Job Description

Salary :

Temps complet - permanent 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi.

L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant du directeur Gouvernance, le technicien ou la technicienne juridique agit comme secrétaire adjoint pour le comité de discipline constitué par la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation.

Acteur primordial de l’appareil quasi judiciaire de l’Organisme et officier de justice, il aura pour principale fonction de veiller à la saine gestion des dossiers disciplinaires sous sa responsabilité afin d’en assurer le traitement avec diligence et dans le respect des règles.

Il agit également en tant que greffier lors des audiences disciplinaires. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Responsabilités clés

• Recevoir, traiter, enregistrer et classer les documents juridiques entrants
• Assurer la tenue à jour des dossiers électroniques et des registres des comités
• Suivre les échéances des procédures pour garantir le respect des délais
• Préparer et traiter la correspondance, les assignations, les convocations et autres documents juridiques
• Répondre aux demandes d’information du public, des avocats et des parties prenantes concernant les procédures devant les comités statutaires
• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres du personnel du greffe pour assurer la coordination efficace des activités des comités
• Assurer la préparation des audiences, y compris la vérification de la disponibilité des parties, la préparation des documents requis et la coordination des salles d'audience
• Assister les décideurs pendant les audiences en agissant comme greffier-audiencier, en rédigeant les procès-verbaux d’audience, en enregistrant les décisions et en fournissant un soutien logistique
• Gérer les audiences en assurant le respect des procédures, du décorum et des règles judiciaires
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer aux initiatives d’amélioration des processus

Connaissances et formation

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou domaine connexe
• Maîtrise des logiciels informatiques et des outils de gestion de documents
• Connaissance générale de la Loi sur le courtage immobilier au Québec et ses règlements (un atout)
• Formation complémentaire en gestion de dossiers juridiques ou en technologies juridiques (un atout)

Expérience minimale requise

• 3 à 5 ans d’expérience pertinente
• Expérience préalable dans un environnement juridique ou administratif (un atout)
• Expérience dans un rôle de greffier dans un tribunal de droit commun ou administratif (un atout)

Habiletés et aptitudes essentielles

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit
• Capacité à travailler de manière autonome tout en faisant preuve d'esprit d'équipe
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens aigu de l'organisation
• Rigueur
• Discrétion, discernement et bon jugement
• Bonne gestion du temps et des priorités

Service des greffes

Ce poste fait partie du Service des greffes au sein de la Vice-présidence Gouvernance qui comprend également le Secrétariat corporatif ainsi que la Gestion documentaire.

Gardien de la saine gouvernance et de la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ, le Service des greffes assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme basés sur les plus hauts standards de gouvernance.

Il soutient les comités sur le plan stratégique, opérationnel et juridique. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

Description du poste

Relevant de la Vice-présidente régionale, Ouest du Québec, vous aurez à fournir un soutien à la clientèle tant dans la zone de réception qu’au téléphone / courriel, en veillant à ce que l’expérience client soit des plus personnalisée et de qualité.

Vous aurez également à offrir un soutien administratif à la gestion de patrimoine pour la région de l'Ouest du Québec.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif à l’équipe des conseillers et des adjoints sur place et à distance pour la région administrative
• Offrir un service à la clientèle tant dans les zones de réception qu’au téléphone
• Participer aux divers projets et exécuter toutes autres tâches connexes demandées par la Vice-présidente régionale
• Assurer le suivi du programme de santé et sécurité au travail
• Veiller au maintien de la papeterie et des salles de conférence.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration ou une formation équivalente
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente
• Avoir une vision du travail caractérisée par le souci d’offrir un service à la clientèle de grande qualité
• Démontrer de l’initiative, de la débrouillardise, de l’autonomie et de l’organisation
• Avoir un excellent esprit d’équipe
• Posséder de solides aptitudes à gérer plusieurs tâches à la fois et à déterminer l’ordre des priorités
• Être discret, fiable, courtois et diplomate
• Maitriser le français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grande maîtrise de la suite Office.

