Employeur

Carrière Dentaire

Description de l'entreprise

Publications et recherches d'emploi dentaire simplifiée. Partout au Québec. Déposez votre CV dans la banque de candidates et laissez les cliniques dentaires vous contacter.

Description de l’offre d’emploi

Carrière Dentaire est situé dans Lanaudière mais ce poste se situe à Saint-Amable. Assurez-vous d'inclure le numéro du poste lorsque vous postulez par courriel.

# numéro: 991

Courriel: minimale requise: Expérience ou formation en secrétariat dentaire obligatoire ou en assistance dentaire acceptée.

Description du poste

La secrétaire dentaire est le premier point de contact avec les patients, que ce soit au téléphone ou en clinique. C'est elle qui reçoit les patients ainsi que les visiteurs de la clinique et qui les guidera dans leurs demandes. Elle s'assure de la bonne coordination des rendez-vous des patients ainsi que des horaires de la clinique en plus de s'assurer que les tâches administratives soient complétées.

Principales responsabilités

• Gestion des patients
• Gestion des horaires de rendez-vous
• S'occupe des tâches administratives de la clinique
• Autre

Description détaillée

1. GESTION DES PATIENTS

• S'assurer que les patients soient bien reçus et répondus dès leur arrivée;
• Répondre aux appels téléphoniques de la clinique;
• Aider les patients à remplir tous documents nécessaires;
• Enregistrer les nouveaux patients dans les différents systèmes de la clinique;
• Maintenir et gérer les dossiers des patients conformément aux règles de confidentialité et de sécurité;
• Préparer les factures des patients ainsi que s'occuper des paiements;

Avantages et conditions

• Uniformes payés
• Prime de référencement
• JDIQ payées
• Augmentation annuelle
• Congé(s) de maladie
• Assurances collectives
• Activités sociales
• Programme d'aide aux employés

Qualifications et atouts

• Connaissances techniques des soins bucco-dentaires
• Maîtriser le système Dentitek (atout)
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais (atout) (clientèle parfois anglophone)
• Habiletés à transiger adéquatement avec les patients
• Excellente habileté de travail d'équipe
• Avoir un esprit d'initiative et un bon jugement

Aptitudes et caractéristiques personnelles

• Autonomie
• Excellente capacité d'organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Horaire

• Lundi : 9h à 18h
• Mardi : 9h à 18h
• Mercredi : 9h à 19h
• Jeudi : 9h à 16h
• Vendredi : Fermé

30 à 40 heures par semaine

Salaire: Selon expérience

2 à 4 semaines de vacances

Expérience requise: 6 mois +

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Description de poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accusez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Les Producteurs de bovins du Québec

- Temporaire (6 mois avec possibilité de prolongation)

Sommaire du poste

Vous êtes une personne d’équipe, débrouillarde et polyvalente attirée par un milieu de travail dynamique où on ne s’ennuie pas ?

Relevant de la directrice affaires syndicales et corporatives, vous aurez pour principales responsabilités de :

• Accomplir des tâches de nature administrative afin d’apporter un soutien aux gestionnaires et employés des agences de vente du veau d’embouche, bouvillon et bovin de réforme.
• Effectuer les principales tâches liées au secrétariat, notamment la production de divers documents, la correction, la mise en page et la rédaction de la correspondance courante.
• Recevoir les appels téléphoniques des producteurs et communiquer à divers intervenants de l’information relevant de sa compétence.
• Aider à la préparation de comités de mise en marché et de négociation.
• Effectuer la tenue d’agenda, organiser des réunions et autres événements (réservation, convocation, etc.) et tenir à jour le système de gestion documentaire.
• Saisir et vérifier certaines informations dans des bases de données.

Formation et expériences pertinentes

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives ou bureautique.
• Un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire

Autres exigences

• Excellente connaissance du français écrit et parlé ;
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé ;
• Très bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
• Aisance dans les bases de données ;
• Autonomie, sens de l’organisation et flexibilité ;
• Esprit d’équipe et sens de l’entraide ;
• Discrétion (confidentialité) ;
• Excellent sens du service à la clientèle, tact et diplomatie ;
• Minutie, rigueur et débrouillardise ;
• Intérêt pour le travail varié et capacité à gérer de multiples tâches

Rémunération

Classe salariale : 4 - (bureau-technique)

Syndiqué

Informations complémentaires

Veuillez noter que le processus de sélection comprendra un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.

Les personnes intéressées doivent déposer au plus tard le 5 décembre 2024 leur curriculum vitae en ligne via Secrétaire-inc.

L’Union des producteurs agricoles appuie la diversité, l’équité et l’inclusion et vise à créer un milieu de travail accessible, en assurant l’égalité à l’emploi. Nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter de talents variés grâce à des équipes représentatives de nos membres et des communautés que les producteurs et productrices agricoles nourrissent.

Employeur

SOCIETE EMMANUEL GREGOIRE INC.

Description de l'entreprise

La Société Emmanuel-Grégoire est un organisme communautaire établi dans l'Est de Montréal. Depuis 1981, nous poursuivons avec engagement et conviction notre mission de développer des programmes destinés à une clientèle aux prises avec des difficultés d’adaptation sociale. Au fil des ans, nous avons, afin de mieux répondre aux besoins et aux attentes de notre clientèle, développé des programmes et diversifié nos services. Néanmoins, aujourd’hui comme au premier jour, la qualité des services, le bien-être de chaque usager ainsi que l’accomplissement de notre mission demeurent au cœur de nos préoccupations et de notre engagement.

Description de l’offre d’emploi

Nature du poste

Description de l’offre d’emploi

Votre profil

• DEP ou DEC en bureautique, administration ou autre domaine connexe ou équivalent
• 2 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Bonne capacité de rédaction et grande maîtrise du français écrit
• Bilinguisme (français/anglais) oral et écrit (un atout)
• Grande maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word, Excel, PowerPoint
• Aisance à apprendre de nouveaux systèmes de gestion de données
• Faire preuve d’une excellente gestion de son temps et des priorités
• Personne autonome avec une facilité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe et en synergie avec la direction
• Rigueur, sens du détail
• Entregent et amour des personnes âgées
• Désir de travailler dans l’humour, la collaboration et le plaisir !

Un échantillon de vos tâches :

• Apporter un soutien administratif à l’équipe de direction
• Accueillir les visiteurs, répondre au téléphone et traiter la correspondance
• Production de documents
  • Préparer des notes de service et la correspondance
  • Produire des procès-verbaux de diverses réunions
  • Faire la mise en page de documents de présentation
• Coordonner, organiser et planifier des réunions ou des événements pour différentes occasions
• Coordonner la prise de rendez-vous médicaux pour la clientèle de la ressource intermédiaire
• Coordonner la formation du personnel
• Effectuer des appels de service auprès de fournisseurs
• Faire un suivi rigoureux de divers éléments de conformité en lien avec nos programmes
• Rire avec nous

Quelques avantages

• Horaire de 30 à 35 h/semaine (à discuter)
• Régime d’assurances collectives
• Programme REER avec participation de l'employeur
• 12 jours fériés par année
• 10 jours de maladie payés par année
• 20 jours de vacances payées après 1 an

L'emploi vous correspond et vous intéresse, soumettez votre lettre de motivation et votre CV à l'adresse suivante : professionnelles

Qualification professionnelle

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé - Moyen
• Français écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Responsabilités :

• Répondre et transférer les appels téléphoniques et courriels;
• Accueillir les visiteurs;
• Faire la gestion de l'inventaire d'articles promotionnels;
• Effectuer de l'entrée de données comptables;
• Faire la rédaction de lettres diverses;
• Gérer le courrier;
• Effectuer d'autres tâches administratives connexes.

Formation et compétences requises :

• Français avancé à l'oral et à l'écrit;
• Anglais fonctionnel;
• Bonne connaissance informatique;
• Diplôme en secrétariat ou en administration (un atout);
• Maîtrise du logiciel comptable SAGE 50 (un atout);
• Bonne connaissance de la suite MS Office (Word, Excel et Outlook).

