Description du poste

Vos fonctions

En tant qu’assistante ou assistant secrétariat corporatif, vous travaillez sous la responsabilité du secrétaire corporatif.

Dans votre quotidien, vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif.

Vous veillez à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes à la directrice ou directeur général.

Vous assurez un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou la directrice ou le directeur général.

Plus spécifiquement, vous :

• coordonnez le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques : convoquez les membres, préparez et diffusez l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assistez aux rencontres préparatoires du CA, assistez aux assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédigez les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assurez un soutien logistique;
• assurez le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;
• effectuez les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supportez le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;
• préparez et assurez de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;
• transmettez et faites le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;
• assurez la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation à la directrice ou directeur général : suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;
• préparez et veillez à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par la directrice ou le directeur général;
• coordonnez la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;
• présidez aux séances d’ouverture des soumissions publiques et vous vous assurez du respect des règlements les régissant;
• avisez les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;
• accuserez réception des plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmettez aux unités concernées au sein de la STM;
• acquittez de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

• détenez un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques en administration, dans le domaine juridique ou dans un domaine approprié. Une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout;
• possédez un minimum de 8 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 10);
• possédez de 5 années d’expérience dans un domaine pertinent (pour la classe 9).

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Très bonne connaissance du français oral et écrit.
• Excellente capacité de synthèse et de rédaction.
• Très bonne connaissance du fonctionnement d’un Conseil d’administration et des activités qui s’y rattachent.
• Faire preuve d’un esprit d’analyse pour bien considérer les enjeux et en transmettre une bonne interprétation.
• Avoir du tact et du discernement, tout en étant attentif aux besoins et attentes des membres du Conseil, des comités et des directeurs exécutifs.
• Sens de l’initiative et grande polyvalence.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe et en constante évolution.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Collaboration, habiletés interpersonnelles, sens des responsabilités, gestion du temps et des priorités et rigueur.

Description de poste : Technicienne-interprète / Technicien-interprète

Le Centre de services scolaire des Grandes-Seigneuries (CSSDGS) cherche à pourvoir un projet spécifique de technicienne-interprète ou technicien-interprète au sein de l’école Louis-Philippe-Paré.

Tu souhaites donner un sens à ton travail au quotidien et faire une différence dans la vie scolaire et sociale des élèves ?

Au CSSDGS, tous les employés y contribuent, chacun à sa façon. Voici ce qui t’attend dans le milieu scolaire :

TON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Une organisation qui a pour mission la réussite scolaire et sociale de près de 32 500 élèves, dans un réseau de 55 établissements.

Découvre le CSSDGS. Nous encourageons un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle, c’est pourquoi nous t’offrons entre autres :

• 4 semaines de vacances et 16 jours fériés incluant la période des Fêtes;
• Un régime de retraite généreux à prestations déterminées et des assurances collectives avantageuses;
• Un programme de formation continue.

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT

Isabelle Lauzon, Directrice adjointe - Secteur adaptation scolaire

TES CONDITIONS D’EMPLOI

• Date d’entrée en fonction : dès que possible;
• Horaire : du lundi au vendredi, de 12h00 à 13h00, à raison de 5 heures par semaine;
• Salaire : de 26,54 $ à 37,00 $ de l’heure, selon les qualifications et l’expérience et en conformité avec la convention collective en vigueur.

TA MISSION

Interpréter à l’intention d’élèves sourds ou malentendants le message parlé des personnes avec qui l’élève doit communiquer durant les cours et les autres activités reliées à la vie éducative.

Pour en savoir plus sur la description de tâches détaillée, consulter le plan de classification.

TON APPORT AU QUOTIDIEN

• Interpréter simultanément et intégralement le message parlé des enseignantes ou enseignants et d’autres personnes, lors des cours et autres activités reliées à la vie éducative des élèves sourds ou malentendants en se servant de différents modes de communication et interpréter simultanément et intégralement le message de l’élève à l’intention de ces mêmes personnes;
• Assister les élèves afin de faciliter leur apprentissage et leur intégration scolaire et sociale;
• Être appelé, dans le cas où l’élève, en plus de son handicap auditif, présente des difficultés d’adaptation ou d’apprentissage, à lui fournir une assistance appropriée;
• Participer à différentes rencontres afin de convenir des signes à utiliser pour des notions qui n’ont pas encore été interprétées ou aux rencontres visant à élaborer un plan d’intervention afin de transmettre ses observations quant au comportement, aux difficultés d’adaptation et aux difficultés d’apprentissage d’une ou d’un élève et appliquer les mesures retenues dans les limites de ses fonctions;
• Initier des techniciennes et techniciens moins expérimentés de même qu’à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable.

TES QUALIFICATIONS

Diplôme d’études collégiales dans une technique appropriée à la classe d’emploi ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir au moins deux (2) années d’expérience en interprétariat.

AUTRES EXIGENCES

Selon le cas, connaître un ou des modes de communication appropriés : le français signé, le langage parlé complété (L.P.C.), la langue des signes québécois (L.S.Q.), l’American Sign Language (A.S.L.), le pidgin ou l’oralisme.

POSTULE DÈS MAINTENANT

Le défi t’intéresse ? Tu peux soumettre ta candidature en ligne au plus tard le 28 novembre 2024, avant 16h00.

Référence de concours : S-2425-030

Le CSSDGS remercie tous les candidats et les candidates de leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec les personnes retenues.

Le CSSDGS est engagé dans un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Job Description

Salary :

Temps complet - permanent 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi.

L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant de la vice-présidente, Gouvernance, le titulaire du poste doit fournir un soutien en effectuant différentes tâches administratives, de suivi et de recherche, selon les besoins et les demandes de la Vice-présidence.

Il doit optimiser l’efficacité et l’utilisation du temps par une gestion efficace de l’agenda, évaluer et valider les informations et les demandes qui lui sont acheminées et veiller à la tenue de dossiers et à la préparation de documents destinés au conseil d’administration ou à ses comités.

Il planifie, organise et coordonne diverses activités internes et externes, rédige et révise divers documents et correspondances et établit des systèmes de classement selon les principes de gestion documentaire, tout en contrôlant la sécurité des documents confidentiels.

Responsabilités clés

• Assurer une vigie efficace des agendas et préparer les documents des rencontres;
• Démontrer loyauté et rigueur quant à la confidentialité des informations;
• Identifier et prioriser les suivis de dossiers et garder une vue d’ensemble de ceux-ci;
• Faire preuve de vigilance et de leadership dans la gestion des dossiers;
• Organiser et préparer les réunions de la Vice-présidence, du conseil d’administration et des comités;
• Assurer une communication efficace et diplomate avec les membres des divers comités;
• Collaborer étroitement avec les divers services pour faciliter l’avancement des dossiers.

Vice-présidence Gouvernance en bref

Ce poste est au sein de la Vice-présidence Gouvernance, qui comprend le Secrétariat corporatif, la Gestion documentaire, le Service des greffes, le centre de renseignements Info OACIQ, la Certification et le Service des ressources humaines.

Gestion documentaire : la GED assure une gestion documentaire saine et efficace des documents et informations essentielles pour la prise de décisions et la réalisation des activités de l’OACIQ.

Secrétariat corporatif : le Secrétariat corporatif soutient le conseil d’administration et différents comités. Il est responsable de l'organisation et de la mise en application des décisions et des engagements pris dans un contexte politique et stratégique.

Greffes : le Service des greffes veille à la bonne gouvernance et à la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ. Il assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme.

Info OACIQ : le centre de renseignements Info OACIQ est la porte d’entrée pour toute question en lien avec le courtage immobilier. Ses agents d’information soutiennent les consommateurs et encadrent les titulaires de permis tout au long du processus de transaction immobilière impliquant un courtier pour assurer la mission de protection du public de l’OACIQ, conformément à la Loi sur le courtage immobilier et ses règlements.