Joindre fdp, c’est :

• Agir et collaborer avec agilité pour répondre aux besoins de nos clients
• Relever des défis stimulants et viser les résultats afin de contribuer chaque jour à l’évolution de fdp
• Évoluer au sein d’une firme à taille humaine dans un climat de confiance et bienveillant, avec une culture d’inclusion et de proximité, tant à l’interne qu’avec nos clients
• Être accompagné dans votre avancement et votre épanouissement professionnel
• Bénéficier d’une rémunération globale concurrentielle et de programmes favorisant votre bien-être et la conciliation de votre vie personnelle et professionnelle.

Depuis plus de 46 ans, fdp accompagne ses clients membres (médecins spécialistes, chirurgiens-dentistes, notaires, architectes en pratique privée et pharmaciens propriétaires) à travers tous les champs de planification financière.

Nous sommes l’un des groupes experts les plus avancés en termes d’intelligence financière appliquée aux réalités des professionnels.

Si vous ne reculez devant aucun défi et souhaitez mettre votre sens des affaires au service d’une firme en croissance constante : joignez l’équipe fdp!

Poste : Chargé(e) ou Adjoint(e) Administratif(ve) Rive-Sud de Montréal

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), et avez un grand sens des responsabilités ? Ce poste est fait pour vous !

Description du Poste :

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous serez responsable des tâches suivantes :

• Gestion administrative : Rédaction de documents, préparation de rapports, et suivi des dossiers administratifs
• Coordination des réunions : Organisation et planification des réunions internes et externes
• Support au service client : Réponse aux appels et aux courriels, gestion des demandes d’information
• Suivi des dossiers : Assurer le classement et la mise à jour des dossiers physiques et électroniques
• Support aux équipes : Collaboration avec les différents départements pour soutenir les activités de l’entreprise
• Gestion des fournitures de bureau : Commande et suivi des fournitures, gestion des équipements partagés
• Assistance dans l’organisation d’événements : Appui pour la planification d’événements d’entreprise ou de réunions d’équipe
• Rapports financiers : Support pour la gestion des factures, le traitement des paiements et la tenue de registres financiers, en collaboration avec le département comptable

Avantages du Poste :

• Horaire : 8h - 17h
• Mode de travail hybride : 2 jours en télétravail et 3 jours au bureau
• REER : Participation au régime d’épargne-retraite
• Vacances : 3 semaines, incluant la période de Noël
• Congés supplémentaires
• Assurances : Couverture d’assurance santé et bien-être

Profil Recherché :

• Compétences essentielles : Rigueur, organisation et sens des responsabilités
• Langues : Niveau avancé en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

Si vous êtes à la recherche d’une opportunité où vous pouvez réellement faire la différence, tout en bénéficiant d’un cadre de travail flexible et d’avantages intéressants, n’hésitez pas à postuler !

Pour postuler, envoyez votre CV et une lettre de motivation.

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

NOTRE APPROCHE :

BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield.

Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de collaborer avec une équipe talentueuse et de contribuer à la croissance et au succès de nos clients.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, des possibilités de formation et de développement professionnel, ainsi qu'une rémunération compétitive.

CE QUI NOUS DISTINGUE :

• Une culture basée sur l’ouverture d’esprit, la bienveillance, les défis et une forte collaboration
• Un environnement de travail collaboratif et une merveilleuse équipe avec laquelle travailler
• Des emplacements de choix faciles d’accès (accessibles en transport en commun et près des autoroutes 40, 15, 10 et 30)

EN TANT QUE SECRÉTAIRE D'ÉTATS FINANCIERS, TON RÔLE SERA DE :

• Finaliser la présentation des états financiers et autres documents;
• Relire et réviser son propre travail afin de s'assurer de la qualité des documents produits;
• Apporter les corrections nécessaires suite à la révision de l’associé responsable du Contrôle de Qualité;
• Impression finale des documents émis par le département selon les standards établis par le cabinet;
• Assemblage des états financiers pour présentation aux clients.