Avantages :

• Assurance dentaire;
• Assurance invalidité;
• Assurance maladie complémentaire;
• Assurance vie;
• Assurance vision;
• Congés de vacances et compensatoires;
• Événements d'entreprise;
• REER collectif;
• Stationnement sur place;
• Tenue décontractée.

Horaire :

• Du lundi au vendredi;
• Quart de jour;
• Repos la fin de semaine.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

TECHNICIEN(NE) ADMINISTRATION

Résidence LES PROMENADES DU PARC - Longueuil

Poste temporaire de 6 mois (fin mai 2025)

Aimeriez-vous contribuer à l’amélioration de la qualité de vie de nos résidents ?

Prendre le temps de les écouter et d’interagir avec eux ?

Souhaitez-vous évoluer dans un milieu de travail dynamique et convivial, où la reconnaissance fait partie de votre quotidien ?

Au Groupe Maurice, gestionnaire de complexes résidentiels pour retraités, nous avons, comme vous, la cause des aînés à cœur.

Parce que chaque geste a un impact sur la qualité de vie des résidents, nous vous offrons les conditions, les outils et les ressources qui vous permettront de bien faire votre travail.

Ici, votre métier prend tout son sens.

Chaque jour, le technicien administratif a à cœur :

• D’assurer la réalisation des activités ressources humaines reliées au recrutement;
• De gérer les dossiers comptables liés aux comptes à recevoir;
• De supporter le directeur général dans tous les dossiers administratifs;
• De contribuer à la sécurité et au bien-être des résidents.

En vous joignant à nos équipes, vous bénéficierez :

• D’un environnement de travail convivial, empreint de respect, d’entraide et de collaboration;
• D’un rythme de travail sain et d’un horaire souple;
• D’une gestion humaine du personnel;
• D’autonomie et d’une latitude vous permettant de répondre aux besoins particuliers de chacun de nos résidents;
• D’une assurance médicale (santé et voyage);
• D’un accès aux plateformes ZOHO et HOPEM facilitant le suivi des dossiers candidats et résidents;
• D’une prime pour référence d’employés.

Vous possédez :

• Un DEC en administration;
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience en administration, ressources humaines ou comptabilité générale.

Vous êtes animé par :

• Le travail d’équipe;
• La rigueur;
• L’organisation du travail dans un milieu aux priorités changeantes;
• Les relations interpersonnelles;
• L’action et les résultats;
• La mobilisation des employés.

Vous vous reconnaissez ? Faites-nous signe, nous sommes impatients de vous rencontrer !

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accusez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

TECHNICIEN(NE) ADMINISTRATION

Résidence LES PROMENADES DU PARC - Longueuil

Poste temporaire de 6 mois (fin mai 2025)

Aimeriez-vous contribuer à l’amélioration de la qualité de vie de nos résidents ?

Prendre le temps de les écouter et d’interagir avec eux ?

Souhaitez-vous évoluer dans un milieu de travail dynamique et convivial, où la reconnaissance fait partie de votre quotidien ?

Au Groupe Maurice, gestionnaire de complexes résidentiels pour retraités, nous avons, comme vous, la cause des aînés à cœur.

Parce que chaque geste a un impact sur la qualité de vie des résidents, nous vous offrons les conditions, les outils et les ressources qui vous permettront de bien faire votre travail.

Ici, votre métier prend tout son sens.

Chaque jour, le technicien administratif a à cœur :

• D’assurer la réalisation des activités ressources humaines reliées au recrutement;
• De gérer les dossiers comptables liés aux comptes à recevoir;
• De supporter le directeur général dans tous les dossiers administratifs;
• De contribuer à la sécurité et au bien-être des résidents.