Certification : l’équipe de la certification traite toutes les demandes relatives aux permis de courtiers et d’agences, conformément à la législation et la réglementation applicables.

Ressources humaines : le Service des ressources humaines est responsable de l’acquisition et du développement des talents, de la gestion de la performance, des relations de travail, de la santé et sécurité au travail (SST), du développement organisationnel et de la gestion administrative du personnel. L’équipe RH offre en tout temps un rôle-conseil et établit des relations de confiance, en cohérence avec la mission de l’OACIQ.

Connaissance et formation

• DEC en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe;
• Excellente connaissance des outils MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint);
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé (grammaire et orthographe impeccables);
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Expérience minimale requise

4 à 6 ans d'expérience dans un poste d’adjointe à la haute direction.

Habiletés et aptitudes essentielles

• Capacité d’adaptation et attitude positive dans les situations ambiguës ou changeantes;
• Facilité à travailler dans un environnement à exécution rapide;
• Habiletés développées en rédaction administrative;
• Sens de l’organisation et des priorités (respect des échéanciers);
• Professionnalisme, discrétion et discernement;
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément en effectuant les suivis appropriés;
• Leadership et esprit de collaboration;
• Autonomie, débrouillardise et rigueur;
• Capacité d’analyse et de synthèse supérieure;

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

Job Description

Salary :

Temps complet - permanent 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi.

L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Relevant du directeur Gouvernance, le technicien ou la technicienne juridique agit comme secrétaire adjoint pour le comité de discipline constitué par la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation.

Acteur primordial de l’appareil quasi judiciaire de l’Organisme et officier de justice, il aura pour principale fonction de veiller à la saine gestion des dossiers disciplinaires sous sa responsabilité afin d’en assurer le traitement avec diligence et dans le respect des règles.

Il agit également en tant que greffier lors des audiences disciplinaires. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Responsabilités clés

• Recevoir, traiter, enregistrer et classer les documents juridiques entrants
• Assurer la tenue à jour des dossiers électroniques et des registres des comités
• Suivre les échéances des procédures pour garantir le respect des délais
• Préparer et traiter la correspondance, les assignations, les convocations et autres documents juridiques
• Répondre aux demandes d’information du public, des avocats et des parties prenantes concernant les procédures devant les comités statutaires
• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres du personnel du greffe pour assurer la coordination efficace des activités des comités
• Assurer la préparation des audiences, y compris la vérification de la disponibilité des parties, la préparation des documents requis et la coordination des salles d'audience
• Assister les décideurs pendant les audiences en agissant comme greffier-audiencier, en rédigeant les procès-verbaux d’audience, en enregistrant les décisions et en fournissant un soutien logistique
• Gérer les audiences en assurant le respect des procédures, du décorum et des règles judiciaires
• Participer aux réunions d’équipe et contribuer aux initiatives d’amélioration des processus

Connaissances et formation

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou domaine connexe
• Maîtrise des logiciels informatiques et des outils de gestion de documents
• Connaissance générale de la Loi sur le courtage immobilier au Québec et ses règlements (un atout)
• Formation complémentaire en gestion de dossiers juridiques ou en technologies juridiques (un atout)

Expérience minimale requise

• 3 à 5 ans d’expérience pertinente
• Expérience préalable dans un environnement juridique ou administratif (un atout)
• Expérience dans un rôle de greffier dans un tribunal de droit commun ou administratif (un atout)

Habiletés et aptitudes essentielles

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit
• Capacité à travailler de manière autonome tout en faisant preuve d'esprit d'équipe
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens aigu de l'organisation
• Rigueur
• Discrétion, discernement et bon jugement
• Bonne gestion du temps et des priorités

Service des greffes

Ce poste fait partie du Service des greffes au sein de la Vice-présidence Gouvernance qui comprend également le Secrétariat corporatif ainsi que la Gestion documentaire.

Gardien de la saine gouvernance et de la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ, le Service des greffes assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme basés sur les plus hauts standards de gouvernance.

Il soutient les comités sur le plan stratégique, opérationnel et juridique. De plus, il agit à titre d’agent de liaison entre les justiciables, les intervenants et les comités statutaires.

Il assure l’intégration et le développement des membres qui composent les comités et veille au bon déroulement et à la diligence du traitement des dossiers et des audiences/séances, ainsi qu’à l’application et à l’exécution des décisions.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

Description du poste : Conseiller juridique

En tant que Conseiller juridique, vous aurez la responsabilité de recommander et d’orienter les membres de l’équipe quant aux impacts législatifs reliés à la gestion des risques, des réclamations et des litiges en lien avec les activités de l’organisation, notamment en matière de sûreté, réclamations et de gestion contractuelle.

Travailler pour le Groupe des Partenaires pour la Mobilité Métropolitaine (GPMM) vous permettra de faire partie intégrante du REM (Réseau Express Métropolitain), une nouvelle solution de transport novatrice de type métro léger.

Couvrant une distance de 67 km avec ses 26 stations, le REM desservira bientôt la grande région de Montréal.

Au sein de GPMM Opération et Maintenance, nous sommes responsables de l'exploitation et de la maintenance de toutes les infrastructures et équipements du REM, y compris les véhicules, les voies, l'alimentation électrique de traction, les 26 stations et les deux centres de maintenance.

Rejoignez-nous dans un environnement de travail collaboratif, agile et passionnant.

Si vous souhaitez mettre vos compétences au service du REM, c'est le moment idéal pour embarquer !

Chez GPMMOM, notre culture organisationnelle se distingue par son expertise et sa collaboration. Nous valorisons nos équipes issues de divers horizons, chacun incarnant les valeurs fondamentales telles que l'inclusion, l'intégrité, l'engagement et l'excellence.

Ainsi, leur bien-être est une priorité pour nous. Nous proposons une gamme complète d'avantages sociaux et ce, dès l’embauche pour soutenir nos collaborateurs :

• Assurance maladie
• Assurance dentaire
• Assurance invalidité
• Assurance vie
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur
• Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche
• Programme d’aide aux employés
• Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes)
• Stationnement sur place

Vos principales responsabilités :

• Fournir des conseils dans le cadre d’enquêtes internes reliées à d’éventuels litiges ou à des fins d’identification, de prévention ou d’atténuation des responsabilités et risques
• Effectuer une vigie des lois pertinentes aux activités de l’organisation
• Soutenir l’organisation dans le cadre de demandes de renseignements et enquêtes gouvernementales
• Établir et assurer le processus de gestion des réclamations par des tiers envers GPMMOM ou REM
• Établir et assurer le processus de gestion des réclamations par GPMMOM envers des tiers, notamment avec des fournisseurs
• En collaboration avec les autres unités d’affaires, élaborer la structure de communication et de gestion d’information concernant les litiges et réclamations, incluant au besoin toutes communications avec des vérificateurs internes et externes
• Recevoir les réclamations et assurer la gestion documentaire des dossiers de réclamation
• Colliger les informations auprès des ressources internes et externes afin de mener à bien la réclamation
• Agir à titre de représentant officiel de l’organisation en matière juridique
• Fournir un soutien aux unités d’affaires de GPMMOM et mener les dossiers de réclamations en collaboration avec les conseillers juridiques des sociétés mères et toutes firmes d’avocats externes mandatées
• Préparer des rapports de gestion de cas, fournir des conseils juridiques, gérer les conseillers externes et, au besoin, faire la liaison avec les autorités réglementaires
• Préparer les communications dans le cadre des réclamations et litiges (refus, proposition de règlement, mise en demeure, etc.)
• Effectuer le suivi des honoraires professionnels et des mandats externes en matière juridique ou toutes disciplines pertinentes
• Approuver les factures d’honoraires professionnels sous sa responsabilité
• En étroite collaboration avec le gestionnaire de l’approvisionnement et de la gestion contractuelle :

• Conseiller les clients internes sur la prévention des risques et la prévention des litiges
• Collaborer à la gestion des risques et assurances afin de gérer les réclamations en responsabilité
• Préparer des opinions juridiques, effectuer des recherches juridiques, réviser des procédures et analyser divers documents contractuels ou juridiques
• Fournir quotidiennement un appui aux clients internes sur un vaste éventail de questions de litige, y compris l’interprétation de politiques et procédures et l’évaluation des initiatives de la société afin de réduire les risques de litiges.

