Poste : Adjoint Administratif / Adjointe Administrative

DESCRIPTION DU POSTE :

Rejoignez une petite équipe professionnelle où vous pourrez conjuguer votre expérience d’adjointe avec satisfaction client ! En tant que collaborateur exclusif de nos clients, vous leur offrirez la paix d’esprit en les accompagnant. Une opportunité unique de faire une vraie différence dans un environnement humain et collaboratif !

NOS AVANTAGES

• Assurances collectives complètes (après 3 mois) dont 40 % sont payés par l’employeur
• Horaire de travail flexible du lundi au vendredi, avec aménagement spécial durant la période estivale
• Formation continue, encadrement
• Programme de bien-être avec une allocation annuelle de 300$
• 11 jours fériés par an
• Programme de soutien pour les études
• Matériel informatique fourni pour l’exercice des tâches
• Stationnement disponible sur place
• Environnement de travail collaboratif avec opportunités d’apprentissage, dans un bureau au décor moderne
• Culture d'entreprise inclusive et dynamique valorisant la diversité et l'égalité des chances

VOTRE MISSION

Sous la responsabilité de l’associé, l’adjointe administrative assure le soutien administratif et organisationnel pour le cabinet comptable. Elle veille à la gestion des dossiers clients, à la transmission des déclarations fiscales et à l’accueil des clients, tout en contribuant aux tâches logistiques internes.

VOS RESPONSABILITÉS

Effectuer les tâches facturables pour appuyer les services offerts aux clients :

• Ouverture et fermeture des dossiers clients (sociétés ou particuliers) : Créer et archiver les dossiers pour les nouveaux clients ou ceux quittant le cabinet.
• Préparation des procurations et des documents administratifs : Inclut les changements de coordonnées ou la gestion (ouverture et fermeture) des comptes auprès des gouvernements.
• Mises à jour réglementaires : Effectuer les mises à jour annuelles au Registraire des entreprises.
• Gestion des obligations fiscales : Récupérer les avis de cotisation, transmettre les déclarations de taxes, les déductions à la source, et les déclarations d’impôts des sociétés et particuliers.
• Mise en page des documents officiels : Finaliser les états financiers annuels et autres livrables pour les clients.
• Gestion administrative spécifique : Superviser des aspects liés à des clients spécifiques, comme la gestion des participantes ou des documents particuliers.
• Soutien saisonnier (période des impôts) : Accueillir les clients, gérer leurs documents fiscaux, transmettre les déclarations, prendre les paiements des clients et finaliser la facturation.

Réaliser les tâches non facturables pour soutenir le fonctionnement interne du cabinet :

• Réception et accueil des clients : Répondre aux appels et accueillir les visiteurs, en particulier durant la période achalandée des impôts.
• Gestion des fournitures et des équipements du cabinet : Commander et gérer le stock nécessaire au bureau.
• Organisation de réunions : Préparer les réunions d’équipe, y compris la logistique et les supports nécessaires (ordres du jour, …).
• Gestion du calendrier de l’associé : Planifier et coordonner les rendez-vous pour maximiser son efficacité.
• Prise des paiements : Accepter et traiter les paiements par carte de crédit ou de débit.
• Mise en page et envoi des soumissions : Finaliser et transmettre les propositions de service aux clients potentiels.
• Gestion des réseaux sociaux : Publier du contenu pertinent pour promouvoir les services du cabinet, interagir avec les abonnés et veiller à la mise à jour régulière des plateformes en ligne.

VOTRE PROFIL

• Diplôme en administration ou en bureautique
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire en cabinet comptable (préférable).
• Familiarité avec les processus administratifs et fiscaux au sein d’un environnement professionnel.

Compétences techniques

• Outils bureautiques : Maîtrise des logiciels de la Suite Office
• Gestion documentaire : Expertise dans la mise en page, l’archivage et la transmission de documents officiels.
• Coordination administrative : Gestion efficace des calendriers et de la logistique pour l’associé.
• Service à la clientèle : Compétence dans l’accueil et le soutien personnalisé des clients.

Compétences relationnelles et personnelles

• Orientation client : Capacité à développer et maintenir de solides relations professionnelles avec les clients.
• Communication efficace : Excellentes aptitudes à communiquer de manière claire et professionnelle, en français.
• Organisation et rigueur : Gestion simultanée de plusieurs tâches avec précision.
• Adaptabilité : Réactivité face aux priorités changeantes, surtout en périodes de pointe.
• Discrétion : Respect des normes de confidentialité et gestion des informations sensibles.

À propos de Billard CPA

Chez Billard CPA inc., situé à Delson, nous sommes plus qu'un simple cabinet comptable. Partenaires dévoués à la réussite de nos clients, nous collaborons avec des PME, des travailleurs autonomes et des particuliers pour les libérer des complexités financières et leur permettre de se concentrer sur la croissance de leur entreprise.

Diversité et inclusion

Billard CPA inc. est un employeur qui valorise la diversité et l'égalité des chances. Nous encourageons les candidatures de personnes ayant des parcours atypiques à postuler. Nous encourageons également toutes les candidatures qualifiées, indépendamment de l'origine, de l'âge, du sexe ou de toute autre caractéristique.

Postulez dès maintenant!

Envoyez votre CV en précisant le code de poste ADJ-BIL2412 à

• Seuls les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

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Description du poste

Notre client, une entreprise de renom œuvrant dans le domaine du transport, est présentement à la recherche d'une réceptionniste pour joindre son équipe ! Temps plein. Permanent.

Responsabilités

• Accueillir les clients se présentant sur place et les diriger vers les personnes et bureaux appropriés
• Maintenir la propreté des salles de conférence
• Passer les commandes de produits d'entretien, de fournitures et de repas
• Répondre et rediriger les appels entrants
• Maintenir le registre des dépenses, des stocks et des coûts du bureau à jour
• Trier et distribuer le courrier
• Procéder aux envois de lettres et colis
• Participer à des projets spéciaux
• Réaliser toutes autres tâches connexes

Profil

• Expérience de travail dans un rôle similaire
• Excellent service à la clientèle
• Bilinguisme français et anglais
• Excellente communication orale et écrite
• Aisance avec l'informatique
• Bonne connaissance de la Suite MS Office

Avantages

• Assurances collectives
• Vacances
• Programme de reconnaissance des années de service
• Opportunité d'avancement et de développement de carrière

Description du poste

Nous sommes une entreprise familiale fondée il y a plus de 35 ans et œuvrons dans le domaine de l'imprimerie. Nous sommes à la recherche d'une secrétaire réceptionniste dynamique, étant habilitée à travailler en équipe, à établir ses priorités et à travailler efficacement. La personne sélectionnée devra avoir de l'initiative, être organisée, discrète, autonome et sera parfaitement bilingue (oral et écrit).

