Classement et archivage des dossiers
• Réception et gestion des appels, des courriels et des messages
• Contrôle des achats du bureau et inventaires généraux
• Assistance dans la gestion des dossiers d’entreprise, des réunions et des activités de formation
• Réalisation des études spécifiques (ex. recherche des appels d’offres et achat nouvel équipement)
• Maintien de l’ordre des espaces de travail commun
• Exécution des autres tâches administratives selon les besoins

Qualifications et expérience :

• Études postsecondaires en bureautique, en administration, en comptabilité ou toute autre formation et expérience pertinente équivalente.
• Bonne expérience dans un poste similaire.
• Grande aisance avec les technologies et excellente maîtrise de la suite MS Office.
• Connaissance de base en comptabilité requise et du logiciel de comptabilité (Sage : un atout).
• Sens de l’organisation et de la responsabilité, dynamisme, polyvalence et souci du détail.
• Capacité à établir les priorités selon la charge de travail et à respecter des échéances.
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion des données.
• Aisance avec le service à la clientèle et bon esprit d’équipe.
• Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Anglais fonctionnel (nous desservons une clientèle en partie anglophone).

Avantages :

• Gamme d’assurance collective complète et télémédecine
• Nombreux avantages sociaux : horaires flexibles (en présentiel seulement), congés payés, remboursement des frais d’activité physique, formations, programme de régime d’épargne retraite, etc.
• Stationnement gratuit
• Tenue décontractée

Candidature :

Veuillez nous transmettre votre candidature aussitôt que possible. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles avec qui nous souhaiterons poursuivre le processus.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence
• Assiduité et ponctualité

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieure à l'ÉTS?

Sous la directrice exécutive des relations institutionnelles, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; s'occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI :

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

Habiletés particulières :

• Excellente maîtrise de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).

Autres habiletés :

• Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
• Formation en protocole d'accueil officiel international (un atout).
• Expérience significative en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Compétence approfondie des logiciels de traitement de textes et de données de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Aptitudes à utiliser diverses applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et **** savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous atteignez des objectifs de performance ambitieux, dans un environnement en constante évolution.
• Vous faites preuve d'un sens exceptionnel de l'organisation avec la capacité de réaliser et de prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives, tout en portant une attention méticuleuse au détail.
• Vous savez garantir la confidentialité des informations sensibles, préserver la discrétion et assurer le meilleur niveau de service à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous exercez un jugeme nt avisé dans diverses situations et savez gérer avec équilibres des priorités multiples.
• Vous adoptez une approche proactive et * démontrez des compétences solides en *résolution de problèmes.
• Vous apportez votre dynamisme au * travail d'équipe, tout en faisant preuve d'une *efficacité remarquable dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Prendre note que les candidats.es retenus.es seront invités à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

Vous aimez vous occuper de l’administration ? Vous cherchez un lieu de travail en pleine croissance et vos aptitudes seront mises à bon essai ?

Ça tombe bien, nous sommes actuellement à la recherche d’un / une adjoint(e) administratif(ive) pour notre client situé à Alma, pour un contrat d'une durée de 6 mois au minimum.

Notre usine, à la fine pointe de la technologie dans notre belle région du Lac-Saint-Jean, poursuit son évolution axée sur le respect, la sécurité des travailleurs et travailleuses et un engagement envers la communauté et nos employés.

Plus précisément :

Assurer un support des formations / administratif :

• Mise à jour des matrices de formations
• Mise à jour des matrices de compétences
• Planification des formations
• Suivi de la réalisation des formations
• Support à la rédaction des fiches et matériel de formation
• Support à la rédaction de tout document en lien avec les opérations
• Tâches administratives diverses en support à la chef de service
• Coordonner et suivre le calendrier du directeur du département
• Préparation et tenue des rapports mensuels des formations
• Participation aux diverses rencontres et réunions
• Assurer un suivi auprès des employés afin que tout soit appliqué correctement suite aux formations
• Tout autre tâche connexe

Profil recherché

• DEC ou DEP en techniques administratives ou bureautique
• 3 ans d'expérience minimum dans le domaine administratif
• Excellente connaissance de la suite Office365, particulièrement PowerPoint
• Très bonne connaissance du français tant à l'écrit qu'à l'oral
• Connaissance de l'anglais (un atout)

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique organisé(e), professionnel(le) et polyvalent(e) pour rejoindre notre cabinet d’avocats. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de nos opérations administratives et serez un soutien clé pour nos avocats.