Profil

Compétences et aptitudes recherchées

• Membre du Barreau du Québec
• 5 à 7 ans d'expérience pertinente acquise en litige, responsabilité professionnelle et droit de la construction, soit en entreprise et/ou en cabinet
• Bilinguisme anglais/français (oral et écrit)
• Expérience avérée dans le développement et le maintien de relations avec des clients internes et externes
• Capacité éprouvée à travailler en équipe dans un milieu de travail multidisciplinaire
• Sens développé des affaires
• Méthodique, flexible, dynamique et bon communicateur

Description du poste

Relevant de la Vice-présidente régionale, Ouest du Québec, vous aurez à fournir un soutien à la clientèle tant dans la zone de réception qu’au téléphone / courriel, en veillant à ce que l’expérience client soit des plus personnalisée et de qualité.

Vous aurez également à offrir un soutien administratif à la gestion de patrimoine pour la région de l'Ouest du Québec.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif à l’équipe des conseillers et des adjoints sur place et à distance pour la région administrative
• Offrir un service à la clientèle tant dans les zones de réception qu’au téléphone
• Participer aux divers projets et exécuter toutes autres tâches connexes demandées par la Vice-présidente régionale
• Assurer le suivi du programme de santé et sécurité au travail
• Veiller au maintien de la papeterie et des salles de conférence.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration ou une formation équivalente
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente
• Avoir une vision du travail caractérisée par le souci d’offrir un service à la clientèle de grande qualité
• Démontrer de l’initiative, de la débrouillardise, de l’autonomie et de l’organisation
• Avoir un excellent esprit d’équipe
• Posséder de solides aptitudes à gérer plusieurs tâches à la fois et à déterminer l’ordre des priorités
• Être discret, fiable, courtois et diplomate
• Maitriser le français tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grande maîtrise de la suite Office.

Joindre fdp, c’est :

• Agir et collaborer avec agilité pour répondre aux besoins de nos clients
• Relever des défis stimulants et viser les résultats afin de contribuer chaque jour à l’évolution de fdp
• Évoluer au sein d’une firme à taille humaine dans un climat de confiance et bienveillant, avec une culture d’inclusion et de proximité, tant à l’interne qu’avec nos clients
• Être accompagné dans votre avancement et votre épanouissement professionnel
• Bénéficier d’une rémunération globale concurrentielle et de programmes favorisant votre bien-être et la conciliation de votre vie personnelle et professionnelle.

Depuis plus de 46 ans, fdp accompagne ses clients membres (médecins spécialistes, chirurgiens-dentistes, notaires, architectes en pratique privée et pharmaciens propriétaires) à travers tous les champs de planification financière.

Nous sommes l’un des groupes experts les plus avancés en termes d’intelligence financière appliquée aux réalités des professionnels.

Si vous ne reculez devant aucun défi et souhaitez mettre votre sens des affaires au service d’une firme en croissance constante : joignez l’équipe fdp!

Description de poste

Appellation interne : Secrétaire de direction - Greffe

1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu’en mai 2025)!

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un poste temporaire (durée approximative jusqu’en mai 2025);
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

MANDAT

Sous la supervision de la directrice du greffe et greffière, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d’une direction.

Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l’équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d’accès aux documents.

Principales tâches

• Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction.
• Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;
• Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas échéant.
• S’assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;
• Accueille les personnes se présentant ou s’adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;
• Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.
• Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;
• Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;
• Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;
• Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;
• Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;
• Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
• Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;
• Effectue les entrées dans le logiciel approprié des factures adressées à la direction et prépare au besoin, les bons de commande afférents;
• Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;
• Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent;
• Un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
• Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
• Très bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (tels qu’Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.);
• Discrétion;
• Sens de l’organisation;
• Rigueur;
• Sens de l’initiative;
• Fait preuve de jugement;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Entregent, tact et courtoisie;
• Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en français et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel).

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Description du poste

Appellation intern : Secrétaire de direction - Communications

1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !

NOUS OFFRONS

• Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;
• Une carrière au service des citoyens;
• Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;
• Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,27 $ selon l’expérience (salaire 2022);
• Un mode de travail hybride;
• Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Réalisons ensemble le Brossard de demain!

Votre rôle

Sous la supervision de la directrice, le / la secrétaire de direction travaille également en étroite collaboration avec la chef de service et effectue diverses tâches de secrétariat habituellement associées à la gestion d'une direction.

De plus, il / elle agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les tâches administratives. Le ou la titulaire exécute son travail selon des procédures bien définies et des normes ou politiques administratives établies.

Les cas litigieux sont référés au supérieur immédiat.

Vos responsabilités

• Exerce, auprès des cadres et des employés de la direction, un rôle de support concernant l'administration courante, la gestion du classement (classeurs et serveur numérique), la gestion du matériel de bureau, les photocopies, l'assemblage de documents, etc.;
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres du directeur;
• Prépare des commandes, reçoit les marchandises, veille à la distribution de celles-ci, assure le suivi des inventaires y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements (ex. réparation diverses, requêtes aux travaux publics, etc.) Assure le suivi au besoin;
• En collaboration avec la chef de service, assure le traitement administratif des factures et la mise à jour du fichier de suivi des dépenses de la Direction des communications;
• Gère les boîtes courriel Communications et Demandes Web et effectue les suivis nécessaires;
• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques (suite Office);
• Rédige différents rapports, procès-verbaux, lettres, formulaires, etc. selon les directives reçues;
• Effectue l'organisation de rencontres et les réservations de salles de la Direction des communications;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients internes;
• Gère la boîte courriel du directeur et effectue le suivi si nécessaire et transmet les courriels aux personnes concernées s'il y a lieu;
• Gère l'agenda du directeur. Au besoin, fait des arrangements relatifs aux déplacements du directeur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, inscription, etc.);
• Prépare et complète les demandes de remboursement de dépenses et des frais de présentation du directeur et de la chef de service.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou l'équivalent;
• D’un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (traitement de texte, chiffrier électronique, base de données, adobe writer, etc.);
• Sens développé de l'organisation du travail;
• Autonomie;
• Souci du détail et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

DATE LIMITE : 8 novembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

Employeur

ASSOCIATION DES MEDECINS DU SUD-OUEST

Description de l'entreprise

L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour en semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

Description de l’offre d’emploi

La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’un(e) commis à la numérisation de jour. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

• Titre du poste : Agent(e) à la numérisation
• Statut : Poste permanent / 35h par semaine
• Horaire : Du lundi au vendredi de 8h à 16h
• Salaire : 20 $/h
• Date de début : Le plus tôt possible

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Préparer les documents physiques pour la numérisation par ordre de priorité
• Utiliser des scanners et des logiciels de numérisation pour créer des fichiers numériques
• Classer et organiser les fichiers numériques de manière logique dans chaque dossier
• Faire les classeurs une fois par semaine
• Faire attention aux détails pour éviter les erreurs lors de la numérisation
• Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement de la clinique

QUALITÉS REQUISES

• Capacité à gérer et organiser efficacement de grandes quantités de documents
• Habiletés informatiques
• Bonne gestion du stress
• Ponctualité
• Autonomie, débrouillardise

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Six mois d’expérience et plus dans le service à la clientèle ou numérisation
• Très bon français parlé

AVANTAGES

• Assurances collectives avec participation de l’employeur
• Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Journées de maladies payées
• Arrêt de métro à un coin de rue

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel : d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler sous pression
• Facilité à classer

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

• Jour

Nombre d'heures

• 35 heures

Expérience

• 1 à 6 mois

Durée d'emploi

• Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description de poste

At CWB, we strive to build value for the people who choose us every day: our people, our clients, and our investors. We do this by:

• Putting people first and building relationships with intention
• Seeking out and embracing new ideas
• Believing that how we do things is as important as what we do

Spécifications du rôle

Location: Centre-ville de Montréal, QC

Chez CWB Gestion de patrimoine, nous cherchons constamment à apporter de la valeur à la vie des personnes qui nous choisissent chaque jour: nos employés, nos clients et nos investisseurs.

L'éthique qui nous guide et nous maintient dans cette mission est la suivante:

• Prioriser les gens et établir des relations avec intention.
• Rechercher et adopter de nouvelles idées, en sachant qu'il est toujours possible de faire mieux.
• Croire que la manière dont nous faisons les choses est aussi importante que ce que nous faisons.
• Valoriser le pouvoir de l'inclusion à travers une culture qui reconnaît qui nous sommes et comment nous nous présentons - en tant qu'individus et en tant qu'équipe.

CWB Gestion de patrimoine vous aide à vivre pleinement.

Avec des racines qui remontent à 1939, nos fondateurs ont été les pionniers du concept de santé financière au Canada, grâce à une planification financière complète et à une gestion professionnelle des placements.

Leur esprit d'innovation demeure dans l'expertise proactive et axée sur le client que nous offrons aux familles et aux propriétaires d'entreprise d'un océan à l'autre, en anglais et en français.

Nos clients sont plus qu'un simple numéro. En les connaissant par leurs prénoms et leurs aspirations uniques, nos relations se prolongent au fil des décennies.

Faire partie de CWB Groupe financier nous permet d'offrir des solutions approfondies et variées pour répondre aux besoins complexes du secteur des clients bien nantis.

En tant que conseiller en gestion de patrimoine de renommée au Canada, nous nous sommes vu confier plus de 8 milliards de dollars d'actifs sous gestion et administration, et plus de 2 milliards de dollars d'actifs consultatifs au sein des Services aux autochtones.

L'opportunité

La personne occupant ce poste clé offre un soutien administratif et de réception bilingue et professionnel à notre équipe Gestion de patrimoine de Montréal.

Elle contribue à créer un milieu de travail solidaire et positif tout en offrant un excellent service à nos professionnels des finances et à nos clients.

Nous nous attendons à un sens de l'initiative et à un respect de la confidentialité hors pair.

Le quotidien

• Soutien administratif. Classer, photocopier et tenir à jour les dossiers d'archives (MS Excel et numérisation de documents).
• Comités internes. Participer à divers comités et jouer un rôle important dans l'engagement collectif de l'équipe.
• Soutien à la clientèle. Tenir à jour les systèmes de planification financière et de production des déclarations de revenus: créer et classer de nouveaux dossiers de clients, supprimer et traiter les dossiers inactifs, assurer l'accessibilité.

Saisir les dossiers des clients dans le logiciel de comptabilité.

• Finances. Coordonner la facturation pour l'équipe des finances. Colliger les comptes fournisseurs pour l'équipe de comptabilité.
• Planification. Organiser des réunions avec les clients pour les conseillers et les gestionnaires de portefeuille, ainsi que des réunions d'équipe internes au besoin.
• Organisation du bureau. Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et du matériel de marketing - préparer les projets et y contribuer lorsque nécessaire.
• Correspondance. Aider à la distribution des rapports, des bulletins, des envois de masse et de tout le courrier sortant (y compris le courrier recommandé), les messagers et le courrier entrant.
• Soutien à la réception. Effectuer toutes les tâches de réception, incluant répondre aux appels et l'accueil des clients.

Qui vous êtes et ce que vous avez à offrir

Administrateur professionnel bilingue. Bâtisseur de relations. Digne de confiance. Respecté. Agile.

Administrateur professionnel bilingue. Vous êtes un administrateur chevronné, maîtrisez le français et l'anglais (à l'oral comme à l'écrit) et comptez trois ans d'expérience.

Vous travaillez fort et vous avez confiance en vos capacités. Vous avez et dégagez une attitude positive en tout temps et êtes une personne-ressource de confiance.

• Bâtisseur de relations. Vous avez une capacité manifeste d'établir et de maintenir des relations avec la direction, le personnel et les clients afin d'améliorer le professionnalisme et la productivité.
• Digne de confiance. Vous faites preuve de respect tout en respectant la confidentialité et les engagements.
• Respecté. Vous utiliserez de solides aptitudes interpersonnelles pour mobiliser les gens avec sensibilité, tact, diplomatie et professionnalisme.
• Agile. Vous faites preuve de polyvalence et avez de solides aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral, qui vous permettent de travailler efficacement dans un environnement diversifié.
• Communication claire. Vous transmettez clairement l'information en français et en anglais, mobilisez l'auditoire pour que le message soit transmis et compris, et créez une première impression positive avec confiance et respect.
• Fiable. Comme vous êtes un professionnel très respecté, votre journée comprendra de multiples tâches concurrentes. Vous établirez l'ordre de priorité du travail et gérerez de grandes quantités d'information avec efficacité et précision.
• Maîtrise technique. Vous maîtrisez la suite de produits Microsoft Office et vous vous adaptez à l'apprentissage de nouveaux logiciels, au besoin.

Pourquoi travailler chez nous?

Des avantages sociaux axés sur nos valeurs et nos employés.

Le bien-être est important. Notre ensemble d'avantages sociaux primé comprend une couverture santé adaptée aux besoins de notre équipe diversifiée et multigénérationnelle, ainsi qu'un programme de bien-être flexible et de généreuses options de congés pour se reposer et se rétablir.

La fierté de nos collaborateurs. Nous pensons que les personnes sont notre meilleur atout. Apportez votre pleine personnalité au travail dans un espace inclusif où votre point de vue compte.

Trouvez une communauté au sein de la famille CWB dans nos groupes de représentation des employés (GRE) et développez vos objectifs professionnels grâce à nos services de coaching offerts à l'échelle de l'organisation.

Nous partageons notre croissance. Nous soutenons nos employés et les communautés dans lesquelles ils vivent. Des programmes de reconnaissance entre pairs pour les succès quotidiens et les étapes importantes encouragent un esprit sain de croissance professionnelle.

Parmi les autres récompenses financières, citons un salaire de base compétitif et des primes de rendement, une cotisation au REER et la détention d'actions de l'entreprise.

Nous vous offrons également la possibilité de participer à des initiatives communautaires de collecte de fonds, afin que vous puissiez rendre service aux autres.

Et grâce à notre modèle d'entreprise axé sur les facteurs ESG et le développement durable, vous pouvez être fier de l'endroit où vous exercez vos talents.

Préparez-vous à faire croître votre carrière chez CWB Gestion de patrimoine. Postulez dès aujourd'hui.

En tant qu'employeur équitable, CWB Groupe financier s'engage à offrir un environnement sécuritaire et inclusif où une main-d'œuvre diversifiée s'épanouit.

Nous vous accueillons et nous vous encourageons à vous investir pleinement dans votre travail. La dignité, le respect et l'égalité ne sont pas négociables.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation au cours du processus de recrutement ou de sélection, n'hésitez pas à nous contacter.

Administrative Assistant, Bilingual

Role Specifications

Location: Montreal, QC

At CWB Wealth, we strive to bring value to the lives of the people who choose us every day: our employees, our clients, and our investors.

The ethics that guide and hold us to that mission are:

• Put people first and build relationships with intention
• Seek and embrace new ideas, knowing that better is always possible
• Believe that how we do things is as important as what we do
• Harness the power of inclusion through a culture that recognizes who we are and how we show up - as individuals and as a team

CWB Wealth, helping you live your best life.

With roots going back to 1939, our founders pioneered the concept of financial health in Canada through comprehensive financial planning and professional investment management.

Their spirit of innovation remains in the proactive, client-focused expertise we bring to families and business owners from coast to coast, in English and French.

