*Poste temporaire jusqu'en janvier 2026 avec possibilité de prolongation*

Lieu de travail : 1234 avenue Papineau, Montréal.

L’échelle salariale varie, selon l’expérience, de 60 600$ à 72 400$ par année. L’horaire de travail est de 32,5h par semaine, du lundi au vendredi. Programme d’assurances collectives complet payé en partie par l'employeur, régime de retraite à prestation déterminée, 4 semaines de vacances par année auxquelles s'ajoute 15 jours de congés monnayables, en plus d’une gamme appréciable de congés sociaux.

DESCRIPTION DE LA TÂCHE

Sous la responsabilité de la directrice des affaires juridiques, la secrétaire :

• Offre le soutien administratif nécessaire aux procureurs spécialisés en santé et sécurité du travail;
• Assure le suivi des communications avec les médecins experts;
• Rédige des requêtes et autres documents légaux et en fait la mise à jour;
• Assure la révision, la correction et l'édition de documents;
• Effectue la rédaction et le suivi des correspondances dans les délais requis;
• Assure la réception des appels téléphoniques pour son service;
• Assume tout autre mandat qui lui est confié par sa supérieure immédiate.

QUALIFICATIONS

• Formation en secrétariat juridique;
• Expérience de 3 ans;
• Excellente maîtrise de la langue française;
• Excellente maîtrise d’Outlook, de la suite Office et d’Adobe Pro;
• Sera considérée comme un atout la connaissance des procédures juridiques propres aux tribunaux administratifs.

**Notez que les personnes retenues devront se soumettre à un test de français avancé ainsi qu’à un test d’évaluation de niveau pour Word, Excel et PowerPoint.

Profil recherché

• Établit un contact respectueux et professionnel avec les clientèles internes et externes;
• Fait preuve de tact dans ses communications;
• Sait s’adapter aux imprévus;
• Fait preuve d'une grande rigueur dans l'exécution du travail;
• Organise efficacement son travail;
• Agit avec discernement dans toutes situations.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc,

Employeur

PMI-MONTREAL INC.

Description de l'entreprise

Depuis 1977, PMI-Montréal contribue activement à l’essor de la gestion de projets. L’association est aujourd’hui l’une des plus importants chapitres locaux du prestigieux réseau mondial du Project Management Institute (PMI).Les certifications du PMI sont les plus hautes distinctions du secteur de la gestion de projet. Reconnues mondialement, elles attestent d’un cheminement rigoureux ayant préparé ces experts à faire face aux défis et aux enjeux les plus complexes dans leur domaine.Notre MissionOffrir un service à la clientèle de haut niveau adapté aux besoins de nos membres, encourager l’innovation et l’excellence des pratiques en gestion de projets, favoriser l’évolution de la profession et veiller au rayonnement des titres professionnels du PMI partout au Québec.

Description de l’offre d’emploi

Relevant de la Directrice, formations et administration, le Chargé(e) du service aux membres et formations occupe un rôle clé dans le soutien au développement et à l’efficience des activités de PMI-Montréal. Travaillant de manière collaborative avec les équipes internes et les parties prenantes bénévoles et contractuelles, il soutient activement le développement du secteur de la formation, veille à la satisfaction des participants et membres de PMI-Montréal, ainsi qu’à l’efficience des processus administratifs de l’organisation.Développement et diversification du secteur formationPlanification et coordination des activités du secteur formationSoutien administratif completGestion des bénévolesRôles et responsabilités1. Contribution au développement et à la coordination des projets du secteur formation2. Soutenir les membres pour une expérience enrichissante et mobilisatrice3. Soutien administratif complet4. Gestion des bénévoles du secteur formationCompétences requisesExpérience en gestion de service aux membres ou administration, idéalement dans un contexte associatif ou éducatif.Expérience en coordination avec des parties prenantes variées, incluant bénévoles, formateurs et membres.Qualifications et certificationsCompétences techniquesLa certification PMP (Project Management Professional) ou CAPM (Certified Associate in Project Management) est un atout important.Compréhension des normes et pratiques en gestion de projet, incluant les exigences liées aux certifications PMI.Expérience en tenue de livres, traitement de factures et gestion budgétaire.Connaissance des outils numériques de gestion (CRM, plateformes de formation ou d’inscription).Excellentes habiletés relationnelles et communication écrite et orale, en français et en anglais.Capacité à analyser des données pour mesurer l’impact des initiatives et proposer des améliorations.Aptitudes recherchéesCompétences relationnelles et service à la clientèleOrientation clientCommunication claire et empathiqueEsprit collaboratifGestion de projets et organisationMultitâche et rigueurAmélioration continue

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureauAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratifDiplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestionDiplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - BureautiqueAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - BureautiqueAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestionAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureauAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Gestion de projet

Compétences

Capacité de jugement et facilité à prendre des décisionsPolyvalenceCapacité à travailler en équipe

Langues

Français parlé - ÉlevéFrançais écrit - MoyenAnglais parlé - ÉlevéAnglais écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus de 120 avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion !

Description de poste

Au sein d'une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Préparer, réviser et faire la mise en page de divers documents (correspondances, opinions, procédures judiciaires, contrats, et autres documents légaux) selon les normes juridiques et l’usage grammatical;
• Préparer des cahiers de procédures, de pièces, d’autorités (jurisprudence);
• Gérer et organiser des dossiers de clients, sur support physique et informatique;
• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Effectuer des notifications, envoyer des correspondances, documents et procédures par huissier;
• Calculer des délais juridiques et veiller à la gestion des délais;
• Veiller à la bonne gestion des agendas de vos avocats;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Idéalement, avoir au moins 2 ans d’expérience comme adjointe juridique en litige civil;
• Avoir une formation en secrétariat juridique (atout);
• Bonne capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs tâches et dossiers en même temps;
• Rigueur, organisation et sens du détail ;
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit et de l’anglais (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones) ;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Grande autonomie et flexibilité;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle (selon l’expérience);
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• 5 jours de maladie monnayables;
• Avantages sociaux, tels que l’adhésion à un programme d’assurance collective (médicament, voyage, invalidité court et long terme), la participation à un REER collectif, etc.

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique qui présente de nombreux défis;

Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant;

Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e juridique ou comme adjoint.e administratif.ve et vous souhaitez sauter le pas en juridique, le tout dans un environnement respectueux et international? Ce poste est fait pour vous!

Notre client, un cabinet d’avocats renommé, situé à Montréal, est à la recherche d'une personne fiable, compétente, bilingue et organisée. Vous aurez l'opportunité de collaborer avec une équipe de plusieurs avocats dont la pratique est axée sur la cybersécurité, le litige et l’arbitrage.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures par semaine);
• Poste hybride (3 jours à la maison et 2 jours au bureau, après la période de formation en présentiel d’un mois);
• Assurances collectives (dentaire, médicaments, lunettes) payées à 100 % par l’employeur dès le premier jour;
• Compte santé de 500 $ par an;
• Compte de dépenses bien-être et sportives de 300 $ par an;
• 10 jours de congés maladie et personnels;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• REER disponible dès le premier jour. La participation de l’employeur sera versée après un an de travail;
• Assurance vie;
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon l’expérience;
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.

Vos futures responsabilités :

• Procéder à l’ouverture des nouveaux dossiers en cybersécurité;
• Effectuer les recherches de conflits d’intérêts, et entrer les informations dans le logiciel d’ouverture;
• Assurer la gestion rapide et simultanée d’un grand volume de dossiers pour l’équipe de cybersécurité;
• Organiser et enregistrer les documents et les courriels liés aux nouveaux mandats;
• Faire le suivi des dépenses, de l’ouverture à la fermeture des dossiers afin d’assurer le respect de la réserve et des budgets;
• Consigner à l’agenda les échéanciers des nouveaux dossiers de cybersécurité;
• Gérer les échéanciers des dossiers litigieux en cours;
• Gérer l’état des dossiers, en vue de la dernière facturation et du processus de fermeture de dossier;
• Passer en revue les rapports de couverture, les lettres et les factures des fournisseurs de services;
• Effectuer la facturation mensuelle pour une grande quantité de dossiers (principalement par voie électronique);
• Tenir à jour la liste de contrôle des dossiers de couverture en cybersécurité (en recherchant les renseignements qui s’y rapportent dans les rapports, les dossiers, etc.);
• Rédiger occasionnellement des procédures de litige standards pour les cours du Québec et de l’Ontario;
• Faire le suivi des activités de formation juridique permanente.

Compétences et qualités recherchées :

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique d’un établissement reconnu ou formation équivalente;
• 3 ans d’expérience en tant qu'adjoint.e juridique ou administratif.ve;
• Expérience en litige, avec une connaissance de la terminologie juridique et des règles de procédures est un fort atout;
• Bilinguisme requis (français et anglais). La personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec des clients anglophones, ainsi que du personnel interne évoluant dans d’autres bureaux au Canada et aux États-Unis;
• Excellentes aptitudes à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, et Outlook;
• Familiarité avec le droit en cybersécurité, un atout;
• Expérience en facturation électronique, un atout;
• Expérience de soutien d'une équipe de trois avocats ou plus, avec une capacité à gérer simultanément un volume élevé de dossiers, un fort atout;
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
• Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé avec des logiciels variés, et à apprendre de nouveaux outils informatiques;
• Orientation marquée en service à la clientèle, excellent esprit d'équipe et de collaboration, tact et discrétion;
• Capacité d'apprentissage rapide, proactivité et sens de l'initiative.

Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et au sein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser un environnement de collaboration optimale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description du Poste

(English below) Nous recherchons une personne hautement organisée et dynamique pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) auprès du Vice-Président Principal des Ventes Globales. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de notre équipe de ventes. Le candidat idéal possédera des compétences administratives exceptionnelles, une forte capacité de réflexion stratégique et la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités. Si vous avez une attitude positive et une maîtrise bilingue du français et de l'anglais, nous vous invitons à postuler pour cette opportunité passionnante.

RESPONSABILITÉS

• Administration
  • Gérer l'agenda des rôles de Vice-Présidence, y compris la planification et la coordination des réunions et des rendez-vous clients.
  • Planifier et organiser la logistique des déplacements pour le VP et les membres de l'équipe lors d'événements d'affaires.
  • Mettre à jour le CRM (Salesforce) et préparer des rapports selon les demandes.
  • Appuyer les opérations de vente en fournissant une assistance administrative et logistique.
  • Préparer des ébauches de présentations de vente, des emails et autres documents nécessaires.
  • Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et faciliter le traitement des données.
  • Effectuer des recherches et compiler des données pour examen par la direction.
• Organisation d'événements - Marketing
  • Aider à la logistique des événements de vente, y compris la coordination et le support sur place.
  • Gérer les invitations, suivre les contacts et assurer une participation optimale.

QUALIFICATIONS

• Plusieurs années d'expérience dans un rôle de soutien à une fonction de direction, idéalement dans les ventes.
• Excellentes compétences en communication et diplomatie, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité à coordonner des projets.
• Compétences organisationnelles solides et gestion des priorités.
• Débrouillardise et autonomie.
• Fort sens du service à la clientèle.
• Leadership positif.
• Personnalité dynamique, axée sur les solutions.
• Bilinguisme (français et anglais).

Veuillez noter que le poste peut :

• Exiger des déplacements occasionnels au bureau (Montréal).
• Exiger une disponibilité en dehors des heures de bureau lors de certains événements.
• Exiger des déplacements pour des événements au Canada et aux États-Unis.

ATOUTS

• Salesforce

We are seeking a highly organized and dynamic individual to join our team as an Executive Assistant to the Principal VP of Global Sales. This role is pivotal in ensuring the smooth operation of our Sales team. The ideal candidate will possess exceptional administrative skills, strong strategic thinking, and the ability to manage multiple priorities efficiently. If you are a proactive problem-solver with a positive attitude and bilingual proficiency in French and English, we invite you to apply for this exciting opportunity.

RESPONSIBILITIES

• Administration
  • Manage the schedule for Vice Presidency roles, including planning and coordinating meetings and client appointments.
  • Plan and organize travel logistics for the VP and team members for business events.
  • Update the CRM (Salesforce) and prepare reports as requested.
  • Support sales operations by providing administrative and logistical assistance.
  • Draft sales presentations, emails, and other necessary documents.
  • Take notes, prepare minutes, and facilitate data processing.
  • Conduct research and compile data for review by management.
• Event Organization - Marketing
  • Assist with the logistics of sales events, including coordination and on-site support.
  • Manage invitations, follow up with contacts, and ensure optimal participation.

QUALIFICATIONS

• Several years of experience in a support role for an executive function, ideally in sales.
• Excellent communication and diplomacy skills, both oral and written.
• Project coordination abilities.
• Strong organizational skills and priority management.
• Resourcefulness and autonomy.
• Strong customer service orientation.
• Positive leadership.
• Dynamic, solution-oriented personality.
• Bilingual (French and English).

Please note that the position may :

• Require occasional office visits (Montréal).
• Require availability outside of regular office hours during certain events.
• Require travel to events in Canada and the USA.

ASSETS

• Salesforce

Description :

Adjointe administrative

Artemis Recrutement est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'un de nos clients situé à Montréal-Est.

Poste permanent - Entrée en poste rapide

Salaire : 52 000 $ à 58 000 $

Avantages : Assurances collectives, cotisation au REER

Horaire : 40 heures / semaine, du lundi au vendredi

Responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels ;
• Coordonner les activités administratives de l'entreprise ;
• Optimiser les tâches cléricales ;
• Offrir un soutien au département des ressources humaines (gestion des dossiers employés, suivi des assurances collectives, etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Exigences :

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration ;
• Intérêt marqué pour les tâches en comptabilité ;
• Bon sens de l'organisation et esprit d'équipe ;
• Attitude dynamique, motivée et envie d'apprendre ;
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.

À propos d'Artemis Recrutement

Artemis offre des services de recrutement de haut niveau, spécialisés en comptabilité et finance, pour des postes temporaires et permanents. Nos chasseurs de têtes sont proactifs, rapides, efficaces et professionnels.

Avec Artemis, votre besoin devient une opportunité !

