Description du poste : Conseiller juridique

En tant que Conseiller juridique, vous aurez la responsabilité de recommander et d’orienter les membres de l’équipe quant aux impacts législatifs reliés à la gestion des risques, des réclamations et des litiges en lien avec les activités de l’organisation, notamment en matière de sûreté, réclamations et de gestion contractuelle.

Travailler pour le Groupe des Partenaires pour la Mobilité Métropolitaine (GPMM) vous permettra de faire partie intégrante du REM (Réseau Express Métropolitain), une nouvelle solution de transport novatrice de type métro léger.

Couvrant une distance de 67 km avec ses 26 stations, le REM desservira bientôt la grande région de Montréal.

Au sein de GPMM Opération et Maintenance, nous sommes responsables de l'exploitation et de la maintenance de toutes les infrastructures et équipements du REM, y compris les véhicules, les voies, l'alimentation électrique de traction, les 26 stations et les deux centres de maintenance.

Rejoignez-nous dans un environnement de travail collaboratif, agile et passionnant.

Si vous souhaitez mettre vos compétences au service du REM, c'est le moment idéal pour embarquer !

Chez GPMMOM, notre culture organisationnelle se distingue par son expertise et sa collaboration. Nous valorisons nos équipes issues de divers horizons, chacun incarnant les valeurs fondamentales telles que l'inclusion, l'intégrité, l'engagement et l'excellence.

Ainsi, leur bien-être est une priorité pour nous. Nous proposons une gamme complète d'avantages sociaux et ce, dès l’embauche pour soutenir nos collaborateurs :

• Assurance maladie
• Assurance dentaire
• Assurance invalidité
• Assurance vie
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur
• Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche
• Programme d’aide aux employés
• Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes)
• Stationnement sur place

Vos principales responsabilités :

• Fournir des conseils dans le cadre d’enquêtes internes reliées à d’éventuels litiges ou à des fins d’identification, de prévention ou d’atténuation des responsabilités et risques
• Effectuer une vigie des lois pertinentes aux activités de l’organisation
• Soutenir l’organisation dans le cadre de demandes de renseignements et enquêtes gouvernementales
• Établir et assurer le processus de gestion des réclamations par des tiers envers GPMMOM ou REM
• Établir et assurer le processus de gestion des réclamations par GPMMOM envers des tiers, notamment avec des fournisseurs
• En collaboration avec les autres unités d’affaires, élaborer la structure de communication et de gestion d’information concernant les litiges et réclamations, incluant au besoin toutes communications avec des vérificateurs internes et externes
• Recevoir les réclamations et assurer la gestion documentaire des dossiers de réclamation
• Colliger les informations auprès des ressources internes et externes afin de mener à bien la réclamation
• Agir à titre de représentant officiel de l’organisation en matière juridique
• Fournir un soutien aux unités d’affaires de GPMMOM et mener les dossiers de réclamations en collaboration avec les conseillers juridiques des sociétés mères et toutes firmes d’avocats externes mandatées
• Préparer des rapports de gestion de cas, fournir des conseils juridiques, gérer les conseillers externes et, au besoin, faire la liaison avec les autorités réglementaires
• Préparer les communications dans le cadre des réclamations et litiges (refus, proposition de règlement, mise en demeure, etc.)
• Effectuer le suivi des honoraires professionnels et des mandats externes en matière juridique ou toutes disciplines pertinentes
• Approuver les factures d’honoraires professionnels sous sa responsabilité
• En étroite collaboration avec le gestionnaire de l’approvisionnement et de la gestion contractuelle :

• Conseiller les clients internes sur la prévention des risques et la prévention des litiges
• Collaborer à la gestion des risques et assurances afin de gérer les réclamations en responsabilité
• Préparer des opinions juridiques, effectuer des recherches juridiques, réviser des procédures et analyser divers documents contractuels ou juridiques
• Fournir quotidiennement un appui aux clients internes sur un vaste éventail de questions de litige, y compris l’interprétation de politiques et procédures et l’évaluation des initiatives de la société afin de réduire les risques de litiges.