Our clients are more than just a number. Knowing them by their first names and unique aspirations means our relationships thrive for decades.

Being part of CWB Financial Group lets us offer deep and varied resources to meet the complex needs of the high-net-worth sector.

As a leading wealth advisor in Canada, we're entrusted with over $8B in assets under management and administration, and over $2B in advisory assets within Indigenous Services.

The opportunity

The Administrative Assistant provides professional bilingual administrative & reception support to our Montreal Wealth Management team.

This key role contributes to a positive and supportive team environment while providing excellent service to our financial professionals and clients.

A high level of confidentiality and proactivity is expected.

The day-to-day

• Administrative support. Filling, photocopying, maintain archive records (MS Excel and scanning documents).
• Internal Committees. Participate in various committees and play an important role in supporting overall team engagement.
• Client support. Maintain Financial Planning and Tax filing systems: create and file new client files, remove and process inactive ones, ensure accessibility.

Enter client file records (CFRs) in accounting software.

• Financials. Coordinate billing for finance team. Gather payables for accounting team.
• Scheduling. Schedule client meetings for the advisors as well as internal team meetings as required.

Description de poste

Employeur

GESTION DES COPROPRIETES INC.

Description de l'entreprise

GDC Gestion est une entreprise innovatrice, spécialisée en gestion immobilière en forte croissance. Notre équipe dynamique cherche des talents pour participer à la croissance et acquérir une riche expérience en gestion de copropriété et dans le secteur immobilier en général. Notre mission est d’assurer la conservation et le développement du parc immobilier de nos clients et le confort des résidents. Nous développons constamment des nouvelles procédures et technologies pour améliorer le service fourni et l’efficacité interne. Un horaire flexible et une possibilité de travail à distance avec nos outils de collaboration virtuelle sont également offerts. Les initiatives créant de la valeur pour nos clients et notre entreprise et l’esprit entrepreneurial sont fortement encouragés et dûment récompensés.

Emploi pour ressortissants ukrainiens

Cette offre d'emploi provient d'un employeur qui est disposé à recruter des Ukrainiens et Ukrainiennes fuyant la guerre.

Description de l’offre d’emploi

• Soutien administratif aux gestionnaires dans le service aux clients.
• Préparation de Rapports de Gestion.
• Tenue de dossiers internes.
• Préparation et gestion des communications internes et externes.
• Soutien à la clientèle: Réponse et gestion des appels et courriels des clients.
• Gestion du courriel externe et interne.
• Toute tâche administrative connexe et raisonnable nécessaire aux opérations de l’entreprise.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif

Langues

• Français parlé et écrit - Moyen
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieure à l'ÉTS?

Sous la directrice exécutive des relations institutionnelles, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; s'occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux et repas; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI :

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

Habiletés particulières :

• Excellente maîtrise de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).

Autres habiletés :

• Excellente maîtrise de la langue française et bonne capacité à rédiger des textes.
• Formation en protocole d'accueil officiel international (un atout).
• Expérience significative en gestion active des agendas notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Compétence approfondie des logiciels de traitement de textes et de données de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Aptitudes à utiliser diverses applications de communication et outils de productivité (M-Files, Teams, Zoom et autres).

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et **** savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous atteignez des objectifs de performance ambitieux, dans un environnement en constante évolution.
• Vous faites preuve d'un sens exceptionnel de l'organisation avec la capacité de réaliser et de prioriser des tâches nombreuses, conflictuelles ou évolutives, tout en portant une attention méticuleuse au détail.
• Vous savez garantir la confidentialité des informations sensibles, préserver la discrétion et assurer le meilleur niveau de service à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous exercez un jugeme nt avisé dans diverses situations et savez gérer avec équilibres des priorités multiples.
• Vous adoptez une approche proactive et * démontrez des compétences solides en *résolution de problèmes.
• Vous apportez votre dynamisme au * travail d'équipe, tout en faisant preuve d'une *efficacité remarquable dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Prendre note que les candidats.es retenus.es seront invités à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

TECHNICIENNE OU TECHNICIEN JURIDIQUE À LA COUR

283-30)

Processus de sélection - Recrutement - 1 emploi occasionnel offert

La personne titulaire de l'emploi doit travailler en mode présentiel uniquement

Soyez au cœur de la Justice québécoise !

Ministère de la Justice : Direction générale des services judiciaires de la Capitale-Nationale et des régions - Direction régionale des services judiciaires de la Montérégie Est Palais de justice de Salaberry-de-Valleyfield Greffe criminel, pénal et jeunesse.

L’entrée en fonction est prévue pour la mi-décembre 2024.

Lieu de travail :

Palais de justice de Salaberry-de-Valleyfield au 74, rue Académie.

Le MJQ vous offre

• Des rabais corporatifs en lien avec les sports, les loisirs, la détente et même l’alimentation;
• Des conditions de travail favorisant le bien-être et l’épanouissement professionnel.
• Des possibilités de carrières partout au Québec jusqu’au Grand Nord;
• Une aide financière pour le soutien aux études favorisant le développement de carrière;
• Une mission ayant un impact significatif dans la vie des citoyens;
• Et plus encore !

Les avantages de travailler au Palais de justice de Salaberry-de-Valleyfield :

• Situé à proximité de centres commerciaux, de parcs, de lacs et de restaurants, notre palais de justice vous place au cœur de toutes les commodités nécessaires pour un quotidien pratique et agréable.
• Profitez de trajets en toute simplicité avec des pistes cyclables à proximité, ainsi que des espaces à vélos et des douches sur place pour vous rafraîchir avant votre journée de travail.
• Vous pourrez aussi profiter de parcours d’autobus et d’un stationnement gratuit.
• Bénéficiez d’une garderie et d’un gym à proximité pour optimiser votre emploi du temps et équilibrer votre vie professionnelle et personnelle en toute sérénité.
• Profitez d’une machine à café et de distributrices directement sur place, et savourez votre repas en plein air à nos tables de pique-nique.
• Profitez d’un club social pour des activités et des événements permettant de renforcer les liens entre collègues.

Au quotidien :

La personne titulaire de l’emploi assure la réalisation des diverses activités des services de justice. De façon générale, elle analyse des problématiques de nature juridique et détermine les actions.

Elle communique de l’information sur différents sujets reliés à ses fonctions. De plus, elle agit comme intervenant principal en appui à la magistrature et à la clientèle dans la coordination du déroulement des activités pour assurer la poursuite du traitement du dossier judiciaire.

Elle exerce les pouvoirs et devoirs d’officier de justice qui lui sont délégués et agit en qualité de personne-ressource dans son champ d’expertise.

Au sein d’une organisation en pleine transformation, elle est partie prenante dans l’amélioration du soutien et dans l’accompagnement des citoyens en matière de justice.

Plus précisément, celle-ci aura à :

• Agir en appui à la magistrature dans la coordination du déroulement des audiences dans le but de faire une utilisation efficiente du temps d’audience. À cet effet :
• Agir de façon majoritaire en Cour de pratique dans les différentes matières;
• Agir comme intervenant principal en appui à la magistrature et dédié en quasi-totalité en soutien judiciaire à l’audience;
• Participer à l’identification des étapes et procédures judiciaires requises;
• Analyser les décisions et rédiger tous les documents officiels découlant des décisions du tribunal;
• Assister le juge de façon autonome dans le déroulement de l’audience;
• Anticiper les problématiques liées aux audiences par une offre de service spécialisée;
• Consigner de manière efficiente l’information émanant de l’audience (PV, ordonnances, cotation de pièces, annotation du rôle, etc.);
• Assurer le soutien logistique à l’audience (SEN, visioconférence, etc.);
• Assurer la préparation à l’audience ainsi que le suivi de l’audience;
• Prendre en charge les problématiques juridiques qui lui sont soumises ou qui demandent une analyse approfondie et une vision plus globale, ainsi que les cas complexes ne pouvant être répondus par le personnel paratechnique ou de soutien.
• Recevoir la demande adressée par le justiciable, définir son besoin, lui fournir l’assistance requise et les informations juridiques pertinentes à sa situation, selon le secteur et la matière applicable;
• Assurer la mise aux rôles des dossiers afin d’assurer le bon déroulement des audiences;
• Assurer le traitement de la procédure et agir en soutien en ce qui a trait aux dossiers de nature administrative et à la saisie informatique;
• De plus, la personne titulaire de l’emploi agit comme personne-ressource auprès des paratechniciens judiciaires et du personnel de soutien au sein du greffe pour les cas complexes liés au suivi des dossiers d’audience.

Elle participe à la formation des paratechniciens judiciaires et des nouveaux techniciens juridiques.

Échelles de traitement :

De 42 900 $ à 61 437 $*

• Les montants associés à l’échelle de traitement peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.
• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la classification des emplois juridiques au 5 décembre 2023 et en vigueur actuellement.

L’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective 2023-2028.

Le traitement de 61 437 $ fait référence à la majoration de 102 % du traitement attribué à l’employé qui a séjourné un (1) an au dernier échelon de sa classe d’emplois et qui a obtenu un rendement satisfaisant lors de sa dernière évaluation annuelle.

Le nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d’une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Rédiger, corriger des lettres, rapports, procédures ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées;
• Préparer des procédures judiciaires, de consentements ou autres documents juridiques;
• Gérer des dossiers de clients;
• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Mise en page de différents documents;
• Veiller à la bonne gestion des agendas;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement 2 ans d’expérience comme adjointe administrative;
• Formation en secrétariat (atout);
• Excellente capacité rédactionnelle en Français;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• Programme d’avantages sociaux
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Télétravail : Non

Horaire : du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Sommaire du poste

• Type d’emploi : Permanent – 100 % présentiel
• Date d’entrée en fonction : dès que possible
• Horaire de travail : 33,75 heures / semaine
• Lieu de travail : Montréal
• Domaine de droit : Immigration

Description du poste :

Au sein d'une équipe composée de deux avocates, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Gérer les courriels et les classer dans les dossiers électroniques respectifs ;
• Compléter l’ouverture des dossiers pour la comptabilité ;
• Rédiger et transcrire des textes en suivant les modèles suggérés par l’avocate ;
• Préparer des procédures judiciaires, des contrats ou autres documents juridiques;
• Préparer les agendas et effectuer le suivi des délais à respecter;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation ;
• Imprimer toute la préfacturation qui aura été approuvée selon les spécifications de l’avocate ;
• Gérer des dossiers de clients;
• Prendre des appels téléphoniques;
• Classer des dossiers physiques dans les classeurs ;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Minimum de 2 ans d’expérience en secrétariat ou administration;
• Diplôme ou attestation en secrétariat juridique (atout) ;
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Maîtrise des logiciels Word et Outlook;
• Grande autonomie et flexibilité;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.
• Avoir le souci du détail et de la rigueur dans son travail ;
• Être à l’affut de l’actualité en immigration ;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages :

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique qui présente de nombreux défis...

Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant...Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder via Secrétaire-inc!

Qui sommes-nous?

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus d’une centaine d’avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Sommaire du poste

• Type d’emploi : Permanent
• Date d’entrée en fonction : Dès que possible
• Horaire de travail : 33,75 heures / semaine
• Lieu de travail : Basé à Montréal et au besoin, travailler à l’occasion dans nos autres bureaux
• Rémunération annuelle : Très compétitif

Principales responsabilités :

• Transcrire, modifier et corriger des lettres, des contrats, des procédures ou d’autres documents juridiques dictés ou manuscrits pour divers avocats ou associés;
• Effectuer toute autre tâche administrative (facturation, photocopies, comptes de dépenses, ouverture et fermeture de dossiers, classement, etc.);
• Effectuer des remplacements à la réception.

Profil recherché :

• Expérience en secrétariat (idéalement de 1 an);
• Détenir une formation dans le domaine juridique (atout);
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les réservistes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Transcrire des dictées sous dictaphone électronique;
• Maîtrise des logiciels Word et Outlook;
• Polyvalence, souplesse et souci du détail;
• Sens de l’organisation et bonne gestion des priorités;
• Esprit d’équipe et bonnes relations interpersonnelles;
• Doit posséder un véhicule (atout).

Nos avantages

• Remboursement du kilométrage lors des déplacements entre les bureaux;
• À partir de trois (3) semaines de vacances
• 5 jours de maladie monnayables;
• Avantages sociaux complets, tels l’adhésion à un programme d’assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme), la participation à un REER collectif, etc.

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique qui présente de nombreux défis...
Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant...

Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder via Secrétaire-inc!

Vous avez au moins 7 ans d’expérience en droit du travail ou en litige, un intérêt pour les dossiers d’envergure, notamment ceux liés à la CNESST, et recherchez un nouveau défi professionnel?

Notre client, un cabinet juridique situé en plein centre-ville de Montréal, est à la recherche d’un.e adjoint.e juridique chevronné.e pour soutenir une associée dans des dossiers complexes et stimulants.

Vos futurs avantages :

• Salaire annuel pouvant aller jusqu’à 80 000 $;
• Formule de travail hybride (3 jours de télétravail par semaine);
• Possibilité de banquer jusqu’à 35 heures par année lors de temps supplémentaire;
• 4 semaines de vacances;
• 4,5 de jours de congés personnels par année;
• 12 jours de congés fériés (au lieu de 8 ailleurs);
• Gamme d’assurances collectives accessible dès le jour 1 (différentes options disponibles selon tes besoins);
• Programme de REER avec contribution de l'employeur pouvant aller jusqu’à 4 %;
• Service de télémédecine;
• Programme de remboursement de 500 $ par année pour l’achat de matériel sportif, ergonomique, ou bien pour la pratique d’activités sportives;
• Programme d'aide aux employés;
• Bureaux ergonomiques & lumineux;
• Salle de gym sur place avec cours de groupe disponibles le matin, à midi et en soirée;
• Club de course.

Vos futures responsabilités :

• Préparer, rédiger et réviser la correspondance, les procédures et divers documents de nature juridique;
• Faire parvenir les différents documents au TAT, à la CNESST et aux tribunaux de droit civil;
• Assurer un soutien minutieux dans la gestion des agendas et des courriels des avocats en veillant à organiser la logistique de leurs déplacements;
• Réaliser l’ouverture, l’organisation et le classement des dossiers physiques et virtuels, ainsi qu’assurer le suivi et surveiller les échéanciers;
• Préparer les suivis des demandes relatives à la comptabilité, réviser et corriger la facturation mensuelle, et effectuer les entrées de temps des avocats.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP en secrétariat juridique;
• 7 ans d’expérience minimum en droit du travail (spécialisé en CNESST) ou en litige;
• Expérience en cabinet juridique;
• Maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise de l’anglais, un atout;
• Aisance avec la suite Microsoft Office;
• Bonne organisation, gestion efficace des priorités, professionnalisme, sens de l'initiative, esprit d'équipe et excellent service à la clientèle.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est l'un des plus grands cabinets juridiques au Canada, avec une présence internationale marquée. Avec des bureaux répartis au Canada, en Europe et en Afrique, ce cabinet se distingue notamment par son approche innovante en technologie, son expertise étendue, et ses services personnalisés.

Pour une ambiance de travail chaleureuse, axée sur le respect, la diversité, l'équité et l'inclusion, où la culture de l’entreprise et les dirigeants privilégient une expérience employée exceptionnelle en valorisant l'autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel, saisis cette opportunité ! Voici LE cadre professionnel que tu as toujours voulu!

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e juridique, avec une spécialisation en droit des affaires, et vous souhaitez évoluer dans un environnement axé sur le bien-être des employés? Alors ce poste est fait pour vous!

