Le Barreau de Montréal, c’est plus de 175 ans d’histoire et d’expertise. C’est aussi l’un des plus grands barreaux du monde, le deuxième barreau francophone en importance et la plus grande des 15 sections du Barreau du Québec. Sa mission est de veiller à la protection du public tout en soutenant ses près de 17 000 membres dans l’exercice de la profession. Comptant 21 employés multidisciplinaires, il veille notamment au suivi des travaux de 25 comités en plus d’organiser des évènements à l’intention du public et des avocats.

Le Barreau de Montréal est un organisme inclusif où l’esprit d’équipe et le professionnalisme sont au cœur des opérations. Il est un employeur de choix qui offre des conditions de travail compétitives et de la flexibilité à ses employés. Y travailler, c’est également avoir des tâches stimulantes et variées. L’équipe de direction encourage d’ailleurs l’autonomie et l’innovation en implantant de meilleures pratiques et outils pour l’organisation.

Situé dans le Vieux-Montréal, le Barreau de Montréal est facilement accessible en transport en commun. Joignez-vous à une équipe dynamique. Il ne manque que vous!

Vous êtes une personne proactive, organisée, orientée vers les solutions et reconnue pour votre polyvalence et votre rigueur? La gestion administrative, les ressources humaines et l’efficacité des opérations vous passionnent? Nous souhaitons vous rencontrer pour discuter du nouveau poste de COORDINATION DES RESSOURCES HUMAINES ET OPÉRATIONS

Sous l’autorité du Chef des opérations, ce poste clé assure le soutien administratif et opérationnel, en gérant divers processus RH et en collaborant à l’amélioration continue des activités de l’organisation.

L'emploi du masculin dans ce document pour désigner des personnes à pour seul but d'alléger le texte.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Ressources humaines

• Collaborer au processus de recrutement de nouveaux employés et des embauches temporaires.
• Assurer l’accueil et coordonner le plan d’intégration des nouveaux employés.
• Colliger, gérer, classer et tenir à jour tous les dossiers des employés, incluant les assurances, la télémédecine, régime de retraite et calendrier des vacances annuelles, entre autres.
• Coordonner la gestion des évaluations du rendement.
• Contribuer à la mise à jour du guide de l'employé et diverses politiques.
• Planifier et coordonner les activités de formation pour tout le personnel.
• Participer à la mise sur pied de sondages de satisfaction des employés.
• Piloter des activités de reconnaissance.
• Assurer la coordination du Comité RH du Barreau de Montréal et la rédaction du compte-rendu

Opérations

• Coordonner les commandes de toutes les fournitures requises au bureau et gérer l'inventaire.
• Assurer l’entretien et le bon fonctionnement des équipements de bureau.
• Suivre les échéances contractuelles, assurer le renouvellement des ententes et maintenir des relations professionnelles avec les fournisseurs et prestataires de service.
• Assurer la supervision des prestataires de services responsables de l’entretien des bureaux.
• Agir comme point de contact principal pour toute demande liée aux opérations (réparations et maintenance des installations, chauffage, climatisation, plomberie, alarme).
• Diffuser les communications internes.

Administration et finance

• Collaborer à la réalisation des activités administratives, incluant la vérification et le suivi des factures du département, le classement et l’archivage des documents et la prise en charge de tâches administratives ad hoc selon les besoins.
• Coordonner le calendrier annuel des activités du Barreau de Montréal, enregistrer les dates des activités dans l’agenda centralisé et envoyer les invitations aux participants.
• Participer à la réalisation des budgets, des bilans comptables et de l'audit annuel de l'organisation.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme en gestion des ressources humaines, administration ou un domaine connexe.
• Expérience pertinente en gestion administrative, ressources humaines ou coordination des opérations.
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et attention aux détails.
• Aisance avec les outils technologiques Suite Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams), logiciels ou plateformes RH ou ERP. La connaissance de la plateforme Employeur D serait un atout.
• Aptitude à la communication et à la rédaction : capacité à rédiger des documents RH, des comptes-rendus et des communications internes.
• Sens du service et approche proactive : aptitude à anticiper les besoins et à proposer des solutions efficaces.
• Excellent service à la clientèle.
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés (collègues, direction, fournisseurs, partenaires).
• Engagement envers la confidentialité et l’éthique professionnelle.
• Parmi les autres qualités recherchées : dynamisme, intégrité, autonomie et esprit d’équipe.
• Anglais fonctionnel, un atout pour interagir avec différents partenaires et fournisseurs.

CANDIDATURE

Si vous croyez avoir le profil recherché, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae via Secrétaire-inc. Tous les dossiers seront traités dans la plus stricte confidentialité. Nous remercions d’avance tous les candidats et les candidates ; nous ne communiquerons qu’avec les candidatures choisies pour un premier entretien téléphonique.

Le Barreau de Montréal souscrit au principe de l’égalité des chances dans l’emploi et s’engage à favoriser un milieu de travail inclusif. L’usage du masculin dans le contenu de ce document a pour seul objectif d’alléger le texte.

Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e juridique, avec un intérêt à travailler en droit du travail et droit civil, et vous souhaitez évoluer dans un environnement axé sur le bien-être et la collaboration des employés? Alors, ce poste est fait pour vous!

Notre client, basé à Montréal, recherche activement une personne fiable pour soutenir deux avocats dans leur travail.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures par semaine);
• Horaire de 9h à 17h (pas de flexibilité);
• Salaire de 49 000 $ à 60 000 $, avec une possibilité d'ajustement au-dessus de cette fourchette pour les candidats.es plus expérimentés.es;
• Poste hybride (2 jours à la maison et 3 jours au bureau, avec une journée flottante additionnelle en télétravail chaque mois;
• Assurances collectives (dentaire, médicaments) payées à 100 % par l’employeur après 3 mois;
• Allocation de 500 $ par an pour un fond de santé (montant utilisable aux choix par l’employé – lunettes, rendez-vous médicaux, sport, etc.) après 3 mois;
• REER avec participation de l’employeur avec un montant fixe, après 3 ans, en fonction de l’ancienneté de l’employé;
• Assurance vie;
• 8.5 jours de congés maladie et personnels monnayables (dont 4 jours transférables à l’année suivante);
• Passe mensuelle de transport en commun remboursée après 3 mois;
• Allègement de l’horaire en été, de 9h à 16h30, entre la St-Jean et la fête du Travail;
• 5 journées fériées de plus que la LNT (24, 26 et 31 décembre, 2 janvier, lundi de Pâques ou Vendredi saint en alternance);
• 3 semaines de vacances par an.