En vous joignant à nos équipes, vous bénéficierez :

• D’un environnement de travail convivial, empreint de respect, d’entraide et de collaboration;
• D’un rythme de travail sain et d’un horaire souple;
• D’une gestion humaine du personnel;
• D’autonomie et d’une latitude vous permettant de répondre aux besoins particuliers de chacun de nos résidents;
• D’une assurance médicale (santé et voyage);
• D’un accès aux plateformes ZOHO et HOPEM facilitant le suivi des dossiers candidats et résidents;
• D’une prime pour référence d’employés.

Vous possédez :

• Un DEC en administration;
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience en administration, ressources humaines ou comptabilité générale.

Vous êtes animé par :

• Le travail d’équipe;
• La rigueur;
• L’organisation du travail dans un milieu aux priorités changeantes;
• Les relations interpersonnelles;
• L’action et les résultats;
• La mobilisation des employés.

Vous vous reconnaissez ? Faites-nous signe, nous sommes impatients de vous rencontrer !

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

TECHNICIEN(NE) ADMINISTRATION

Résidence LES PROMENADES DU PARC - Longueuil

Poste temporaire de 6 mois (fin mai 2025)

Aimeriez-vous contribuer à l’amélioration de la qualité de vie de nos résidents ? Prendre le temps de les écouter et d’interagir avec eux ? Souhaitez-vous évoluer dans un milieu de travail dynamique et convivial, où la reconnaissance fait partie de votre quotidien ?

Au Groupe Maurice, gestionnaire de complexes résidentiels pour retraités, nous avons, comme vous, la cause des aînés à cœur.

Parce que chaque geste a un impact sur la qualité de vie des résidents, nous vous offrons les conditions, les outils et les ressources qui vous permettront de bien faire votre travail.

Ici, votre métier prend tout son sens.

Chaque jour, le technicien administratif a à cœur :

• D’assurer la réalisation des activités ressources humaines reliées au recrutement;
• De gérer les dossiers comptables liés aux comptes à recevoir;
• De supporter le directeur général dans tous les dossiers administratifs;
• De contribuer à la sécurité et au bien-être des résidents.

En vous joignant à nos équipes, vous bénéficierez :

• D’un environnement de travail convivial, empreint de respect, d’entraide et de collaboration;
• D’un rythme de travail sain et d’un horaire souple;
• D’une gestion humaine du personnel;
• D’autonomie et d’une latitude vous permettant de répondre aux besoins particuliers de chacun de nos résidents;
• D’une assurance médicale (santé et voyage);
• D’un accès aux plateformes ZOHO et HOPEM facilitant le suivi des dossiers candidats et résidents;
• D’une prime pour référence d’employés.

Vous possédez :

• Un DEC en administration;
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience en administration, ressources humaines ou comptabilité générale.

Vous êtes animé par :

• Le travail d’équipe;
• La rigueur;
• L’organisation du travail dans un milieu aux priorités changeantes;
• Les relations interpersonnelles;
• L’action et les résultats;
• La mobilisation des employés.

Vous vous reconnaissez ? Faites-nous signe, nous sommes impatients de vous rencontrer !

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

OFFRE D’EMPLOI - TEMPORAIRE

Le Centre communautaire juridique de la Rive-Sud est actuellement à la recherche d’une personne pour combler un poste temporaire de secrétaire juridique.

No dossier :

TS 2024 14 sj - X

Lieu de travail :

Tous les bureaux d’aide juridique de la Rive-Sud

Début de l’emploi :

2 décembre 2024

Durée de l’emploi :

prévue 1 an (sous réserve des dispositions de la convention collective)

Salaire :

en fonction de la convention collective (42 315 $ à 52 050 $)

Exigence :

11e année ou secondaire V plus deux ans d'expérience pertinente. Excellente connaissance du français et une bonne connaissance de l’anglais.

La connaissance de l’environnement Microsoft, suite Office serait un atout.