Notre client, basé à Montréal, recherche activement une personne fiable pour soutenir plusieurs avocats (un associé, un avocat sénior et un avocat junior) dans leur travail.

Vos avantages :

• Salaire annuel pouvant aller jusqu’à 85 000 $;
• Horaires flexibles (9h à 17h);
• Formule de travail hybride (60 % au bureau et 40 % en télétravail);
• Assurances collectives payées à 100% par l’employeur (médicaments, maladies, dentaire, invalidité de courte et de longue durée, mutilations) après 3 mois;
• Télémédecine;
• Accès à une thérapie cognitivo-comportementale;
• Accès au programme PAF (Programme d’aide aux familles);
• REER avec participation de l’employeur;
• Allocation de 500 $ par an pour du matériel de bureau;
• 10 jours de congés maladie;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos responsabilités :

• Organiser la charge de travail et d’exécution, en mettant en place des mesures de suivi;
• Préparer des documents juridiques selon les directives des professionnels qu’on assiste;
• Préparer les lettres et des notes de service de nature confidentielle;
• Retranscrire des informations à partir de dictées du superviseur;
• Agir à titre d’agent de liaison entre les professionnels et une variété de personnes, groupes, clients internes et externes à tous les niveaux;
• S’occuper de la correspondance courante;
• Gérer le système de banque de données de rappel;
• Gérer le calendrier;
• Préparer des rapports spéciaux (collecte et résumé de données);
• Faire preuve d’initiative et de jugement, afin d’alléger les tâches administratives des professionnels;
• Créer, compléter et tenir à jours les dossiers clients, pour assurer une bonne gestion des dossiers et un bon service à la clientèle;
• Coordonner les tâches administratives (comptabilité, ouverture et fermeture de dossiers, entrées d’heures, facturation);
• Toute autre tâche connexe, au besoin.

Compétences et qualités recherchées :

• 5 à 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique en droit des affaires;
• Bilinguisme parfait (français et l’anglais, à l’oral et à l’écrit), la localisation et le type de client du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Aptitude à communiquer efficacement avec les autres membres du cabinet;
• Capacité à répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise;
• Aptitude à travailler à partir de dictées;
• Expérience dans le traitement d’informations confidentielles;
• Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail avec un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
• Capacité à prioriser et à redéfinir les priorités, au besoin;
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Fort de près de 140 ans d’existence, notre client est aujourd'hui l'un des cabinets juridiques internationaux les plus importants et les plus respectés au Canada. Il est réputé pour son innovation dans la prestation de services axés sur le client, et il compte plus de 1 500 professionnels du droit et équipes de soutien aux entreprises (dont plus de 140 employés de soutien à Montréal).

Ce cabinet a été reconnu à plusieurs reprises comme l’un des meilleurs employeurs au pays, et il s’engage en faveur de la diversité, de l’inclusion et de l’innovation.

Venez rejoindre un environnement de travail qui véhicule des valeurs comme l’excellence, l’appartenance et la diversité!

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme.

Enovyez votre CV via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

ADJOINTE EXÉCUTIVE OU ADJOINT EXÉCUTIF

POSTE RÉGULIER

NIVEAU EXPERT

ÉCHELLE DE TRAITEMENT : 62 861 $ - 112 372 $ (105-55)

OFFRE D’EMPLOI PC-24-908

Lieu de travail : Montréal

Un emploi régulier d’adjointe exécutive ou d’adjoint exécutif est actuellement offert au sein de la Direction principale du soutien à l’organisation (DPSO).

Le Protecteur du citoyen, c'est :

• Une équipe de 200 personnes au service des citoyens.
• Un milieu de travail ouvert et favorisant le mieux-être de son personnel.
• Une institution engagée dans un projet d’amélioration durable de la santé et du mieux-être au travail, et reconnue comme une Entreprise en santé.

Des conditions de travail stimulantes et concurrentielles :

• Semaines de travail de 35 heures (horaire variable);
• 13 jours fériés payés par année;
• 20 jours de vacances annuelles après un an de service et accumulation de 10 jours de congé de maladie par année;
• Télétravail flexible avec une cible annuelle de 40 jours de présence en équipe;
• Conciliation travail-famille et vie personnelle;
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur;
• Programmes de formation et de développement professionnel;
• Assurances collectives;
• Bureaux en plein cœur de Québec et de Montréal;
• Programme d'aide aux employés et à la famille;
• Programme santé et mieux-être : montant alloué pour la pratique d’activités physiques.

VOTRE CONTRIBUTION

Sous la responsabilité du directeur principal de la direction principale du soutien à l’organisation (DPSO), vous effectuerez les analyses nécessaires pour faciliter la prise de décision, fournirez des conseils stratégiques et assisterez le directeur principal dans la mise en œuvre et le suivi des décisions ainsi que des opérations courantes de la direction principale.

Les domaines d’affaires principaux de la direction principale sont : les ressources humaines, financières et informationnelles, les communications et l’expérience citoyenne.

Elle a notamment pour objectif de créer un environnement de travail intégré, sécuritaire et performant propice à la collaboration et à l'innovation.

La direction principale contribue également à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisation, tout en garantissant le respect des normes gouvernementales, légales et administratives.

De plus, elle a pour mandat de s’assurer de l’optimisation du retour sur investissement des contribuables, en veillant à une gestion optimale des ressources de l’organisation tout en appliquant les meilleures pratiques de gouvernance et de gestion publique.

Trois directions et une division sont sous la responsabilité de la direction principale : la direction des ressources informationnelles et financières, la direction de l’expérience citoyenne et des communications, la direction des ressources humaines et la Division de la stratégie numérique, de la cybersécurité et de l’intelligence des données.

Ainsi, dans le cadre de vos fonctions, vous aurez notamment à :

• Conseiller et assister le directeur principal dans la résolution des problématiques et la mise en œuvre de plans d’action pour les dossiers relevant de la direction principale;
• Définir des orientations stratégiques et proposer des solutions innovantes pour traiter diverses problématiques;
• Planifier, assurer le suivi et coordonner la réalisation de projets et mandats devant être réalisés au sein de la direction principale, tout en soutenant les directions concernées;
• Rédiger des projets de notes, de lettres, d’analyses et d’argumentaires, pour le directeur principal et, à l'occasion, pour le protecteur du citoyen;
• Collaborer avec les différents vice-protectorats, le cabinet du protecteur et toutes les unités administratives afin d’assurer une circulation optimale de l’information, d’établir des partenariats positifs et de faciliter l’atteinte des objectifs institutionnels;
• Veiller à l’application du Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen. À ce titre, vous devrez notamment rédiger des contrats et conseiller les gestionnaires et les autorités du Protecteur du citoyen;
• Maximiser la qualité de l’expérience que vivent les employés qui utilisent les deux places d’affaires du Protecteur du citoyen, notamment en s’assurant de la qualité des installations, de la diversité et de la disponibilité des services offerts afin d’accroître les bénéfices pour les employés de l’institution;
• Assurer une représentation physique de la direction principale au bureau de Montréal, au moins 3 jours par semaine, afin de soutenir le personnel présent en l’orientant vers les bons intervenants, en garantissant la qualité, l’état et la disponibilité des ressources matérielles et informationnelles sur place.

VOTRE EXPERTISE ET VOS SAVOIRS

En vue de contribuer aux objectifs de l’institution ainsi qu’à sa mission, vous devez posséder un jugement de grande qualité, de l’initiative, de l’autonomie, de l’ouverture d’esprit et faire preuve de créativité.

De plus, vous possédez une grande rigueur, de la polyvalence et une capacité à travailler dans des délais parfois très courts, tout en vous adaptant constamment aux différentes situations rencontrées.

Vous devrez également faire preuve d’agilité afin de réaliser des activités variées et parfois inédites, ainsi que pour faire face à des contraintes internes et externes qui nécessitent des modifications à la planification du travail.