Vos futures responsabilités :

• Soutenir de façon proactive les avocats et recherchistes, pour respecter les délais et le suivi des dossiers;
• Tenir l’agenda et communiquer avec la clientèle et les autres intervenants;
• Rédiger, réviser et mettre en pages les correspondances et procédures juridiques;
• Préparer la documentation usuelle lors de l’ouverture des dossiers, et prendre en charge leur organisation administrative;
• Accomplir diverses tâches connexes, telles que les photocopies, les reliures, le classement, l’impression de documents et les entrées de temps;
• Prendre en charge les appels de la réception à l’occasion;
• Assurer une journée de garde entre Noël et le jour de l’an pour les urgences (peut se faire à distance).

Compétences et qualités recherchées :

• Formation avec une spécialisation juridique (ASP ou DEC) ou tout autre domaine connexe pertinent;
• Expérience de 1 an en tant qu’adjoint.e juridique;
• Expérience en droit du travail et/ou en droit civil, un fort atout;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
• Niveau d’anglais intermédiaire. Le candidat doit être capable de se débrouiller en anglais dans le cas où un client anglophone lui demande une information;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, et connaissances en Power Point et Excel);
• Capacité à travailler sous pression et rapidité d’exécution;
• Forte capacité à accomplir plusieurs tâches simultanément;
• Débrouillardise, autonomie, discrétion et sens de l’organisation.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Depuis plus de 50 ans, ce cabinet est un acteur clé en droit du travail, défendant activement les droits des salariés. Il fournit des services spécialisés aux organisations syndicales, aux associations et aux individus, couvrant toutes les facettes du droit du travail.

Avec une équipe de plus de 20 avocats dans ses bureaux de Montréal et de Québec, il propose régulièrement des formations à l’interne pour garantir que son équipe reste à la fine pointe des compétences et connaissances dans chaque champ de pratique.

Venez rejoindre un bureau d’avocats qui se soucie du sort des travailleurs, tant chez ses clients que ses propres employés!

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description

En tant que coordonnateur / adjoint administratif de projet, vous serez responsable de plusieurs aspects cruciaux, notamment la préparation des bons de commande, la rédaction et la gestion des contrats, ainsi que le suivi méticuleux de la facturation associée.

Votre implication sera essentielle pour garantir la fluidité et la conformité de toutes les opérations administratives liées au projet. Vous ferez partie de l’équipe de projet, où vous serez chargé(e) d'établir les bases administratives nécessaires à sa bonne exécution.

Responsabilités

• Mise en place des procédures de commande et de facturation en étroite collaboration avec les différents départements concernés ;
• Veiller à ce que toutes les transactions administratives soient réalisées de manière précise et en temps opportun ;
• Assurer la gestion proactive des bons de commande, des contrats avec nos partenaires, ainsi que la coordination efficace de la facturation et du recouvrement ;
• Veiller à ce que tous les processus administratifs soient finalisés conformément aux exigences contractuelles et réglementaires ;
• Préparer et présenter les avis de changements ;
• Préparer les contrats en sous-traitance ;
• Approuver les factures des fournisseurs ;
• Vous impliquer dans la maintenance du budget ;
• Toutes autres tâches connexes ;
• Support aux chargés de projet pour leurs différentes opérations dans Maestro.

Qualifications

• Technique en construction, comptabilité ou gestion de projet (Un atout) ;
• Connaissance du logiciel Maestro (prérequis) et de la suite Microsoft Office (Un atout) ;
• Excellente connaissance de l’industrie de la construction ;
• Être bon négociateur ;
• Capacité à travailler en français et en anglais ;
• Sens de l’organisation aiguisé ;
• Autonomie, polyvalence et débrouillardise développée ;
• Habiletés relationnelles (diplomatie, écoute, respect et ouverture).

Administrative Project Assistant (construction)

Description

As a project coordinator / administrative assistant, you will be responsible for several crucial aspects, including preparing purchase orders, drafting and managing contracts, and meticulously tracking associated billing.

Your involvement will be essential to ensure the smooth and compliant execution of all administrative operations related to the project. You will be part of the project team, where you will be responsible for establishing the necessary administrative foundations for its successful execution.

Responsibilities

• Implementing ordering and billing procedures in close collaboration with the various concerned departments;
• Ensuring that all administrative transactions are carried out accurately and promptly;
• Proactively managing purchase orders, contracts with our partners, and effectively coordinating billing and collections;
• Ensuring that all administrative processes are completed in accordance with contractual and regulatory requirements;
• Preparing and presenting change notices;
• Preparing subcontracting contracts;
• Approving supplier invoices;
• Involvement in budget maintenance;
• All other related tasks;
• Supporting project managers with their various operations in Maestro.

Qualifications

• Technical degree in construction, accounting, or project management (an asset);
• Knowledge of Maestro software (required) and Microsoft Office suite (an asset);
• Excellent knowledge of the construction industry;
• Good negotiation skills;
• Ability to work in French and English;
• Sharp organizational skills;
• Autonomy, versatility, and resourcefulness;
• Interpersonal skills (diplomacy, listening, respect, and openness).