TÂCHES CONNEXES

En l'absence de la commis de bureau, peut être appelé à effectuer toute tâche attribuée à cette dernière telle que, sans s'y limiter, le remplacement à la réception, des photocopies, la préparation et l'envoi de la poste.

LES TALENTS ET QUALIFICATIONS DE NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE :

Formation et expérience

• Diplôme en secrétariat;
• Expérience : min 2 ans en secrétariat.

Aptitudes techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel;
• Connaissance de Caseware / Caseview (un atout);
• Maîtrise du français et de l'anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit;
• Comprendre les particularités de la présentation des états financiers;
• Expérience en Cabinet Comptable recommandée.

Aptitudes intellectuelles

• Souci du détail;
• Organisée et structurée;
• Rapidité d'exécution;
• Sens de la collaboration;
• Capacité d'adaptation à un environnement changeant (flexibilité);
• Excellente communication orale et écrite;
• Intégrité;
• Résistance au stress;
• Dynamisme.

Pourquoi te joindre à notre équipe de passionnés?

• Un poste permanent - temps plein de 37.5 heures par semaine;
• Congés maladie et journées personnelles;
• Programme de reconnaissance, horaires d'été, congé pour le temps des fêtes;
• Une équipe qui possède une solide expérience dans divers champs d'expertise;
• Accès à des programmes de formation;
• La possibilité de faire évoluer ta carrière selon tes objectifs professionnels;
• Des événements sportifs, plusieurs activités de renforcement d'équipe et des 5 à 7 durant l'année.

Intéressant? Envoie ta candidature sans plus tarder accompagnée d'une lettre de présentation.

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Si tu n'es pas contacté, nous évaluons ton profil pour d'autres opportunités.

Description de poste

Appellation interne : Secrétaire de direction - Greffe

1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu’en mai 2025)!

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un poste temporaire (durée approximative jusqu’en mai 2025);
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

MANDAT

Sous la supervision de la directrice du greffe et greffière, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d’une direction.

Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l’équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d’accès aux documents.

Principales tâches

• Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction.
• Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;
• Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas échéant.
• S’assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;
• Accueille les personnes se présentant ou s’adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;
• Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.
• Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;
• Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;
• Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;
• Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;
• Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;
• Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
• Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;
• Effectue les entrées dans le logiciel approprié des factures adressées à la direction et prépare au besoin, les bons de commande afférents;
• Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;
• Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent;
• Un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
• Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
• Très bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (tels qu’Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.);
• Discrétion;
• Sens de l’organisation;
• Rigueur;
• Sens de l’initiative;
• Fait preuve de jugement;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Entregent, tact et courtoisie;
• Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en français et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel).

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Cette entreprise est en pleine croissance et vous y trouverez une équipe performante, passionnée et dynamique! Vous êtes une personne reconnue pour votre service à la clientèle hors pair, votre rigueur au travail et votre habileté en communication.

Nous avons l'opportunité pour vous!

Bel environnement de travail (vitré, lumineux), bonis annuel, formation continue, assurances collectives (santé, dentaire, vue, etc.)!

Responsabilités :

• Gérer les relations commerciales avec les clients et partenaires
• Saisir et traiter les demandes de financement
• Développer et maintenir une bonne relation commerciale avec les fournisseurs
• Émettre des factures clients et fournisseurs
• Suivre les opérations bancaires pour la comptabilité
• Gérer les appels et courriels entrants
• Gestion des contrats (de la mise en place du contrat jusqu’à leur terme)
• Faire l'étude de crédit / risque du dossier et expliquer le résultat au client
• Archivage
• Suivi des impayés / recouvrement
• Autre tâche administrative
• Détenir une formation en administration, commerce (atout)
• Avoir 2 années d'expérience en relation commerciale (BTB)
• Être capable de lire les états financiers
• Maîtriser le français et l'anglais à l'oral et à l'écrit (dans le cadre d'une communication avec la clientèle anglophone)
• Forte habileté en communication orale et écrite
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Autonomie et créativité
• Esprit d'équipe
• Aimer relever des défis et les chiffres

Description du poste

Appellation intern : Secrétaire de direction - Communications

1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;
• Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

Votre rôle

Sous la supervision de la directrice, le / la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d'une direction.