Vous démontrez une bonne capacité relationnelle nécessaire à l’établissement et au maintien de partenariats, en plus de posséder des compétences communicationnelles marquées, autant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous êtes aussi à l’aise avec les approches et les méthodes en matière de planification stratégique, de gestion axée sur les résultats, de gestion des risques, de performance et d’innovation organisationnelle.

Enfin, vous possédez des aptitudes en diagnostic organisationnel.

La personne titulaire de cet emploi doit aussi posséder :

• Une très bonne connaissance théorique et pratique des rouages de l’Assemblée nationale, de l’administration publique et des organismes centraux qui la composent;
• Une très bonne connaissance et compréhension du cadre normatif, des lois, des règlements, des procédures et des politiques administratives auxquels sont assujetties les activités du Protecteur du citoyen;
• Une bonne connaissance du fonctionnement des organisations syndiquées, des relations employeur-syndicat et de la gestion des relations de travail;
• Une connaissance des approches et des méthodes en matière de planification stratégique, de gestion axée sur les résultats et de gestion des risques;
• Une très bonne connaissance du français écrit, accompagnée d’une capacité d’analyse et de synthèse, notamment pour la révision et la production des documents produits dans le cadre de vos fonctions.

LES ESSENTIELS

Pour occuper ce poste, vous devez :

• Détenir un baccalauréat dans un domaine pertinent à l’emploi;
• Avoir un minimum de 5 années d’expérience de niveau professionnel ayant permis de développer une bonne expérience dans les domaines liés à l’emploi.

Notez qu’avant l’embauche, vous devrez satisfaire aux exigences d’une enquête sur les antécédents judiciaires.

VOTRE LIEU DE TRAVAIL

1050, côte Beaver Hall, 13e étage, Montréal (Québec) H2Z 0A5

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

• Les candidatures devront être reçues au plus tard le 10 décembre 2024.
• Transmettez votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation ICI : / / protecteurducitoyen.qc.ca / fr / emplois numéro d’offre d’emploi PC-24-908.

Job Description

Salary : 45,000 to 60,000

Vous voulez vous familiariser avec le leadership d'un organisme à but non lucratif tout en aidant à soutenir une organisation qui se consacre à relever les défis en matière d'emploi et d'employabilité auxquels est confrontée la communauté anglophone du Québec ?

Si vous êtes une personne très organisée, qui a le souci du détail et qui aime maintenir les budgets, les projets et les processus sur la bonne voie, posez votre candidature dès aujourd'hui pour travailler à la Table ronde provinciale sur l'emploi (PERT).

Résumé du poste / Ce que vous ferez

Relevant du directeur général, l'adjoint administratif fournit une gamme de services de soutien administratif au directeur général, au conseil d'administration, à l'équipe de gestion et aux tables sectorielles.

Principales responsabilités / Qu'est-ce que je peux m'attendre à faire dans ce rôle ?

• Assurer la liaison pour tous les achats, les fournitures de bureau, les abonnements, la gestion des comptes, la technologie et les questions liées aux technologies de l'information.
• Rédiger et relire des lettres, des mémos, des rapports et d'autres documents.
• Vous êtes en charge des fonctions RH, y compris l'intégration des employés et l'administration des avantages sociaux.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que l'adresse électronique principale.
• Offrir un soutien logistique pour toutes les réunions, tous les événements et tous les déplacements.

Organiser les dossiers papier et électroniques, archiver les dossiers confidentiels et les documents importants.

Entreprendre d'autres projets et tâches assignés par le directeur exécutif.

Le candidat idéal possède les compétences et l'expérience suivantes

• Avoir fait ses preuves en matière de prise de décision, d'organisation, de relations interpersonnelles et de communication.
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement de travail rapide, diversifié et axé sur les services.
• Haut degré de professionnalisme et capacité à accomplir des tâches délicates avec discrétion et tact.
• Agilité et clarté d'esprit pour produire rapidement des résultats précis et de haute qualité.
• Excellentes aptitudes à la communication.
• Aptitude à apprendre de nouveaux systèmes et à les développer si nécessaire.
• Enthousiasme et dynamisme ! Nous avons une mission ambitieuse et c'est notre énergie collective qui nous permettra d'y parvenir.
• Excellente maîtrise de la suite G, de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook et Word.

Autres qualifications, compétences et / ou aptitudes qui ne sont pas nécessaires, mais qui constituent des atouts pour le poste

• Diplôme d'études collégiales (DEC technique de 3 ans) ou diplôme postsecondaire en administration des affaires, en comptabilité, en gestion financière ou tout autre diplôme connexe.
• Expérience de travail dans le secteur à but non lucratif, au gouvernement ou dans un organisme communautaire.
• Excellent bilinguisme ; compétences en communication verbale et écrite.
• Connaissance du financement et de la gestion financière des organismes à but non lucratif.
• Connaissance du paysage de l'employabilité au Québec et / ou expérience en matière de programmes d'emploi et d'employabilité.
• Connaissance du paysage des communautés de langue officielle en situation minoritaire et expérience de travail avec la communauté anglophone du Québec.

Caractéristiques du poste

• Poste à temps plein (35 heures).
• Échelle salariale : 40 000 $ à 60 000 $, en fonction de l'expérience et des compétences.
• 15 jours de congés payés, plus la fermeture du bureau entre Noël et le jour de l'An.
• 9 jours de congés personnels / maladie.
• Prestations d'assurance maladie et dentaire.

PERT favorise une culture où la créativité, l'innovation, la diversité et l'inclusion sont valorisées, encouragées et favorisées.

Nous offrons :

• Un environnement de travail hybride : y compris un nouvel espace de bureau fantastique, et la possibilité de travailler à distance.
• Une mission inspirante avec un travail qui a un impact.
• Des possibilités d'apprentissage et de développement.
• Un environnement de travail ouvert et inclusif.
• Des conditions de travail flexibles.

Procédure de candidature

Veuillez noter que les candidatures seront examinées au fur et à mesure, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 19 juin 2023.

PERT apprécie les contributions que les personnes qui s'identifient comme membres de communautés marginalisées apportent à notre organisation.

Nous encourageons, entre autres, les autochtones, les personnes de couleur, les personnes handicapées, les personnes s'identifiant comme LGBTQI2, les femmes, les personnes anciennement incarcérées ou institutionnalisées, les immigrants et les personnes issues de la classe ouvrière à postuler.

Nous comprenons également que les candidats peuvent vivre simultanément un certain nombre de ces identités de manière à renforcer et à nuancer leur expérience.

Nous nous engageons à créer une organisation aussi diverse que les communautés que nous servons.

Si vous souhaitez être pris en considération au titre de l'équité en matière d'emploi, vous pouvez nous le faire savoir dans votre lettre de motivation.

Veuillez noter que les candidats ne sont pas tenus d'expliquer pourquoi ils souhaitent être pris en considération au titre de l'équité en matière d'emploi.

À propos de PERT

Fondée en février 2020, PERT (Provincial Employment Roundtable) est une organisation communautaire à but non lucratif qui se consacre à l'emploi et à l'employabilité des Québécois d'expression anglaise afin d'améliorer leur vitalité économique grâce à la mobilisation de ressources et de partenaires.

Il s'agit notamment de mobiliser les parties prenantes au sein de la communauté anglophone et de s'engager auprès des décideurs à tous les niveaux dans le but d'éduquer, d'influencer, d'établir des partenariats et d'assurer une distribution adéquate des ressources afin d'identifier et de relever efficacement les défis en matière d'emploi et d'employabilité.

PERT est financé par le Secrétariat aux relations avec les Québécois d'expression anglaise pour développer un réseau efficace d'institutions et d'organisations travaillant directement ou indirectement sur les questions d'employabilité des Québécois d'expression anglaise, développer une base de connaissances sur les questions d'employabilité auxquelles sont confrontés les Québécois d'expression anglaise, et servir d'interlocuteur avec le Gouvernement du Québec sur les questions d'employabilité pour les Québécois d'expression anglaise.