Tâches et responsabilités :

• Répondre au téléphone et acheminer les appels
• Recevoir les visiteurs
• Rédaction de courriels, de lettres, de soumissions, de rapports et autres correspondances en français et en anglais
• Aide générale à la comptabilité (facturation et autres) – Environ 400 factures / mois
• Préparation de tout rapport nécessaire aux opérations de l'entreprise
• Acheter les fournitures de bureau
• Classement de documents
• Effectuer les achats d'articles de bureau
• Autres tâches connexes.

Critères généraux

• Essentielle - Bilinguisme (parlé et écrit)
• Essentielle - Excellente maîtrise des logiciels MS Office
• Important - Diplôme en secrétariat ou en bureautique
• Important - Expérience pertinente dans le domaine, minimum 2 ans

Si le poste vous intéresse, nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV.

Bureau de Montréal (Lachine)

En quoi consiste le poste : Offrir un soutien administratif et organisationnel au président de l’entreprise. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à effectuer une foule de tâches diversifiées, allant de la gestion d’horaire à l’organisation d’événements en passant par la planification des réunions et des voyages.

Profil recherché :

Dans le but d’établir une belle relation de travail stable, la personne recherchée sera dynamique et souriante, organisée et efficace. Au quotidien, elle saura faire preuve d’initiative et aura le souci, non seulement des tâches bien faites, mais également de bien communiquer avec les divers intervenants auprès desquels elle aura à intervenir.

Bénéfices de ce poste :

• Horaire flexible
• Faire partie d’une équipe dynamique
• Téléphone fourni
• Ordinateur portable
• Programme d’avantages sociaux
• Des activités de Team Building plusieurs fois par année
• Salaire à discuter

Responsabilités :

• Gérer le calendrier du président et planifier les rendez-vous en fonction des priorités.
• Coordonner les réunions et les voyages, y compris la réservation de vols, d’hôtels et de salles de réunion.
• Préparer et éditer des documents tels que des rapports, des présentations et des courriers.
• Traiter la correspondance, les appels téléphoniques et les courriels entrants et sortants.
• Gérer les dossiers et les archives, y compris la création et la mise à jour de bases de données.
• Coordonner les événements spéciaux et les fonctions de l’entreprise, y compris la planification, la réservation de sites, la gestion des invitations, etc.
• Effectuer des tâches ad hoc telles que la préparation de rapports, la coordination de projets, etc.
• Agir comme liaison entre le président et les autres membres de l’organisation, ainsi qu’avec les clients, les fournisseurs et les partenaires.

Qualifications souhaitées (atout) :

• Diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Expérience préalable en tant qu’adjointe ou dans un poste similaire.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Compétences avancées en informatique, notamment en utilisant des logiciels tels que Microsoft Office.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches en même temps.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations confidentielles et sensibles.
• Une attitude professionnelle, polie et amicale.

Bureau de Montréal (Lachine)

En quoi consiste le poste : Offrir un soutien administratif et organisationnel au président de l’entreprise. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à effectuer une foule de tâches diversifiées, allant de la gestion d’horaire à l’organisation d’événements en passant par la planification des réunions et des voyages.

Profil recherché :

Dans le but d’établir une belle relation de travail stable, la personne recherchée sera dynamique et souriante, organisée et efficace. Au quotidien, elle saura faire preuve d’initiative et aura le souci, non seulement des tâches bien faites, mais également de bien communiquer avec les divers intervenants auprès desquels elle aura à intervenir.

Bénéfices de ce poste :

• Horaire flexible
• Faire partie d’une équipe dynamique
• Téléphone fourni
• Ordinateur portable
• Programme d’avantages sociaux
• Des activités de Team Building plusieurs fois par année
• Salaire à discuter

Responsabilités :

• Gérer le calendrier du président et planifier les rendez-vous en fonction des priorités.
• Coordonner les réunions et les voyages, y compris la réservation de vols, d’hôtels et de salles de réunion.
• Préparer et éditer des documents tels que des rapports, des présentations et des courriers.
• Traiter la correspondance, les appels téléphoniques et les courriels entrants et sortants.
• Gérer les dossiers et les archives, y compris la création et la mise à jour de bases de données.
• Coordonner les événements spéciaux et les fonctions de l’entreprise, y compris la planification, la réservation de sites, la gestion des invitations, etc.
• Effectuer des tâches ad hoc telles que la préparation de rapports, la coordination de projets, etc.
• Agir comme liaison entre le président et les autres membres de l’organisation, ainsi qu’avec les clients, les fournisseurs et les partenaires.

Qualifications souhaitées (atout) :

• Diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Expérience préalable en tant qu’adjointe ou dans un poste similaire.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Compétences avancées en informatique, notamment en utilisant des logiciels tels que Microsoft Office.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches en même temps.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations confidentielles et sensibles.
• Une attitude professionnelle, polie et amicale.

Sommaire du poste :

Sous la responsabilité de ressources humaines, le (la) titulaire rédige, produit et fait le suivi de divers documents. Il (elle) contribue à l’efficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste.

Responsabilités :

• Effectue et reçoit des appels;
• Assiste les ressources humaines dans leurs fonctions;
• Rédige et prépare divers documents, la correspondance;
• Maintient à jour le registre des documents en circulation et effectue les suivis;
• Tient à jour et entre les données dans le logiciel et imprime les rapports;
• Effectue l’ouverture de dossiers et le classement des documents;
• S’assure de communiquer les informations importantes aux différents départements;
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• 3 à 5 ans d'expérience dans le rôle d’adjoint administratif;
• Excellente maîtrise de la suite Office;
• Organisation du travail;
• Bonne maîtrise du français écrit;
• Aisance avec l’anglais écrit et parlé;
• Avoir de la facilité à exécuter plusieurs tâches en même temps;
• DEP, DEC ou BACC en administration ou bureautique.