De plus, il / elle agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies.

Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Vos responsabilités

• Exerce, auprès des cadres et des employés de la direction, un rôle de support concernant l'administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l'assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparation diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• En collaboration avec la chef de service, assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Gère les boîtes courriel Communications et Demandes Web et effectue les suivis nécessaires;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques (suite Office);
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l'organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients internes;
• Gère la boîte courriel du directeur et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées s'il y a lieu;
• Gère l'agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou l'équivalent;
• D’un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, adobe writer, etc.);
• Sens développé de l'organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Commis administratif

Status : Regular, Full time

Location : Brossard, Quebec

Description du poste

Interested?

Be at the heart of the action.

Be a multi-tasker.

Know that your contribution makes a difference.

Do you have what we’re looking for?

• Work experience in administrative support and customer service.
• Well-organized, resourceful and an independent learner.
• Adaptable and able to prioritize.
• Strong computer and writing skills, good spelling.

Challenges awaiting you :

• Support the manager by performing all administrative tasks: manage email and scheduling, manage billing, track and update accounts receivable.
• Manage day-to-day calls and redirect them to the right person as required, process the business centre’s mail, balance the petty cash, make deposits, manage accounts payable, process freight claims and daily delivery summaries.
• Inform the manager of any administrative anomalies and recommend improvements to ensure that administrative processes are reliable and efficient.
• Work with the team to fully understand the business centre’s operations, familiarize yourself with products and suppliers, and become proficient with the systems in use.
• Coordinate occasional events or projects: shows, customer events, etc.

What’s in it for you

We are a major player, involved in the energy transformation in Canada. Certified as a Great Place to Work®, we offer a dynamic work environment with great career opportunities.

We promote autonomy and decision making.

What sets us apart is our :

• Annual profit-sharing offered to all in addition to our competitive compensation: rewarding accomplishments is part of our culture.
• A strong national network offering real opportunities to grow: our people make the difference.

Among our benefits :

• Flexible group insurance plan customizable to your needs.
• Free health resources available 24/7: Telemedicine and Employee Assistance Program (EAP).
• Group RRSP with employer contribution and TFSA.
• Postsecondary Scholarship Program for our employee’s children.
• Charging terminals available at our facilities.
• Years of Service Recognition Program.

Come build your career with us, a growing network where our people make it happen!

Our recruitment process ensures equality and diversity. Please note that only successful candidates will be contacted.

Description du poste

Cette entreprise est en pleine croissance et vous y trouverez une équipe performante, passionnée et dynamique! Vous êtes une personne reconnue pour votre service à la clientèle hors pair, votre rigueur au travail et votre habileté en communication.

Nous avons l'opportunité pour vous!

Bel environnement de travail (vitré, lumineux), bonis annuel, formation continue, assurances collectives (santé, dentaire, vue, etc.)!

Responsabilités :

• Gérer les relations commerciales avec les clients et partenaires
• Saisir et traiter les demandes de financement
• Développer et maintenir une bonne relation commerciale avec les fournisseurs
• Émettre des factures clients et fournisseurs
• Suivre les opérations bancaires pour la comptabilité
• Gérer les appels et courriels entrants
• Gestion des contrats (de la mise en place du contrat jusqu’à leur terme)
• Faire l'étude de crédit / risque du dossier et expliquer le résultat au client
• Archivage
• Suivi des impayés / recouvrement
• Autre tâche administrative

Exigences :

• Détenir une formation en administration, commerce (atout)
• Avoir 2 années d'expérience en relation commerciale (BTB)
• Être capable de lire les états financiers
• Maîtriser le français et l'anglais à l'oral et à l'écrit (dans le cadre d'une communication avec la clientèle anglophone)
• Forte habileté en communication orale et écrite
• Faire preuve de rigueur et d'organisation
• Autonomie et créativité
• Esprit d'équipe
• Aimer relever des défis et les chiffres

Employeur

DIANE EGAN LANGEVIN EMPLOI RECRUTEMENT ET ASSOCIES INC.