Responsabilités principales

Communication et coordination

• Communication avec les avocats et clients du cabinet
• Suivre les agendas et faire le suivi
• Organiser les rencontres avec les clients ou les rencontres télévisuelles
• Envoyer les dates du protocole aux avocats impliqués et ajouter un rappel deux semaines avant

Les dates indiquées

• Réservation des services d’un sténographe
• Coordonner avec le service de huissiers (Paquette) signification, production à la Cour, etc.
• Dépôt de procédures par le greffe numérique
• Envoi des lettres des avocats du cabinet (effectuer la mise en page, impression sur papier du cabinet, envoyer par messager ou par la poste)

Envoi de documents (divers types) par la poste régulière et par courrier recommandé

Gestion des documents et des dossiers

• Gérer, classer et numériser les documents
• Ouvrir des dossiers clients (numériques et physiques)
• Assembler les documents destinés aux tribunaux
• Gérer les documents archivés

Gestion des paiements et de la comptabilité

Assister la contrôleuse du cabinet pour la facturation, les paiements des comptes payables et recevables et gérer le compte dépense

Gestion des tâches administratives et logistiques

• Commande de fournitures pour le bureau
• Déplacer des boîtes chez Access ou faire livrer au cabinet des boîtes entreposées chez Access

Requirements

• Diplôme en bureautique, droit, administration ou expérience équivalente.
• Expérience préalable en tant qu’assistant(e) administratif(ve), idéalement dans un milieu juridique.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion documentaire).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, confidentialité et souci du détail indispensables.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées.
• Bilinguisme (français et anglais) souhaité.

Benefits

• Métro Bonaventure
• Temps Partiel
• 3 jours semaine
• Salaire à discuter

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) organisé(e), professionnel(le) et polyvalent(e) pour rejoindre notre cabinet d’avocats. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de nos opérations administratives et serez un soutien clé pour nos avocats.

Responsabilités principales :

• Gérer les appels téléphoniques, courriels et correspondances.
• Organiser et maintenir les dossiers juridiques, physiques et électroniques.
• Coordonner les rendez-vous et gérer les calendriers des avocats.
• Préparer et réviser des documents juridiques (contrats, notes, lettres, etc.).
• Assurer le suivi des dossiers clients, des échéances et des obligations administratives.
• Accueillir les clients et visiteurs avec professionnalisme.
• Effectuer des recherches juridiques de base ou administratives au besoin.
• Remplacer l’Adjointe juridique en son absence.
• Gérer les tâches administratives générales (facturation, classement, commandes de fournitures, etc.).

Exigences :

• Diplôme en bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Expérience préalable en tant qu’assistant(e) administratif(ve), idéalement dans un milieu juridique.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion documentaire).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, confidentialité et souci du détail indispensables.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées.
• Bilinguisme (français et anglais) souhaité.

Avantages :

• Métro Bonaventure
• Temps Partiel
• 2 jours par semaine
• Salaire à discuter

Description du Poste

Poste : Adjoint Administratif - Bilingue - Domaine de la Finance

Lieu : Région de Montréal (2 jours au bureau, 3 jours en télétravail)

Type d’emploi : Temps plein

Salaire : 65 000 $ à 100 000 $ par année, selon l'expérience

Nous recherchons un adjoint administratif bilingue, dynamique et proactif, pour soutenir un planificateur financier dans la gestion de ses activités.

Ce poste combine travail au bureau (2 jours par semaine) et télétravail (3 jours par semaine), offrant flexibilité et équilibre.