Sommaire des principales responsabilités

Sous la responsabilité du gestionnaire, la secrétaire comptable accomplit des tâches liées à la comptabilité ainsi qu'au système de paie. Elle doit également exécuter diverses tâches de secrétariat.

Description des tâches :

• Accomplir des tâches liées à la comptabilité ainsi que diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.
• Traiter les comptes débiteurs et recevoir les paiements.
• Traiter les comptes créditeurs, vérifier les factures et préparer les paiements.
• Faire les écritures comptables et tenir à jour les journaux pertinents.
• Préparer les dépôts, effectuer la conciliation bancaire et balancer les livres.
• Effectuer les tâches liées au système de paie.
• Calculer les retenues, faire les remises et préparer les rapports liés aux régimes publics (DAS, CNESST, TPS-TVQ, relevé d'emploi, etc.).
• Effectuer la mise à jour et le suivi des quittances et dénonciation de contrats.
• Assister les gestionnaires et l'équipe opérationnelle avec des tâches administratives variées.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance administrative.
• Produire et assurer le suivi de la documentation d'ouverture de projet.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux projets de construction (contrats, permis, factures, etc.).
• Effectuer le suivi avec les clients et fournisseurs (facturation, paiements).
• Maintenir un système de classement effectif.
• Préparation des documents de fins de projets à remettre au client.
• Rapports des dépenses des employés.
• Assistance à l'achat des matériaux.

Poste à 100% en présentiel.

Sommaire des principales responsabilités

Sous la responsabilité du gestionnaire, la secrétaire comptable accomplit des tâches liées à la comptabilité ainsi qu'au système de paie. Elle doit également exécuter diverses tâches de secrétariat.

Description des tâches :

• Accomplir des tâches liées à la comptabilité ainsi que diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.
• Traiter les comptes débiteurs et recevoir les paiements.
• Traiter les comptes créditeurs, vérifier les factures et préparer les paiements.
• Faire les écritures comptables et tenir à jour les journaux pertinents.
• Préparer les dépôts, effectuer la conciliation bancaire et balancer les livres.
• Effectuer les tâches liées au système de paie.
• Calculer les retenues, faire les remises et préparer les rapports liés aux régimes publics (DAS, CNESST, TPS-TVQ, relevé d'emploi, etc.).
• Effectuer la mise à jour et le suivi des quittances et dénonciation de contrats.
• Assister les gestionnaires et l'équipe opérationnelle avec des tâches administratives variées.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance administrative.
• Produire et assurer le suivi de la documentation d'ouverture de projet.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux projets de construction (contrats, permis, factures, etc.).
• Effectuer le suivi avec les clients et fournisseurs (facturation, paiements).
• Maintenir un système de classement effectif.
• Préparation des documents de fin de projets à remettre au client.
• Rapports des dépenses des employés.
• Assistance à l'achat des matériaux.

Poste à 100% en présentiel.

Description :

Adjointe administrative

Artemis Recrutement est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'un de nos clients situé à Montréal-Est.

Poste permanent - Entrée en poste rapide

Salaire : 52 000 $ à 58 000 $

Avantages : Assurances collectives, cotisation au REER

Horaire : 40 heures / semaine, du lundi au vendredi

Responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels ;
• Coordonner les activités administratives de l'entreprise ;
• Optimiser les tâches cléricales ;
• Offrir un soutien au département des ressources humaines (gestion des dossiers employés, suivi des assurances collectives, etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Exigences :

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration ;
• Intérêt marqué pour les tâches en comptabilité ;
• Bon sens de l'organisation et esprit d'équipe ;
• Attitude dynamique, motivée et envie d'apprendre ;
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.

À propos d'Artemis Recrutement

Artemis offre des services de recrutement de haut niveau, spécialisés en comptabilité et finance, pour des postes temporaires et permanents. Nos chasseurs de têtes sont proactifs, rapides, efficaces et professionnels.

Avec Artemis, votre besoin devient une opportunité !

Conditions d’emploi

• Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine)
• Horaire comprimé 9 / 10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours)
• Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle
• Politique de télétravail
• Rémunération concurrentielle
• Régime de bonification
• Programme d’assurance-groupe et de retraite financé en partie par l’employeur
• Banque de congés personnels, dont un congé le jour de votre anniversaire
• Congés additionnels durant la période des Fêtes
• Titres de transport payés par l’employeur – Bureaux facilement accessibles en autobus, métro ou train de banlieue.

Description

La collecte sélective est en pleine évolution au Québec et ÉEQ se retrouve au cœur de cet important changement sociétal et environnemental. La modernisation du système répondant aux enjeux du XXIe siècle requiert un important travail de collaboration dans l’organisation. Avec son nouveau plan stratégique, l’équipe de ÉEQ œuvre à déployer ce vaste chantier de modernisation de la collecte sélective reposant sur le principe de responsabilité élargie des producteurs (REP).

Sous la responsabilité du chef comptable, le titulaire du poste contribue à la réalisation des tâches liées au cycle complet des recouvrements.

À ce titre, il est prévu qu’il exerce les fonctions suivantes :

• Analyser les comptes clients en retard de paiement et déterminer les actions appropriées ;
• Communiquer avec les clients pour discuter des soldes impayés et négocier des plans de paiement ;
• Mettre en place des procédures de recouvrement efficaces pour réduire les créances irrécouvrables ;
• Maintenir à jour les dossiers de recouvrement et effectuer un suivi rigoureux des paiements ;
• Collaborer avec l’ensemble de l’équipe comptabilité et le service aux producteurs pour résoudre les litiges de paiement ;
• Préparer des rapports réguliers sur l'état des comptes clients et les performances de recouvrement.
• Assurer un soutien à l’équipe de comptes à recevoir en cas de besoin selon le cycle (notamment facturation, paiements, écritures de fin de mois, ententes de paiement, conciliation bancaire, etc.).

Candidatures

Entrée en fonction : Dès que possible

Veuillez signifier votre intérêt par une lettre de motivation accompagnant votre curriculum vitae. Les candidatures doivent être transmises par courriel à [email protected]

L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

EXIGENCES ET QUALIFICATIONS

Pour se qualifier, les candidats doivent répondre aux critères suivants :

• Détenir un DEC en comptabilité, un certificat universitaire en comptabilité ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ;
• Expérience minimum de trois (3) années en recouvrement, en gestion de comptes clients ou dans un poste de même nature ;
• Connaissances avancées d’Excel ;
• Connaissance du logiciel Microsoft Dynamics 365 Business Central (atout) ;
• Maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit (50% des relations avec les entreprises extérieures se font en anglais).

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Sens de l'organisation et rigueur ;
• Esprit d'analyse et de résolution de problèmes ;
• Excellentes compétences en communication et négociation ;
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec différentes directions.

AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE (POSTE TEMPORAIRE)

ADJOINT, ADJOINTE ADMINISTRATIVE

ACCÈS À L'ÉGALITÉ

L'employeur s'engage à veiller au principe d'égalité entre les personnes qui composent son personnel et, à cette fin, encourage la présence des femmes, des personnes issues de la diversité sexuelle, corporelle et de genre, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap et des personnes issues des minorités visibles dans tous ses emplois.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique à l'équipe des conseillers et conseillères. La personne sera affectée au service de l'éducation de la FTQ.