Travailler pour Le Glenmount :

• Acquérir de l’expérience en travaillant avec une clientèle diversifiée et multiculturelle;
• Profiter de nombreuses opportunités de formation et d’apprentissage;
• Faire partie d’une équipe qui vise une plus haute qualité de service;
• Bénéficier d’un horaire flexible selon votre rythme de vie.

APERÇU DU POSTE DE JURIDIQUE D'ENTREPRISE

Grande compagnie internationale dans le domaine de la logistique recherche son futur juriste entreprise sur leur site de Dorval. En tant que juridique d'entreprise, vous préparerez des documents juridiques et effectuerez des recherches pour assister les avocats dans tous les aspects du droit des affaires, tout en offrant un soutien ponctuel en matière de litiges, d'immobilier et de droit du travail. Le technicien ou la technicienne juridique d'entreprise soutiendra les avocats de l'entreprise à toutes les étapes des transactions corporatives, ainsi que dans les affaires de gouvernance d'entreprise et de conformité réglementaire. Cela inclut la révision et la préparation des résolutions du conseil d'administration en collaboration avec les conseillers externes, ainsi que la rédaction et la négociation directe d'accords commerciaux et corporatifs non complexes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Fournir un soutien contractuel pour les ententes d'entreprise standard, telles que les ententes de non-divulgation, de vente, de courtage en transport et d'entrepreneur indépendant, tout en assurant une communication efficace avec les membres de notre équipe des opérations et des ventes.
• Responsable de l'organisation de la documentation juridique liée aux transactions, aux baux ou aux contrats de vente, ainsi que de superviser l'exécution (ou le processus de signature), la communication et l'archivage des ententes finalisées.
• En collaboration avec des conseillers juridiques externes, coordonner, tenir à jour et classer les registres de l'entreprise, y compris les statuts de formation, les accords de fusion, la documentation de dissolution, les changements au conseil d'administration, les rapports annuels, les certificats d'actions, les résolutions, etc.
• En collaboration avec des conseillers juridiques externes, rédiger les résolutions annuelles de l'entreprise et tenir à jour les registres corporatifs, y compris les déclarations fédérales, provinciales et non provinciales. Le technicien ou la technicienne juridique sera également appelé à fournir à notre société mère des rapports annuels de conformité, confirmant que tout est en règle, tout en actualisant les registres centraux requis de l'entreprise conformément aux exigences pour toutes ses filiales internationales.
• Effectuer des tâches procédurales générales traitant des questions corporatives, telles que l'obtention des numéros d'identification, la communication avec le Registraire des entreprises, Corporations Canada, etc. ; ainsi qu'assurer la liaison avec notre service des finances sur toutes les questions connexes.
• Préparer des rapports trimestriels sur les litiges, y compris des résumés généraux de cas et des notes d'étape. Coordination annuelle avec nos auditeurs financiers afin de nous assurer que nous obtenons les confirmations nécessaires de la part de nos conseillers externes sur l'état et l'exposition aux risques de nos litiges, ainsi que la préparation de tout rapport interne connexe pour notre service financier.
• Fournir un soutien administratif général à l'équipe juridique, y compris la gestion de la correspondance, la documentation des procédures et la tenue de dossiers organisés.

OPTIMISATION DE L'EFFICIENCE

• Participer à des initiatives ponctuelles, y compris l'organisation et la tenue à jour de la documentation, et aider à mettre en œuvre les ajustements nécessaires aux processus juridiques.
• Rechercher activement et mettre en œuvre des opportunités pour simplifier les processus, améliorer l'efficacité des flux de travail et optimiser l'efficacité opérationnelle au sein du département juridique. Faire preuve d'initiative pour identifier les domaines d'amélioration et proposer, puis mettre en œuvre des solutions.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

• Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques ou attestation d'études collégiales en techniques juridiques.
• Minimum de trois (3) à cinq (5) ans d'expérience en tant que technicien(ne) juridique d'entreprise au Québec.
• Maîtrise des applications MS Office et des bases de données de recherche juridique, avec la capacité de mener des recherches indépendantes, au besoin, à mesure que le service juridique se développe.
• Bilingue : anglais et français, à l'écrit et à l'oral.
• Solides compétences en communication écrite et orale ainsi qu'une excellente compréhension écrite.
• Capable d'effectuer efficacement plusieurs tâches à la fois, de gérer des documents urgents et d'avoir des compétences organisationnelles exceptionnelles dans un environnement en évolution rapide. Autonome, rigoureux(se) et soucieux(se) du détail, compte tenu notamment des exigences du bureau du secrétariat corporatif.
• Capable de fonctionner efficacement dans un environnement axé sur le travail d'équipe à l'intérieur et à l'extérieur du département juridique, dans différentes fonctions. Attitude collégiale, orientée vers les solutions.

MODALITÉS, SALAIRE ET AVANTAGES

• Relevant directement de la vice-présidente, des Affaires juridiques.
• Poste permanent à temps plein avec une période d'essai de six (6) mois.
• Salaire débutant à 75 000,00 $ CA jusqu'à un maximum de 105 000,00 $ CA, selon l'expérience. Révision salariale annuelle, selon le processus habituel des ressources humaines applicable à l'ensemble de nos employés.
• Période de vacances de trois (3) semaines, avec indemnité de jour personnel conformément à la réglementation fédérale.
• Environnement de travail hybride nécessitant un travail en présentiel de deux (2) jours par semaine, entre le mardi et le jeudi, à notre siège social situé à Dorval. Pendant la période de probation de 6 mois, ce poste exigera toutefois un travail en présentiel d'au moins quatre (4) jours par semaine, du lundi au jeudi, afin de permettre une formation et une intégration adéquates (cela pourra être réévalué en fonction de la performance).
• En plus d'une rémunération concurrentielle, au moment de l'embauche, vous serez admissible à un large éventail d'avantages sociaux flexibles pour aider à promouvoir votre bien-être et celui de votre famille, notamment :
• Assurances collectives incluant les régimes médicaux, paramédicaux et dentaires.
• Programme d'aide aux employés.
• Régime de pension agréé avec cotisation de l'employeur.
• Rabais corporatifs.