Relevant de la Vice-Présidente Finances, le ou la réceptionniste a comme principales fonctions d’accueillir les visiteurs, répondre aux appels et soutenir les différents départements de l'entreprise. Ses responsabilités incluent entre autres : Répondre au téléphone général et renvoyer le contenu des appels aux personnes appropriées par courriel ou messagerie ;Accueillir les visiteurs et aviser la personne responsable de son arrivée ;Gérer les boîtes courriels générales ainsi que le courrier et les acheminer aux personnes appropriées ;Support clérical aux projets lorsque requis ;Aider à la vérification de facture avec les billets ;Classer de la documentation physique ;Effectuer des entrées de données pour différents départements ;Mettre à jour des fichiers de contacts ;Toutes autres tâches connexes et de soutien.Personnalité accueillante, aidante et bien organisée ;Avoir de l'entregent et un bon esprit d'équipeExpérience à la réception ou en service à la clientèle ;Aisance en communication et dans le partage des informations ;Bonnes compétences informatiques avec la suite Office (Outlook, Word, Excel, etc.) ;Aisance avec l’utilisation d’outils informatiques (ordinateur, imprimante, numériseur, etc.) ;Bonne capacité à mener plusieurs activités simultanément et à gérer les priorités ;Personne avenante et capable de voir les tâches de support à effectuer;Flexibilité et bonne capacité d’adaptation.

Description du poste

Relevant de la Vice-Présidente Finances, le ou la réceptionniste a comme principales fonctions d’accueillir les visiteurs, répondre aux appels et soutenir les différents départements de l'entreprise. Ses responsabilités incluent entre autres :

• Répondre au téléphone général et renvoyer le contenu des appels aux personnes appropriées par courriel ou messagerie ;
• Accueillir les visiteurs et aviser la personne responsable de son arrivée ;
• Gérer les boîtes courriels générales ainsi que le courrier et les acheminer aux personnes appropriées ;
• Support clérical aux projets lorsque requis ;
• Aider à la vérification de facture avec les billets ;
• Classer de la documentation physique ;
• Effectuer des entrées de données pour différents départements ;
• Mettre à jour des fichiers de contacts ;
• Toutes autres tâches connexes et de soutien.

Compétences requises

• Personnalité accueillante, aidante et bien organisée ;
• Avoir de l'entregent et un bon esprit d'équipe ;
• Expérience à la réception ou en service à la clientèle ;
• Aisance en communication et dans le partage des informations ;
• Bonnes compétences informatiques avec la suite Office (Outlook, Word, Excel, etc.) ;
• Aisance avec l’utilisation d’outils informatiques (ordinateur, imprimante, numériseur, etc.) ;
• Bonne capacité à mener plusieurs activités simultanément et à gérer les priorités ;
• Personne avenante et capable de voir les tâches de support à effectuer ;
• Flexibilité et bonne capacité d’adaptation.

Joignez-vous à une organisation où la justice, l’équité et le progrès social font partie de nos valeurs!La Confédération des syndicats nationaux est actuellement à la recherche de secrétaires juridiques pour un poste temporaire à son bureau de Montréal. La CSN, c’est une équipe de 650 personnes engagées qui, au quotidien, viennent en appui à 1 600 syndicats du secteur public comme du secteur privé. En tout, la CSN représente plus de 330 000 travailleuses et travailleurs de tous les secteurs d’activités. À la CSN, on travaille avec cœur, pour une cause porteuse de sens, et on le fait en équipe, avec d’excellentes conditions (salaire, vacances, assurances, régime de retraite, flexibilité). Joignez-vous à nous !DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHESTravaille en étroite collaboration principalement avec les avocates et avocats du Service juridiquePrépare et traite au moyen des logiciels appropriés diverses procédures et correspondances de nature juridique, cahiers de pièces, d’autorités et de procédures, textes, documents, rapports ou autres, et les corrige au besoin.Prépare la documentation usuelle lors de l’ouverture de dossiers et prend en charge leur organisation administrative.Rédige diverses correspondances, accusés de réception, convocations, assignations, etc., et en assure l'expédition par tout moyen approprié (courrier, télécopieur, messager, huissier, etc.).Effectue diverses tâches de nature administrative comme des photocopies requises pour le travail, de la reliure, de la facturation, de l’entrée de temps et la fermeture de dossier.Reçoit les appels téléphoniques, les achemine et au besoin, donne l'information requise.Collabore à la gestion de l'agenda des personnes avec qui elle travaille et peut être amenée à supporter la personne conseillère dans la gestion des délais.Accueille les visiteuses et visiteurs, les oriente et au besoin, répond à leurs demandes.Reçoit, dépouille, estampille, distribue le courrier et en assure le suivi.Peut être appelée à prendre des notes à l'occasion de diverses rencontres.Prépare ou collabore à la préparation technique et à la tenue de diverses rencontres, sessions, instances, comités, colloques, etc.Effectue les démarches nécessaires pour obtenir et tenir à jour la documentation pertinente.Effectue, sur demande, certaines opérations simples de nature comptable. COMPÉTENCES RECHERCHÉESTrès bonne connaissance de la langue française.Bonne connaissance des techniques de secrétariat générales et juridiques, incluant une bonne connaissance de la suite Office.Bonne connaissance des procédures légales et de la terminologie juridique.Autonomie, initiative, jugement, capacité de travailler avec précision et rapidité, sens des responsabilités.Adhésion au mouvement syndical.CONDITIONS DE TRAVAIL IMBATTABLES!Salaire d’entrée compétitif (76 968 $);Couverture d’avantages sociaux complète (assurance maladie, dentaire, invalidité, voyage et vie) payée à 100 % par l’employeur;Neuf (9) jours fériés, en plus de la période comprise entre Noël et le jour de l’An;Congés de maladie, familiaux et personnels;Quatre (4) semaines de vacances après un an de travail;Travail en équipe;Télétravail possible jusqu’à 50 % du temps de travail;Environnement de travail stimulant et convivial.Toute personne intéressée doit OBLIGATOIREMENT remplir le formulaire d'emploi sur le site de la CSN qui se trouve : : / / csn.services / postuler / formulaire-demande /

Relevant de la Vice-Présidente Finances, le ou la réceptionniste a comme principales fonctions d’accueillir les visiteurs, répondre aux appels et soutenir les différents départements de l'entreprise. Ses responsabilités incluent entre autres :

• Répondre au téléphone général et renvoyer le contenu des appels aux personnes appropriées par courriel ou messagerie ;
• Accueillir les visiteurs et aviser la personne responsable de son arrivée ;
• Gérer les boîtes courriels générales ainsi que le courrier et les acheminer aux personnes appropriées ;
• Support clérical aux projets lorsque requis ;
• Aider à la vérification de facture avec les billets ;
• Classer de la documentation physique ;
• Effectuer des entrées de données pour différents départements ;
• Mettre à jour des fichiers de contacts ;
• Toutes autres tâches connexes et de soutien.
• Personnalité accueillante, aidante et bien organisée ;
• Avoir de l'entregent et un bon esprit d'équipe
• Expérience à la réception ou en service à la clientèle ;
• Aisance en communication et dans le partage des informations ;
• Bonnes compétences informatiques avec la suite Office (Outlook, Word, Excel, etc.) ;
• Aisance avec l’utilisation d’outils informatiques (ordinateur, imprimante, numériseur, etc.) ;
• Bonne capacité à mener plusieurs activités simultanément et à gérer les priorités ;
• Personne avenante et capable de voir les tâches de support à effectuer;
• Flexibilité et bonne capacité d’adaptation.