Profil

Compétences et aptitudes recherchées

• Membre du Barreau du Québec
• 5 à 7 ans d'expérience pertinente acquise en litige, responsabilité professionnelle et droit de la construction, soit en entreprise et/ou en cabinet
• Bilinguisme anglais/français (oral et écrit)
• Expérience avérée dans le développement et le maintien de relations avec des clients internes et externes
• Capacité éprouvée à travailler en équipe dans un milieu de travail multidisciplinaire
• Sens développé des affaires
• Méthodique, flexible, dynamique et bon communicateur

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

Description de poste

Appellation interne : Secrétaire de direction - Greffe

1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu’en mai 2025)!

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un poste temporaire (durée approximative jusqu’en mai 2025);
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

MANDAT

Sous la supervision de la directrice du greffe et greffière, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d’une direction.

Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l’équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d’accès aux documents.

Principales tâches

• Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction.
• Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;
• Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas échéant.
• S’assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;
• Accueille les personnes se présentant ou s’adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;
• Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.
• Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;
• Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;
• Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;
• Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;
• Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;
• Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
• Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;
• Effectue les entrées dans le logiciel approprié des factures adressées à la direction et prépare au besoin, les bons de commande afférents;
• Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;
• Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent;
• Un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
• Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
• Très bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (tels qu’Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.);
• Discrétion;
• Sens de l’organisation;
• Rigueur;
• Sens de l’initiative;
• Fait preuve de jugement;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Entregent, tact et courtoisie;
• Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en français et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel).

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Appellation intern : Secrétaire de direction - Communications

1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;
• Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

Votre rôle

Sous la supervision de la directrice, le / la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d'une direction.

De plus, il / elle agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies.

Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Vos responsabilités

• Exerce, auprès des cadres et des employés de la direction, un rôle de support concernant l'administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l'assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparation diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• En collaboration avec la chef de service, assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Gère les boîtes courriel Communications et Demandes Web et effectue les suivis nécessaires;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques (suite Office);
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l'organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients internes;
• Gère la boîte courriel du directeur et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées s'il y a lieu;
• Gère l'agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou l'équivalent;
• D’un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, adobe writer, etc.);
• Sens développé de l'organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Cette entreprise est en pleine croissance et vous y trouverez une équipe performante, passionnée et dynamique! Vous êtes une personne reconnue pour votre service à la clientèle hors pair, votre rigueur au travail et votre habileté en communication.

Nous avons l'opportunité pour vous!

Bel environnement de travail (vitré, lumineux), bonis annuel, formation continue, assurances collectives (santé, dentaire, vue, etc.)!

Responsabilités :

• Gérer les relations commerciales avec les clients et partenaires
• Saisir et traiter les demandes de financement
• Développer et maintenir une bonne relation commerciale avec les fournisseurs
• Émettre des factures clients et fournisseurs
• Suivre les opérations bancaires pour la comptabilité
• Gérer les appels et courriels entrants
• Gestion des contrats (de la mise en place du contrat jusqu’à leur terme)
• Faire l'étude de crédit / risque du dossier et expliquer le résultat au client
• Archivage
• Suivi des impayés / recouvrement
• Autre tâche administrative
• Détenir une formation en administration, commerce (atout)
• Avoir 2 années d'expérience en relation commerciale (BTB)
• Être capable de lire les états financiers
• Maîtriser le français et l'anglais à l'oral et à l'écrit (dans le cadre d'une communication avec la clientèle anglophone)
• Forte habileté en communication orale et écrite
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Autonomie et créativité
• Esprit d'équipe
• Aimer relever des défis et les chiffres

Description du poste

Cette entreprise est en pleine croissance et vous y trouverez une équipe performante, passionnée et dynamique! Vous êtes une personne reconnue pour votre service à la clientèle hors pair, votre rigueur au travail et votre habileté en communication.

Nous avons l'opportunité pour vous!

Bel environnement de travail (vitré, lumineux), bonis annuel, formation continue, assurances collectives (santé, dentaire, vue, etc.)!