Description de l'offre d'emploi

Employeur

ACQUILAN INC.

Description de l'entreprise

NOTRE DEVISE : s'orienter sur un service de TI professionnel, efficace et rapide. Relation de fidélité à long terme avec notre clientèle. Donner à notre clientèle l’importance qu’elle mérite, l’excellence rien de moins. Petite, Moyenne ou Grande Entreprise, votre entreprise nous tient à cœur ! Faire partie de votre succès !

NOTRE MISSION

Mettre de l’avant notre expertise technologique et notre soutien pour vous offrir la meilleure expérience client. Assister les entreprises en leur fournissant des solutions complètes en matière de TI. Un service personnalisé. Un support rapide et une disponibilité accrue. Un service TI externe à l’image d’une équipe de TI interne. Aucun défi n’est irréalisable !

NOS RACINES

Acquilan Inc. vise le marché des petites, moyennes et grandes entreprises de tous types. Le succès de notre entreprise est basé sur un travail d'équipe, un regroupement d'expérience et de connaissances tout en sachant s’entourer de professionnels prêts à répondre aux besoins de notre clientèle. C'est ce qui fait d’Acquilan Inc. un chef de file dans le domaine des technologies de l'information au Québec. L'un des multiples avantages qu’Acquilan Inc. possède sur la compétition, nous sommes une entreprise innovatrice en soutien informatique spécialisée en véhicules lourds. Nous sommes les premiers à nous spécialiser dans ce domaine. En plus du domaine des véhicules lourds, nous avons développé notre expertise dans le monde médical des ORL et Optométrie. Et plus encore. Michel Lussier, fondateur d’Acquilan Inc.

Description de l’offre d’emploi

Adjoint(e) administratif(ve) recherché(e). Acquilan est une entreprise innovatrice en soutien informatique, située à Brossard, qui se diversifie dans différentes spécialités, soit : l'environnement des véhicules lourds, dans les cliniques d’audioprothésiste, d’optométriste, dentaire, bureaux de comptable, avocats et autres. Nous sommes présentement en pleine expansion et constamment en évolution pour offrir ce qu’il y a de mieux à nos clients, soit un support informatique externe avec les mêmes avantages qu'une équipe de TI interne. Acquilan est présentement à la recherche d’un ou d’une adjointe administrative qui désire s’épanouir au sein de notre entreprise.

La personne recherchée doit :

• avoir un excellent sens du service à la clientèle;
• avoir un excellent sens de l’organisation/planification;
• maîtriser la suite Office;
• maîtriser la comptabilité;
• détenir un DEP ou un AEC en secrétariat ou comptabilité;
• maîtriser la langue française écrite et orale;
• maîtriser la langue anglaise écrite et orale;
• etc.

Êtes-vous celle que nous cherchons ? Si oui, faites-nous parvenir votre curriculum vitae dès que possible. SVP, veuillez nous transmettre votre curriculum vitae. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Attestations d'études professionnelles (AEP), Administration, commerce et informatique - Service à la clientèle
• DEC-Préuniversitaire, Sciences humaines - Administration

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Engagement

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Adjointe administrative

Artemis Recrutement est actuellement à la recherche d’une adjointe administrative pour l’un de ses clients situé à Saint-Jean-sur-Richelieu, qui déménagera à Brossard en mai (tout près du REM). Il s’agit d’un poste permanent au sein d’un cabinet comptable de taille moyenne en pleine croissance, offrant un environnement de travail dynamique et stimulant.

Avantages :

3 semaines de vacances, assurances collectives, REER, possibilité d’aménager l’horaire sur 4 jours/semaine, banques d’heures, 4 jours maladies.

Salaire :

55-60k / année

Votre rôle :

• Gérer les appels téléphoniques, la boîte courriel, le calendrier de l’équipe ainsi que le suivi des tâches en cours.
• Assurer la gestion des comptes à recevoir et coordonner avec l’agence de recouvrement au besoin.
• Soutenir les activités des ressources humaines, incluant l’intégration des nouveaux employés, le recrutement, le respect des politiques internes, la gestion des assurances collectives, du régime de retraite (à venir), et l’organisation des formations et autres activités connexes.
• Superviser la gestion des locaux, des équipements et des approvisionnements pour le bureau.
• Participer à l’implantation des nouveaux systèmes en cours de développement.

Exigences :

• Expérience pertinente comme adjoint administratif.
• Maîtrise de la suite MS Office.
• Personne organisée, efficace et dynamique, avec un bon esprit d’équipe et d’initiative.
• Excellentes compétences organisationnelles dans un environnement en évolution rapide.
• Esprit créatif et intérêt pour proposer des améliorations.

Vous vous reconnaissez ? Une carrière intéressante et stimulante vous permettant de relever des défis vous attend.

Le masculin est utilisé seulement dans le but d’alléger le texte.

Artemis offre des services de recrutement de hauts standards se spécialisant en comptabilité et finance pour des postes temporaires et permanents. Nos chasseurs de têtes sont proactifs, rapides, efficaces et professionnels.

Avec Artemis, votre besoin deviendra votre opportunité !

Description du poste : Adjoint(e) en litige

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) en litige pour notre bureau de McMasterville.

Vos principales responsabilités incluront :

• Préparer, retranscrire, corriger et / ou mettre en page la documentation juridique;
• Procéder à l’ouverture, au contrôle des documents fournis par les divers intervenants, à la fermeture et au classement des dossiers;
• Inscrire et gérer les rappels aux dossiers;
• Effectuer la prise de rendez-vous et les suivis avec les clients;
• Faire de la facturation;
• Toutes autres tâches connexes.

Vos conditions :

• Poste permanent, temps plein;
• Salaire concurrentiel;
• 13 fériés et congé le jour de votre anniversaire;
• Bureaux fermés durant la période des Fêtes;
• Contribution REER de l’employeur;
• Remboursement d'activités sportives;
• Télémédecine;
• Conciliation travail / vie personnelle;
• Ambiance de travail conviviale et bureaux modernes;
• Nombreuses activités collectives et initiatives bien-être pour les employés.

Pourquoi nous choisir?

Parce que nous sommes une grande famille! Chaque membre est important et son bien-être est une priorité. Parce que nous favorisons un milieu empreint de respect où la créativité et l’authenticité sont encouragées! Parce que vous souhaitez évoluer dans un milieu où vous pourrez développer vos compétences et collaborer avec des gens qui partagent votre passion pour le droit!