Vous aimeriez travailler dans un milieu hors du commun?

Plus que quelques étapes avant votre prochain défi!

Agente ou agent de soutien au coroner

Deux emplois occasionnels à temps plein sont à pourvoir au 1701, rue Parthenais à Montréal

Bureau du coroner : Secrétariat général et direction de l’administration — Service des morgues et des transporteurs.

Notre principal mandat  : Le Bureau du coroner est un organisme gouvernemental indépendant qui relève du ministre de la Sécurité publique. Sa mission est définie par la Loi sur les coroners. Conformément à cette loi, le Bureau du coroner a pour mission de rechercher les causes probables et les circonstances des décès obscurs, violents ou survenus par suite de négligence.

Au sein de notre équipe, vous pourriez notamment :  La personne titulaire de l’emploi s’occupe, en collaboration avec les coroners de la gestion des dépouilles. Plus précisément, elle doit :

• Prendre les appels téléphoniques des divers intervenants (coroners, maisons funéraires, policiers, centres hospitaliers, etc.);
• Interagir avec les personnes endeuillées et assurer le suivi auprès du coroner;
• Remplir les formulaires requis, saisir certaines données dans le système de mission de gestion des cas de coroners (GECCO), y verser des documents et procéder à l’ouverture de dossiers;
• Assumer la prise en charge des dépouilles et assurer la protection de leurs effets personnels;
• Assister les coroners dans leurs tâches, notamment pour déplacer et manipuler les corps, retirer les vêtements des dépouilles, les peser, les mesurer et les photographier.

Échelle de traitement  : De 42 060 $ à 55 647 $

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est majoré à 40 heures.

Concours : 172949Titre à l'interne

• Secrétaire de directionStatut : PermanentDurée : PermanentAdresse : Complexe Desjardins (Tour Est)Ville : MontréalHoraire de travail : 5 jours, possibilités d'horaire variableFin d'affichage : 03 / 02 / 2025
• Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché.Qui nous sommes Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l’économie et bâtir un avenir durable.Travailler avec nous, c’est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde !Votre mission Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec.Vos principales activités au quotidienEffectue le suivi des activités et des dossiers de son supérieur et de la direction incluant la relance pour assurer le respect des échéanciers. Assure l’organisation des comités de gestion, et de toutes autres réunions de la vice-présidence, incluant la rédaction de l’ordre du jour, la préparation de la documentation, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions et des échéanciers. Assure l’organisation de rencontres et d’événements, participe à définir les objectifs de concert avec les orientations obtenues, contribue à la formation d’un comité organisateur, prévoit les éléments de la logistique. Prend connaissance du courrier et des courriels de son supérieur, en saisit les points importants et, selon le cas, l’achemine à son supérieur ou aux relevants de ce dernier et autres unités en tenant compte des champs de responsabilité; se charge des questions relevant de ses attributions; rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes et rédige, lorsque requis, des projets de lettre pour des demandes plus complexes. Développe, pour les besoins de son supérieur, des présentations et documents à partir d’idées maîtresses et d’orientations. Filtre les appels en provenance des différents moyens de communication, répond aux demandes de renseignements sur une variété de questions et achemine les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités. Gère l’agenda de son supérieur, fixe et / ou déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités et des circonstances et prend les dispositions nécessaires pour ses déplacements. Compile des données, tient des registres pour fins administratives, fait des recherches et rédige des rapports. Coordonne les activités ou rencontres avec les autres assistantes de la vice-présidence Fournit le support de secrétariat en utilisant les appareils de bureautique mis à sa disposition; gère le classement des documents selon une structure et méthodologie définie ou recommande des améliorations aux méthodes.Votre profil Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec.ExigencesDétenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique / secrétariat ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente. Posséder une bonne expérience dans le support administratif auprès de la haute direction : coordination des demandes acheminées, organisation des rencontres, gestion de l'agenda, suivi des dossiers et projets, rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion.Compétences et connaissances reliées au posteAvoir une très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365.Avoir démontré la capacité à coordonner et à traiter avec des dossiers de nature stratégique.Avoir un très grand sens de l'analyse et de l'organisation. Être en mesure de réaliser des suivis serrés des actions en cours. Démontrer les compétences comportementales suivantes : Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable Autonomie Maîtrise des technologies de l’information et des communications Langage et communicationAvoir une excellente maîtrise de la langue française, tant orale qu'écrite. Avoir de la langue anglaise une connaissance appropriée à la fonction puisque la personne retenue doit échanger avec des partenaires situés à l’extérieur du Québec.Compétences essentielles à Hydro-QuébecTravaille en équipe Agit avec ouverture et bienveillance Agile et orienté vers les résultats S'engage dans l'évolution Particularités inhérentesUn test écrit pourrait vous être demandé lors du processus de sélection. La personne retenue doit avoir une bonne disponibilité. Un programme de télétravail hybride dont le présentiel attendu est de 2 à 3 jours selon le besoin.Ce que nous offronsUn environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talentUne rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marchéUn horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelleDes conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancéUne gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travailÉgalité des chances À Hydro-Québec, l’inclusion est l’une de nos valeurs fondamentales. Nous travaillons chaque jour à mettre de l’avant une culture d’entreprise qui donne à chacun et à chacune l’occasion de se réaliser et d’atteindre son plein potentiel. Par l’entremise de notre programme d'accès à l’égalité en emploi, nous encourageons toute personne qualifiée à présenter sa candidature, et à mentionner, le cas échéant, son appartenance à l’un et l’autre des groupes suivants : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, communautés autochtones et personnes en situation de handicap. Hydro-Québec adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut les personnes issues de la diversité sexuelle et de la pluralité des genres.Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement.Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.