Responsabilités :

• Gérer les relations commerciales avec les clients et partenaires
• Saisir et traiter les demandes de financement
• Développer et maintenir une bonne relation commerciale avec les fournisseurs
• Émettre des factures clients et fournisseurs
• Suivre les opérations bancaires pour la comptabilité
• Gérer les appels et courriels entrants
• Gestion des contrats (de la mise en place du contrat jusqu’à leur terme)
• Faire l'étude de crédit / risque du dossier et expliquer le résultat au client
• Archivage
• Suivi des impayés / recouvrement
• Autre tâche administrative

Exigences :

• Détenir une formation en administration, commerce (atout)
• Avoir 2 années d'expérience en relation commerciale (BTB)
• Être capable de lire les états financiers
• Maîtriser le français et l'anglais à l'oral et à l'écrit (dans le cadre d'une communication avec la clientèle anglophone)
• Forte habileté en communication orale et écrite
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Autonomie et créativité
• Esprit d'équipe
• Aimer relever des défis et les chiffres

Description du poste

Appellation intern : Secrétaire de direction - Communications

1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;
• Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

Votre rôle

Sous la supervision de la directrice, le / la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d'une direction.

De plus, il / elle agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies.

Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Vos responsabilités

• Exerce, auprès des cadres et des employés de la direction, un rôle de support concernant l'administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l'assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparation diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• En collaboration avec la chef de service, assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Gère les boîtes courriel Communications et Demandes Web et effectue les suivis nécessaires;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques (suite Office);
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l'organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients internes;
• Gère la boîte courriel du directeur et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées s'il y a lieu;
• Gère l'agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou l'équivalent;
• D’un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, adobe writer, etc.);
• Sens développé de l'organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Employeur

Carrière Dentaire

Description de l'entreprise

Publications et recherches d'emploi dentaire simplifiée. Partout au Québec. Déposez votre CV dans la banque de candidates et laissez les cliniques dentaires vous contacter.

Description de l’offre d’emploi

Carrière Dentaire est situé dans Lanaudière mais ce poste se situe à Brossard. Assurez-vous d'inclure le numéro du poste lorsque vous postulez par courriel. # numéro: 879

Formation minimale requise: Expérience ou formation en secrétariat dentaire ou en assistance dentaire acceptée.

Description du poste

Nous cherchons une perle rare pour assumer un poste rempli de défis et d'opportunités d'avancer dans sa carrière. Outre des tâches de secrétariat plus traditionnelles, nous cherchons quelqu'un pour assister la gestionnaire, présenter des plans de traitements aux patients et faire le suivi de dossiers patients et de divers projets. Il s'agit d'une clinique familiale avec une équipe proactive et en mode solutions qui aime aussi rire et s'amuser au travail. La qualité des soins et le bien-être des patients sont à l'honneur et le travail d'équipe primordial.

Avantages et conditions

• Formations continues payées
• Mentorat
• Uniformes payés
• Prime de référencement
• Programme reconnaissance des années de service
• Augmentation annuelle
• Congé(s) de maladie
• Congé d'anniversaire payé
• Congés additionnels
• Activités sociales
• Conciliation travail-famille
• Technologies/équipements de pointe
• Rabais pour famille
• Temps de préparation des dossiers rémunéré
• Télé-médecine
• Possibilités d'avancement

Qualifications et atouts

Il nous faut une personne organisée, dévouée, soucieuse du travail bien accompli et dotée d'une attitude positive et d'un sourire dans les yeux et dans la voix. Comme la clientèle est multi-ethnique, la maîtrise de l'anglais est nécessaire (clientèle parfois anglophone).

Horaire

• Lundi 8:00-17:00
• Mardi 8:30-19:00
• Mercredi 9:00-17:00
• Jeudi 9:00-16:30
• Vendredi 9:00-16:00

Horaire flexible à discuter, possibilité de 4 jours/semaine. 30 à 36 heures par semaine.