Sylvestre Avocats Notaires est un cabinet bien établi sur la Rive-Sud de Montréal depuis plus de 90 ans. Reconnu dans la région pour son expertise dans plusieurs champs de pratique, le cabinet a à cœur de développer une relation de confiance avec sa clientèle en leur offrant des services juridiques de qualité, notamment grâce à son personnel dévoué et compétent.

Compétences requises :

• Formation en secrétariat (juridique → un atout);
• Expérience en cabinet juridique, en litige;
• Facilité à travailler en équipe;
• Polyvalent, dynamique, discret et intègre;
• Excellente aptitude de communication à l’oral et à l’écrit;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maitrise du logiciel JurisÉvolution (un atout);
• Bilingue (un atout).

Description du poste

Ce poste d’adjoint en placement au sein du département de placement a pour mission d’assurer un support aux professionnels en placement en les appuyant dans leurs tâches quotidiennes.

Votre rôle et vos principales responsabilités

• Assister les professionnels en placement dans l’ensemble des tâches administratives courantes (formulaires, suivis des comptes de placement, suivis pour les transferts et les échéances, création d’accès web);
• Assurer la réconciliation des actifs durant tout le processus des transferts inter-institutions;
• Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure dans l’accueil des clients et dans l’ensemble des communications.

Profil du candidat recherché

• Un (1) à trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires ou une combinaison d’expériences connexes;
• Bonne maîtrise de l’informatique (suite Office dont Word et Excel);
• Anglais fonctionnel (bilinguisme un atout);
• Orientation client et aptitudes relationnelles;
• Capacité d’analyse et de synthèse;
• Bonne capacité d’apprentissage;
• Autonomie, débrouillardise et esprit d’initiative;
• Rigueur, sens de l’organisation, minutie et discipline au travail;
• Capacité à bien gérer les priorités et les délais serrés.

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d’une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Rédiger, corriger des lettres, rapports, procédures ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées;
• Préparer des procédures judiciaires, de consentements ou autres documents juridiques;
• Gérer des dossiers de clients;
• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Mise en page de différents documents;
• Veiller à la bonne gestion des agendas;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement 2 ans d’expérience comme adjointe administrative;
• Formation en secrétariat (atout);
• Excellente capacité rédactionnelle en Français;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• Programme d’avantages sociaux
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Télétravail : Non

Horaire : du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

À propos de l’ITHQ

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d’application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).

Votre rôle

À titre d’analyste juridique, vous assistez la secrétaire générale en assumant diverses tâches et responsabilités reliées à l’élaboration, au traitement et au cheminement des dossiers de nature juridique et administrative.

Vos responsabilités

Volet administratif

• Être responsable de la gestion, de la révision et de la mise à jour des documents normatifs de l’ITHQ pour toutes les unités administratives, entre autres, des projets de règlements, des procédures, des politiques et des directives.
• Tenir à jour le registre des documents normatifs de l’ITHQ.
• Être responsable du rapport annuel de gestion (cueillette de données et participation à la rédaction).
• Coordonner les opérations de reddition de comptes institutionnelle requérant la collecte de renseignements, leur compilation, la rédaction des textes et la vérification de la conformité aux attentes gouvernementales.
• Assurer la responsabilité de la Déclaration de services aux citoyens, y compris la reddition de comptes qui en découle et les plaintes reçues sur celle-ci.
• Faire le suivi des divulgations dans le cadre de la Procédure visant à faciliter la divulgation d’actes répréhensibles et d’autres dossiers institutionnels.
• Créer et tenir un registre institutionnel des ententes et contrats.
• Aider à la rédaction et à l’élaboration de certains formulaires utilisés par l’ITHQ.
• Participer à divers comités institutionnels de l’ITHQ.

Volet juridique

• Agir à titre de responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès »).
• Fournir, à la Direction générale et à l’ensemble des unités administratives de l’ITHQ, conseils et expertise en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
• Répondre aux demandes relatives aux documents publics de l’ITHQ et aux renseignements personnels détenus par l’ITHQ.
• Mettre en œuvre des mesures structurantes et mobiliser les différentes unités administratives relativement à l’implantation de pratiques reliées à la protection des renseignements personnels.
• Diriger les activités du comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’ITHQ. La personne titulaire de l’emploi prend toutes décisions permettant l’avancement des travaux du comité et de ce qui en découle.
• Piloter l’exécution des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, dans les situations où la loi exige leur réalisation et maintenir à jour les outils utilisés pour effectuer et documenter ces évaluations.
• Tenir à jour les divers registres exigés par la Loi sur l’accès, incluant le registre des incidents de confidentialité.
• Procéder, dans le rapport annuel, à la reddition de comptes des activités et des réalisations en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès.
• Au besoin, agir en soutien à la secrétaire générale pour la révision d’ententes et la recherche juridique.

Vos forces

• Avoir la capacité à travailler en équipe.
• Démontrer une excellente capacité d’analyse et de rédaction.
• Faire preuve de minutie, de rigueur et avoir le souci du détail.
• Être en mesure d’élaborer et de soumettre des recommandations.
• Faire preuve d’un bon jugement, d’impartialité, d’indépendance, de diplomatie, de tact et respecter la confidentialité.

Vous détenez

• Un baccalauréat dans une discipline pertinente.
• Une expérience pertinente de cinq ans.
• Des connaissances juridiques.
• Une excellente maîtrise des langues française et anglaise, parlées et écrites.
• Une très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel en particulier).
• Une bonne connaissance des rouages administratifs de l’appareil gouvernemental.
• Une bonne connaissance des règles et politiques administratives et ministérielles.
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle.

Atouts

• Une connaissance du milieu de l’éducation.
• Une expérience de travail dans un service juridique d’entreprise.

Nous offrons

• Un poste syndiqué à temps plein (35 h / semaine).
• Un salaire annuel de 49 474 $ à 92 393 $, selon l’expérience et la scolarité.
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke).
• Avantages : 4 semaines de vacances après un an de service.
• Mode de travail hybride (3 jours en présentiel / 2 jours en télétravail, certaines conditions s’appliquent).
• Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent).
• 13 jours fériés, payés et chômés.
• Jusqu’à 10 jours de congé maladie.
• Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur.
• Programme de soutien aux études.
• Programme d’aide aux employés et à votre famille.
• Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…).
• Stationnement disponible pour auto ($) et vélo.
• Service de cafétéria, café étudiant.
• Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires.