Une expérience dans le domaine des finances est essentielle pour réussir dans ce rôle.

Responsabilités :

• Gérer les communications en français et en anglais (courriels, appels téléphoniques).
• Planifier et organiser les rendez-vous clients, en optimisant l’agenda du planificateur financier.
• Préparer et organiser la documentation nécessaire pour les rencontres (rapports, dossiers clients, contrats).
• Assurer le suivi des transactions et des demandes des clients, tout en garantissant la précision et la confidentialité des dossiers financiers.
• Préparer des rapports financiers de base et des présentations personnalisées pour les clients.
• Participer activement à l'amélioration des processus administratifs.

Exigences :

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans le secteur des finances (cabinet financier, banque, gestion de patrimoine, etc.).
• Bilinguisme (français et anglais) à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques (MS Office : Word, Excel, Outlook).
• Esprit vif, proactivité et capacité à prendre des initiatives.
• Sens de l'organisation exceptionnel et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles.

Avantages :

• Salaire compétitif entre 65 000 $ et 100 000 $, selon l'expérience.
• Horaire flexible avec 3 jours en télétravail et 2 jours au bureau.
• Environnement de travail stimulant et professionnel.
• Opportunités de formation continue et de développement professionnel.
• Assurances collectives et autres avantages sociaux.

Comment postuler :

Veuillez envoyer votre CV à [email protected]

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Nous ne retenons que les candidatures autorisées à travailler légalement au Canada et en mesure de se déplacer à Montréal 2 jours par semaine.

Description du poste

Fonctions :

Sous l’autorité de la direction générale, l’Adjoint / Adjointe à la Direction exécute l’ensemble des tâches administratives pour soutenir la Direction.

La personne assume différentes tâches reliées à l’administration générale, la gouvernance et les redditions de comptes. La personne est une référence pour les membres du personnel et de la direction.

La personne siègera sur le Comité de gestion.

Principales tâches :

• Rédiger les comptes rendus des rencontres d’équipe, du service de répit ainsi que des comités issus de la planification stratégique (comité Communications, comité Financement);
• Envoyer les avis de convocation pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que pour les comités issus de la planification stratégique avec les documents s’y rattachant;
• Soutenir la préparation des documents nécessaires pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que des comités issus de la planification stratégique;
• Organiser l’arrivée de nouvel employé au sein de l’équipe;
• Planifier les besoins logistiques de l’organisme (équipement, aménagement de travail, tâches pour le personnel administratif);
• Planifier les horaires de remplacements et d’été pour les employés;
• Diriger le comité de Santé et sécurité au travail;
• Compiler les statistiques des services en préparation pour les redditions de compte pour nos bailleurs de fonds;
• Rédiger des documents administratifs en lien avec la gestion interne et / ou destinés à des partenaires externes;
• Soutenir la réalisation de projets / événements / présentations organisés par l’organisme;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.

TECHNICIEN(E) EN TRAVAUX PRATIQUES - PHYSIQUE

Numéro de l'offre : PSO - 2024 - 30

Choisir de travailler au Cégep de Granby, c’est choisir un milieu où est omniprésente la volonté de créer et de maintenir une ambiance de travail et d’études positive, chaleureuse et invitante, qui contribue au sentiment de fierté et d’appartenance des personnes.

Service

Direction des études

Supérieur immédiat

Directrice adjointe aux programmes et ressources à l'enseignement

Lieu de travail

Cégep de Granby

Traitement horaire

Entre 26,38 $ et 35,22 $

Statut

Remplacement à temps partiel

Horaire de travail

14 heures / semaine, 18 semaines à la session hiver 2025. Selon un horaire à déterminer au début de la session

Date de début de l'affichage

13 novembre 2024

Date de fin de l'affichage

27 novembre 2024 à 16 heures

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assister le personnel enseignant dans la préparation, la présentation, la surveillance et l’évaluation des travaux de laboratoire, de stage ou d’atelier.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTERISTIQUES

• Assister le personnel enseignant et accompagner les étudiants lors des activités de laboratoire et de la réalisation des projets d’intégration.
• Agir à titre de démonstratrice, monitrice ou répétitrice.
• Participer à la production de nouveaux protocoles de laboratoire et à l’amélioration des protocoles existants.
• En collaboration avec le personnel enseignant, être responsable du choix du matériel spécialisé et des instruments de laboratoire, effectuer les recherches préliminaires de matériel, contacter les fournisseurs, rédiger les réquisitions d’achat, les soumettre à son supérieur immédiat et assurer un suivi des budgets de la discipline physique.
• Assurer en tout temps le bon fonctionnement des appareils, ce qui consiste à effectuer l’étalonnage, la réparation et les modifications du matériel si nécessaire.
• Être responsable de l’application des normes de santé et sécurité.
• Organiser les documents matériels et électroniques, procédures et manuels d’utilisation, reliés aux équipements et aux laboratoires.
• Participer à l’occasion aux réunions départementales.
• Accomplir au besoin toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études collégiales avec champ de spécialisation en physique ou détenir une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Autres exigences

• Aimer travailler auprès d’une clientèle étudiante.
• Être capable de travailler en équipe.
• Être organisé et autonome.
• Être créatif.
• Avoir un bon sens pratique.
• Être en mesure d’accomplir des tâches multiples.
• Avoir développé de bonnes capacités à gérer son stress.

Bonne connaissance du français écrit et parlé.

Dans le cadre de ses fonctions, la personne devra utiliser les logiciels Word et Excel, les autres logiciels de la suite Office, un logiciel de courriel, internet, un logiciel de dessin, un logiciel d’acquisition de données et un langage de programmation.

Tests

Les candidats seront soumis à des tests de Word et Excel ainsi qu’à un test écrit permettant d’évaluer la qualité du français.

Les candidats n'étant pas en droit de travailler au Canada ne pourront être considérés.

Le Cégep de Granby souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, ainsi que les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

Seules les personnes retenues seront contactées aux fins d’entrevue. Prenez note que les candidatures seront conservées pour une période de six (6) mois.

LE CÉGEP DE GRANBY UN CÉGEP À DIMENSION HUMAINE

Pour soumettre votre candidature : / / emplois.cegepgranby.ca / tous-les-emplois

Description du poste

Grenier Gagnon, cabinet de renom en notariat, est à la recherche d’un technicien juridique. Ce poste à temps plein est désigné pour un candidat qui carbure aux défis et qui apprécie de prendre part à des transactions immobilières importantes.

Les bureaux sont situés au centre-ville de Montréal.

Rôle et responsabilités :

Sous la supervision du Président et des notaires, le technicien juridique agit comme joueur important aux côtés des professionnels en montant des dossiers en immobilier.

Fonctions principales :

• Colliger les renseignements nécessaires et préparation des actes et documents connexes sous la supervision du notaire responsable;
• Effectuer des recherches sur les banques de données informatiques (registre foncier, RDPRM, IGIF, Strategis, Barreau du Québec, Plate-forme immobilière, Inforoute notariale, etc.);
• Communiquer avec les clients, les municipalités, les agents d’immeubles, les prêteurs, les assureurs, les promoteurs ou toute autre personne impliquée dans les transactions;
• Gérer le suivi des documents et des appels;
• Toute autre tâche connexe, soit rédaction et envoi de courriels et lettres, numérisation, gestion de l’agenda, classement ou autre;
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe et toute personne concernée de l’évolution des dossiers ou de toute information pertinente pouvant en permettre l’avancement.

Exigences :

• Bilinguisme (avancé), français et anglais, parlés et écrits, essentiel;
• DEC ou AEC en techniques juridiques, ou expériences substantielles;
• Expérience en étude notariale, un atout important;
• Connaissance du milieu immobilier, un atout important;
• Connaissance de la suite MS Office;
• Connaissance du logiciel Para-Maître, un atout.