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Accomplit les tâches d'adjoint, adjointe administrative avec un très grand niveau d'autonomie et d'initiative;
• Saisit divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes rendus, documents de congrès et conseils généraux, liste, etc.;
• Effectue la mise en page de documents et en vérifie l'orthographe, la grammaire et la syntaxe;
• Fait le suivi des publications du service : liens avec le graphiste ou l'imprimeur, relecture, envois;
• Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, lettres de présentation et de confirmation, etc.;
• Effectue la mise à jour du site Internet de la FTQ;
• Responsable, selon les protocoles en vigueur, de la logistique d'événement ou d'opération spéciale, comme les séminaires ou colloques, sessions d'information ou de formation, journées d'étude, réunions de comité, etc.;
• Participe aux tâches entourant la tenue du congrès de la FTQ et se déplace à l'extérieur du bureau lorsque c'est requis;
• Prépare le matériel nécessaire pour les activités et les événements; transmet les convocations de réunions, réserve les salles de rencontres et les appareils requis, organise les repas, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants et participantes;
• Au besoin, tient l'agenda des conseillers et des conseillères, fait les arrangements de voyage (transport, hébergement, etc.);
• Assure les suivis et répond aux demandes des syndicats affiliés lors de déplacements des conseillers et conseillères à l'extérieur du bureau;
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives définies telles que vente de matériel, prise d'inventaire, saisie des données nécessaires à la facturation, préparation des bons de commande, tenue à jour des listes, lois ou autres, etc.;
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages;
• Répond aux demandes d'information reçues par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s'assure du suivi, selon leur priorité;
• Fait la gestion des documents de son service, effectue le classement et transfère les documents nécessitant un archivage. Tient à jour les listes des comités ou réseaux sous sa responsabilité;
• Fait la relève téléphonique de la réception et collabore à des travaux de secrétariat pour d'autres services ainsi que pour la direction;
• Utilise les logiciels de la suite Office ainsi que de la suite Adobe (Word, Excel, Access, InDesign, Photoshop, Acrobat, Forms, PowerPoint, etc.) ainsi que divers appareils de bureau requis par la fonction;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par les conseillers et conseillères du service;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général ou son représentant ou sa représentante.

QUALIFICATIONS DE BASE

• D.E.C. en technique de secrétariat ou techniques de bureautique ou son équivalent;
• Expérience pertinente ayant permis l'acquisition de connaissances pratiques reliées à la fonction;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Sens de l'initiative, capacité à collaborer et travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation;
• Bonne capacité de rédaction et communication orale;
• Maîtrise les fonctions du traitement de textes Word (table des matières, publipostage, graphique, etc.), Outlook et tous les outils requis par la fonction tels que les logiciels de la suite Office;
• Connaissance des logiciels de design graphique (Suite Adobe);
• Capacité d'attention visuelle soutenue et de concentration;
• Connaissance des structures syndicales de la FTQ, serait un atout.

CLASSE SALARIALE

Date d'entrée en fonction : à déterminer. Poste temporaire d'une durée de six (6) mois. Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature par écrit et l'envoyer par courriel à [email protected] en joignant leur curriculum vitae, et ce d'ici le 25 avril 2025.

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AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE (POSTE TEMPORAIRE) ADJOINT, ADJOINTE ADMINISTRATIVE

ACCÈS À L'ÉGALITÉ L'employeur s'engage à veiller au principe d'égalité entre les personnes qui composent son personnel et, à cette fin, encourage la présence des femmes, des personnes issues de la diversité sexuelle, corporelle et de genre, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap et des personnes issues des minorités visibles dans tous ses emplois.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique à l'équipe des conseillers et conseillères. La personne sera affectée au service de l'éducation de la FTQ.

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Accomplit les tâches d'adjoint, adjointe administrative avec un très grand niveau d'autonomie et d'initiative;
• Saisit divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes rendus, documents de congrès et conseils généraux, liste, etc.;
• Effectue la mise en page de documents et en vérifie l'orthographe, la grammaire et la syntaxe;
• Fait le suivi des publications du service : liens avec le graphiste ou l'imprimeur, relecture, envois;
• Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, lettres de présentation et de confirmation, etc.;
• Effectue la mise à jour du site Internet de la FTQ;
• Responsable, selon les protocoles en vigueur, de la logistique d'événement ou d'opération spéciale, comme les séminaires ou colloques, sessions d'information ou de formation, journées d'étude, réunions de comité, etc.;
• Participe aux tâches entourant la tenue du congrès de la FTQ et se déplace à l'extérieur du bureau lorsque c'est requis;
• Prépare le matériel nécessaire pour les activités et les événements; transmet les convocations de réunions, réserve les salles de rencontres et les appareils requis, organise les repas, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants et participantes;
• Au besoin, tient l'agenda des conseillers et des conseillères, fait les arrangements de voyage (transport, hébergement, etc.);
• Assure les suivis et répond aux demandes des syndicats affiliés lors de déplacements des conseillers et conseillères à l'extérieur du bureau;
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives définies telles que vente de matériel, prise d'inventaire, saisie des données nécessaires à la facturation, préparation des bons de commande, tenue à jour des listes, lois ou autres, etc.;
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages;
• Répond aux demandes d'information reçues par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s'assure du suivi, selon leur priorité;
• Fait la gestion des documents de son service, effectue le classement et transfère les documents nécessitant un archivage. Tient à jour les listes des comités ou réseaux sous sa responsabilité;
• Fait la relève téléphonique de la réception et collabore à des travaux de secrétariat pour d'autres services ainsi que pour la direction;
• Utilise les logiciels de la suite Office ainsi que de la suite Adobe (Word, Excel, Access, InDesign, Photoshop, Acrobat, Forms, PowerPoint, etc.) ainsi que divers appareils de bureau requis par la fonction;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par les conseillers et conseillères du service;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général ou son représentant ou sa représentante.

QUALIFICATIONS DE BASE

• D.E.C. en technique de secrétariat ou techniques de bureautique ou son équivalent;
• Expérience pertinente ayant permis l'acquisition de connaissances pratiques reliées à la fonction;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Sens de l'initiative, capacité à collaborer et travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation;
• Bonne capacité de rédaction et communication orale;
• Maîtrise les fonctions du traitement de textes Word (table des matières, publipostage, graphique, etc.), Outlook et tous les outils requis par la fonction tels que les logiciels de la suite Office;
• Connaissance des logiciels de design graphique (Suite Adobe);
• Capacité d'attention visuelle soutenue et de concentration;
• Connaissance des structures syndicales de la FTQ, serait un atout.

CLASSE SALARIALE

Date d'entrée en fonction : à déterminer. Poste temporaire d'une durée de six (6) mois. Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature par écrit et l'envoyer par courriel à [email protected] en joignant leur curriculum vitae, et ce d'ici le 25 avril 2025.

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Description de poste

Pour notre client : Horizon Travail

Horizon Travail contribue activement à l’intégration et au maintien en emploi des personnes vivant avec une limitation visuelle ou un trouble de santé mentale. À travers ses services, l’organisme soutient ces personnes à chaque étape de leur parcours professionnel : la recherche d’un emploi, l’intégration lors de l’entrée en poste, ainsi que le maintien en emploi à long terme.