Description de l'entreprise

Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. est une entreprise spécialisée dans le recrutement, la chasse de main-d’œuvre qualifiée et le placement de personnel. Depuis 2016, son équipe de professionnels dynamiques dans le domaine du recrutement s’engage à offrir un service de qualité exemplaire et confidentiel. Elle sera en mesure de satisfaire vos besoins de personnel en assurance, finance, comptabilité, soutien administratif, juridique et de spécialités diverses et/ou vous assister dans une démarche personnelle d’opportunité de carrière. L’entreprise Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. saura répondre à vos attentes en tirant parti de sa vaste banque de champs d’expertises, et ce à des niveaux allant du personnel de direction jusqu’à des postes de débutants. Depuis 1999, ce service personnalisé est le propre de la présidente de l’entreprise qui possède une spécialisation dans les secteurs de l’assurance et des services financiers aux niveaux cadres et professionnel. Conseillère sénior en recrutement, elle vous offre son expertise reconnue dans le domaine du recrutement, jumelée à celle de plusieurs années à l’emploi d’une grande institution de la finance.

Description de l’offre d’emploi

Adjointe en assurance des entreprises

Salaire pouvant aller entre 23$-24$ et plus selon expérience et compétences

Télétravail hybride soit 1 à 2 jours / semaine. La formation se fait en présentiel.

Un de nos clients, un cabinet d’assurance indépendant très bien établi dans l’industrie de l’assurance de dommages au Québec, cherche à recruter une Adjointe en assurance des entreprises pour leur bureau de Longueuil. La titulaire du poste offre un soutien technique et administratif aux courtiers d’assurance. Vous êtes à la recherche d’un environnement de travail stimulant où le développement professionnel et l’entraide sont au rendez-vous ? Nous voulons vous rencontrer !

Principales responsabilités :

• Préparer les documents selon les spécifications des courtiers
• Assurer la mise en page et l’orthographe selon les standards de qualité
• Faire le premier niveau de suivi sur la réception des contrats et des corrections
• Faire la vérification des contrats
• Effectuer la facturation

Profil de compétences :

• Formation en secrétariat ou toute autre combinaison de formation jugée pertinente
• Connaissances en assurance de dommage, un atout
• Rigueur et minutie
• Débrouillardise, polyvalence et autonomie
• Curiosité et facilité d’apprentissage
• Capacité à travailler sous pression et à garder son calme
• Sens de l’organisation
• Capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de respecter les échéanciers
• Fiabilité et rapidité d’exécution
• Maîtrise des logiciels de la suite Office
• Bilinguisme, un atout

Rémunération et avantages sociaux :

• Salaire pouvant aller entre 23$-24$ et plus selon expérience et compétences
• Télétravail hybride soit 1 à 2 jours / semaine. La formation se fait en présentiel.
• Des défis professionnels stimulants
• Des outils de travail performants
• Milieu de travail humain et collaboratif
• Politique de conciliation travail-famille
• Activités sociales organisées par l’entreprise

La personne travaillera à temps plein, 35 heures/semaine, au bureau de Longueuil.

RÉF : 5094-04

Dans le but d’accélérer le traitement de votre candidature, s’il vous plaît faire suivre votre CV directement à mon courriel avec mention du numéro d’annonce et aussi présenter celui-ci en Word pas de PDF. Merci

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Note : L’usage du générique masculin a pour seul but d’alléger la lecture du texte. Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. est un employeur offrant l’égalité professionnelle. Les CV reçus par courriel sont traités en priorité. Aucuns frais applicables, nos honoraires sont des frais d’opération pour les employeurs déductibles d’impôt. Vous pouvez être assuré que votre CV sera tenu confidentiellement et présenté uniquement aux employeurs potentiels lors de la réception de votre accord préalable.