Description des tâches (entre autres) :

• Assumer principalement les tâches généralement dévolues à une secrétaire juridique au sens de la convention collective.
• Transcrire, confectionner ou préparer des documents ou procédures à partir de notes (manuscrites ou par dictaphone).
• Assermenter les clients.
• Tenir l’agenda.
• Utiliser un logiciel interne Admissibilité, sur une base quotidienne.
• Ouvrir, fermer et classer les dossiers.
• Voir à l’archivage et à la destruction des dossiers.
• Recevoir, filtrer et acheminer les communications téléphoniques.
• Remplacer au besoin la préposée à l’accueil.
• Accomplir toutes autres tâches connexes.
• Selon les besoins de service, la personne sera amenée à se déplacer pour travailler dans tous les bureaux du CCJRS.

Conditions de travail :

• Un horaire facilitant la conciliation travail-famille à 35 heures/semaine.
• Un fonds de pension RREGOP.
• Accès à un régime d’assurance collective après 13 semaines.
• 13 journées fériées, soit 5 de plus que celles prévues par les normes du travail.
• Accumulation de 4 semaines de vacances par année.
• Et bien plus !

Veuillez envoyer votre curriculum vitae au plus tard le 29 octobre 2024, à madame Carole Pelletier, au [email protected]. Veuillez mentionner le numéro du dossier apparaissant ci-haut.

Pour informations :

450-928-7655 p. 5004

Description du poste

Notre partenaire, une entreprise innovante et leader en Amérique du Nord dans l'industrie de la quincaillerie spécialisée, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux ventes pour leur division industrielle.

Sous la supervision du directeur des ventes industrielles, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des opérations et la coordination des activités de vente.

RESPONSABILITÉS

• Gérer les demandes et requêtes administratives du directeur des ventes.
• Envoyer les informations nécessaires à l'ouverture des comptes clients.
• Suivre les étapes d'ouverture de produits.
• Travailler sur le rapport des items spéciaux et le distribuer aux représentants.
• Assurer un soutien en cas de manque de personnel dans l'équipe industrielle.
• Suivre les produits en chemin pour les commandes spéciales.
• Planifier les réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Distribuer les rapports de ventes et de performances.
• Être responsable de la formation initiale et continue du personnel.
• Servir de point de contact entre les équipes de ventes internes et externes.
• Superviser le bureau des commandes et autres commis de la division industrielle.
• Maintenir le registre des congés et des absences des employés.

EXIGENCES

• Bilingue (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Maîtrise des outils MS Office, particulièrement Excel et PowerPoint.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en priorisation des tâches.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Ouverture à une formation continue sur divers sujets.
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire est requis.
• Une qualification supplémentaire en tant qu'assistant administratif ou secrétaire est un atout.

MODALITÉS DE TRAVAIL

• Poste 100% présentiel.

Description du poste

Notre partenaire, une entreprise innovante et leader en Amérique du Nord dans l'industrie de la quincaillerie spécialisée, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux ventes pour leur division industrielle.

Sous la supervision du directeur des ventes industrielles, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des opérations et la coordination des activités de vente.

RESPONSABILITÉS

• Gérer les demandes et requêtes administratives du directeur des ventes.
• Envoyer les informations nécessaires à l'ouverture des comptes clients.
• Suivre les étapes d'ouverture de produits.
• Travailler sur le rapport des items spéciaux et le distribuer aux représentants.
• Assurer un soutien en cas de manque de personnel dans l'équipe industrielle.
• Suivre les produits en chemin pour les commandes spéciales.
• Planifier les réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Distribuer les rapports de ventes et de performances.
• Être responsable de la formation initiale et continue du personnel.
• Servir de point de contact entre les équipes de ventes internes et externes.
• Superviser le bureau des commandes et autres commis de la division industrielle.
• Maintenir le registre des congés et des absences des employés.

EXIGENCES

• Bilingue (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Maîtrise des outils MS Office, particulièrement Excel et PowerPoint.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en priorisation des tâches.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Ouverture à une formation continue sur divers sujets.
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire est requis.
• Une qualification supplémentaire en tant qu'assistant administratif ou secrétaire est un atout.

MODALITÉS DE TRAVAIL

• Poste 100% présentiel.

Donnez un élan unique à votre carrière!

Rejoignez une équipe qui valorise vos efforts et vous offre des avantages concrets. Dès cette année, profitez de 8 jours de congés payés pendant les Fêtes pour savourer un repos bien mérité!

Un rôle spécialisé et rare

Plongez dans un domaine captivant, celui des procédures d’appel, où les opportunités pour les parajuristes sont rares. Nous vous offrons une formation complète et payée à l’interne pour vous accompagner dans votre réussite.

Nous sommes à la recherche d’un.e parajuriste en procédures d’appel.

Vos défis au quotidien

Dans ce rôle stimulant et valorisant, vous serez responsable de :

• Mettre en forme des documents juridiques et rédiger la correspondance liée aux dossiers.
• Coordonner toutes les étapes d’un dossier d’appel avec minutie.
• Appliquer les règles de procédure des tribunaux, que vous maîtriserez grâce à notre formation.
• Collaborer étroitement avec vos clients avocats, en assurant un suivi rigoureux.
• Réviser et finaliser des documents avec un souci du détail irréprochable.
• Gérer l’impression, la version électronique, la signification/notification et le dépôt à la Cour.
• Préparer et gérer les factures liées à vos dossiers.

Pourquoi choisir notre équipe?

Parce que nous vous offrons :

• Un environnement conciliant, où équilibre travail-famille et soutien mutuel sont au rendez-vous.
• Un poste permanent à temps complet avec télétravail hybride (40 % bureau / 60 % maison après 3 mois de formation).
• Une rémunération compétitive de 21 $ à 25 $ de l'heure, selon votre expérience.
• 8 jours de congés payés pendant les Fêtes dès 2024.
• Des assurances collectives, incluant télémédecine et invalidité courte durée.
• Un programme de REER collectif pour planifier votre avenir.
• Une vie sociale active et des bonis pour récompenser vos efforts.

Ce que nous recherchons

• Formation : DEP ou technique en bureautique/secrétariat juridique (technique juridique, un atout important).
• Compétences : Maîtrise des outils informatiques, excellent français parlé et écrit.
• Qualités : Souci du détail, rigueur, autonomie, et capacité à gérer priorités et délais.
• Expérience dans le domaine juridique : un atout pour vous démarquer!

Pourquoi vous?

Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et prêt.e à relever des défis passionnants. Vous avez à cœur d’offrir un service impeccable et excellez dans la collaboration avec vos collègues.

Prêt.e à débuter?

Nous vous attendons dès décembre 2024 (avec congés des Fêtes payés!) ou en janvier 2025.

Faites le saut! Envoyez votre CV dès aujourd’hui via Secrétaire-inc et préparez-vous à briller dans une carrière qui fera toute la différence!

Employeur

VTEK CONSULTANTS INC.

Description de l'entreprise

Depuis plus de 25 ans, VTEK Consulting Group Inc. est un leader dans la fourniture de services EPCM, grâce à une équipe talentueuse et diversifiée. Notre vaste expérience dans l'industrie pétrolière et gazière a soutenu notre croissance récente et consolidé notre réputation en tant qu'acteur clé du secteur.

POURQUOI CHOISIR VTEK :

• Salaire Compétitif : Recevez un salaire compétitif qui reflète votre expertise et votre expérience.
• Avantages Complets : Profitez d'un régime d'assurance médicale flexible et d'un plan de pension à cotisations définies avec participation de l'employeur.
• Équilibre Vie Professionnelle/Vie Privée : Bénéficiez d'horaires de travail flexibles avec des quarts de 8 heures du lundi au vendredi, et d'un code vestimentaire « business casual ».
• Croissance Professionnelle : Accédez à des formations adaptées à votre rôle et à vos besoins de développement de carrière.
• Culture Innovante : Rejoignez une équipe qui valorise la créativité, la qualité, et célèbre le succès collectif.