Concours : 172949 Titre à l'interne

• Secrétaire de direction Statut : Permanent Durée : Permanent Adresse : Complexe Desjardins (Tour Est) Ville : Montréal Horaire de travail : 5 jours, possibilités d'horaire variable Fin d'affichage : 03 / 02 / 2025
• Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché. Qui nous sommes Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l’économie et bâtir un avenir durable. Travailler avec nous, c’est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde ! Votre mission Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec. Vos principales activités au quotidien Effectue le suivi des activités et des dossiers de son supérieur et de la direction incluant la relance pour assurer le respect des échéanciers. Assure l’organisation des comités de gestion, et de toutes autres réunions de la vice-présidence, incluant la rédaction de l’ordre du jour, la préparation de la documentation, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions et des échéanciers. Assure l’organisation de rencontres et d’événements, participe à définir les objectifs de concert avec les orientations obtenues, contribue à la formation d’un comité organisateur, prévoit les éléments de la logistique. Prend connaissance du courrier et des courriels de son supérieur, en saisit les points importants et, selon le cas, l’achemine à son supérieur ou aux relevants de ce dernier et autres unités en tenant compte des champs de responsabilité; se charge des questions relevant de ses attributions; rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes et rédige, lorsque requis, des projets de lettre pour des demandes plus complexes. Développe, pour les besoins de son supérieur, des présentations et documents à partir d’idées maîtresses et d’orientations. Filtre les appels en provenance des différents moyens de communication, répond aux demandes de renseignements sur une variété de questions et achemine les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités. Gère l’agenda de son supérieur, fixe et / ou déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités et des circonstances et prend les dispositions nécessaires pour ses déplacements. Compile des données, tient des registres pour fins administratives, fait des recherches et rédige des rapports. Coordonne les activités ou rencontres avec les autres assistantes de la vice-présidence Fournit le support de secrétariat en utilisant les appareils de bureautique mis à sa disposition; gère le classement des documents selon une structure et méthodologie définie ou recommande des améliorations aux méthodes. Votre profil Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec. Exigences Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique / secrétariat ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente. Posséder une bonne expérience dans le support administratif auprès de la haute direction : coordination des demandes acheminées, organisation des rencontres, gestion de l'agenda, suivi des dossiers et projets, rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion. Compétences et connaissances reliées au poste Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365. Avoir démontré la capacité à coordonner et à traiter avec des dossiers de nature stratégique. Avoir un très grand sens de l'analyse et de l'organisation. Être en mesure de réaliser des suivis serrés des actions en cours. Démontrer les compétences comportementales suivantes : Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable Autonomie Maîtrise des technologies de l’information et des communications Langage et communication Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant orale qu'écrite. Avoir de la langue anglaise une connaissance appropriée à la fonction puisque la personne retenue doit échanger avec des partenaires situés à l’extérieur du Québec. Compétences essentielles à Hydro-Québec Travaille en équipe Agit avec ouverture et bienveillance Agile et orienté vers les résultats S'engage dans l'évolution Particularités inhérentes Un test écrit pourrait vous être demandé lors du processus de sélection. La personne retenue doit avoir une bonne disponibilité. Un programme de télétravail hybride dont le présentiel attendu est de 2 à 3 jours selon le besoin. Ce que nous offrons Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancé Une gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail Égalité des chances À Hydro-Québec, l’inclusion est l’une de nos valeurs fondamentales. Nous travaillons chaque jour à mettre de l’avant une culture d’entreprise qui donne à chacun et à chacune l’occasion de se réaliser et d’atteindre son plein potentiel. Par l’entremise de notre programme d'accès à l’égalité en emploi, nous encourageons toute personne qualifiée à présenter sa candidature, et à mentionner, le cas échéant, son appartenance à l’un et l’autre des groupes suivants : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, communautés autochtones et personnes en situation de handicap. Hydro-Québec adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut les personnes issues de la diversité sexuelle et de la pluralité des genres. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement. Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTSL'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!Le titre du poste inscrit à la convention collective est : Secrétaire. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.VOTRE RÔLEQuel sera votre impact en tant que secrétaire aux services à la clientèle - ÉTS Formation?Sous la supervision de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous serez en charge de l'organisation du matériel de formation (reprographie, envois, révision, mise en page, etc.) ainsi que de différentes tâches administratives. Vous serez responsable de répondre aux questions des personnes, que ce soit par courriel, téléphone ou en personne. Vous contribuerez également l'accueil des participants ainsi que de la gestion des inscriptions aux formations.Vous serez responsable de : Préparer le matériel de formation selon le calendrier, en collaboration avec l'équipe interne, les formatrices et les formateurs ainsi que les clientes et les clients.Mettre en forme les PDF dynamiques du matériel de formation.Tenir à jour de façon détaillée le système informatique afin d'avoir les bonnes versions du matériel à préparer et les informations spécifiques en lien avec les inscriptions de la clientèle.Assurer la révision linguistique et de la mise en page de documents, incluant le matériel de formation, principalement en format PowerPoint et Word.Organiser quotidiennement l'accueil, la logistique et le suivi des participantes et participants : préparer le café, s'occuper de l'espace accueil avec le matériel requis, installer le matériel dans les salles et diriger les participantes et les participants.À la fin de chaque formation en salle, se présenter devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d'évaluation à remplir, puis envoyer les attestations de participation par courriel.Gérer les inscriptions, les reports et les listes d'attente, tout en assurant la communication avec les participantes et les participants dans la gestion de leur dossier d'inscription.Réaliser, au besoin, des tests de connexion Zoom avec la clientèle afin de leur présenter les principales fonctionnalités de la plateforme.Mettre à jour les bases de données sur les sites Web partenaires.Développer en tout temps de bons liens avec l'équipe, les formatrices et les formateurs, ainsi que les participantes et participants externes dans un souci de maintenir et d'améliorer de la qualité du service à la clientèle.Contribuer aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplir les formulaires utilisés dans son unité et appliquer les directives établies.Participer à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.Poste 5 jours en présentiel avec possibilité occasionnelle de télétravail.