Nous offrons des services professionnels et diversifiés qui permettent de briser les préjugés envers ces travailleurs, tout en favorisant leur valorisation sociale et professionnelle. Par notre action, nous participons à la lutte contre la pénurie de main-d’œuvre, tout en bâtissant un marché du travail plus inclusif.

Notre équipe est actuellement à la recherche d’un

• e secrétaire de direction pour se joindre à notre bureau situé au centre-ville de Montréal.

Pourquoi nous rejoindre?

• Contrat permanent;
• Poste non syndiqué;
• Travail en mode hybride (3 jours par semaine au bureau);
• Horaire flexible;
• 4 semaines de vacances après un an;
• Plusieurs journées de congés personnels et de congés maladie;
• Programme d’assurances collectives après 3 mois;
• Emplacement central : métro McGill

Votre mission

La personne recherchée joue un rôle clé au sein de l’organisme. Elle soutient la direction générale, les membres de l’équipe ainsi que la clientèle. En plus d’assumer diverses tâches administratives, elle entretient des liens réguliers avec des personnes vivant des situations de vulnérabilité. Ce poste demande un bon sens de l’organisation, de la discrétion et une grande qualité d’écoute.

Vos responsabilités

Soutien à la direction

• Gérer l’agenda de la direction générale et coordonner ses communications;
• Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions;
• Planifier et organiser les rencontres de l’équipe et du conseil d’administration;
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des politiques et procédures administratives;

Gestion administrative et coordination

• Répondre aux demandes de services par téléphone et courriel;
• Rédiger, réviser et relire divers documents (rapports, présentations, procédures, brochures);
• Traiter les factures et assurer le suivi administratif avec les fournisseurs;
• Gérer les stocks de fournitures et le matériel promotionnel;
• Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes informatiques;
• Participer à l’implantation d’un nouveau système informatique;
• Traiter les résultats des sondages de satisfaction de la clientèle;
• Compiler des données statistiques sur la clientèle et les objectifs.

Communication et relations externes

• Organiser des événements avec des partenaires;
• Assurer la liaison entre la direction, les organismes partenaires et les fournisseurs de services;
• Participer à la promotion des services de l’organisme;
• Faire une veille des événements pertinents (colloques, conférences, etc.);
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale.

Votre profil

• Formation universitaire de premier cycle ou DEC en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Expérience pertinente en administration, secrétariat ou autre domaine connexe;
• Connaissance de la clientèle en situation de handicap ou de vulnérabilité (un atout);
• Excellentes aptitudes communicationnelles et relationnelles;
• Bonne capacité d’adaptation;
• Autonomie, proactivité et bon sens de l’organisation;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
• Anglais fonctionnel, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Facebook, Teams, Zoom, Canva ou autres outils de communication.

Envie de mettre vos compétences au service d’une mission humaine et porteuse de sens?

Joignez-vous à une équipe engagée qui croit en l’inclusion, en la collaboration et en le pouvoir de chacun de faire une différence.

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Description du poste

Le candidat retenu pour le poste à la réception et sécurité devrait détenir les compétences et aptitudes suivantes :

• Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d'assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités;
• Accueille et dirige les résidants et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre.
• Enregistre les sorties et entrées des résidants, selon le système établi, afin d'en assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas;
• Communique, selon les informations fournies par l'entremise du réseau de communication, les informations d'intérêt général (ex. repas, activités);
• Dirige les appels de location à l'agent de location;
• Achemine, selon les informations fournies à la Coordonnatrice d'activité clinique, les prescriptions ou autres requêtes à la pharmacie afin de procurer aux résidants les médicaments ou autres produits pharmaceutiques requis; en assure le suivi;
• Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc.; valide les données ou complète les informations afin d'en faciliter le traitement et achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi;
• Assure une présence continuelle à l'accueil; s'assure de recevoir les gens avec courtoisie, sourire et doit demander de signer le livre de présence;
• Être à l'affût de ce qui se passe;
• Effectue le nettoyage et entretien des locaux communs;
• Effectue des vérifications périodiques des équipements afin d'assurer le bon fonctionnement, tel que photocopieur et caméra;
• Fait parvenir les plaintes à la direction;
• Entrée les données sur Word, Excel, Hopem;
• Effectue les remplacements des employés absents selon l'ancienneté et la disponibilité.

Sécurité

Le candidat doit détenir les compétences et aptitudes suivantes :

• Une expérience confirmée en sécurité ou dans un rôle similaire;
• Une bonne condition physique et de l'endurance;
• Une attitude alerte et vigilante;
• L'intégrité et le professionnalisme;
• De bonnes capacités en communication;
• Un sens du jugement aiguisé;
• Les bases du secourisme.

Description du poste

Poste : adjoint administratif

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal

Salaires : jusqu'à 27 $ l'heure (selon l'expérience)

Horaire : 32 à 35 heures par semaine, du lundi au vendredi (de 9 h à 16 h)

Un nouveau départ

Une nouvelle saison, une nouvelle carrière fleurit ! Vous êtes passionné par le service à la clientèle et le soutien administratif ? Rejoignez une entreprise bien établie dans le secteur immobilier avec plus de 50 ans d'expérience !

À propos du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ive) dynamique pour apporter un soutien essentiel à notre équipe de direction ! Vous serez le premier point de contact pour les locataires, les clients et les visiteurs, et vous jouerez un rôle clé dans diverses tâches administratives qui contribuent au bon déroulement de nos opérations.

Vos missions :

• Accueillir et assister les clients, les locataires, les fournisseurs et les visiteurs
• Gérer la saisie des données pour les comptes fournisseurs, les comptes clients et les ventes
• Solder et rapprocher les ventes de cartes-cadeaux
• Rédiger des documents et gérer les communications pour l'équipe de direction
• Coordonner les événements internes et travailler avec des partenaires externes
• Assurer le suivi des rapports mensuels et tenir à jour les calendriers d'activités
• Assurer le service à la clientèle en vendant des cartes-cadeaux et en soutenant l'équipe

Ce que nous recherchons :

• Au moins deux ans d'expérience dans un poste administratif
• Solides compétences en matière de service à la clientèle, en particulier dans les relations avec les locataires
• Maîtrise de Microsoft Office et une certaine expérience des médias sociaux
• Sens de l'organisation, débrouillardise et souci du détail

Si vous êtes à la recherche d'une occasion intéressante de rejoindre une entreprise de confiance, postulez dès aujourd'hui ! Envoyez votre CV à [email protected]

UNE PERSONNE EMBAUCHÉE POUR UN POSTE PERMANENT ET GAGNEZ JUSQU'À 1 000 $ ! Pour plus d'informations, cliquez ici.

NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES ! En plus, vous passerez les entrevues à domicile grâce à différentes applications Web ! Alors, contactez-nous dès aujourd'hui pour relever votre prochain défi professionnel.

Numéros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Agente ou agent de secrétariat niveau 2

Joignez-vous à l’INRS

L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700 employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l’équipe administrative du Centre Énergie Matériaux Télécommunications, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Votre rôle

Vous effectuerez, sous encadrement immédiat et en collaboration avec les autres employé.e.s, une variété de travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures établies. Vous collaborerez également à l'approvisionnement en matériel d'usage courant dans le Centre, ainsi qu’à la livraison des biens reçus à ses destinataires.