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’un(e) commis à la numérisation de jour. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

• Titre du poste : Agent(e) à la numérisation
• Statut : Poste permanent / 35h par semaine
• Horaire : Du lundi au vendredi de 8h à 16h
• Salaire : 20 $/h
• Date de début : Le plus tôt possible

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Préparer les documents physiques pour la numérisation par ordre de priorité
• Utiliser des scanners et des logiciels de numérisation pour créer des fichiers numériques
• Classer et organiser les fichiers numériques de manière logique dans chaque dossier
• Faire les classeurs une fois par semaine
• Faire attention aux détails pour éviter les erreurs lors de la numérisation
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

QUALITÉS REQUISES

• Capacité à gérer et organiser efficacement de grandes quantités de documents
• Habiletés informatiques
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle ou numérisation
• Très bon français parlé

AVANTAGES

• Assurances collectives avec participation de l’employeur
• Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler sous pression
• Facilité à classer

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

• Jour

Nombre d'heures

• 35 heures

Expérience

• 1 à 6 mois

Durée d'emploi

• Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

Vous avez de l’expérience dans le service à la clientèle ? Vous êtes à l’aise avec l’informatique ? Vous aimeriez travailler dans le domaine médical ? Si oui, nous avons ce qu’il vous faut ! La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’une secrétaire de jour, poste volant avec possibilité d’avoir un poste fixe. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

• Titre du poste : Secrétaire médicale volante
• Statut : Poste permanent / 35h par semaine
• Horaire : Du lundi au vendredi de 8h à 16h, 2 à 3 mercredis dans le mois, la personne devra terminer à 18h.
• Salaire : 20 $/h (selon expérience)
• Date de début : Le plus tôt possible

Tâches et responsabilités

• Accueillir et aider les patients à se diriger dans la clinique
• Aider et répondre aux questions des patients
• Montrer aux patients comment utiliser la borne de la clinique
• Répondre au téléphone, prendre les messages des patients, fixer des rendez-vous et retourner des appels
• Faire l’horaire du médecin
• Assurer le suivi des formulaires, faxes, lettres et autres documents dont le médecin pourrait avoir besoin
• Faire la numérisation des documents
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

Qualités requises

• Excellent service à la clientèle
• Habiletés informatiques
• Bonne communication
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

Exigences

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle
• Très bon français parlé et bilinguisme avec l’anglais

Avantages

• Assurances collectives avec participation de l’employeur
• Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence
• Tolérance au stress

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

Vous avez de l’expérience dans le service à la clientèle ? Vous êtes à l’aise avec l’informatique ? Vous aimeriez travailler dans le domaine médical ? Si oui, nous avons ce qu’il vous faut ! La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’un(e) commis secrétaire. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

Titre du poste

Commis(e) secrétaire

Statut

Temps partiel / De 18 à 21h par semaine

Horaire

• Mardi de 8h à 15h
• Mercredi de 8h à 15h / 2 à 3 Mercredi dans le mois, doit terminer à 18h
• Jeudi de 8h à 15h

Salaire

19 $/h

Date de début

Le plus tôt possible

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir et aider les patients à se diriger dans la clinique
• Aider et répondre aux questions des patients
• Montrer aux patients comment utiliser la borne de la clinique
• Répondre au téléphone, prendre les messages des patients, fixer des rendez-vous et retourner des appels
• Gérer l’horaire du médecin
• Assurer le suivi des formulaires, faxes, lettres et autres documents dont le médecin pourrait avoir besoin
• Faire la numérisation des documents
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

QUALITÉS REQUISES

• Excellent service à la clientèle
• Habiletés informatiques
• Bonne communication
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle
• Très bon français parlé et bilinguisme avec l’anglais

AVANTAGES

• Salaire compétitif
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en équipe

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

18 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Traitement des travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description de poste

Employeur

CENTRE DE BENEVOLAT DE LA RIVE-SUD

Description de l'entreprise

Le Centre de Bénévolat de la Rive-Sud a pour mission de promouvoir et développer un bénévolat de qualité dans une perspective d’entraide communautaire. Il est l’un des plus grands centres d’action bénévole au Québec, avec plus de vingt employés. Le Centre est bien présent en Montérégie avec ses 4 points de service qui desservent 14 municipalités ou arrondissements. Il offre des services directs à la communauté et offre également son expertise aux organismes qui gèrent des ressources bénévoles.