Description de l’offre d’emploi

VOS MISSIONS :

Soutien Administratif et Gestion des Documents

• Assistance à la Direction : Assister la direction dans les opérations quotidiennes et les tâches administratives.
• Révision et Traduction de Documents : Réviser, traduire et mettre en page des documents administratifs et techniques.
• Gestion de la Correspondance : Traiter les requêtes de la boîte de courriel d’information générale et gérer la correspondance par courrier et via le site web de l’entreprise.
• Production de Rapports : Produire des rapports administratifs en assurant la précision et la conformité aux standards de qualité.
• Vérification et Mise en Forme des Documents : Vérifier et corriger les documents en utilisant Microsoft Word, Excel et PowerPoint pour garantir leur qualité.

Saisie de Données et Contrôle Documentaire

• Saisie de Données : Entrer les données dans diverses plateformes et applications de manière précise.
• Contrôle Documentaire : Agir en tant qu’assistant(e) pour la gestion du contrôle des documents.
• Préparation de Présentations et Rapports : Mettre en page des documents complexes, rapports et résumés techniques.
• Communications pour les Clients : Préparer et réviser les communications pour les clients, y compris lettres, graphiques, supports visuels techniques, montages photo, tableaux et extraction de données PDF.

Soutien Organisationnel et Opérationnel

• Formulaires Électroniques et Enregistrements : Remplir des formulaires électroniques et gérer l’enregistrement de l’entreprise dans diverses bases de données clients.
• Gestion de la Documentation Intranet : Organiser la documentation sur l’intranet, avec dépôt de documents et mise à jour de l’index.
• Mise à Jour de Documents : Tenir à jour les documents d’organigramme et les documents de projet.

Coordination d'Événements et Support de Bureau

• Envoi de Colis : Organiser les envois de colis par service de messagerie.
• Accueil pour Réunions : Organiser les réunions, incluant la commande de repas, la préparation des salles et des boissons.
• Commandes de Fournitures : Commander des cartes d’affaires et plaques de noms pour les employés.
• Support à la Réception : Assurer des tâches de réception au besoin.

CANDIDAT IDÉAL :

• Formation : Diplôme en bureautique ou formation académique connexe (collégiale ou universitaire).
• Bilinguisme : Maîtrise du français et de l’anglais pour les communications d’affaires (par exemple pour effectuer des traductions de documents techniques dans les deux langues, ou communiquer avec nos clients).
• Compétences en Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Compétences Techniques : Maîtrise experte de la suite MS Office avec une facilité à apprendre divers logiciels de productivité.
• Adobe Pro : Bonne maîtrise d’Adobe Acrobat Pro.
• Expérience : Expérience en milieu de consultation ou en environnement de construction.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Rapidité du temps de réaction
• Assiduité et ponctualité
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Permanent

Job Description

Salary :

Temps complet - permanent 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi.

L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant du directeur Gouvernance, le technicien ou la technicienne juridique agit comme secrétaire adjoint pour le comité de discipline constitué par la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation.

Acteur primordial de l’appareil quasi judiciaire de l’Organisme et officier de justice, il aura pour principale fonction de veiller à la saine gestion des dossiers disciplinaires sous sa responsabilité afin d’en assurer le traitement avec diligence et dans le respect des règles.

Il agit également en tant que greffier lors des audiences disciplinaires. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Responsabilités clés

• Recevoir, traiter, enregistrer et classer les documents juridiques entrants
• Assurer la tenue à jour des dossiers électroniques et des registres des comités
• Suivre les échéances des procédures pour garantir le respect des délais
• Préparer et traiter la correspondance, les assignations, les convocations et autres documents juridiques
• Répondre aux demandes d’information du public, des avocats et des parties prenantes concernant les procédures devant les comités statutaires
• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres du personnel du greffe pour assurer la coordination efficace des activités des comités
• Assurer la préparation des audiences, y compris la vérification de la disponibilité des parties, la préparation des documents requis et la coordination des salles d'audience
• Assister les décideurs pendant les audiences en agissant comme greffier-audiencier, en rédigeant les procès-verbaux d’audience, en enregistrant les décisions et en fournissant un soutien logistique
• Gérer les audiences en assurant le respect des procédures, du décorum et des règles judiciaires
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer aux initiatives d’amélioration des processus