Profil de compétences :

• Collaboration et esprit d'équipe;
• Sens de l'organisation et gestion des priorités;
• Orientation client, courtoisie et professionnalisme;
• Efficacité, polyvalence et rigueur;
• Excellente diction et bonne compréhension orale;
• Tenue soignée et corporative.

Conditions de travail :

• Temps plein, 35 heures / semaines, 9h à 17h, avec flexibilité au surtemps à l'occasion;
• Salaire selon expérience, assurance collective payée à 50% par l'employeur;
• 5 jours de congé personnels;
• Évènements d'équipes et d'entreprise;
• Congés payés pendant la semaine de Noël.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC

Le masculin n'est utilisé qu'à des fins d'allègement du texte.

Description du poste

Poste : adjoint administratif sénior

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal

Salaires : 65 000 $ à 70 000 $ + bonus de 10 %

Avantages sociaux : assurances santé dès le premier jour, REER / régime de pension après 3 mois (avec cotisation de l'entreprise jusqu'à 5 %), 3 semaines de vacances

Aperçu du poste

Notre client, une entreprise privée de conseil de premier plan, connue pour son approche collaborative et inclusive et sa capacité à fournir des solutions novatrices à des défis complexes à l'échelle mondiale, recherche un adjoint administratif sénior pour soutenir les cadres supérieurs et garantir une gestion opérationnelle fluide.

Ce poste nécessite une personne expérimentée, spécialisée dans le soutien aux cadres, l'administration générale et la collaboration inter-départements.

Responsabilités clés

• Soutien aux cadres et coordination des déplacements : gérer les horaires, organiser les déplacements et traiter les rapports de dépenses
• Soutien marketing : assister dans la gestion des contacts clients et d'autres tâches liées au marketing
• Opérations administratives : fournir un soutien varié sur différents projets et collaborer avec les équipes TI, ressources humaines, marketing et finance
• Collaboration d'équipe : servir de point de contact et de soutien pour les cadres supérieurs, en veillant à une communication efficace entre les équipes

Qualifications

• 5 ans d'expérience administrative pertinente, idéalement dans un milieu professionnel
• Maîtrise du français écrit et oral
• Excellentes compétences en suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à prendre des initiatives, avec un excellent sens de la priorité et de la polyvalence

Exigences linguistiques

• Anglais - Niveau de compétence requis : avancé
• Raison de l'exigence linguistique : pour soutenir les opérations internationales de l'entreprise
• Fréquence d'utilisation : quotidiennement (pour diverses tâches)

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Maia Slivinschi à maia.[email protected]

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Numéros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

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À propos de l’ITHQ

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration.

Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire).

Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d’application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise.

En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).

Votre rôle

À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilités

Soutien administratif de la direction

• Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches.
• Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée.
• Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies.
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée.
• Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session.
• Coordonner certaines activités liées aux réunions.
• Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures.
• Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements.
• Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme.
• Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers.
• Faire la rédaction de comptes-rendus.
• Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives.
• Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances.

Soutien aux enseignements

• Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage.
• Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs.
• Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver.
• Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres.
• Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance).
• Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.
• Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités.

Soutien au développement de la direction

• Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements.
• Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction.

Nous offrons

• Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h / semaine).
• Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolarité.
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke).

Avantages :

• 4 semaines de vacances après un an de service.
• 13 jours fériés, payés et chômés.
• Jusqu’à 10 jours de congé maladie.
• Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent).
• Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur.
• Programme de soutien aux études.
• Programme d'aide aux employés et à votre famille.
• Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation).
• Stationnement disponible pour auto ($) et vélo.
• Service de cafétéria, café étudiant.
• Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires.

Information

Mme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante : [email protected], au plus tard le 24 novembre 2024.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Vos forces

• Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification.
• Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur.
• Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client.
• Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes.
• Posséder un bon esprit de synthèse.

Atouts

La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo.

Vous détenez

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes.
• Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement.
• Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit.
• Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro.
• Une connaissance du moteur de recherche Sphinx.
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.