• Horaire particulier : du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 11 h 30 et de 12 h 30 à 15 h 30AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.Expérience : Minimum de deux (2) années d'expérience pertinenteVOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Autres habiletés : La suite Office n'a aucun secret pour vous. Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat et les outils collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.Vous maîtrisez parfaitement la langue française, à l'oral comme à l'écrit.Vous excellez dans la planification et l'organisation des tâches pour atteindre les objectifs de manière proactive.Vous savez faire preuve d'adaptabilité et de flexibilité face aux changements et aux nouvelles priorités.Vous faites preuve de minutie, de rigueur et d'attention aux détails.Vous possédez de solides habiletés relationnelles, favorisant la communication et la bonne collaboration.Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.Mais surtout … vous adoptez une attitude positive et collaborative.
• Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?
• Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Sommairement... Assurer un accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, ainsi que la préparation et la gestion des documents d'information nécessaires, en garantissant une expérience client agréable.Responsabilités clés : Accueil des visiteurs : Accueillir les visiteurs dès leur arrivée avec courtoisie et sourire.Fournir les informations de base sur les services ou orienter les visiteurs vers la personne ou l’endroit approprié.Gérer les flux de visiteurs pour éviter les attentes prolongées.Préparation des pochettes d’information : Rassembler, organiser et vérifier les documents nécessaires pour les visiteurs ou les clients (brochures, formulaires, cartes, etc.).Mettre à jour régulièrement les contenus des pochettes d’information pour garantir leur pertinence et leur exactitude.Veiller à la disponibilité suffisante des pochettes pour éviter les ruptures.Support administratif : Tenir à jour les registres des visiteurs ou clients pour des besoins de suivi.Gérer la réception et la distribution du courrier entrant.Maintien d’un espace d’accueil impeccable : S’assurer que la zone d’accueil reste propre, organisée et accueillante en tout temps.Vérifier et réapprovisionner les documents ou matériels nécessaires dans l’espace d’accueil.Compétences requises : Excellentes compétences en communication et sens de l'accueil.Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité.Sens de l’organisation et attention aux détails.Bonne présentation et attitude professionnelle.Une expérience dans une clinique médicale est un plus.Langues : Français et anglais parlésLe bilinguisme (français et anglais) est un atout majeur.

Concours : 172949

Titre à l'interne

• Secrétaire de direction

Statut : Permanent

Durée : Permanent

Adresse : Complexe Desjardins (Tour Est)

Ville : Montréal

Horaire de travail : 5 jours, possibilités d'horaire variable

Fin d'affichage : 03 / 02 / 2025

Qui nous sommes

Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l’économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c’est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde !

Votre mission

Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec.

Vos principales activités au quotidien

Votre profil

Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la vice-présidence Conception intégrée et exploitation du système énergétique d’Hydro-Québec.

Exigences

Compétences et connaissances reliées au poste

Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable

Compétences essentielles à Hydro-Québec

Particularités inhérentes

Ce que nous offrons

Égalité des chances

À Hydro-Québec, l’inclusion est l’une de nos valeurs fondamentales. Nous travaillons chaque jour à mettre de l’avant une culture d’entreprise qui donne à chacun et à chacune l’occasion de se réaliser et d’atteindre son plein potentiel. Par l’entremise de notre programme d'accès à l’égalité en emploi, nous encourageons toute personne qualifiée à présenter sa candidature, et à mentionner, le cas échéant, son appartenance à l’un et l’autre des groupes suivants : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, communautés autochtones et personnes en situation de handicap. Hydro-Québec adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut les personnes issues de la diversité sexuelle et de la pluralité des genres.

Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement.

Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est : Secrétaire . Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que secrétaire aux services à la clientèle - ÉTS Formation?

Sous la supervision de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous serez en charge de l'organisation du matériel de formation (reprographie, envois, révision, mise en page, etc.) ainsi que de différentes tâches administratives. Vous serez responsable de répondre aux questions des personnes, que ce soit par courriel, téléphone ou en personne. Vous contribuerez également l'accueil des participants ainsi que de la gestion des inscriptions aux formations.

Vous serez responsable de :

• Préparer le matériel de formation selon le calendrier, en collaboration avec l'équipe interne, les formatrices et les formateurs ainsi que les clientes et les clients.
• Mettre en forme les PDF dynamiques du matériel de formation.
• Tenir à jour de façon détaillée le système informatique afin d'avoir les bonnes versions du matériel à préparer et les informations spécifiques en lien avec les inscriptions de la clientèle.
• Assurer la révision linguistique et de la mise en page de documents, incluant le matériel de formation, principalement en format PowerPoint et Word.
• Organiser quotidiennement l'accueil, la logistique et le suivi des participantes et participants : préparer le café, s'occuper de l'espace accueil avec le matériel requis, installer le matériel dans les salles et diriger les participantes et les participants.
• À la fin de chaque formation en salle, se présenter devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d'évaluation à remplir, puis envoyer les attestations de participation par courriel.
• Gérer les inscriptions, les reports et les listes d'attente, tout en assurant la communication avec les participantes et les participants dans la gestion de leur dossier d'inscription.
• Réaliser, au besoin, des tests de connexion Zoom avec la clientèle afin de leur présenter les principales fonctionnalités de la plateforme.
• Mettre à jour les bases de données sur les sites Web partenaires.
• Développer en tout temps de bons liens avec l'équipe, les formatrices et les formateurs, ainsi que les participantes et participants externes dans un souci de maintenir et d'améliorer de la qualité du service à la clientèle.
• Contribuer aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.
• Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplir les formulaires utilisés dans son unité et appliquer les directives établies.
• Participer à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.