Connaissances et formation

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou domaine connexe
• Maîtrise des logiciels informatiques et des outils de gestion de documents
• Connaissance générale de la Loi sur le courtage immobilier au Québec et ses règlements (un atout)
• Formation complémentaire en gestion de dossiers juridiques ou en technologies juridiques (un atout)

Expérience minimale requise

• 3 à 5 ans d’expérience pertinente
• Expérience préalable dans un environnement juridique ou administratif (un atout)
• Expérience dans un rôle de greffier dans un tribunal de droit commun ou administratif (un atout)

Habiletés et aptitudes essentielles

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit
• Capacité à travailler de manière autonome tout en faisant preuve d'esprit d'équipe
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens aigu de l'organisation
• Rigueur
• Discrétion, discernement et bon jugement
• Bonne gestion du temps et des priorités

Service des greffes

Ce poste fait partie du Service des greffes au sein de la Vice-présidence Gouvernance qui comprend également le Secrétariat corporatif ainsi que la Gestion documentaire.

Gardien de la saine gouvernance et de la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ, le Service des greffes assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme basés sur les plus hauts standards de gouvernance.

Il soutient les comités sur le plan stratégique, opérationnel et juridique. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

RÉCEPTIONNISTE - SOINS

• Permanent
• 30 heures / semaine

Résidence L'Avantage Ville Brossard

Travailler au Groupe Maurice, c’est se coller à des valeurs humaines, à un environnement de travail stimulant et à une équipe respectueuse.

DÉTAILS DU POSTE :

• Poste à temps plein de jour;
• Horaire de 8h00 à 16h00 du lundi au jeudi;
• Prime de 4%.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

• Augmentation de salaire annuelle;
• Programme d’assurances collectives incluant assurance santé, soins paramédicaux et assurances voyages*;
• Repas en résidence à prix d’employé (5$);
• Programme d'aide aux employés;
• Des outils performants pour vous accompagner dans l’exercice de votre métier;
• Prime pour embauche d’un collègue (référencement);
• Le programme d’assurances collectives est accessible aux employés détenant un contrat de 20h et plus par semaine.

VOTRE PROFIL :

• DEP en secrétariat général ou médical;
• Bonne connaissance de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook).

VOTRE MISSION :

• Être le premier sourire de la section des soins;
• Accompagner le / la directeur(rice) des soins dans l’élaboration de l’horaire de travail des employés de l’unité des soins;
• Effectuer les tâches administratives.

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

Description de poste

Appellation interne : Secrétaire de direction - Greffe

1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu’en mai 2025)!

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un poste temporaire (durée approximative jusqu’en mai 2025);
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

MANDAT

Sous la supervision de la directrice du greffe et greffière, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d’une direction.

Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l’équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d’accès aux documents.

Principales tâches

• Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction.
• Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;
• Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas échéant.
• S’assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;
• Accueille les personnes se présentant ou s’adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;
• Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.
• Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;
• Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;
• Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;
• Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;
• Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;
• Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
• Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;
• Effectue les entrées dans le logiciel approprié des factures adressées à la direction et prépare au besoin, les bons de commande afférents;
• Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;
• Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent;
• Un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
• Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
• Très bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (tels qu’Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.);
• Discrétion;
• Sens de l’organisation;
• Rigueur;
• Sens de l’initiative;
• Fait preuve de jugement;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Entregent, tact et courtoisie;
• Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en français et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel).

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Appellation intern : Secrétaire de direction - Communications

1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;
• Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

Votre rôle

Sous la supervision de la directrice, le / la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d'une direction.

De plus, il / elle agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies.

Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Vos responsabilités

• Exerce, auprès des cadres et des employés de la direction, un rôle de support concernant l'administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l'assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparation diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• En collaboration avec la chef de service, assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Gère les boîtes courriel Communications et Demandes Web et effectue les suivis nécessaires;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques (suite Office);
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l'organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients internes;
• Gère la boîte courriel du directeur et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées s'il y a lieu;
• Gère l'agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou l'équivalent;
• D’un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, adobe writer, etc.);
• Sens développé de l'organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.