Salaire

20.75 et 31.00 $ / heure

2 à 4 semaines de vacances

Expérience requise

Un atout

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

36 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

Carrière Dentaire

Description de l'entreprise

Publications et recherches d'emploi dentaire simplifiée. Partout au Québec. Déposez votre CV dans la banque de candidates et laissez les cliniques dentaires vous contacter.

Description de l’offre d’emploi

Carrière Dentaire est situé dans Lanaudière mais ce poste se situe à Brossard. Assurez-vous d'inclure le numéro du poste lorsque vous postulez par courriel.

# numéro: 879

Formation minimale requise: Expérience ou formation en secrétariat dentaire ou en assistance dentaire acceptée.

Description du poste

Nous cherchons une perle rare pour assumer un poste rempli de défis et d'opportunités d'avancer dans sa carrière. Outre des tâches de secrétariat plus traditionnelles, nous cherchons quelqu'un pour assister la gestionnaire, présenter des plans de traitements aux patients et faire le suivi de dossiers patients et de divers projets. Il s'agit d'une clinique familiale avec une équipe proactive et en mode solutions qui aime aussi rire et s'amuser au travail. La qualité des soins et le bien-être des patients sont à l'honneur et le travail d'équipe primordial.

Avantages et conditions

• Formations continues payées
• Mentorat
• Uniformes payés
• Prime de référencement
• Programme reconnaissance des années de service
• Augmentation annuelle
• Congé(s) de maladie
• Congé d'anniversaire payé
• Congés additionnels
• Activités sociales
• Conciliation travail-famille
• Technologies/équipements de pointe
• Rabais pour famille
• Temps de préparation des dossiers rémunéré
• Télé-médecine
• Possibilités d'avancement

Qualifications et atouts

Il nous faut une personne organisée, dévouée, soucieuse du travail bien accompli et dotée d'une attitude positive et d'un sourire dans les yeux et dans la voix. Comme la clientèle est multi-ethnique, la maîtrise de l'anglais est nécessaire (clientèle parfois anglophone).

Horaire

• Lundi 8:00-17:00
• Mardi 8:30-19:00
• Mercredi 9:00-17:00
• Jeudi 9:00-16:30
• Vendredi 9:00-16:00

Horaire flexible à discuter, possibilité de 4 jours/semaine, 30 à 36 heures par semaine.

Salaire

20.75 et 31.00 $ / heure, 2 à 4 semaines de vacances.

Expérience requise

Un atout

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

36 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent

Rejoignez une équipe qui sait reconnaître vos efforts : dès cette année, profitez de huit jours de congés payés pendant les Fêtes pour un repos bien mérité!

Offrez-vous une chance unique de vous spécialiser en procédures d'appel — un domaine rare pour les parajuristes, avec une formation complète et payée à l’interne pour renforcer vos compétences.

Nous recrutons un.e parajuriste en procédures d’appel.

Le.la parajuriste a comme fonction principale de préparer les dossiers d'appel selon les règles de procédure des différents tribunaux, en collaboration avec ses clients avocats.

Vos futurs défis :

• Effectuer la mise en forme de documents juridiques et rédiger la correspondance de vos dossiers
• Coordonner les étapes de réalisation d’un dossier d’appel
• Appliquer les règles de procédure des différents tribunaux apprises lors de la formation à l’interne
• Collaborer avec vos clients avocats et fournir des suivis d’avancement
• Effectuer de façon rigoureuse le travail de mise en page et la révision
• Coordonner les étapes d’impression, de version électronique, de signification/notification et de dépôt à la Cour
• Faire les factures liées à vos dossiers

Ce que nous offrons :

• Un employeur conciliant, une équipe unie & solidaire
• Un poste permanent à temps complet
• Un équilibre travail-famille
• Huit jours de congés payés pendant les fêtes, et ce dès 2024!
• Un mode télétravail hybride 40 % au bureau / 60 % à la maison après la formation interne (3 mois)
• Une rémunération d'entrée entre 21 $ – 25 $
• Assurances collectives avec invalidité courte durée et TÉLÉMÉDECINE ainsi que des REER.
• Une vie sociale active & des bonis
• Une formation complète à l’interne lors de l’entrée en poste

Vous êtes reconnu.e pour votre souci du détail et votre rigueur au travail? Vous êtes LA personne que nous recherchons!