Vos responsabilités

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes :

• Recevoir, filtrer et placer des appels téléphoniques. Effectuer la bonne gestion du système de classement. Ouvrir, trier et distribuer le courrier.
• Traiter les cartes d'accès, les cartes d'identité et divers formulaires (OPUS, etc.).
• Collaborer à l’organisation d’événements académiques spéciaux du Centre, notamment en procédant à la rédaction et à la diffusion d’annonces ainsi qu’à l’aménagement des locaux.
• Effectuer et gérer les réservations de salles.
• Donner accès aux photocopieurs à la communauté du Centre.
• Transcrire et effectuer la mise en page des documents, notes de service, lettres, étiquettes ou autres documents de nature simple. Remplir divers formulaires, tels que des demandes de paiement. Au besoin, rédiger ou transcrire de la correspondance relative aux demandes de renseignements d'ordre courant.
• Communiquer avec différent.e.s intervenant.e.s internes et externes et fournir, lorsque requis, de l'information d'ordre général.
• Effectuer l’expédition et la réception des marchandises et en faire la distribution. Saisir les réceptions au système informatique de gestion et assurer l’étiquetage d’inventaire desdits biens avant leur distribution.
• Faire la mise à jour de l’inventaire des biens du Centre lors de leur réception et de leur disposition dans les différents systèmes en place.
• S’assurer du respect des règles en vigueur pour les envois et les réceptions de colis.
• Tenir l’inventaire des cartes et des clés des bâtiments du Centre, en faire la distribution et la récupération et enregistrer les informations dans le système prévu à cette fin.
• Effectuer, lors de la réception des marchandises, la vérification de l'étiquetage. Colliger les informations figurant sur les fiches signalétiques des différents produits et les classer au fichier central selon la procédure établie.
• Compiler diverses données.
• Tenir l'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et en assurer l'approvisionnement.
• Au besoin, effectuer des remplacements au comptoir des colis de Varennes.
• Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Profil recherché

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

• Posséder une (1) année d’expérience pertinente.

Compétences et autres habiletés

• Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Ouverture, flexibilité, souplesse et grande capacité d’adaptation;
• Capacité à gérer un grand volume de dossiers et à travailler sous pression;
• Sens développé de l’organisation et autonomie;
• Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
• Rigueur;
• Patience, diplomatie et discrétion;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout.

Milieu inclusif

L’INRS valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’INRS encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature, et ce, conformément aux programmes d’accès à l’égalité en emploi et d’équité en matière d’emploi auxquels il souscrit.

Il est à noter que les procédures et outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins présentés. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions relatives à l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité, à [email protected].

Informations supplémentaires

Affichage du 26 mars 2025 au 8 avril 2025 (interne et externe)

Poste contractuel relevant du gestionnaire de l’administration du Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes et à Montréal. Contrat d’une durée de six (6) mois.

Poste à temps complet à raison de 35 heures par semaine.

La personne sera appelée à effectuer des déplacements dans la région de Montréal et de Varennes.

Conformément à l’échelle salariale classe 3, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 2 peut varier entre 25,81 $ et 29,29 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Afin de vous assurer de recevoir nos courriels, nous recommandons d'ajouter le courriel [email protected] à la liste des expéditeurs approuvés de votre outil de messagerie. Nous vous suggérons également de vérifier votre boîte de courrier indésirable.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez [email protected]

Offre d'emploi

La version anglaise suit / English version follows

Avantages offerts

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))
• Congés compétitifs :
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) journées flexibles
• Neuf (9) jours de maladie accidentelle dont trois (3) peuvent être utilisés pour prendre soin d'un membre de la famille
• Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
• Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

Résumé du poste

Sous la supervision du (de la) directeur(-trice) adjoint(e) des opérations, vous fournissez au (à la) vice-principal(e) ainsi qu’au (à la) directeur(-trice) principal(e), Stratégie et gouvernance, un soutien de haut niveau sur les plans suivants : organisation, planification et administration. Vous gérez leur horaire chargé et leurs priorités multiples en faisant preuve d’un haut niveau de précision, de jugement stratégique, de proactivité, d’autonomie, de discrétion et d’efficacité.

Dans le cadre de ce poste, la personne retenue appuie le (la) vice-principal(e) et le (la) directeur(-trice) principal(e), Stratégie et gouvernance, dans la gestion de changements importants. Vous devez être apte à remanier les priorités ainsi qu’à gérer l’ambiguïté et les demandes ponctuelles et imprévues afin d’utiliser le temps du (de la) vice-président(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) de manière efficace et d’assurer le bon fonctionnement du bureau.

Principales responsabilités

• Planifier, élaborer et superviser la mise en place de procédures, de normes, de pratiques et de systèmes administratifs soutenant la réalisation de diverses initiatives.
• Documenter et mettre à jour les procédures et les processus administratifs.
• Assurer la planification de réunions, de conférences et d’événements spéciaux à grand déploiement.
• Veiller à la maintenance du site Web ainsi qu’à la mise à jour de l’information; télécharger du contenu important et pertinent ou superviser ces activités.
• Planifier et gérer les calendriers du (de la) vice-principal(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) de façon à optimiser l’utilisation de leur temps au cours d’une journée de travail prolongée.
• Évaluer et organiser par ordre de priorité les multiples dossiers dont s’occupent le (la) vice-principal(e), le (la) directeur(-trice) principal(e) et les membres de l’équipe de direction; prendre des décisions rapidement relativement à des situations urgentes et délicates, et déléguer des tâches à du personnel de bureau au besoin tout en assurant un suivi.
• Fournir en temps opportun au (à la) vice-principal(e) et au (à la) directeur(-trice) principal(e) la documentation pertinente et complète : les dossiers d’information pour les réunions et les événements quotidiens, y compris les notes documentaires et d’allocution, l’horaire des événements et les biographies utiles. L’ordre du jour et d’autres documents pertinents sont également remis à la personne-ressource ou à d’autres intervenants internes ou externes [notamment les représentant(e)s gouvernementaux(ales)].
• S’occuper des formalités administratives et organisationnelles pour les réunions du (de la) vice-principal(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) avec des intervenants internes et externes, notamment des collègues de l’Université et des hauts fonctionnaires.
• De façon autonome, assurer le suivi qui s’impose en aval d’événements, de réunions et de questions.
• Organiser le transport et l’hébergement pour tous les voyages effectués par le (la) vice-principal(e) et le (la) directeur(-trice) principal(e) pour le compte de l’Université, y compris les notes de frais et le rapprochement de fonds.