Description de l’offre d’emploi

• Tenir à jour les dossiers des employés, collaborer à la préparation des paies et administrer les divers régimes et programmes;
• Collaborer à l’élaboration et au suivi des prévisions budgétaires;
• Assurer le suivi et l’analyse du budget;
• Répartir, vérifier et autoriser les dépenses selon les postes budgétaires;
• S’assurer des commandes de matériel et autres achats;
• Assurer la gestion des immeubles et s’assurer de leur entretien;
• Collaborer à la gestion des ressources humaines;
• Participer au recrutement et à la sélection du personnel attaché au siège social;
• Fournir les rapports demandés et faire les recommandations appropriées concernant la gestion financière du CBRS;
• Tenir à jour le système comptable et collaborer lors de la vérification comptable annuelle;
• Participer à la préparation des demandes de subvention;
• Participer aux réunions du C.A. lorsque requis;
• Représenter le CBRS lorsque requis;
• Soutenir les points de service et autres programmes lorsque requis; service à la clientèle: bilinguisme atout;
• Tout autre mandat relié à ses fonctions confié par la directrice générale.

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

28 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieure à l'ÉTS?

Sous la directrice exécutive des relations institutionnelles, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; s'occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI :

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

Habiletés particulières :

• Excellente maîtrise de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).

Autres habiletés :

• Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
• Formation en protocole d'accueil officiel international (un atout).
• Expérience significative en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Compétence approfondie des logiciels de traitement de textes et de données de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Aptitudes à utiliser diverses applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et **** savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous atteignez des objectifs de performance ambitieux, dans un environnement en constante évolution.
• Vous faites preuve d'un sens exceptionnel de l'organisation avec la capacité de réaliser et de prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives, tout en portant une attention méticuleuse au détail.
• Vous savez garantir la confidentialité des informations sensibles, préserver la discrétion et assurer le meilleur niveau de service à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous exercez un jugeme nt avisé dans diverses situations et savez gérer avec équilibres des priorités multiples.
• Vous adoptez une approche proactive et * démontrez des compétences solides en *résolution de problèmes.
• Vous apportez votre dynamisme au * travail d'équipe, tout en faisant preuve d'une *efficacité remarquable dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Prendre note que les candidats.es retenus.es seront invités à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Description de poste

Employeur

Groupe Larose & Placement Inc.

Description de l'entreprise

Depuis 1998, Groupe Larose & Placement Inc., une firme de recrutement spécialisée, a tracé son chemin avec audace et détermination, devenant ainsi l'un des pionniers prospères de notre secteur d'activité. Pour tous les candidats à la recherche de nouvelles opportunités, que ce soit pour changer de carrière ou pour progresser dans leur domaine, nous mettons à votre disposition notre savoir-faire et notre engagement inébranlable pour vous accompagner avec excellence tout au long de votre parcours professionnel. Grâce à notre expertise, nous avons aidé des milliers de candidats à trouver leur carrière idéale et de nombreuses entreprises à constituer des équipes solides et performantes.