Poste 5 jours en présentiel avec possibilité occasionnelle de télétravail.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI? Scolarité :

Expérience :

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Autres habiletés :

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

L’entreprise

Groupe CSL inc. (« CSL ») de Montréal, Canada, est l’un des chefs de file mondiaux de services de manutention et de transport maritime de marchandises sèches en vrac. Par l’intermédiaire de ses principales divisions opérationnelles, Canada Steamship Lines, CSL Americas, CSL Australia et CSL Europe, CSL possède et exploite une flotte très diversifiée de navires autodéchargeurs spécialisés, de transbordeurs hauturiers et de vraquiers de petit tonnage, et livre annuellement plus de 78 millions de tonnes de fret à des clients industriels. Les origines de CSL remontent à 1845.

Notre entreprise est soucieuse du mieux-être de ses employés, et cherche à promouvoir une culture générale qui met en valeur la reconnaissance envers la collectivité, un milieu de travail sécuritaire et sain et le respect de l’environnement. Faire carrière à CSL est à la fois stimulant et exigeant. C’est pourquoi nous sommes toujours à la recherche de personnes compétentes et passionnées, aptes à remplir des fonctions clés dans toutes les sphères de l’entreprise.

Pour plus d'informations sur le Groupe CSL, veuillez consulter notre site internet :

Fonctions et responsabilités

Conseil juridique, consultation et soutien aux piliers commerciaux et opérationnels de l'entreprise.

Responsable d'assister le chef adjoint du service juridique pour les questions juridiques relatives aux clients, aux fournisseurs, à la gestion de la flotte et aux finances de l'entreprise, y compris :

Rédiger et négocier des contrats avec les clients, tels que les contrats d'affrètement et d'affrètement au voyage ;

• Rédiger et négocier des contrats avec les fournisseurs, tels que les contrats de réparation de navires et de cale sèche ;
• Rédiger et négocier des contrats d'achat et de vente de navires et assister en matière d'enregistrement du pavillon ;
• Fournir un soutien juridique pour les transactions de financement ;
• Fournir des avis et des conseils sur les questions juridiques liées à ce qui précède, y compris l'analyse des lois et réglementations applicables ;
• Évaluer les risques juridiques liés aux questions susmentionnées et élaborer des stratégies d'atténuation efficaces ; et
• Collaborer avec des conseillers externes sur des questions connexes.

Être disponible à l'extérieur des heures normales du bureau.

Qualifications et compétences

Ce poste est un poste salarié à temps plein. CSL offre un salaire concurrentiel, un programme de primes et une gamme complète d’avantages sociaux. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls ceux qui auront été sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTSL'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!Le titre du poste inscrit à la convention collective est : Secrétaire . Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.VOTRE RÔLEQuel sera votre impact en tant que secrétaire aux services à la clientèle - ÉTS Formation?Sous la supervision de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous serez en charge de l'organisation du matériel de formation (reprographie, envois, révision, mise en page, etc.) ainsi que de différentes tâches administratives. Vous serez responsable de répondre aux questions des personnes, que ce soit par courriel, téléphone ou en personne. Vous contribuerez également l'accueil des participants ainsi que de la gestion des inscriptions aux formations.Vous serez responsable de : Préparer le matériel de formation selon le calendrier, en collaboration avec l'équipe interne, les formatrices et les formateurs ainsi que les clientes et les clients.Mettre en forme les PDF dynamiques du matériel de formation.Tenir à jour de façon détaillée le système informatique afin d'avoir les bonnes versions du matériel à préparer et les informations spécifiques en lien avec les inscriptions de la clientèle.Assurer la révision linguistique et de la mise en page de documents, incluant le matériel de formation, principalement en format PowerPoint et Word.Organiser quotidiennement l'accueil, la logistique et le suivi des participantes et participants : préparer le café, s'occuper de l'espace accueil avec le matériel requis, installer le matériel dans les salles et diriger les participantes et les participants.À la fin de chaque formation en salle, se présenter devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d'évaluation à remplir, puis envoyer les attestations de participation par courriel.Gérer les inscriptions, les reports et les listes d'attente, tout en assurant la communication avec les participantes et les participants dans la gestion de leur dossier d'inscription.Réaliser, au besoin, des tests de connexion Zoom avec la clientèle afin de leur présenter les principales fonctionnalités de la plateforme.Mettre à jour les bases de données sur les sites Web partenaires.Développer en tout temps de bons liens avec l'équipe, les formatrices et les formateurs, ainsi que les participantes et participants externes dans un souci de maintenir et d'améliorer de la qualité du service à la clientèle.Contribuer aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplir les formulaires utilisés dans son unité et appliquer les directives établies.Participer à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.Poste 5 jours en présentiel avec possibilité occasionnelle de télétravail.

• Horaire particulier : du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 11 h 30 et de 12 h 30 à 15 h 30AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariatou scolarité équivalente.Expérience : Minimum de deux (2) années d'expérience pertinenteVOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Autres habiletés : La suite Office n'a aucun secret pour vous. Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat et les outils collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.Vous maîtrisez parfaitement la langue française, à l'oral comme à l'écrit.Vous excellez dans la planification et l'organisation des tâches pour atteindre les objectifs de manière proactive.Vous savez faire preuve d'adaptabilité et de flexibilité face aux changements et aux nouvelles priorités.Vous faites preuve de minutie, de rigueur et d'attention aux détails.Vous possédez de solides habiletés relationnelles, favorisant la communication et la bonne collaboration.Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.Mais surtout … vous adoptez une attitude positive et collaborative.
• Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?
• Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est : Secrétaire . Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que secrétaire aux services à la clientèle - ÉTS Formation?

Sous la supervision de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous serez en charge de l'organisation du matériel de formation (reprographie, envois, révision, mise en page, etc.) ainsi que de différentes tâches administratives. Vous serez responsable de répondre aux questions des personnes, que ce soit par courriel, téléphone ou en personne. Vous contribuerez également l'accueil des participants ainsi que de la gestion des inscriptions aux formations.