Expérience, éducation et compétences souhaitées :

• Baccalauréat complété ainsi que trois (3) années d'expérience pertinente.
• Expérience dans le soutien de personnes occupant des postes stratégiques de haut niveau. Capacité avérée à planifier et à organiser des tâches tout en établissant les priorités et à déléguer au besoin.
• Entregent et capacité à établir et à entretenir des relations de travail productives avec des parties prenantes de tous les échelons.
• Sens du service à la clientèle, solides compétences en résolution de problèmes et en analyse, et capacité démontrée à gérer les situations ambiguës de façon autonome.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en perpétuel
• Bilinguisme anglais français

Position Summary :

Reporting to the Associate Director, Governance and Compliance, the Administrative Officer will provide administrative, logistical and organizational support within the Office of the Vice-President, Administration and Finance (OVPAF). This includes managing the operations of the office, acting as an advisor on applicable policies and procedures and requests for information, preparing and writing a variety of documents, researching, compiling information, and making recommendations. Performs accounting functions. Responsible for IT needs and physical resources of the unit, as well as logistics for meetings and events. Manages a range of complex, time-critical and sensitive files and issues.

Primary Responsibilities :

• Plans, develops and implements business procedures, policies and processes to maximize support to the OVPAF.
• Provides detailed information and explanation on policies and procedures related to area of responsibility. Resolves problems within area of responsibility.
• Under the oversight of the Associate Director, Governance and Compliance, prepares documents, develops templates, and researches information on related topics. Compiles information, make recommendation on course of action.
• Liaise with internal stakeholders, including but not limited to, members of VPAF units and secretariat.
• Investigates and follows up on issues and action items within area of responsibility.
• Under the oversight of the Associate Director, Budget Efficiencies, performs accounting functions for the unit while ensuring compliance with University and OVPAF policies and financial procedures.
• Leads the planning of large meetings and special events for the unit. Manages the logistics of invitations, catering, venue, speakers, and other related details). Acts as contact person with the representatives for the event.
• Manages the IT needs for the unit. Ensures that laptops and computers are assigned for new hires and replacements are available. Keeps track of issues and costs, etc.
• Responsible for the essential supplies for the unit, purchases and order office supplies as required. Keeps an inventory of stationary, and office and kitchen supplies.
• Responsible for managing the office and recommends procedural changes to enable the office to function more effectively. Analyses administrative problems and recommends courses of action to Associate Director, Governance and Compliance on problem resolution.

Education, Experience and Other Qualifying Skills required :

• Bachelor's Degree 3 Years Related Experience
• Strong spoken and written communication skills, with the ability to respond to critical issues with sensitivity and good judgment.
• Exceptional attention to detail required to prepare documents that are consistently of the highest quality in terms of content, format, and design.
• Demonstrated professionalism and discretion, and exceptional interpersonal and networking skills. Service-oriented and the ability to establish productive working relationships quickly with staff at all levels of the University.
• Exceptional organizational skills, the ability to prioritize tasks and handle stress in a high-volume office to meet deadlines.
• Demonstrated organizational skills and resourcefulness, and the ability to analyze information, solve problems, and provide recommendations and solutions.
• Demonstrated proficiency with Microsoft Office 365 applications including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and OneNote.
• Fully bilingual in French and English.

Description du poste

Faites partie de notre belle équipe, venez bâtir l'avenir avec nous !

L'école secondaire Saint-Georges est à la recherche d'une secrétaire ou d'un secrétaire de gestion pour effectuer un remplacement à temps plein jusqu'au 11 juillet 2025. La personne offrira un support administratif aux employés et aux membres de la direction. Elle assurera un service à la clientèle dans son établissement. Elle soutiendra les activités du secteur et de l'école de par son approche bienveillante et son expertise en bureautique.

Nos avantages

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP);
• Programme de loisirs diversifiés et de rabais employés;
• Programme d’aide aux employés;
• Le CSSMB encourage une culture axée sur le bien-être et l'équilibre. Débranchez-vous pour mieux reconnecter!

Responsabilités

• Envoyer les informations importantes aux parents d’élèves via GPI ;
• Administrer les horaires et des listes de classes ;
• Rédiger et diffuser l’Info-parents pour informer les familles des événements scolaires et des actualités importantes ;
• Assurer les communications internes ;
• Effectuer et maintenir la mise à jour des tableaux de surveillance ;
• Préparer les enveloppes des examens et collaborer avec la direction adjointe à l’élaboration de la session d'examens ;
• Gérer la boîte de courriels de la direction ;
• Planifier et organiser les journées de rentrée pédagogiques des membres du personnel, en collaboration avec la direction ;
• Coordonner l’assemblée générale en début d’année, préparer les documents nécessaires pour les conseils d’établissement ;
• Gérer les dossiers du personnel ;
• Vérifier les feuilles de temps des employés ;
• Effectuer la mise à jour du site internet ;
• Gérer le courrier interne et externe ;
• Gérer le photocopieur, les clés, et les puces ;
• Assurer la mise à jour des pigeonniers ;
• Veiller à la mise à jour des dossiers du personnel, y compris les rapports d’accidents de travail et autres documents ;
• Gérer le calendrier scolaire.

Exigences et compétences recherchées

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou d'un diplôme d'études secondaires ;
• Avoir quatre (4) années d'expérience pertinente ;
• Réussite des examens de français et de Word de base ;
• Bonne connaissance des logiciels de la GRICS ;
• Sens développé de l’initiative et de l’autonomie ;
• Grand sens du service à la clientèle et habiletés à établir des relations interpersonnelles à plusieurs niveaux ;
• Très bon sens de l’organisation ;
• Habileté à travailler sous pression ;
• Bon esprit d’équipe et de collaboration.

Langues

• Français parlé - Élevé - Exigence
• Français écrit - Élevé - Exigence

Description du poste

Vous êtes passionné(e) par le domaine de l’administration et le travail collaboratif ? Vous êtes une personne proactive, structurée, organisée, dynamique et professionnelle ? Vous voulez relever de nouveaux défis et être le bras droit de la Directrice générale en l’épaulant dans des projets d’envergure, mais aussi dans ses principales responsabilités et fonctions ? Le Collège est présentement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour joindre son équipe actuelle en étroite collaboration avec la direction générale. Il s’agit d’un poste cadre et permanent à temps plein, soit 37.5 heures par semaine. Vous aurez l’opportunité de travailler de notre Campus de L’Île-des-Sœurs.

Le rôle que vous allez jouer en tant que Coordonnateur administratif

Relevant de la Directrice générale du Collège, ce poste clé requiert une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation et une capacité à prendre des initiatives dans un environnement dynamique et en constante évolution. En plus de soutenir la Directrice générale dans l’accomplissement d’une variété de tâches administratives ainsi que dans la coordination interne du bureau, vous serez impliqué dans la gestion de projets administratifs. Vous participerez également aux projets des autres départements en soutenant les équipes dans la coordination et le suivi de l’avancement de ces derniers, en plus d’être impliqué dans la gouvernance des conseils d’administration.