Exigences :

• DEP ou technique bureautique ou secrétariat juridique
• Technique juridique (un atout important) ;
• Très bonnes compétences informatiques
• Un service à la clientèle impeccable
• Un excellent français parlé et écrit
• Expérience dans le domaine juridique, un atout

Atouts...

• Habiletés en communication et facilité à travailler en équipe
• Facilité d’apprentissage et autonomie
• Sens de l’observation et rigueur
• Gestion des priorités et des délais

Date d'entrée en fonction: décembre 2024 (congés des fêtes payés!) ou janvier 2025.

À vous de jouer! Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Employeur

Carrière Dentaire

Description de l'entreprise

Publications et recherches d'emploi dentaire simplifiée. Partout au Québec. Déposez votre CV dans la banque de candidates et laissez les cliniques dentaires vous contacter.

Description de l’offre d’emploi

Carrière Dentaire est situé dans Lanaudière mais ce poste se situe à Delson. Assurez-vous d'inclure le numéro du poste lorsque vous postulez par courriel.

• # numéro: 387
• Courriel: (450) 638-5765 demandez: Manh Cuong Nguyen

Formation minimale requise

Formation en assistance dentaire obligatoire

Description du poste

• Assister le dentiste
• Stérilisation et monter la salle
• Coulée de modèles

Avantages et conditions

• Sens contraire du trafic
• Stationnement disponible à la clinique
• Uniformes payés

Qualifications et atouts

• Diplômé(e) en assistance dentaire
• Connaissance d'un logiciel dentaire et de radiographie numérique

Horaire

4 jrs/sem. :

• Lundi 9h00 - 18h00
• Mardi 8h30 - 17h00
• Mercredi 9h00 - 18h00
• Jeudi 10h00 - 18h00

32 à 35 heures par semaine

Salaire

24.00 et 30.00 $ / heure

Vacances

2 à 4 semaines de vacances

Expérience requise

1 an +

Entrée en fonction

Dès que possible

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

Carrefour jeunesse-emploi (CJE) de Verdun

Description de l'entreprise

Le Carrefour jeunesse-emploi de Verdun est un organisme sans but lucratif qui vise l’intégration en emploi, le retour aux études, la persévérance scolaire et l’autonomie sociale des jeunes et des adultes de 15 à 35 ans de Verdun et de L’Île-des-Sœurs.

Description de l’offre d’emploi

Le Carrefour jeunesse-emploi (CJE) de Verdun est un organisme sans but lucratif ayant pour mission d’accompagner les personnes de 15 à 35 ans qui habitent à Verdun et à L’Île-des-Sœurs dans leur épanouissement professionnel, personnel et social en vue d’assurer leur bien-être au sein de la collectivité. Pour y arriver, le CJE de Verdun offre des services-conseils, de la formation et une variété d’activités en fonction des besoins spécifiques de chacun, peu importe sa situation socioéconomique.

Tâches :

• Accueillir les personnes qui se présentent et leur offrir un excellent service à la clientèle.
• Répondre au téléphone et acheminer les appels aux conseiller.ère.s.
• Remplir les formulaires pour la prise des rendez-vous.
• Exécuter, à la demande des conseiller.ère.s, d’autres tâches de bureau, notamment photocopies, envoi de télécopies, envoi de courriels, traitement de texte, etc.
• Saisir des données à l’ordinateur (CV, lettres de présentation, etc.).
• Donner des renseignements d’ordre général à la clientèle.

Exigences :

• Expérience dans le domaine.
• DEP en secrétariat ou formation en lien avec le poste.
• Bonne connaissance d’internet et des logiciels MS Office.
• Très bon français écrit.
• Excellent jugement.
• Professionnalisme, discrétion et grande courtoisie.
• Bilinguisme obligatoire (français / anglais). (Une partie de notre clientèle est anglophone et allophone et la personne secrétaire-réceptionniste doit être en mesure de communiquer avec ces personnes en anglais)

Horaire de travail :

Les mercredis de 9h à 16h30 (7 heures / semaine), ainsi qu’effectuer des remplacements sporadiques lorsque notre secrétaire-réceptionniste à temps plein doit s’absenter ou prendre ses vacances (sur semaine, principalement de jour et occasionnellement le mardi soir, à raison d’environ 45 jours par année au total).