Description de l’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) organisé(e), professionnel(le) et polyvalent(e) pour rejoindre notre cabinet d’avocats. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de nos opérations administratives et serez un soutien clé pour nos avocats.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Gérer les appels téléphoniques, courriels et correspondances.
• Organiser et maintenir les dossiers juridiques, physiques et électroniques.
• Coordonner les rendez-vous et gérer les calendriers des avocats.
• Préparer et réviser des documents juridiques (contrats, notes, lettres, etc.).
• Assurer le suivi des dossiers clients, des échéances et des obligations administratives.
• Accueillir les clients et visiteurs avec professionnalisme.
• Effectuer des recherches juridiques de base ou administratives au besoin.
• Remplacer l’Adjointe juridique en son absence.
• Gérer les tâches administratives générales (facturation, classement, commandes de fournitures, etc.).

PROFIL RECHERCHÉ :

• Diplôme en bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Expérience préalable en tant qu’assistant(e) administratif(ve), idéalement dans un milieu juridique.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion documentaire).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, confidentialité et souci du détail indispensables.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées.

Métro Bonaventure

Temps Partiel - 2 jours semaine

Salaire à discuter

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Compétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité d’adaptation
• Assiduité et ponctualité

Langues

Français parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

20 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description de poste

Employeur

Groupe Larose & Placement Inc.

Description de l'entreprise

Depuis 1998, Groupe Larose & Placement Inc., une firme de recrutement spécialisée, a tracé son chemin avec audace et détermination, devenant ainsi l'un des pionniers prospères de notre secteur d'activité. Pour tous les candidats à la recherche de nouvelles opportunités, que ce soit pour changer de carrière ou pour progresser dans leur domaine, nous mettons à votre disposition notre savoir-faire et notre engagement inébranlable pour vous accompagner avec excellence tout au long de votre parcours professionnel. Grâce à notre expertise, nous avons aidé des milliers de candidats à trouver leur carrière idéale et de nombreuses entreprises à constituer des équipes solides et performantes.

Description de l’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique organisé(e), professionnel(le) et polyvalent(e) pour rejoindre notre cabinet d’avocats. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de nos opérations administratives et serez un soutien clé pour nos avocats.

Responsabilités principales :

• Communication avec les avocats et clients du cabinet
• Suivre les agendas et faire le suivi
• Organiser les rencontres avec les clients ou les rencontres télévisuelles
• Envoyer les dates du protocole aux avocats impliqués et ajouter un rappel deux semaines avant les dates indiquées
• Réservation des services d’un sténographe
• Coordonner avec le service de huissiers (Paquette) – signification, production à la Cour, etc.
• Dépôt de procédures par le greffe numérique
• Envoi des lettres des avocats du cabinet (effectuer la mise en page, impression sur papier du cabinet, envoyer par messager ou par la poste)
• Envoi de documents (divers types) par la poste régulière et par courrier recommandé

Gestion des documents et des dossiers :

• Gérer, classer et numériser les documents
• Ouvrir des dossiers clients (numériques et physiques)
• Assembler les documents destinés aux tribunaux
• Gérer les documents archivés

Gestion des paiements et de la comptabilité :

• Assister la contrôleuse du cabinet pour la facturation, les paiements des comptes payables et recevables et gérer le compte dépense

Gestion des tâches administratives et logistiques :

• Commande de fournitures pour le bureau
• Déplacer des boîtes chez Access ou faire livrer au cabinet des boîtes entreposées chez Access

Qualifications requises :

• Diplôme en bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Expérience préalable en tant qu’adjoint(e) juridique, idéalement dans un milieu juridique.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion documentaire).
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Discrétion, confidentialité et souci du détail indispensables.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées.
• Bilinguisme (français et anglais) souhaité.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité d’adaptation

Langues

• Français parlé et écrit - Moyen
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

24 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d’une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Rédiger, corriger des lettres, rapports, procédures ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées;
• Préparer des procédures judiciaires, de consentements ou autres documents juridiques;
• Gérer des dossiers de clients;
• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Mise en page de différents documents;
• Veiller à la bonne gestion des agendas;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement 2 ans d’expérience comme adjointe administrative;
• Formation en secrétariat (atout);
• Excellente capacité rédactionnelle en Français;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• Programme d’avantages sociaux
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Télétravail : Non

Horaire : du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.