Vous serez responsable de :

• Préparer le matériel de formation selon le calendrier, en collaboration avec l'équipe interne, les formatrices et les formateurs ainsi que les clientes et les clients.
• Mettre en forme les PDF dynamiques du matériel de formation.
• Tenir à jour de façon détaillée le système informatique afin d'avoir les bonnes versions du matériel à préparer et les informations spécifiques en lien avec les inscriptions de la clientèle.
• Assurer la révision linguistique et de la mise en page de documents, incluant le matériel de formation, principalement en format PowerPoint et Word.
• Organiser quotidiennement l'accueil, la logistique et le suivi des participantes et participants : préparer le café, s'occuper de l'espace accueil avec le matériel requis, installer le matériel dans les salles et diriger les participantes et les participants.
• À la fin de chaque formation en salle, se présenter devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d'évaluation à remplir, puis envoyer les attestations de participation par courriel.
• Gérer les inscriptions, les reports et les listes d'attente, tout en assurant la communication avec les participantes et les participants dans la gestion de leur dossier d'inscription.
• Réaliser, au besoin, des tests de connexion Zoom avec la clientèle afin de leur présenter les principales fonctionnalités de la plateforme.
• Mettre à jour les bases de données sur les sites Web partenaires.
• Développer en tout temps de bons liens avec l'équipe, les formatrices et les formateurs, ainsi que les participantes et participants externes dans un souci de maintenir et d'améliorer de la qualité du service à la clientèle.
• Contribuer aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.
• Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplir les formulaires utilisés dans son unité et appliquer les directives établies.
• Participer à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.

Poste 5 jours en présentiel avec possibilité occasionnelle de télétravail.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI? Scolarité :

Expérience :

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Autres habiletés :

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Sommairement... Assurer un accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, ainsi que la préparation et la gestion des documents d'information nécessaires, en garantissant une expérience client agréable.

Responsabilités clés :

• Accueil des visiteurs :
• Accueillir les visiteurs dès leur arrivée avec courtoisie et sourire.
• Fournir les informations de base sur les services ou orienter les visiteurs vers la personne ou l’endroit approprié.
• Gérer les flux de visiteurs pour éviter les attentes prolongées.
• Préparation des pochettes d’information :
• Rassembler, organiser et vérifier les documents nécessaires pour les visiteurs ou les clients (brochures, formulaires, cartes, etc.).
• Mettre à jour régulièrement les contenus des pochettes d’information pour garantir leur pertinence et leur exactitude.
• Veiller à la disponibilité suffisante des pochettes pour éviter les ruptures.
• Support administratif :
• Tenir à jour les registres des visiteurs ou clients pour des besoins de suivi.
• Gérer la réception et la distribution du courrier entrant.
• Maintien d’un espace d’accueil impeccable :
• S’assurer que la zone d’accueil reste propre, organisée et accueillante en tout temps.
• Vérifier et réapprovisionner les documents ou matériels nécessaires dans l’espace d’accueil.

Compétences requises :

Langues :

Le candidat idéal fera preuve de normes élevées, d’excellentes compétences en communication et aura la capacité de prendre des initiatives et de prioriser les tâches quotidiennes. Une forte capacité à prendre en charge et à respecter des délais serrés assurera votre réussite dans ce rôle aux multiples facettes.

Responsabilité

• Gérer et coordonner les calendriers actifs
• Planifier et confirmer des réunions
• Apporter du soutient administratif dans les différentes opérations ( Rh , Comptabilité , paie )
• Préparer des offres de services et envoie des courriel
• Participer aux activités de recrutement et faire de la liaison avec les différents partenaires
• Prise en charge des appels entrants et sortant
• Participer aux evenement corporatifs ou aux différentes présentation de l'entreprise en externe

Qualifications

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est : Secrétaire. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches, cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que secrétaire aux services à la clientèle - ÉTS Formation?

Sous la supervision de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous serez en charge de l'organisation du matériel de formation (reprographie, envois, révision, mise en page, etc.) ainsi que de différentes tâches administratives. Vous serez responsable de répondre aux questions des personnes, que ce soit par courriel, téléphone ou en personne. Vous contribuerez également à l'accueil des participants ainsi qu'à la gestion des inscriptions aux formations.

Vous serez responsable de :

• Préparer le matériel de formation selon le calendrier, en collaboration avec l'équipe interne, les formatrices et les formateurs ainsi que les clientes et les clients.
• Mettre en forme les PDF dynamiques du matériel de formation.
• Tenir à jour de façon détaillée le système informatique afin d'avoir les bonnes versions du matériel à préparer et les informations spécifiques en lien avec les inscriptions de la clientèle.
• Assurer la révision linguistique et de la mise en page de documents, incluant le matériel de formation, principalement en format PowerPoint et Word.
• Organiser quotidiennement l'accueil, la logistique et le suivi des participantes et participants : préparer le café, s'occuper de l'espace accueil avec le matériel requis, installer le matériel dans les salles et diriger les participantes et les participants.
• À la fin de chaque formation en salle, se présenter devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d'évaluation à remplir, puis envoyer les attestations de participation par courriel.
• Gérer les inscriptions, les reports et les listes d'attente, tout en assurant la communication avec les participantes et les participants dans la gestion de leur dossier d'inscription.
• Réaliser, au besoin, des tests de connexion Zoom avec la clientèle afin de leur présenter les principales fonctionnalités de la plateforme.
• Mettre à jour les bases de données sur les sites Web partenaires.
• Développer en tout temps de bons liens avec l'équipe, les formatrices et les formateurs, ainsi que les participantes et participants externes dans un souci de maintenir et d'améliorer la qualité du service à la clientèle.
• Contribuer aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.
• Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplir les formulaires utilisés dans son unité et appliquer les directives établies.
• Participer à la préparation et au déroulement d'événements ou d'opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.

Poste 5 jours en présentiel avec possibilité occasionnelle de télétravail.

• Horaire particulier : du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 11 h 30 et de 12 h 30 à 15 h 30

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Autres habiletés :

• La suite Office n'a aucun secret pour vous. Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat et les outils collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous maîtrisez parfaitement la langue française, à l'oral comme à l'écrit.
• Vous excellez dans la planification et l'organisation des tâches pour atteindre les objectifs de manière proactive.
• Vous savez faire preuve d'adaptabilité et de flexibilité face aux changements et aux nouvelles priorités.
• Vous faites preuve de minutie, de rigueur et d'attention aux détails.
• Vous possédez de solides habiletés relationnelles, favorisant la communication et la bonne collaboration.
• Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.
• Mais surtout … vous adoptez une attitude positive et collaborative.
• Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!