Information

Mayane Truchot, conseillère en dotation : 514 282-5111, poste 4000.

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante : [email protected], au plus tard le 19 janvier 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi. Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste. Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

En tant qu’adjointe exécutive ou adjoint exécutif chez Ubisoft, vous jouerez un rôle clé dans le soutien de notre direction et la gestion des opérations quotidiennes.

Vous comprenez les implications des différents sujets qui vous sont délégués et utilisez votre jugement pour prendre des décisions adaptées au contexte.

Doté

• e d’un esprit collaboratif et capable de traiter plusieurs dossiers en simultané, vous aiderez vos collègues à organiser leur temps et leurs priorités. Vous assurerez également une communication fluide entre les différents départements et avec les partenaires externes.

Ce que vous ferez

• Gérer de manière proactive le calendrier en constante évolution des vice-présidents de la direction générale.
• Gérer les courriels entrants des vice-présidents, assurer le suivi des demandes et rédiger des réponses au besoin.
• Préparer des présentations, faire le suivi des réunions et assigner les actions aux parties prenantes appropriées.
• Assurer la gestion administrative des budgets et des dépenses (préparer les feuilles de temps et les notes de frais, suivre le budget et obtenir les approbations nécessaires).
• Coordonner des projets, en apportant un appui à la planification d’événements, à l’exécution de projets spéciaux et à la logistique des voyages.

Qualifications

Ce que vous apportez à l’équipe

• Environ 5 années d’expérience dans un rôle similaire ou dans des fonctions administratives pertinentes.
• Solide expérience avec Outlook, la Suite Office (surtout PowerPoint), OneDrive et SharePoint.
• Organisation et gestion du temps : Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches et projets.
• Adaptabilité : Flexibilité pour s’adapter aux changements, aux nouvelles priorités et aux situations imprévues.
• Esprit d’initiative : Approche proactive en anticipant les besoins et en prenant des initiatives pour améliorer les processus et soutenir les objectifs de l’équipe.
• Collaboration : Capacité à travailler en harmonie avec les collègues et les partenaires.
• Discrétion : Aptitude à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme.

Informations complémentaires

Les équipes d’Ubisoft comptent 19 000 personnes réparties sur plus de 30 pays aux quatre coins du monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueuses et des joueurs au moyen d’expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin’s Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six et bien d’autres à venir.

Ubisoft est une entreprise soucieuse de l’égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de toutes.

Travailler à Ubi MTL, c’est jouir d’un milieu de travail qui éveille la créativité et favorise la connexion. Nous offrons un espace collaboratif axé sur l'avancement professionnel, les occasions d'apprentissage et le bien-être (nos importants avantages sociaux en témoignent!).

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de relever des défis passionnants, d’exploiter les toutes dernières technologies et de prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous pour créer l’inconnu.

À Ubisoft, vous êtes les bienvenues telles que vous êtes. Nous accueillons la diversité sous toutes ses formes. Nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les différences.

Description du poste

L’OIIQ cherche à recruter un technicien ou une technicienne en administration (Direction, Admissions et registrariat).

No d’affichage : 24-S-20

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein

Échelle salariale : 51 600,91 $ à 61 614,08 $

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

À propos de l'OIIQ

Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l’OIIQ :

• De la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• De la collaboration et du partage;
• Des avantages sociaux qui se démarquent;
• Des défis de taille;
• Du développement professionnel;
• De la responsabilisation.

Des défis motivants :

Vous soutenez administrativement les activités de la Direction par l’utilisation des notions de bureautique dédiées et des techniques spécialisées visant la gestion et le traitement des données. Vous agissez à titre de pilote de procédés administratifs et assurez le déploiement optimal des activités pertinentes à ceux-ci. Vous contribuez aussi au soutien administratif des directrices adjointes, des conseillers et des agents dans l’exercice de leurs fonctions.

• Vous participez aux activités qui visent la détermination de l’aptitude à exercer en assurant le traitement des données permettant l’analyse des résultats d’examen afin de soutenir les travaux des comités d’examens ainsi que les décisions du Conseil d’administration lors de la détermination de la note de passage de l’examen professionnel;
• Vous gérez les communications pertinentes, en collaboration avec l’équipe du secrétariat, pour assurer la mise à jour des registres et assurez la collecte de données auprès des principaux collaborateurs, notamment les établissements d’enseignement;
• Dans le cadre des activités en lien avec le parcours des étudiantes et étudiants et des stagiaires (formation initiale ou spécialité), des membres de la profession infirmière ainsi que des infirmières et infirmiers diplômés à l’extérieur du Québec :

Vous contrôlez et validez le traitement de données, y compris la mise à jour des registres, permettant l’émission et la validation des activités dans les parcours respectifs.

• Vous réalisez des activités de collecte et de traitement de données afin d’assurer le soutien administratif de la directrice et des directrices adjointes :

Vous compilez des données variées et produisez des listes et des rapports statistiques à l’aide de logiciels appropriés, y compris la mise en page sous forme de textes, de tableaux et de graphiques;

• Vous collaborez à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et en assurez la mise à jour.
• Vous procédez à la classification des dossiers et de la documentation, tant électroniques que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la Direction, et en assurez la mise à jour.

Profil recherché

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain technicien ou notre prochaine technicienne en administration ?

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
• Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à celle qui est exigée;
• Habiletés supérieures en français et bonne connaissance de l'anglais;
• Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
• Maîtrise avancée de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint et Outlook;
• Rigueur;
• Souci de la qualité;
• Sens de l’autonomie et de l’initiative;
• Capacité d’adaptation;
• Habiletés de résolution de problèmes;
• Leadership;
• Sens de l’organisation, de la planification et des priorités;
• Facilité à travailler en équipe et en partenariat;
• Habiletés pour la communication interpersonnelle.

Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation sur la page carrières.

Dans le cadre du processus de recrutement, l’OIIQ pourrait faire affaire avec de tierces parties, telles des firmes de recrutement. En transmettant votre candidature, vous consentez à ce que l’OIIQ communique votre candidature et vos renseignements personnels à une tierce partie pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant. Nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité de l’OIIQ pour plus d’information concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.

