Description de l’offre d’emploi

Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche de personnes pour agir à titre de secrétaire afin de combler un (1) remplacement sur un poste particulier temporaire jusqu’au 31 mai 2025.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat. La personne salariée sera principalement responsable du poste d’accueil de l’école.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois contribue également au travail de secrétariat de l’école. Elle effectue :

• La saisie à l’ordinateur de textes et de diverses données à partir de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres;
• La vérification de l’orthographe et de l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter;
• La réception et l’acheminement des appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux;
• La tenue à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents;
• La prise de connaissance du courrier et le remettre aux destinataires;
• La rédaction d’accusés de réception, de lettres ou de notes simples;
• La recherche et la collecte de renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire. Elle peut :

• Participer aux opérations d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification;
• Prêter et récupérer des volumes;
• Effectuer les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires;
• Être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l'offre d'emploi

Employeur

Menuiserie Authentique

Description de l'entreprise

Atelier de conception et fabrication haut de gamme d'éléments architecturaux en bois massif destinés aux bâtiments patrimoniaux et contemporains tel que portes, fenêtres, moulures, corniches et ornements.

Principales tâches et responsabilités

• Accueillir les visiteurs, les clients et les fournisseurs;
• Filtrer et rediriger le courrier, les courriels et les appels téléphoniques;
• Créer, maintenir à jour et archiver différents documents de référence (ex : manuel de l’employé, politique de santé et sécurité au travail, formulaires d’autorisations, descriptions de tâches, etc.);
• Répondre aux interrogations et aux demandes de renseignements de la part du personnel et du public en général (ex : demandes reçues par le site web ou les médias sociaux);
• Affranchir le courrier et veiller à ce qu’il soit expédié promptement;
• Faire l’entrée des données comptables reliées à la préparation de la paie;
• Faire le suivi des achats fournisseurs (classer les bordereaux de livraison, obtenir les approbations et entrer les données au système comptable);
• Remplir divers formulaires relativement à la gestion interne des affaires;
• Gérer les rencontres du comité de santé et de sécurité au travail;
• Participer à la gestion des ressources humaines;
• Gérer des inventaires;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau;
• Collaborer à l’amélioration constante des procédures internes;
• Aider la direction à bien réagir aux situations d’urgence;
• Exécuter toutes autres tâches de secrétariat connexes à la demande de la direction générale;

Compétences

• Détenir un certificat ou un diplôme d’études postsecondaires en bureautique et/ou avoir cinq ans d’expérience en affaires;
• Connaître les principes administratifs de base et savoir les appliquer;
• Posséder une excellente connaissance des logiciels de bureautique (Suite Windows Office). La maîtrise de logiciel comptable tel que Sage 50 serait un atout majeur;
• Maitriser parfaitement le français à l’oral et à l’écrit et avoir une base en anglais;
• Posséder des habiletés d’organisation et pouvoir travailler de façon autonome;
• Avoir une facilité à communiquer oralement et à l’écrit;
• Être capable de gérer simultanément plusieurs tâches et établir des priorités;

Aptitudes

• Adopter une attitude professionnelle, dynamique et positive;
• Être responsable, honnête, intègre et savoir gérer des dossiers confidentiels;
• Être ponctuel;
• Savoir agir en respect des individus et de l’organisation;
• Avoir de la rigueur et la discipline au travail;
• Démontrer un bon sens du jugement;
• Être capable de gérer certaines situations stressantes;
• Être ouvert aux changements et aux améliorations;
• Avoir une bonne aptitude au travail d’équipe;

Conditions et avantages sociaux

• Poste permanent à temps plein;
• Horaire de 8h à 17h du lundi au jeudi et de 8h à 16h le vendredi (dîner de 12h à 13h);
• Bureaux neufs, lumineux et professionnels;
• Petite équipe dynamique et passionnée;

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

39 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent