Description

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

L'équipe de la Direction des communications, relations externes et internationales (DCREI) est responsable de l'élaboration et la mise en œuvre des politiques et programmes en matière de communications et relations internes, externes et internationales, du développement, maintien et cohérence de l'image de marque de Polytechnique Montréal ainsi que du recrutement étudiant.

Sous la responsabilité de la directrice, communications, relations externes et internationales, la personne recherchée apporte un soutien essentiel à la réalisation des tâches au sein de la DCREI. Elle est responsable de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de l'unité, contribuant ainsi au bon fonctionnement du comité de gestion et des projets majeurs associés à l'unité.

Principales responsabilités

Gestion administrative :

Kératoptik Inc. est une clinique privée d'optométrie établie à Montréal, dans le quartier Villeray, depuis 1942 et est reconnue pour ses services d'orthokératologie et de rééducation visuelle.

Nous sommes présentement à la recherche d'un.e secrétaire - réceptionniste - assistant.e en optométrie, à temps plein, pour se joindre à notre équipe dynamique et diversifiée. Le poste est axé sur le service-clients et, éventuellement, sur les ventes également.

Principales responsabilités :

• Accueillir les patients et ouvrir ou mettre leur dossier à jour;
• Prendre les messages, les appels et répondre aux demandes des patients ou futurs patients, confirmer, déplacer ou annuler des rendez-vous;
• Classer les dossiers terminés de la journée et sortir ceux pour les rendez-vous du lendemain;
• Envoyer des télécopies et recevoir et envoyer des colis par ICS;
• Faire la facturation et la fermeture de la caisse (en fin de journée);
• Remplir et poster les formulaires de réclamation pour les patients sur l'aide sociale;
• Passer des commandes de fournitures de bureau et d'autres produits;
• Préparer les bordereaux de travail pour les commandes de lentilles cornéennes et de lunettes et verres et apporter les commandes à l'arrière (au labo);
• Faire passer les tests de champ visuel;
• Guider les patients dans le choix d'une monture;
• Administrer le test de couleurs;
• Enseigner la pose, le retrait, la manipulation et l'entretien des lentilles cornéennes;
• Remettre la salle d'attente, la salle de montures et la salle de champs visuels en ordre.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Employeur

DRE JOSIANE TREMBLAY, CHIROPRATICIENNE INC.

Description de l'entreprise

Clinique multi-disciplinaire bien établie sur la rive-sud de Montréal depuis plus de 22 ans. Nous avons à cœur le bien-être de nos patients et de nos employés.

Description de l’offre d’emploi

Notre clinique multi-disciplinaire est bien établie sur la rive-sud depuis plus de 22 ans. Nous avons à cœur le bien-être de nos patients et de nos employés. Nous recherchons un(e) assistant(e)/réceptionniste afin de compléter notre équipe pour combler le départ à la retraite d'une de nos assistantes.

Description de tâches

• Ouverture/fermeture de la clinique
• S'assurer que tout est en place pour le bon fonctionnement de la clinique
• Accueil des patients
• Prise des appels/courriels, des rendez-vous et des paiements
• Gérer l'agenda
• Commande de fournitures
• Lavage
• Autres tâches cléricales

Type d'emploi

Temps partiel, permanent

Nombre d'heures prévues

Entre 14h-18h/semaine

Horaire

• Lundi 8h30-12h00
• Mardi 15h00-20h00
• Jeudi 15h00-20h00
• Samedi (1/2 à compter de mars 2025) 8h30-12h00
• Être disponible dans d'autres plages horaires lors des remplacements de vacances/congés

Rémunération

À partir de 19$/heure (peut être révisé à la hausse selon l'expérience)

Profil recherché

Nous recherchons une personne chaleureuse, respectueuse, dynamique, souriante, empathique et qui aime travailler en équipe pour assurer le bon fonctionnement/roulement de la clinique.

Pré-requis

• Bonne maîtrise du français parlé et écrit
• Anglais fonctionnel
• Diplôme d'études secondaires
• Expérience dans le domaine est un atout mais non obligatoire
• Bonne connaissance/maîtrise de Microsoft Office (M365)

Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)

Compétences

• Engagement
• Assiduité et ponctualité
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

15 heures

Expérience

Offre de formation

Durée d'emploi

Permanent

Description de poste

TÉLÉTRAVAIL ou HYBRIDE

Que dirais-tu d’être la pierre angulaire de notre équipe de direction ? C’est au Consortium que tes compétences exceptionnelles prendront tout leur sens, dans un environnement où l’enthousiasme et l’engagement feront partie de ton quotidien.

Plus qu’une profession, une aventure humaine !

Viens contribuer activement au rayonnement des entreprises d’économie sociale par tes connaissances et ton expertise. Un travail qui fait la différence !

Ce que ce poste t’apportera

• Un environnement collaboratif et humain propice à l’entraide et au partage des connaissances.
• La fierté de contribuer concrètement au succès d’organisations qui ont le cœur à la bonne place.
• Le sentiment d’appartenir à une équipe dynamique et soudée où l’entraide est reine.
• L’opportunité d’apprendre et de grandir au sein d’un environnement stimulant, dynamique et riche en défis.
• Un équilibre vie professionnelle / vie personnelle optimal grâce à des conditions de travail flexibles adaptées aux réalités d’aujourd’hui.

Nos avantages distinctifs

La conciliation travail-vie personnelle est notre priorité, comme en témoigne notre SCEAU CONCILIVI.

Découvre nos avantages

• Télétravail ou mode hybride
• Horaire flexible incluant horaire d’été (à l’année !)
• Programme d’assurances collectives complet
• Banque d’heures
• Régime de retraite simplifié (RRS) avec contribution du Consortium
• Conciliation famille-travail Sceau Concilivi
• Programme de télémédecine au bout des doigts
• Programme de santé et bien-être

Ta mission

En tant qu’adjoint ou adjointe de direction, tu seras le ou la chef.fe d’orchestre des activités et événements, soutenant les directions avec efficacité.

De la gestion des communications à la coordination des réunions, de la rédaction de documents à l’organisation d’événements, ton rôle sera crucial pour assurer le succès de l’organisation.

Plus spécifiquement, tu seras appelé à :

• Assister les directions : Gestion de l’agenda, des courriels et des appels, suivi des demandes et priorisation des tâches.
• Rédiger des documents professionnels : Recherche d’information, rédaction, correction et mise en page de documents.
• Organiser et participer aux réunions : Présence aux rencontres stratégiques, rédaction des comptes-rendus (procès-verbaux).
• Assurer le suivi et la communication : Suivi des tâches et des communications, transmission des informations.
• Maitriser la saisie de données et la production de documents : Lettres, rapports, etc., saisie et production de documents de qualité.
• Soutenir les directions : Implication dans les missions des directions afin de contribuer à leur succès.
• Organiser des événements : Rencontres, réunions, assemblées, séances de CA, etc., organisation et orchestration des événements.

Ce que tu apporteras

• Tes compétences organisationnelles et administratives exceptionnelles pour appuyer les différentes directions.
• Ta capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler de manière autonome.
• Une nouvelle perspective et de nouvelles idées pour améliorer les processus et les procédures.
• Ton excellent esprit d’équipe et ta capacité à collaborer efficacement avec les membres de la direction et les autres employés.
• Ta communication claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Ton aisance relationnelle et ta capacité à établir des relations durables avec les différentes parties prenantes.
• Ta discrétion et ton professionnalisme en tout temps.
• Ta motivation et engagement à contribuer au succès du Consortium.

Tes qualifications

• Diplôme : Formation technique ou universitaire dans le domaine administratif ou du droit. Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente sera considérée.
• Expérience : Plus de 3 années d’expérience pertinente au poste décrit ci-dessus.
• Langue : Langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Outils : Aisance avec la Suite Office 365 dont Word, Excel et PowerPoint ainsi qu’avec d’autres outils informatiques.
• Atout : Connaissances dans le monde coopératif.

Information complémentaire

• Localisation : Partout au Québec, selon ton lieu de résidence.
• 100% télétravail ou hybride pour Québec et Montréal.
• Statut de l’emploi : Permanent à temps plein 35 heures / semaine.
• Salaire : À partir de 48 000$ / an basé sur ta formation et ton expérience.
• Date d’entrée en fonction : Nous t’attendons !

Nous sommes

Le Consortium de coopération des entreprises collectives est le centre de services partagés des coopératives et OBNL du Québec et il est un important acteur de l’écosystème québécois de l’entrepreneuriat collectif.

Unique en son genre et en pleine croissance, le Consortium permet aux entreprises collectives ou d’économie sociale de se partager les services de près de 80 ressources professionnelles aux expertises à la fois variées et adaptées à leurs réalités.

Grâce à leurs interventions quotidiennes auprès d’entreprises à la fois inspirantes et innovantes, les experts du Consortium ont un réel impact.

Les entreprises collectives font la différence pour les personnes.

Les experts du Consortium font la différence pour les entreprises collectives.

• Veuillez noter que l’utilisation du masculin vise uniquement à faciliter la lecture.

Description du poste

LES ENTREVUES AURONT LIEU LE 28 NOVEMBRE 2024.

Établie dans l’ouest de l’île de Montréal, le Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys (CSSMB), deuxième en importance au Québec, regroupe plus de 12 000 employés et près de 70 000 élèves répartis dans 104 établissements.

Vous détenez une solide expérience en relations de travail et souhaitez la mettre à profit? Vous souhaitez donner un nouveau souffle à votre carrière, en déployant votre expertise au sein d’équipes collaboratives multidisciplinaires, qui veillent à l’évolution des processus ayant un impact sur plus de 12 000 employés?

Ce poste est taillé sur mesure pour vous.

Nous recherchons une direction adjointe au secteur des relations du travail qui sera responsable de la direction et de la gestion des activités relatives aux relations de travail, dont l’interprétation et l’application des lois et des conventions collectives, l’accompagnement des gestionnaires, la formation du personnel et le développement des ressources humaines.

Relevant de la direction des ressources humaines, le titulaire du poste participera activement à la gestion d’une équipe chevronnée et assurera un service-conseil et de soutien.

La personne recherchée devra se distinguer par son leadership, ses fortes habiletés relationnelles et sa capacité à mobiliser.

NOS AVANTAGES

• Cumul de 2.5 jours de vacances par mois travaillé;
• Congés pour obligation familiale et autres;
• Régime d’assurance collective;
• Régime de retraite à prestation déterminée;
• Programme de loisirs diversifiés et de rabais employés;
• Programme d’aide aux employés;
• Télémédecine;
• Stationnement gratuit et bornes de recharge.

RESPONSABILITÉS

• Accompagner et évaluer une équipe de 11 personnes, dont 7 cadres en relations du travail;
• Participer à l’élaboration des orientations et des stratégies du CSS;
• Participer à une vision globale des enjeux et des stratégies pour l’ensemble du Service des ressources humaines;
• Déterminer les priorités de développement et de promotion de son secteur d’activités et voir à leur mise en œuvre par divers moyens, dont la formation;
• Assurer un rôle-conseil et d’accompagnement des gestionnaires en matière de situations complexes en relations du travail;
• Voir au maintien de saines relations de travail avec les partenaires syndicaux dans une vision constructive et collaborative, basée sur la négociation, la communication et la recherche de solutions;
• Encadrer la gestion des dossiers disciplinaires et administratifs de l’ensemble des employés syndiqués du CSS;
• Superviser le traitement des plaintes en matière de gestion des conflits et agir en prévention dans la gestion du climat;
• Accompagner les gestionnaires dans la mobilisation des membres du personnel;
• Proposer des améliorations des pratiques de relations du travail, les mettre en vigueur et le cas échéant les évaluer;
• Superviser et participer étroitement à la préparation des travaux découlant de la négociation locale avec les divers syndicats.

EXIGENCES

• Baccalauréat en relations industrielles, en gestion des ressources humaines, ou en droit;
• Minimum de six (6) ans d'expérience pertinente à titre de gestionnaire;
• Connaissance approfondie des lois et de la jurisprudence en matière de droit du travail;
• Démontrer un sens aigu des relations humaines, incluant la capacité à gérer des ressources humaines et à travailler en équipe;
• Faire preuve de leadership et avoir la capacité de mobiliser ses équipes de travail;
• Faire preuve d'intégrité, de rigueur et d'équité;
• Forte capacité d'influence dans une approche de collaboration et vision gagnant-gagnant;
• Avoir une pensée stratégique et un sens analytique éprouvé et faire preuve d'une grande autonomie;
• Démontrer de très bonnes habiletés communicationnelles et d'excellentes capacités rédactionnelles;
• Connaissance du milieu de l'éducation (un atout).

Employeur

Carrière Dentaire

Description de l'entreprise

Publications et recherches d'emploi dentaire simplifiée. Partout au Québec. Déposez votre CV dans la banque de candidates et laissez les cliniques dentaires vous contacter.

Description de l’offre d’emploi

Carrière Dentaire est situé dans Lanaudière mais ce poste se situe à Saint-Hippolyte. Assurez-vous d'inclure le numéro du poste lorsque vous postulez par courriel.

• # numéro: 994
• Courriel: (450) 438-1222 poste: 104 demandez: Viviane Desrosiers

Formation minimale requise: obligatoire

Description du poste

Notre équipe est à la recherche d'une assistante dentaire à temps complet pour accompagner nos professionnels dans la gestion de l’asepsie en clinique.

• Effectuer le processus de stérilisation et de traçabilité
• Entretenir les instruments et l'équipement
• Vérifier les stocks de fournitures dentaires, coordonner les commandes et les réparations requises sur les petits équipements
• Aménager l’unité d’asepsie et établir les protocoles d’asepsie en clinique
• Préparer des salles, aider au laboratoire
• Effectuer le remplacement occasionnel d’assistante en salle

Nous sommes à la recherche d’une personne polyvalente, qui aime contribuer au succès de son équipe avec initiative et qui a le sens des responsabilités.

Avantages et conditions

• Formations continues payées
• RCR payé
• Mentorat
• Uniformes payés
• REER
• Augmentation annuelle
• Congé(s) de maladie
• Vacances flexibles
• Activités sociales
• Conciliation travail-famille
• Programme d'aide aux employés
• Technologies/équipements de pointe
• Compte de dépenses santé
• Clinique fermée à Noël
• Soins dentaires gratuits
• Rabais pour famille
• Sens contraire du trafic
• Stationnement disponible à la clinique
• Télé-médecine
• Possibilités d'avancement

Qualifications et atouts

• Formation d’assistante dentaire ou équivalent
• Expérience en assistance dentaire un atout
• Français parlé et écrit
• Déplacement occasionnel entre nos 2 cliniques un atout

Horaire

Poste à temps plein, horaire sur semaine, 8h30-16h30, 30 à 40 heures par semaine

Salaires

23.00 et 26.00 $ / heure

Vacances

2 à 4 semaines de vacances

Expérience requise

6 mois +

Début

2025-01-06

Langues

Français parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Description de l'offre d'emploi

Employeur

CLINIQUE DE PARODONTIE ET D'IMPLANTOLOGIE DRE CATHERINE GRENIER INC.

Description de l'entreprise

Clinique spécialisée en parodontie et en implantologie dentaire.

Description de l’offre d’emploi

Nous recherchons une assistante dentaire avec expérience pour travailler comme assistante volante et aider au secrétariat. Une belle opportunité pour approfondir vos connaissances en parodontie. Les tâches sont variées et stimulantes et l'entraide est favorisée.

Le poste à combler est à temps partiel, entre 10 à 15 heures par semaine, principalement le matin. Bienvenue aux assistantes en fin de carrière ou désirant un poste à temps partiel.

• Type d'emploi : Temps partiel
• Heures prévues : de 10 à 15 par semaine
• Permis/certificat : Permis d'assistante dentaire (Obligatoire)
• Lieu du poste : En présentiel

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Santé - Assistance dentaire.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé.

Horaire

Jour.

Nombre d'heures

12 heures.

Expérience

1 à 6 mois.

Durée d'emploi

Permanent.

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca).

Description du poste

Fonctions :

Sous l’autorité de la direction générale, l’Adjoint / Adjointe à la Direction exécute l’ensemble des tâches administratives pour soutenir la Direction.

La personne assume différentes tâches reliées à l’administration générale, la gouvernance et les redditions de comptes. La personne est une référence pour les membres du personnel et de la direction.

La personne siègera sur le Comité de gestion.

Principales tâches :

• Rédiger les comptes rendus des rencontres d’équipe, du service de répit ainsi que des comités issus de la planification stratégique (comité Communications, comité Financement);
• Envoyer les avis de convocation pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que pour les comités issus de la planification stratégique avec les documents s’y rattachant;
• Soutenir la préparation des documents nécessaires pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que des comités issus de la planification stratégique;
• Organiser l’arrivée de nouvel employé au sein de l’équipe;
• Planifier les besoins logistiques de l’organisme (équipement, aménagement de travail, tâches pour le personnel administratif);
• Planifier les horaires de remplacements et d’été pour les employés;
• Diriger le comité de Santé et sécurité au travail;
• Compiler les statistiques des services en préparation pour les redditions de compte pour nos bailleurs de fonds;
• Rédiger des documents administratifs en lien avec la gestion interne et / ou destinés à des partenaires externes;
• Soutenir la réalisation de projets / événements / présentations organisés par l’organisme;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accusez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description de poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accusez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description du poste

Fonctions :

Sous l’autorité de la direction générale, l’Adjoint / Adjointe à la Direction exécute l’ensemble des tâches administratives pour soutenir la Direction.

La personne assume différentes tâches reliées à l’administration générale, la gouvernance et les redditions de comptes. La personne est une référence pour les membres du personnel et de la direction.

La personne siègera sur le Comité de gestion.

Principales tâches :

• Rédiger les comptes rendus des rencontres d’équipe, du service de répit ainsi que des comités issus de la planification stratégique (comité Communications, comité Financement);
• Envoyer les avis de convocation pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que pour les comités issus de la planification stratégique avec les documents s’y rattachant;
• Soutenir la préparation des documents nécessaires pour les rencontres du Conseil d’administration ainsi que des comités issus de la planification stratégique;
• Organiser l’arrivée de nouvel employé au sein de l’équipe;
• Planifier les besoins logistiques de l’organisme (équipement, aménagement de travail, tâches pour le personnel administratif);
• Planifier les horaires de remplacements et d’été pour les employés;
• Diriger le comité de Santé et sécurité au travail;
• Compiler les statistiques des services en préparation pour les redditions de compte pour nos bailleurs de fonds;
• Rédiger des documents administratifs en lien avec la gestion interne et / ou destinés à des partenaires externes;
• Soutenir la réalisation de projets / événements / présentations organisés par l’organisme;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description du poste

L'assistant administratif assiste le responsable du département, les ingénieur.e.s et les chargé.e.s de projets dans le traitement des affaires.

L'assistant administratif assure la gestion et l’organisation administrative des activités du département.

L'assistant administratif facilite la diffusion de l’information au sein du département et au sein de la compagnie.

L'assistant administratif est le relai administratif entre les services supports et opérationnels.

ACTIVITES ADMINISTRATIVES

Traite et met en forme des documents, rapports, courriers.

Rédige en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs et dossiers d’affaires : devis, rapports d’études, dossiers d’appels d’offres, comptes rendus, courriers, présentations, notes de service, formulaires, etc. selon les indications du responsable du département ou des chargés de projets et ingénieurs.

Assure le classement et l’archivage informatique.

S’assure que les dossiers des soumissions et des projets sont complets.

Prend en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement.

COMMERCIAL

Assure la correspondance commerciale avec les clients : relance, accusés réception, réponses négatives en cas de non-réponse, etc.

Assiste le directeur commercial dans la constitution des dossiers de candidatures et d’appels d’offres : impression des pièces, suivi du timing des réponses, montage des dossiers.

Alerte au sujet des clients nécessitant une attention particulière.

COMPTABILITE

Sur et à l’aide de l’ERP de l’entreprise :

• Crée les clients.
• Crée les devis, les projets et établit les factures.
• Transmet les factures fournisseurs au service comptabilité dans le respect des délais.
• Répond aux demandes du service comptabilité.

ACTIVITES TECHNIQUES

Participe à l’élaboration des soumissions selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.

Participe à l’élaboration de la première partie des rapports d’études selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.

Gère les Info-excavation public et privé (demande, organisation du dossier, classement).

Cette liste d’activités, non exhaustive, pourra être ajustée avec les perspectives d’évolution de la société.

SAVOIRS

• Règles d’orthographe, de grammaire et des normes rédactionnelles en français et en anglais
• Outils bureautiques et de travail collaboratifs
• Suivi d'activité et tableaux de bord
• Bases des règlements de l’Autorité des Marchés Financiers
• S’assurer d’avoir toutes les informations nécessaires à sa tâche, savoir les trouver par lui-même et en dernier recours faire appel au chargé de projet

SAVOIR FAIRE

• Saisie et mise en forme de documents
• Constitution de dossiers et réponse aux appels d’offres
• Communication orale et écrite en français et en anglais
• Veille, analyse et gestion documentaire
• Analyse et synthèse
• Orientation client

SAVOIR ETRE

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Adaptabilité
• Savoir être proactif pour pouvoir anticiper les besoins du département

Description de l'entreprise

MTLS aérostructure est une entreprise innovante offrant des services d’ingénierie en aérospatial. Nos bureaux sont situés à Montréal, mais notre marché est global avec une forte concentration en Amérique du Nord et en Europe.

Nous visons à surpasser les attentes de nos clients avec notre approche de partenariat proactif en amont et pendant la réalisation des projets, et faire rayonner le savoir-faire et le savoir-être de nos ambassadeurs.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Vous souhaitez faire une différence et avoir un impact dans une structure à taille humaine ?
• Vous souhaitez relever des défis en participant activement aux différents projets du futur ?
• Vous êtes une personne proactive et faites preuve de débrouillardise, d’autonomie ?
• Vous êtes reconnu par votre efficience et vos compétences organisationnelles ?

Nous vous offrons l’opportunité de vous joindre à notre équipe au sein d’une entreprise dynamique, en pleine croissance, et relevant de nouveaux défis chaque jour.

Responsabilités :

• Gestion des procédures et gabarits
• Gestion de l’emploi du temps / courriels du président
• Organisation des déplacements du président et de ses collaborateurs
• Commandes diverses : fournitures de bureau, cartes d’affaires, matériel informatique.
• Mise à jour des listes de distribution, soutien administratif général
• Gestion des paies, classement des factures
• Gestion des banques d’absence, soutien au comptable, tenue de livres
• Accueil des nouveaux employés, mise à jour du registre des salariés
• Suivi des dossiers d’assurance collective / vacances / primes / REÉR

Exigences requises :

• Expérience de 1 à 3 ans.
• Fortes aptitudes avec la suite Microsoft et expérience avec un système RH.
• Français : lu, écrit, parlé - anglais : niveau intermédiaire minimum
• Grande force en communication et en relations interpersonnelles
• Autonomie, sens de la planification et de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et établir les priorités
• Esprit d’observation, excellent esprit d'analyse, de synthèse et de vulgarisation.
• Bonnes habiletés en bureautique (Suite Office)

Candidature

Veuillez s’il vous plaît envoyer votre curriculum vitae à [email protected]

en mentionnant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

La Faculté de médecine dentaire de l’Université de Montréal offre à son personnel et à sa communauté étudiante un environnement de travail et d’apprentissage effervescent et novateur. Au quotidien, les membres de sa grande équipe collaborent à développer les compétences de la nouvelle génération de dentistes et participent à l’avancement scientifique dans les domaines buccodentaire et craniofacial. Par le biais de la foule de projets auxquels elle participe, dont la Clinique de dentisterie sociale Dentaville et le centre l’Extension, la Faculté s’implique activement dans sa communauté et contribue à améliorer la santé globale des personnes les plus vulnérables.

Vos défis au quotidien

• Prépare le matériel, les matériaux et les instruments requis dans les cliniques et/ou laboratoires selon l'activité ou le type de soins.
• Offre de l'assistance notamment dans la pose de la digue, du malaxage des ciments ou autres matériaux d'obturation et d'empreintes, de l'insertion et du placement des matériaux, des injections et du fraisage, du coulage des modèles, etc.
• Participe à la préparation des chariots d'instruments des étudiants.
• Collabore à la planification et à l'organisation des différentes activités ayant lieu dans les cliniques et/ou laboratoires.
• Peut être appelé à initier du personnel, des stagiaires en assistance dentaire, collabore à son entraînement, montre des techniques spécialisées de son domaine et s’assure de la qualité du travail effectué.
• Applique les protocoles, les procédures et les processus cliniques, notamment : protocole d'asepsie, etc.
• Nettoie et stérilise les instruments et les équipements dentaires selon le protocole d’asepsie et de désinfection.
• Applique une routine d'entretien notamment : changer ou nettoyer les filtres des unités dentaires, faire boire les succions, purger les unités, changer les ampoules des lampes des unités, etc.
• S’assure de la propreté et la sécurité des lieux de travail, notamment, la propreté des comptoirs, des lavabos, des armoires, des poignées, des fauteuils, et ce, dans les cliniques, les laboratoires et à la stérilisation.
• Peut être appelé à soutenir les activités à l'admission, notamment dans la prise de rendez-vous, la mise à jour des dossiers, l’accueil des patients, la facturation, les paiements, etc.
• Peut être appelé à soutenir les activités à la stérilisation, notamment vérifier, entretenir, nettoyer, stériliser, préparer, distribuer et récupérer les instruments, les équipements, les matériaux, les travaux et les cas de laboratoires, etc.
• Utilise différents instruments tels que machine ultrasonique, pièces à main, turbine, table vibrante, cavitron, vitalomètre, appareil à succion, amalgamateur, bain à pâte thermoplastique, etc.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Saisonnier

Description de l'entreprise

MTLS aérostructure est une entreprise innovante offrant des services d’ingénierie en aérospatial. Nos bureaux sont situés à Montréal mais notre marché est global avec une forte concentration en Amérique du Nord et en Europe.

Nous visons à surpasser les attentes de nos clients avec notre approche de partenariat proactif en amont et pendant la réalisation des projets, et faire rayonner le savoir-faire et le savoir-être de nos ambassadeurs.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Vous souhaitez faire une différence et avoir un impact dans une structure à taille humaine ?
• Vous souhaitez relever des défis en participant activement aux différents projets du futur ?
• Vous êtes une personne proactive et faites preuve de débrouillardise, d’autonomie ?
• Vous êtes reconnu par votre efficience et vos compétences organisationnelles ?

Nous vous offrons l’opportunité de vous joindre à notre équipe au sein d’une entreprise dynamique, en pleine croissance, et relevant de nouveaux défis chaque jour.

Responsabilités :

• Gestion des procédures et gabarits
• Gestion de l’emploi du temps / courriels du président
• Organisation des déplacements du président et de ses collaborateurs
• Commandes diverses : fournitures de bureau, cartes d’affaires, matériel informatique.
• Mise à jour des listes de distribution, soutien administratif général
• Gestion des paies, classement des factures.
• Gestion des banques d’absence, soutien au comptable, tenue de livres.
• Accueil des nouveaux employés, mise à jour du registre des salariés
• Suivi des dossiers d’assurance collective / vacances / primes / REÉR

Exigences requises :

• Expérience de 1 à 3 ans.
• Fortes aptitudes avec la suite Microsoft et expérience avec un système RH.
• Français : lu, écrit, parlé - anglais : niveau intermédiaire minimum
• Grande force en communication et en relations interpersonnelles
• Autonomie, sens de la planification et de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et établir les priorités
• Esprit d’observation, excellent esprit d'analyse, de synthèse et de vulgarisation.
• Bonnes habiletés en bureautique (Suite Office)

Veuillez s’il vous plaît envoyer votre curriculum vitae à [email protected]

en mentionnant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Description du poste

L'assistant administratif assiste le responsable du département, les ingénieur.e.s et les chargé.e.s de projets dans le traitement des affaires.

L'assistant administratif assure la gestion et l’organisation administrative des activités du département.

L'assistant administratif facilite la diffusion de l’information au sein du département et au sein de la compagnie.

L'assistant administratif est le relai administratif entre les services supports et opérationnels.

ACTIVITES ADMINISTRATIVES

Traite et met en forme des documents, rapports, courriers.

Rédige en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs et dossiers d’affaires : devis, rapports d’études, dossiers d’appels d’offres, comptes rendus, courriers, présentations, notes de service, formulaires, etc., selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.

Assure le classement et l’archivage informatique.

S’assure que les dossiers des soumissions et des projets sont complets.

Prend en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement.

COMMERCIAL

Assure la correspondance commerciale avec les clients : relance, accusés réception, réponses négatives en cas de non-réponse, etc.

Assiste le directeur commercial dans la constitution des dossiers de candidatures et d’appels d’offres : impression des pièces, suivi du timing des réponses, montage des dossiers.

Alerte au sujet des clients nécessitant une attention particulière.

COMPTABILITE

Sur et à l’aide de l’ERP de l’entreprise :

• Crée les clients.
• Crée les devis, les projets et établit les factures.
• Transmet les factures fournisseurs au service comptabilité dans le respect des délais.
• Répond aux demandes du service comptabilité.

ACTIVITES TECHNIQUES

Participe à l’élaboration des soumissions selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.

Participe à l’élaboration de la première partie des rapports d’études selon les indications du responsable du département ou des chargé.e.s de projets et ingénieur.e.s.

Gère les Info-excavation public et privé (demande, organisation du dossier, classement).

Cette liste d’activités, non exhaustive, pourra être ajustée avec les perspectives d’évolution de la société.

SAVOIRS

• Règles d’orthographe, de grammaire et des normes rédactionnelles en français et en anglais.
• Outils bureautiques et de travail collaboratifs.
• Suivi d'activité et tableaux de bord.
• Bases des règlements de l’Autorité des Marchés Financiers.
• S’assurer d’avoir toutes les informations nécessaires à sa tâche, savoir les trouver par lui-même et en dernier recours faire appel au chargé de projet.

SAVOIR FAIRE

• Saisie et mise en forme de documents.
• Constitution de dossiers et réponse aux appels d’offres.
• Communication orale et écrite en français et en anglais.
• Veille, analyse et gestion documentaire.
• Analyse et synthèse.
• Orientation client.

SAVOIR ETRE

• Esprit d’équipe.
• Sens de l’organisation.
• Rigueur.
• Adaptabilité.
• Savoir être proactif pour pouvoir anticiper les besoins du département.

Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description du poste

L’OIIQ cherche à recruter un adjoint de direction ou une adjointe de direction.

Direction : Développement et soutien professionnel

N o d’affichage : 24-S-19

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein

Échelle salariale : 54 747,21 $ à 65 370,79 $

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

À propos de l'OIIQ

Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec.

Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité.

Il compte plus de 83 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d’admission à la profession. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois.

L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées.

Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l’OIIQ :

• De la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• De la collaboration et du partage;
• Des avantages sociaux qui se démarquent;
• Des défis de taille;
• Du développement professionnel;
• De la responsabilisation.

Des défis motivants :

Au sein de la Direction, Développement et soutien professionnel, vous soutenez administrativement les activités du directeur et des gestionnaires de l’équipe par l’utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontres et d’événements.

De façon plus spécifique, vous êtes responsable des activités administratives liées au secrétariat et au soutien des processus administratifs de la Direction, en étroite collaboration avec la directrice.

• Vous assurez le traitement des communications de la suite Microsoft Office, vous :
• Prenez connaissance des échanges et en assurez le suivi et le traitement au besoin ;
• Répondez aux appels, prenez les messages, communiquez les informations relevant de votre compétence, filtrez les appels et acheminez les appels à la bonne personne ;
• Prenez connaissance de tous les courriels, répondez à certaines demandes et acheminez les autres demandes ou messages à la bonne personne ;
• Les classez à l’endroit approprié et en assurez un suivi rigoureux ;
• Courrier régulier : dépouillez le courrier, répondez à certaines missives relevant de votre compétence et les distribuez à la bonne personne.
• Vous effectuez la gestion des agendas :
• Du directeur : prenez, déplacez et confirmez des rendez-vous, réunions, conférences et audiences, assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours ;
• De la Direction : établissez les itinéraires de voyages d’affaires et faites les réservations de locomotion, d’hébergement et de restauration.
• Vous assumez la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction :
• Organisez l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes / externes, y compris les rencontres pour différents comités (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservations de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins) ;
• Assistez aux réunions, au besoin ;
• Préparez la mise en page de correspondance, documentation, présentation ou autre ;
• Effectuez la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe, syntaxe et normes de rédaction propres à l’OIIQ) ;
• À la demande du directeur, collaborez à l’approbation hebdomadaire des feuilles de temps de la Direction ;
• Compilez des données variées, en fonction de la Direction, les mettez à jour sur demande et sortez les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés ;
• Collaborez à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et assurez leur mise à jour ;
• Participez au suivi budgétaire de la direction, la maintenance du budget des dépenses opérationnelles, au suivi des factures et à leur entrée dans le système de réquisition.
• Collaborez à la préparation des prévisions budgétaires et au suivi budgétaire ;
• Assurez les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses ainsi que le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses ;
• Procédez à la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction et veillez à leur maintien ;
• Assurez la confidentialité des dossiers.
• Effectuez toute autre tâche connexe.

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre adjoint de direction ou adjointe de direction ?

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi.
• Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi ;
• Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
• Excellente maîtrise du français (orthographe, grammaire, syntaxe, habiletés rédactionnelles);
• Bonne connaissance de l’anglais (un atout);
• Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide;
• Maîtrise de la suite MS Office;
• Sens des responsabilités ;
• Gestion des priorités et sens organisationnel ;
• Capacité d’adaptation ;
• Grande autonomie et intégrité ;
• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe ;
• Sens de l’initiative ;
• Sens critique et souci de la qualité ;

Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à [email protected] ou sur le site de l’OIIQ.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.