Salaire offert :

Selon l’échelle salariale de la convention collective (entre 19,08$ et 25,67$ de l’heure)

Date prévue d’entrée en fonction :

Novembre 2024

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

7 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

Vous avez de l’expérience dans le service à la clientèle ? Vous êtes à l’aise avec l’informatique ? Vous aimeriez travailler dans le domaine médical ? Si oui, nous avons ce qu’il vous faut ! La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’une secrétaire de jour, poste volant avec possibilité d’avoir un poste fixe. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

• Titre du poste : Secrétaire médicale volante
• Statut : Poste permanent / 35h par semaine
• Horaire : Du lundi au vendredi de 8h à 16h, 2 à 3 mercredis dans le mois, la personne devra terminer à 18h.
• Salaire : 20 $/h (selon expérience)
• Date de début : Le plus tôt possible

Tâches et responsabilités

• Accueillir et aider les patients à se diriger dans la clinique
• Aider et répondre aux questions des patients
• Montrer aux patients comment utiliser la borne de la clinique
• Répondre au téléphone, prendre les messages des patients, fixer des rendez-vous et retourner des appels
• Faire l’horaire du médecin
• Assurer le suivi des formulaires, faxes, lettres et autres documents dont le médecin pourrait avoir besoin
• Faire la numérisation des documents
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

Qualités requises

• Excellent service à la clientèle
• Habiletés informatiques
• Bonne communication
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

Exigences

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle
• Très bon français parlé et bilinguisme avec l’anglais

Avantages

• Assurances collectives avec participation de l’employeur
• Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence
• Tolérance au stress

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

Vous avez de l’expérience dans le service à la clientèle ? Vous êtes à l’aise avec l’informatique ? Vous aimeriez travailler dans le domaine médical ? Si oui, nous avons ce qu’il vous faut ! La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’un(e) commis secrétaire. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

Titre du poste

Commis(e) secrétaire

Statut

Temps partiel / De 18 à 21h par semaine

Horaire

• Mardi de 8h à 15h
• Mercredi de 8h à 15h / 2 à 3 Mercredi dans le mois, doit terminer à 18h
• Jeudi de 8h à 15h

Salaire

19 $/h

Date de début

Le plus tôt possible

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir et aider les patients à se diriger dans la clinique
• Aider et répondre aux questions des patients
• Montrer aux patients comment utiliser la borne de la clinique
• Répondre au téléphone, prendre les messages des patients, fixer des rendez-vous et retourner des appels
• Gérer l’horaire du médecin
• Assurer le suivi des formulaires, faxes, lettres et autres documents dont le médecin pourrait avoir besoin
• Faire la numérisation des documents
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

QUALITÉS REQUISES

• Excellent service à la clientèle
• Habiletés informatiques
• Bonne communication
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle
• Très bon français parlé et bilinguisme avec l’anglais

AVANTAGES

• Salaire compétitif
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en équipe

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

18 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Traitement des travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieure à l'ÉTS?

Sous la directrice exécutive des relations institutionnelles, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; s'occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI :

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

Habiletés particulières :

• Excellente maîtrise de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).