Description du poste

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! Créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend!

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

RESPONSABILITÉS :

• Rédiger les contrats et les correspondances
• Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
• Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
• Coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
• Effectuer des traductions simples
• Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
• Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
• Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
• Effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
• Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
• Sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.
• Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)
• Expérience pratique à titre d’adjoint(e) administratif(ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
• Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
• Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
• Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
• Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
• Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
• Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
• Aimer travailler en équipe

À propos de l’ITHQ

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d’application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).

Votre rôle

À titre d’analyste juridique, vous assistez la secrétaire générale en assumant diverses tâches et responsabilités reliées à l’élaboration, au traitement et au cheminement des dossiers de nature juridique et administrative.

Vos responsabilités

Volet administratif

• Être responsable de la gestion, de la révision et de la mise à jour des documents normatifs de l’ITHQ pour toutes les unités administratives, entre autres, des projets de règlements, des procédures, des politiques et des directives
• Tenir à jour le registre des documents normatifs de l’ITHQ
• Être responsable du rapport annuel de gestion (cueillette de données et participation à la rédaction)
• Coordonner les opérations de reddition de comptes institutionnelle requérant la collecte de renseignements, leur compilation, la rédaction des textes et la vérification de la conformité aux attentes gouvernementales
• Assurer la responsabilité de la Déclaration de services aux citoyens, y compris la reddition de comptes qui en découle et les plaintes reçues sur celle-ci
• Faire le suivi des divulgations dans le cadre de la Procédure visant à faciliter la divulgation d’actes répréhensibles et d’autres dossiers institutionnels
• Créer et tenir un registre institutionnel des ententes et contrats
• Aider à la rédaction et à l’élaboration de certains formulaires utilisés par l’ITHQ
• Participer à divers comités institutionnels de l’ITHQ

Volet juridique

• Agir à titre de responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès »)
• Fournir, à la Direction générale et à l’ensemble des unités administratives de l’ITHQ, conseils et expertise en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
• Répondre aux demandes relatives aux documents publics de l’ITHQ et aux renseignements personnels détenus par l’ITHQ
• Mettre en œuvre des mesures structurantes et mobiliser les différentes unités administratives relativement à l’implantation de pratiques reliées à la protection des renseignements personnels
• Diriger les activités du comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’ITHQ. La personne titulaire de l’emploi prend toutes décisions permettant l’avancement des travaux du comité et de ce qui en découle
• Piloter l’exécution des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, dans les situations où la loi exige leur réalisation et maintenir à jour les outils utilisés pour effectuer et documenter ces évaluations
• Tenir à jour les divers registres exigés par la Loi sur l’accès, incluant le registre des incidents de confidentialité
• Procéder, dans le rapport annuel, à la reddition de comptes des activités et des réalisations en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès
• Au besoin, agir en soutien à la secrétaire générale pour la révision d’ententes et la recherche juridique

Vos forces

• Avoir la capacité à travailler en équipe
• Démontrer une excellente capacité d’analyse et de rédaction
• Faire preuve de minutie, de rigueur et avoir le souci du détail
• Être en mesure d’élaborer et de soumettre des recommandations
• Faire preuve d’un bon jugement, d’impartialité, d’indépendance, de diplomatie, de tact et respecter la confidentialité

Vous détenez

• Un baccalauréat dans une discipline pertinente
• Une expérience pertinente de cinq ans
• Des connaissances juridiques
• Une excellente maîtrise des langues française et anglaise, parlées et écrites
• Une très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel en particulier)
• Une bonne connaissance des rouages administratifs de l’appareil gouvernemental
• Une bonne connaissance des règles et politiques administratives et ministérielles
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Atouts

• Une connaissance du milieu de l’éducation
• Une expérience de travail dans un service juridique d’entreprise

Nous offrons

• Un poste syndiqué à temps plein (35 h / semaine)
• Un salaire annuel de 49 474 $ à 92 393 $, selon l’expérience et la scolarité
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

• 4 semaines de vacances après un an de service
• Mode de travail hybride (3 jours en présentiel / 2 jours en télétravail, certaines conditions s’appliquent)
• Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)
• 13 jours fériés, payés et chômés
• Jusqu’à 10 jours de congé maladie
• Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur
• Programme de soutien aux études
• Programme d’aide aux employés et à votre famille
• Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…)
• Stationnement disponible pour auto ($) et vélo
• Service de cafétéria, café étudiant
• Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information

Mayane Truchot, conseillère en dotation : 514 282-5111, poste 4000

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante : [email protected], au plus tard le 19 janvier 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! Créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend!

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

RESPONSABILITÉS :

• Rédiger les contrats et les correspondances
• Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
• Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
• Coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
• Effectuer des traductions simples
• Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
• Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
• Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
• Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
• Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
• Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
• Effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
• Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
• Sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.
• Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)
• Expérience pratique à titre d’adjoint(e) administratif(ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
• Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
• Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
• Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
• Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
• Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
• Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
• Aimer travailler en équipe

À propos de l’ITHQ

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d’application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).

Votre rôle

À titre d’analyste juridique, vous assistez la secrétaire générale en assumant diverses tâches et responsabilités reliées à l’élaboration, au traitement et au cheminement des dossiers de nature juridique et administrative.

Vos responsabilités

Volet administratif

• Être responsable de la gestion, de la révision et de la mise à jour des documents normatifs de l’ITHQ pour toutes les unités administratives, entre autres, des projets de règlements, des procédures, des politiques et des directives.
• Tenir à jour le registre des documents normatifs de l’ITHQ.
• Être responsable du rapport annuel de gestion (cueillette de données et participation à la rédaction).
• Coordonner les opérations de reddition de comptes institutionnelle requérant la collecte de renseignements, leur compilation, la rédaction des textes et la vérification de la conformité aux attentes gouvernementales.
• Assurer la responsabilité de la Déclaration de services aux citoyens, y compris la reddition de comptes qui en découle et les plaintes reçues sur celle-ci.
• Faire le suivi des divulgations dans le cadre de la Procédure visant à faciliter la divulgation d’actes répréhensibles et d’autres dossiers institutionnels.
• Créer et tenir un registre institutionnel des ententes et contrats.
• Aider à la rédaction et à l’élaboration de certains formulaires utilisés par l’ITHQ.
• Participer à divers comités institutionnels de l’ITHQ.