Vos responsabilités

• Soutien à la direction, gestion du bureau et organisation d’événements :
  • Soutenir la Directrice générale dans divers mandats et activités quotidiennes en fonction des priorités et échéances ;
  • Représenter la direction générale du Collège en agissant à titre de personne de référence (premier contact) pour tout type de demande interne (questions des employés, communications internes, gestion du bureau, soutien aux membres de l’équipe, etc.) ;
  • Exécuter une grande variété de tâches administratives pour la direction générale, telles que la rédaction et la production de documents et rapports (de nature confidentielle) ;
  • Assurer une communication fluide et efficace entre la direction, les équipes internes, les employés, les administrateurs et les partenaires ;
  • Siéger au comité interne en charge des demandes particulières d’étudiants, en plus d’en assurer la documentation et le suivi des activités ;
  • Planifier et organiser diverses réunions et activités internes, en plus de participer à la mise en place d’initiatives du comité social et/ou pour les employés ;
  • Réaliser certaines opérations de support en lien avec les ressources humaines (communications, production de documents, mise à jour d’organigramme, suivi et intégration des nouveaux employés entre autres) ;
  • Accomplir toutes autres tâches requises par la directrice générale ;
• Gouvernance des conseils d’administration :
  • Faire une gestion active du calendrier des projets, des comités et des conseils ;
  • Rédiger les procès-verbaux, ainsi que les comptes-rendus des réunions des divers comités et du conseil d’administration ;
  • Assurer l’application des règlements et politiques en vigueur ;
  • Épauler les administrateurs avec leurs outils, documentations, gestion du temps, dans le cadre de leurs fonctions au collège ;
  • Assurer la mise à niveau des tableaux de bord et des rapports d’activités de la direction pour les conseils ;
  • Participer à la coordination du processus de sélection des administrateurs ;
  • Faciliter les communications et suivis avec les autres instances (APCIQ, Centris) ;
• Projets et amélioration des processus :
  • Assurer la liaison des demandes opérationnelles de certains comités, groupes de travail et départements ;
  • Participer activement à la gestion de projets en collaboration avec les différents départements (planification, suivi des échéanciers et coordination avec les parties prenantes entre autres) ;
  • Assurer la rédaction et la mise à jour des documents de référence et des outils de travail selon les besoins de la direction, y compris le maintien des tableaux de bord de performance du Collège sur une base mensuelle et annuelle ;
  • Tenir à jour les informations sur les sites gouvernementaux en lien avec la reddition de comptes du Collège (registre des entreprises, MES, etc.) ;
  • Prendre des initiatives pour proposer des solutions et améliorer les processus internes ;
  • Collaborer au développement, à l’implantation et au maintien de processus administratifs.

Nous souhaitons vous rencontrer si vous avez :

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine approprié, ou l’équivalent ;
• Un diplôme universitaire de premier cycle (constitue un atout) ;
• Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires ;
• Une excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel pour communiquer avec notre clientèle à la fois francophone et anglophone ;
• D’excellentes aptitudes de communication pour la rédaction et la révision de documents ;
• Une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment l’utilisation de la Suite Office ;
• Un grand souci du détail et de la rigueur administrative dans la gestion de dossiers ;
• Un bon sens de l’organisation et une facilité à gérer efficacement les priorités ;
• D’excellentes habiletés interpersonnelles (tact, esprit d'équipe et capacité à bâtir des relations de confiance) ;
• Un grand souci du service à la clientèle et de l’entregent ;
• La capacité à faire preuve d’initiative et de grande discrétion ;
• Un sens aigu de la confidentialité, du professionnalisme et une éthique irréprochable ;
• Un grand sens des responsabilités et d’autonomie, ainsi qu’un bon esprit d’analyse ;
• Une capacité à proposer des idées créatives et innovantes ;
• Un intérêt pour l’application de l’intelligence artificielle, des outils et mécanismes d’automatisation, en plus des virages numériques ;
• De la disponibilité à travailler les soirs et fins de semaine (très occasionnellement) ;
• De la disponibilité à effectuer des déplacements occasionnels sur les autres campus et lors des événements.

Les conditions offertes :

• Un salaire et des avantages sociaux concurrentiels (boni, REER avec contribution de l’employeur, plan complet d’assurances collectives, programme d’aide aux employés, service de télémédecine et bien d’autres) ;
• Douze (12) journées personnelles octroyées annuellement (payées si inutilisées) ;
• Une politique de vacances qui s’ajoute à la fermeture du bureau durant les Fêtes ;
• Un mode de travail hybride avec la possibilité de faire du télétravail ;
• Un lieu de travail facilement accessible en transport en commun ;
• Un stationnement gratuit si vous êtes véhiculé ;
• Finalement, du plaisir et des défis garantis.

Si les défis vous intéressent, faites-nous parvenir votre candidature à [email protected] dès maintenant ! Ce poste ne vous convient pas ? Allez visiter notre page Carrières : / / www.Collegeimmobilier.Com / fr / carrieres / pour plus d’opportunités.

L’usage du masculin est utilisé à des fins d’allégement de texte sans aucune discrimination. L’entreprise souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi. Le poste est ouvert à tous les candidats répondant aux critères spécifiés. À noter que seuls les candidats retenus seront contactés.

Description du poste

L’OIIQ cherche à recruter un agent administratif ou une agente administrative.

Direction : Admissions et registrariat

No d’affichage : 25-S-01

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein

Échelle salariale : 45 030,07 $ à 53 768,27 $

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

À propos de l'OIIQ

Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Avantages de travailler à l’OIIQ

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

• De la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• De la collaboration et du partage;
• Des avantages sociaux qui se démarquent;
• Des défis de taille;
• Du développement professionnel;
• De la responsabilisation.

Des défis motivants

À la Direction, Admissions et registrariat, vous assumez les activités administratives liées au service à la clientèle auprès des étudiantes et étudiants, des personnes diplômées à l’extérieur du Québec et des membres.

• Vous accueillez les clients selon différentes sources et assurez le suivi des demandes de renseignements des étudiantes et étudiants, des personnes diplômées à l’extérieur du Québec et des membres, en communiquant les informations relevant de votre compétence;
• Vous procédez au traitement des données administratives;
• Vous validez la conformité des données ou des documents soumis par la clientèle en fonction des procédures en place et en assurez les suivis lorsque requis;
• Vous saisissez les données pertinentes aux activités de la Direction;
• Vous produisez des rapports automatisés;
• Vous collaborez à la préparation de dossiers destinés à certains comités et aux suivis requis;
• Vous collaborez à la classification ainsi qu’à la numérisation des dossiers et de la documentation, tant électroniques que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la Direction, et en assurez la mise à jour;
• Vous contribuez au service à la clientèle lors de la période d'inscription au Tableau;
• Vous participez à la préparation et à la tenue des sessions d’examen;
• Vous effectuez les activités requises au comptoir clientèle, notamment la programmation de la caisse enregistreuse;
• Vous effectuez le transfert de connaissances auprès des membres de votre équipe;
• Vous effectuez toute autre tâche connexe à la demande de la supérieure immédiate.

Profil recherché

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain agent administratif ou notre prochaine agente administrative?

• DEC en bureautique ou dans un domaine connexe. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
• Expérience pertinente d’au moins trois ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
• Habiletés supérieures en français et bonne connaissance de l’anglais;
• Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles en français;
• Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels Excel, Outlook, PowerPoint et Word principalement;
• Orientation vers la clientèle;
• Rigueur;
• Souci de la qualité;
• Aptitudes pour la communication interpersonnelle et le travail d’équipe.

Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation sur la page carrières.

Dans le cadre du processus de recrutement, l’OIIQ pourrait faire affaire avec de tierces parties, telles que des firmes de recrutement. En transmettant votre candidature, vous consentez à ce que l’OIIQ communique votre candidature et vos renseignements personnels à une tierce partie pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant. Nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité de l’OIIQ pour plus d’information concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.