Autres habiletés :

• Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
• Formation en protocole d'accueil officiel international (un atout).
• Expérience significative en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Compétence approfondie des logiciels de traitement de textes et de données de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Aptitudes à utiliser diverses applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et **** savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous atteignez des objectifs de performance ambitieux, dans un environnement en constante évolution.
• Vous faites preuve d'un sens exceptionnel de l'organisation avec la capacité de réaliser et de prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives, tout en portant une attention méticuleuse au détail.
• Vous savez garantir la confidentialité des informations sensibles, préserver la discrétion et assurer le meilleur niveau de service à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous exercez un jugeme nt avisé dans diverses situations et savez gérer avec équilibres des priorités multiples.
• Vous adoptez une approche proactive et * démontrez des compétences solides en *résolution de problèmes.
• Vous apportez votre dynamisme au * travail d'équipe, tout en faisant preuve d'une *efficacité remarquable dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Prendre note que les candidats.es retenus.es seront invités à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Description de l’offre d’emploi

Détails de l'offre et lien pour postuler :

Responsabilités

• Offre le soutien administratif nécessaire aux procureurs spécialisés en santé et sécurité du travail.
• Assure le suivi des communications avec les médecins experts.
• Rédige des requêtes et autres documents légaux et en fait la mise à jour.
• Assure la révision, la correction et l'édition de documents.
• Effectue la rédaction et le suivi des correspondances dans les délais requis.
• Assure la réception des appels téléphoniques pour son service.

Qualifications

• Formation en secrétariat juridique.
• Expérience de 3 ans.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32.5 heures

Date de fin d'emploi

17 janvier 2026

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Qui sommes-nous?

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Sommaire du poste

• Type d’emploi : Permanent
• Date d’entrée en fonction : Dès que possible
• Horaire de travail : 33,75 heures / semaine
• Lieu de travail : Basé à Montréal et au besoin, travailler à l’occasion dans nos autres bureaux
• Rémunération annuelle : Très compétitif

Principales responsabilités :

• Transcrire, modifier et corriger des lettres, des contrats, des procédures ou d’autres documents juridiques dictés ou manuscrits pour divers avocats ou associés;
• Effectuer toute autre tâche administrative (facturation, photocopies, comptes de dépenses, ouverture et fermeture de dossiers, classement, etc.);
• Effectuer des remplacements à la réception.

Profil recherché :

• Expérience en secrétariat (idéalement de 1 an);
• Détenir une formation dans le domaine juridique (atout);
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les réservistes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Transcrire des dictées sous dictaphone électronique;
• Maîtrise des logiciels Word et Outlook;
• Polyvalence, souplesse et souci du détail;
• Sens de l’organisation et bonne gestion des priorités;
• Esprit d’équipe et bonnes relations interpersonnelles;
• Doit posséder un véhicule (atout).

Nos avantages

• Remboursement du kilométrage lors des déplacements entre les bureaux;
• À partir de trois (3) semaines de vacances
• 5 jours de maladie monnayables;
• Avantages sociaux complets, tels l’adhésion à un programme d’assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme), la participation à un REER collectif, etc.

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique qui présente de nombreux défis...
Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant...

Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder via Secrétaire-inc!

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Sommaire du poste

• Type d’emploi : Permanent – 100 % présentiel
• Date d’entrée en fonction : dès que possible
• Horaire de travail : 33,75 heures / semaine
• Lieu de travail : Montréal
• Domaine de droit : Immigration

Description du poste :

Au sein d'une équipe composée de deux avocates, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Gérer les courriels et les classer dans les dossiers électroniques respectifs ;
• Compléter l’ouverture des dossiers pour la comptabilité ;
• Rédiger et transcrire des textes en suivant les modèles suggérés par l’avocate ;
• Préparer des procédures judiciaires, des contrats ou autres documents juridiques;
• Préparer les agendas et effectuer le suivi des délais à respecter;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation ;
• Imprimer toute la préfacturation qui aura été approuvée selon les spécifications de l’avocate ;
• Gérer des dossiers de clients;
• Prendre des appels téléphoniques;
• Classer des dossiers physiques dans les classeurs ;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Minimum de 2 ans d’expérience en secrétariat ou administration;
• Diplôme ou attestation en secrétariat juridique (atout) ;
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Maîtrise des logiciels Word et Outlook;
• Grande autonomie et flexibilité;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.
• Avoir le souci du détail et de la rigueur dans son travail ;
• Être à l’affut de l’actualité en immigration ;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages :

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique qui présente de nombreux défis...

Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant...Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder via Secrétaire-inc!