Volet juridique

• Agir à titre de responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès »).
• Fournir, à la Direction générale et à l’ensemble des unités administratives de l’ITHQ, conseils et expertise en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
• Répondre aux demandes relatives aux documents publics de l’ITHQ et aux renseignements personnels détenus par l’ITHQ.
• Mettre en œuvre des mesures structurantes et mobiliser les différentes unités administratives relativement à l’implantation de pratiques reliées à la protection des renseignements personnels.
• Diriger les activités du comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’ITHQ. La personne titulaire de l’emploi prend toutes décisions permettant l’avancement des travaux du comité et de ce qui en découle.
• Piloter l’exécution des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, dans les situations où la loi exige leur réalisation et maintenir à jour les outils utilisés pour effectuer et documenter ces évaluations.
• Tenir à jour les divers registres exigés par la Loi sur l’accès, incluant le registre des incidents de confidentialité.
• Procéder, dans le rapport annuel, à la reddition de comptes des activités et des réalisations en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès.
• Au besoin, agir en soutien à la secrétaire générale pour la révision d’ententes et la recherche juridique.

Vos forces

• Avoir la capacité à travailler en équipe.
• Démontrer une excellente capacité d’analyse et de rédaction.
• Faire preuve de minutie, de rigueur et avoir le souci du détail.
• Être en mesure d’élaborer et de soumettre des recommandations.
• Faire preuve d’un bon jugement, d’impartialité, d’indépendance, de diplomatie, de tact et respecter la confidentialité.

Vous détenez

• Un baccalauréat dans une discipline pertinente.
• Une expérience pertinente de cinq ans.
• Des connaissances juridiques.
• Une excellente maîtrise des langues française et anglaise, parlées et écrites.
• Une très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel en particulier).
• Une bonne connaissance des rouages administratifs de l’appareil gouvernemental.
• Une bonne connaissance des règles et politiques administratives et ministérielles.
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle.

Atouts

• Une connaissance du milieu de l’éducation.
• Une expérience de travail dans un service juridique d’entreprise.

Nous offrons

• Un poste syndiqué à temps plein (35 h / semaine).
• Un salaire annuel de 49 474 $ à 92 393 $, selon l’expérience et la scolarité.
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke).

Avantages :

• 4 semaines de vacances après un an de service.
• Mode de travail hybride (3 jours en présentiel / 2 jours en télétravail, certaines conditions s’appliquent).
• Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent).
• 13 jours fériés, payés et chômés.
• Jusqu’à 10 jours de congé maladie.
• Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur.
• Programme de soutien aux études.
• Programme d’aide aux employés et à votre famille.
• Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation…).
• Stationnement disponible pour auto ($) et vélo.
• Service de cafétéria, café étudiant.
• Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires.

Information

Mayane Truchot, conseillère en dotation : 514 282-5111, poste 4000.

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante : [email protected], au plus tard le 19 janvier 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Technicien ou Technicienne en Administration

L’OIIQ cherche à recruter un technicien ou une technicienne en administration (Direction, Admissions et registrariat).

No d’affichage : 24-S-20

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein

Échelle salariale : 51 600,91 $ à 61 614,08 $

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

À propos de l'OIIQ

Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l’OIIQ :

• De la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• De la collaboration et du partage;
• Des avantages sociaux qui se démarquent;
• Des défis de taille;
• Du développement professionnel;
• De la responsabilisation.

Des défis motivants :

Vous soutenez administrativement les activités de la Direction par l’utilisation des notions de bureautique dédiées et des techniques spécialisées visant la gestion et le traitement des données. Vous agissez à titre de pilote de procédés administratifs et assurez le déploiement optimal des activités pertinentes à ceux-ci. Vous contribuez aussi au soutien administratif des directrices adjointes, des conseillers et des agents dans l’exercice de leurs fonctions.

• Vous participez aux activités qui visent la détermination de l’aptitude à exercer en assurant le traitement des données permettant l’analyse des résultats d’examen afin de soutenir les travaux des comités d’examens ainsi que les décisions du Conseil d’administration lors de la détermination de la note de passage de l’examen professionnel;
• Vous gérez les communications pertinentes, en collaboration avec l’équipe du secrétariat, pour assurer la mise à jour des registres et assurez la collecte de données auprès des principaux collaborateurs, notamment les établissements d’enseignement;
• Dans le cadre des activités en lien avec le parcours des étudiantes et étudiants et des stagiaires (formation initiale ou spécialité), des membres de la profession infirmière ainsi que des infirmières et infirmiers diplômés à l’extérieur du Québec :

Vous contrôlez et validez le traitement de données, y compris la mise à jour des registres, permettant l’émission et la validation des activités dans les parcours respectifs.

• Vous réalisez des activités de collecte et de traitement de données afin d’assurer le soutien administratif de la directrice et des directrices adjointes :

Vous compilez des données variées et produisez des listes et des rapports statistiques à l’aide de logiciels appropriés, y compris la mise en page sous forme de textes, de tableaux et de graphiques;

• Vous collaborez à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et en assurez la mise à jour.
• Vous procédez à la classification des dossiers et de la documentation, tant électroniques que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la Direction, et en assurez la mise à jour.

Profil recherché :

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain technicien ou notre prochaine technicienne en administration ?

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
• Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à celle qui est exigée;
• Habiletés supérieures en français et bonne connaissance de l'anglais;
• Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
• Maîtrise avancée de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint et Outlook;
• Rigueur;
• Souci de la qualité;
• Sens de l’autonomie et de l’initiative;
• Capacité d’adaptation;
• Habiletés de résolution de problèmes;
• Leadership;
• Sens de l’organisation, de la planification et des priorités;
• Facilité à travailler en équipe et en partenariat;
• Habiletés pour la communication interpersonnelle.

Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation sur la page carrières.

Dans le cadre du processus de recrutement, l’OIIQ pourrait faire affaire avec de tierces parties, telles que des firmes de recrutement. En transmettant votre candidature, vous consentez à ce que l’OIIQ communique votre candidature et vos renseignements personnels à une tierce partie pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant. Nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité de l’OIIQ pour plus d’information concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.